古い RSS アイテムを自動的に削除する

一部の RSS フィードでは、コンテンツの量が膨大になる可能性があります。そのため、Microsoft Office Outlook 2007 に RSS フィードを追加していくと、Microsoft Exchange のmailboxまたはPersonal Folders file (.pst) のサイズが急増することがあります。

Microsoft Outlook の古いアイテムの整理機能では、特定の日付より古いアイテムを自動的に削除する方法が提供されます。多くの RSS フィードには、ニュースなどの、時間によって重要度が変わる情報が含まれています。通常、RSS フィードの古いアイテムの保存は、電子メール メッセージの保存ほど重要ではありません。

注: この記事の手順を実行するには、古いアイテムの整理機能を使用する必要があります。メッセージング レコード管理が有効な Exchange アカウントがコンピュータ上の Outlook プロファイルのいずれかに含まれていると、古いアイテムの整理を使用できない場合があります。

この記事の内容

古いアイテムの整理の詳細

古いアイテムの整理を RSS アイテム用にカスタマイズする

古いアイテムの整理を有効にする

RSS フィード フォルダごとに古いアイテムの整理の設定を指定する

手動で整理または削除する

古いアイテムの整理の詳細

古いアイテムの整理は既定で有効になっており、決められた間隔で自動的に実行され、すべての Outlook フォルダの古いアイテムを整理し、指定に応じて削除します。古いアイテムとは、指定された整理期限に達したアイテムです。

既定では、保存ファイルは Outlook によって自動的に次の場所に作成されます。

  • Windows Vista の場合    

    <ドライブ>:\<ユーザー>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Local フォルダが表示されない場合は、非表示になっている可能性があります。非表示のフォルダを表示する方法については、Microsoft Windows のヘルプを参照してください。

  • Microsoft Windows XP または Microsoft Windows Server 2003 の場合    

    <ドライブ>:\Documents and Settings\<ユーザー>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Local Settings フォルダが表示されない場合は、非表示になっている可能性があります。非表示のフォルダを表示する方法については、Windows ヘルプを参照してください。

Outlook によるアイテムの整理後、Outlook のナビゲーション ウィンドウの [保存フォルダ] から、整理したアイテムに直接アクセスできます。ナビゲーション ウィンドウに [保存フォルダ] を表示するには、[移動] メニューの [フォルダ一覧] をクリックします。

[保存フォルダ] を開くと、既存のフォルダ構造が維持されていることがわかります。整理対象として選択したフォルダの上に親フォルダがある場合は、保存ファイルに親フォルダが作成されますが、親フォルダ内には、古いアイテムの整理の基準に合致するアイテムのみが保存されます。整理したアイテムをメインのメールボックスに戻す場合は、保存ファイルのすべてのアイテムを元のフォルダまたは指定した別のフォルダにインポートすることも、アイテムを手動で移動またはコピーすること (フォルダ間でドラッグするなど) もできます。

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古いアイテムの整理を RSS アイテム用にカスタマイズする

古いアイテムの整理の設定には、グローバル設定とフォルダごとの設定の 2 種類があります。 

  • グローバル設定    既定の設定とも呼ばれるグローバル設定では、古いアイテムの整理を実行するかどうかと、古いアイテムの整理から除外される [連絡先] 以外のすべての Outlook フォルダに対して、既定で実行する処理を決定します。

  • フォルダごとの設定    この設定は既定の設定より優先されるため、フォルダごとに異なる整理方法を適用できます。

古いアイテムの整理の設定を指定しないフォルダは、整理されません。古いファイルの整理の設定は、現在のメールボックスにのみ適用されます。つまり、Exchange アカウント内のフォルダを選択して古いファイルの整理のグローバル設定を設定した場合、その設定は、その Exchange アカウントにのみ適用されます。

注: メールボックス内のアイテムには、古いアイテムの整理の設定以外に、組織で適用しているアイテム保持ポリシーやメッセージング レコード管理も適用されます。アイテム保持ポリシーとメッセージング レコード管理によって、ユーザーのアイテムの保持期間は、組織のポリシーで定義された一定期間内に制限されます。このポリシーは、古いアイテムの整理の設定より優先されます。コンピュータ上の Outlook プロファイルのいずれかにある Exchange アカウントに対してメッセージング レコード管理機能が有効にされると、コンピュータ上のすべての Outlook プロファイルから古いアイテムの整理が削除されます。

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古いアイテムの整理を有効にする

古いアイテムの整理は既定で有効になっていますが、無効にして、必要時に有効にすることもできます。この記事の手順を実行するには、古いアイテムの整理を有効にする必要があります。

古いアイテムの整理を RSS フィード フォルダに対してのみ使用する場合は、古いアイテムの整理を有効にした状態で、設定した特定のフォルダ以外には何もしないように既定の設定を変更することをお勧めします。これにより、影響を与えるつもりがないフォルダに対して、誤って整理または削除の処理を行うことを防止できます。

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

  2. [その他] タブの [古いアイテムの整理] をクリックします。

    古いアイテムの整理の設定

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う: <n> 日ごと] チェック ボックスをオンにします。

  4. 古いアイテムの整理を実行する間隔を 1 ~ 60 の間の数値で入力します。

    RSS フィード フォルダに対して効果的に古いアイテムの整理を使用するには、1 ~ 7 日の間の値を使用することをお勧めします。これはアイテムが保持される日数ではなく、古いアイテムの整理が実行される間隔です。古いアイテムの整理の実行が頻繁であるほど、保持期間は正確になります。

  5. [自動処理中、次のことを行う] の [期限切れメッセージを削除する (電子メール フォルダのみ)] チェック ボックスおよび [古いアイテムを保存または削除する] チェック ボックスをオフにします。

    これらのチェック ボックスをオフにすると、影響を与えるつもりがないフォルダに対して誤って古いアイテムの整理の処理を行うことを防止できます。この記事の後半では、古いアイテムの整理の設定をフォルダごとに指定します。

    既に古いアイテムの整理を使用していて、いくつかのフォルダで既定のグローバル設定を使用している場合は、設定を変更する必要はありません。

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RSS フィード フォルダごとに古いアイテムの整理の設定を指定する

古いアイテムの整理の設定は、RSS フィード フォルダごとに指定する必要があります。古いアイテムの整理のプロパティは再帰的ではないため、プロパティが親フォルダから継承されることはありません。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、設定を指定する RSS フィード フォルダを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] タブをクリックします。

    [RSS フィード] フォルダーの [古いアイテムの整理] 設定

  3. [以下の設定でこのフォルダを保存する] をオンにします。

  4. [古いアイテムを整理する <n> <期間>] (<n> は 1 ~ 999 の数値で、<期間> は [か月前]、[日前] または [週間前]) に、RSS アイテムを保管する最大期間を入力します。

  5. [古いアイテムを削除する] をクリックします。

  6. [OK] をクリックします。

  7. 自動的に削除するアイテムを含む RSS フィード フォルダごとに、作業を繰り返します。

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手動で整理または削除する

  1. [ファイル] メニューの [古いアイテムの整理] をクリックします。

  2. 古いアイテムの整理の設定 (既定の設定またはフォルダごとに指定されている設定) を使用してすべてのフォルダを整理するか、このダイアログ ボックスで指定するオプションを使用して個別のフォルダを整理するかを指定します。

注:  既定のファイル以外のファイルに古いアイテムを整理するには、[移動先ファイル] ボックスで別のファイル名を指定します。選択したフォルダに、別の保存ファイルが自動的に作成されます。

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