古いアイテムを自動的に整理する

古いアイテムを自動的に整理する

Outlook の受信トレイは、新しいメッセージや返信、転送などの電子メールで、すぐにいっぱいになってしまいます。気が付くと、何千件ものメッセージがたまっていることもあります。保存しておきたい古いアイテムはアーカイブに移動すると、Outlook の受信トレイとそのフォルダーをきちんと管理できます。自動整理を使用すれば、この処理が自動的に行われます。

アイテムを整理して保存する自動整理の実行頻度、およびアイテムが整理されるまでの経過期間はユーザーが変更できます。

  1. [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う (日数)] チェック ボックスをオンにし、自動整理を実行する間隔を指定します。

  4. 必要に応じて、その他のオプションも選択します。たとえば、古いアイテムを整理するのではなく削除するように設定することもできます。

    ヒント: 使用しているメール プロファイルが Exchange Server に接続されていると、整理機能や自動整理機能が使用できない場合があります。また、組織にメールの保持ポリシーがあって、それが自動整理よりも優先される場合もあります。詳細については、システム管理者に問い合わせてください。

自動整理の設定については、「古いアイテムの整理の設定について」を参照してください。

古いアイテムの整理の設定をフォルダーごとに変更する

  1. ナビゲーション ウィンドウのフォルダー一覧で、変更を加えるフォルダーを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] タブで、適宜オプションを選択します。

初めて Outlook が実行されるときは、自動整理が既定で有効になっており、14 日おきに実行されます。自動整理の実行頻度を変更したり、整理されたアイテムの保存に使用する Outlook データ ファイル (.pst) を指定したり、Outlook フォルダーのアイテムを整理するタイミングを選択したりできます。

  1. [ツール]、[オプション]、[その他] タブを選択します。

  2. [古いアイテムの整理] を選択します。

    [ツール] の [オプション] ダイアログ ボックスの [古いアイテムの整理]

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う (日数)] チェック ボックスを選択し、自動整理を実行する間隔を指定します。

  4. 必要なオプションを選びます。

    • [次の間隔で古いアイテムの整理を行う] 自動整理を実行する間隔を選択します。同時に多くのアイテムを整理すると、コンピューターのパフォーマンスが低下する可能性があります。そのため、自動整理のプロセスが短くなるような期間を選択することをお勧めします。通常の一定期間にどれくらいのアイテムを受信するかを考慮し、それに応じて時間枠を調整してください。[自動処理開始前にメッセージを表示する] このオプションは、自動整理によって Outlook アイテムが処理される前に、Outlook でアラーム メッセージを表示する場合に選択します。メッセージが表示されたら、[いいえ] をクリックすると、その自動整理セッションをキャンセルできます。

    • [期限切れメッセージを削除する (電子メール フォルダーのみ)] このオプションは既定では選択されません。保存期間が過ぎるとメールメッセージが削除されるように選択することができます。[下書き] および [受信トレイ] のアイテムの既定の期間は 6 か月、[送信済みアイテム] は 3 か月ですが、[古いアイテムを整理する] を使用してこの期間を変更することができます。

    • [古いアイテムを保存または削除する] このオプションは、自動整理によって期限が切れた一部またはすべてのアイテムを削除する場合に選択する必要があります。このオプションにより、保存期間の終了時にどのアイテムを整理し、どのアイテムを削除するかを決定できるその他のオプションがアクティブになります。次に、整理と削除の両方に適用するその他の設定を選択します。

      注: [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックスで、"フォルダー" は [予定表] フォルダーや [タスク] フォルダー、個々のメール フォルダーなどの、主な Outlook 機能領域を指しています。これは、[予定表] や [タスク] のアイテムが、各自の [予定表] や [タスク] フォルダーに保存されているためです。

    • [フォルダー一覧に [保存フォルダー] を表示する] ナビゲーション ウィンドウでその他の作業フォルダーとともに [保存フォルダー] を表示する場合に選択します。メインの [保存フォルダー] にサブフォルダーを開き、整理したアイテムを表示できます。整理されたアイテムを表示すると、正しいアイテムが整理されたことを確認でき、さらに必要なアイテムを作業フォルダーにドラッグして戻すこともできます。

    • [古いアイテムを整理する] アイテムを日、週、月単位で整理する場合にこの既定の設定を選択します。1 日から 60 か月の範囲で期間を設定できます。"クリーン" はアイテムの整理、つまり保存を意味します。他のいずれかのフォルダーでそのように指定しない限り、"削除" したことにはなりません。

    • [古いアイテムを移動する] この場所の既定の設定は、Microsoft Windows Vista および Windows XP オペレーティング システムを実行しているコンピューターでは異なります。

      Windows Vista:C:\ユーザー\ユーザー\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\ユーザー\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      整理されたアイテムの別の保存先を設定したい場合は、別の場所を参照して設定することができます。アイテムは、その保存期間が過ぎると、この場所に移動されます。

      注: フォルダーを開いて手動で削除しない限り、ユーザー設定の場所に保存されたアイテムは削除されません。

    • [アイテムを完全に削除] このオプションでは期限切れのアイテムが既定の場所、指定した別のフォルダー、または [削除済みアイテム] フォルダーに移動することなく、ただちに削除されます。

    • [すべてのフォルダーにこの設定を適用] このオプションでは変更を含めた自動整理の設定がすべてのフォルダーに適用されます。1 つまたは複数のフォルダーに異なる設定を指定する場合は、このオプションを選択しないでください。代わりに、ボタンの下に表示される、フォルダーごとに設定を指定する手順を使用します。この手順は次のセクション「古いアイテムの整理の設定をフォルダーごとに変更する」にも記載されています。特定のフォルダーに行った変更は、そのフォルダーにのみ適用されます。

    • [アイテム保持ポリシー情報] 組織では、システム管理者が、メールボックスのアイテムを自動整理するタイミングと方法を決定する保持ポリシーを設定している場合があります。ここでは、そのポリシーを表示できますが、適切な権限がないと変更することはできません。

  5. [OK] をクリックします。

古いアイテムの整理の設定をフォルダーごとに変更する

  1. ナビゲーション ウィンドウのフォルダー一覧で、変更するコントロールを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] タブをクリックします。

  3. 必要なオプションを選びます。

    注: 設定の詳細については、上のセクションの手順 4 「Review or change the default AutoArchive settings」(自動整理の既定の設定を確認または変更する) を参照してください。

  4. [OK] をクリックします。

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