古いアイテムの整理機能をセットアップする

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手動でメールボックスをクリーンアップする時間が取れない場合は、[古いアイテムの整理] をセットアップすると、自動的にクリーンアップされます。それには次の操作を実行します。

古いアイテムの整理機能をセットアップする

Outlook の受信トレイは、新しいメッセージや返信、転送などの電子メールで、すぐにいっぱいになってしまいます。気が付くと、何千件ものメッセージがたまっていることもあります。保存しておきたい古いアイテムはアーカイブに移動すると、Outlook の受信トレイとそのフォルダーをきちんと管理できます。自動整理を使用すれば、この処理が自動的に行われます。

アイテムを整理して保存する自動整理の実行頻度、およびアイテムが整理されるまでの経過期間はユーザーが変更できます。

  1. [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う (日数)] チェック ボックスをオンにし、自動整理を実行する間隔を指定します。

  4. 必要に応じて、その他のオプションも選択します。たとえば、古いアイテムを整理するのではなく削除するように設定することもできます。

    使用しているメール プロファイルが Exchange Server に接続されていると、整理機能や自動整理機能が使用できない場合があります。また、組織にメールの保持ポリシーがあって、それが自動整理よりも優先される場合もあります。詳細については、システム管理者に問い合わせてください。

さらに詳しく

古いアイテムを手動で整理する

古いアイテムを定期的にメールボックスから削除するのは良いことです。

メール アカウントにサイズの制限がある場合は特にそうです。

アイテムを削除するか、

個人用フォルダーが PC 上の Outlook データ ファイルに保存されている場合は、個人用フォルダーに移動します。

時間をかけて、手動でメールボックスのクリーンアップを行いたくない場合は、

自動整理をセットアップして自動的に実行できます。 ここではその方法をご紹介します。

[ファイル] タブで、[オプション] をクリックし、

[詳細設定]、[自動整理の設定] の順にクリックします。

自動整理機能は、ファイルのエクスポートに似ていますが、自動的に実行され、

アイテムの経過期間で、アーカイブするアイテムを判断する点が異なります。

これから実際の操作を説明します。

ファイルをエクスポートした場合、自動整理機能でファイルが移動すると、

ファイルは元の場所には存在しなくなります。

まず、[次の間隔で古いアイテムの整理を行う] をオンにして、期間を入力し、自動整理機能を有効にします。

次に、[自動処理開始前にメッセージを表示する] かどうかを指定します。

次に、自動整理を実行したときの処理を指定します。

通常は、[期限切れメッセージを削除する] をオンにします。

[古いアイテムを保存または削除する] には必ずチェックを入れます。

アーカイブされたアイテムにすぐにアクセスできるようにするには、[フォルダー一覧に [保存フォルダー] を表示する] にチェックを入れます。

次に、既定のフォルダー設定で、経過期間を指定します。

既定値は 6 か月で、期間が 6 か月を経過したメールボックスのアイテムはアーカイブされます。

期間は、必要であれば変更可能です。

月、週、日から単位を選びます。

それから、古いアイテムを Outlook データ ファイルに移動するか、

完全に削除するのかを指定します。

通常は、最初のオプションを選びます。

[参照] をクリックして、場所を指定し、

アーカイブ ファイルの名前を入力して、

[OK] をクリックします。

最後に、[すべてのフォルダーにこの設定を適用] をクリックして、

[OK] を 2 回クリックします。

これで、既定の設定がメールボックスのすべてのフォルダーに適用されます。

連絡先フォルダーだけは、アーカイブされません。

これは、経過期間を基に連絡先をアーカイブしても、通常は意味がないからです。

既定のグローバル設定を指定した後で、個々のフォルダーの設定を変更できます。

たとえば、削除したファイルを保存しない場合は、

[削除済みアイテム] を右クリックして、[プロパティ] をクリックします。

[古いアイテムの整理] タブをクリックします。

既定の設定をすべてのフォルダーに適用したので、

[このフォルダーのアイテムを既定の設定で保存する] にチェックが入っていますが、

削除済みアイテムを保存したくない場合は、[このフォルダーのアイテムを保存しない] を選ぶか、

[以下の設定でこのフォルダーを保存する] を選んで、その他のオプションを指定します。

たとえば、削除済みアイテムを毎月保存するなど、

フォルダーに対して別の経過期間を入力することもできます。

最後に、アーカイブされたアイテムに対する処理を指定できます。

既定のアーカイブ フォルダーに移動するか、

または、アイテムは保存するが、他のものは保存しない場合などに、

別のデータ ファイルに移動するか、

もしくは、完全に削除するのかを指定します。

ここでは、このオプションを選びます。

これは、フォルダーをアーカイブしないのとは異なります。

設定を終えたら、[OK] をクリックします。

これで、初回の自動整理が実行されると、アーカイブされたアイテムは、メールボックスからアーカイブ ファイルに移動し、

フォルダー一覧に個人用フォルダーとして表示されます。

会社のメール アカウントで、アーカイブ処理が機能していないと思われる場合は、自社の IT 管理者に問い合わせてください。

会社のメールには、アイテム保持ポリシーが適用されていることがあります。

次は、アーカイブ処理を手動で実行する方法について説明します。

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