古いアイテムの整理の設定について

古いアイテムの整理機能を使用してアイテムを自動的に保存場所に移動すると、使用しているメールボックスまたは電子メール サーバーの領域管理に役立ちます。古いアイテムの整理では、オプションに応じて、次のいずれか、または両方のアクションが実行されます。

  • アイテムが、元の場所 (通常はアクティブなフォルダーの 1 つ) から保存フォルダーに移動されます。

    アイテムの移動先の場所

    保存ファイルは、Outlook データ ファイル (.pst) という種類のファイルです。このファイルは、古いアイテムの整理が最初に実行されるときに作成されます。ファイルが作成される場所は、コンピューターで実行されているオペレーティング システムによって異なります。

    • Windows 7 の場合     C:¥Users¥<ユーザー名>¥Documents¥Outlook Files¥archive.pst

    • Windows Vista の場合     C:¥Users¥<ユーザー名>¥AppData¥Local¥Microsoft¥Outlook¥Archive.pst

    • Windows XP の場合     C:¥Documents and Settings¥<ユーザー名>¥Local Settings¥Application Data¥Microsoft¥Outlook¥Archive.pst

      ここに示されたフォルダーが見つからない

      フォルダーの一部は隠しフォルダーです。Windows の隠しフォルダーを表示するには、次の操作を行います。

      • [スタート] ボタンをクリックし、[コントロール パネル] をクリックします。

      • [フォルダー オプション] をクリックします。

        [フォルダー オプション] を見つけるには、ウィンドウ上部の検索ボックスに、「フォルダー オプション」と入力します。Windows XP の [コントロール パネル] では、[アドレス] ボックスに「フォルダー オプション」と入力します。

      • [表示] タブの [詳細設定] の一覧で、[ファイルおよびフォルダー] の下にある [ファイルとフォルダーの表示] の [隠しファイル、隠しフォルダー、および隠しドライブを表示する] をクリックします。

  • 保存期間の経過したアイテムが完全に削除されます。

注: アイテムを削除するように設定した場合、アイテムは保存されません。アイテムを保存するように設定した場合は、古いアイテムの整理で削除することはできません。いったん保存されたアイテムは、手動でしか削除できません。

古いアイテムの整理機能の詳細については、「古いアイテムの整理を使用してアイテムをバックアップまたは削除する」を参照してください。

Outlook アイテムの保存期間

保存期間の経過した Outlook アイテムは、明確に除外するよう指定されない限り、次回の古いアイテムの整理でも保存対象となります。各 Outlook フォルダーの既定の保存期間は次のとおりです。

フォルダー

保存期間

受信トレイおよび下書き

6 か月

送信済みアイテムおよび削除済みアイテム

2 か月

送信トレイ

3 か月

予定表

6 か月

タスク

6 か月

6 か月

履歴

6 か月

注: 受信トレイ予定表タスクメモ、または履歴と同じ種類のアイテムを格納するためにユーザーが作成したフォルダーについても、保存期間は既定の 6 か月です。たとえば、仕事仲間から受信した進捗レポート用に作成したメール フォルダーや、個人用連絡先について作成した連絡先フォルダーなどが、これに該当します。

アイテムの保存期間を判断する

アイテムの種類

保存期間の開始

電子メール メッセージ

メッセージの受信日時または最後に変更して保存した日時のどちらか新しい方。 メッセージを開封済みまたは未読にすることは、メッセージ変更の一例です。

予定表の会議、イベント、または予定

アイテムの最終変更日時のうちの新しい方。定期的なアイテムは自動整理されません。

タスク

仕事の完了日または最終変更日時。終了状態になっていない仕事は自動整理されません。他の人に依頼した仕事については、終了状態に設定された場合にだけ整理されます。

メモ

メモを最後に変更して保存したとき。

履歴項目

履歴項目の作成日または最終変更日時。

連絡先

連絡先は既定では整理されません。ただし、手動で整理することはできます。

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古いアイテムの整理の設定とオプション

以下に、古いアイテムの整理をカスタマイズするときに適用できる設定とオプションを示します。

[古いアイテムの整理] 設定ダイアログ ボックス

[次の間隔で古いアイテムの整理を行う: <n> 日ごと] 古いアイテムの整理を行う頻度を選びます。多数のアイテムを同時に整理すると、コンピューターのパフォーマンスが低下する場合があるので、古いアイテムの整理をより頻繁に行い、処理対象のアイテム数を減らすことをお勧めします。

古いアイテムの整理機能をオフにするには、[次の間隔で古いアイテムの整理を行う: <n> 日ごと] チェック ボックスをオフにします。

[自動処理開始前にメッセージを表示する] 古いアイテムの整理によって Outlook アイテムの処理が開始される前に、通知メッセージが表示されるようにするかどうかを選択します。通知メッセージが表示されたときに [いいえ] をクリックすると、古いアイテムの整理のセッションを取り消すこどができます。

[期限切れメッセージを削除する (電子メール フォルダーのみ)] 既定では、このオプションはオフになっています。保存期限の切れた電子メール メッセージを自動的に削除する場合は、このチェック ボックスをオンにします。

[古いアイテムを保存または削除する] 以下のオプションを設定または変更する場合は、このチェック ボックスをオンにします。このチェック ボックスがオフの場合は、既定の設定を使用して古いアイテムの整理が実行されます。

[フォルダー一覧に [保存フォルダー] を表示する] このチェック ボックスをオンにすると、ナビゲーション ウィンドウ内に他の作業フォルダーと共に保存フォルダーが表示されます。このオプションを使用しない場合でも、保存フォルダーを表示できます。[ファイル] タブをクリックし、[開く] タブの [Outlook データ ファイルを開く] をクリックします。

[古いアイテムを整理する] 一定の期間が経過したら、アイテムを整理することを指定します (日、週、月単位)。1 日から、最大で 60 か月の期間を設定できます。

[古いアイテムを移動する] 古いアイテムを自動的に削除するのではなく保存する場合は、このチェック ボックスをオンにします。別のフォルダーを使用する場合は、ボックスにフォルダーの場所を入力するか、[参照] をクリックします。このオプションをオンにすると、[古いアイテムを削除する] オプションがオフになります。

[古いアイテムを削除する] このオプションをオンにすると、保存期間の経過したアイテムはすべて削除されます。それらのアイテムは移動されず、コピーも保持されません。このオプションをオンにすると、[古いアイテムを移動する] オプションがオフになります。

[すべてのフォルダーにこの設定を適用] このオプションを選択すると、古いアイテムの整理の設定 (変更した設定を含む) が、すべてのフォルダーに適用されます。1 つ以上のフォルダーに対して独自の設定を指定する場合は、このオプションを選択しないでください。代わりに、フォルダーを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。次に、[古いアイテムの整理] タブをクリックし、目的のフォルダーの設定を変更します。

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注記: 

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