印刷用ラベルを作成する

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access テーブルに格納されているデータを含むラベルを作成するためのさまざまなオプションがあります。最も簡単なのは、Access のラベルウィザードを使用して、ラベルに合わせて書式設定されたレポートを作成して印刷することです。ラベルには、access テーブルに格納されているデータ、または microsoft Excel ブックや microsoft Outlook 連絡先リストなど、他のソースからインポートまたはリンクされたデータを含めることができます。access 内でレポートとしてラベルを作成したり、Microsoft word 文書でデータを "結合" してから、ラベルを word から印刷したりすることができます。この記事では、関連する手順の概要を説明します。

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Access を使用してラベルを作成および印刷する

Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用して access データをプリントする

Access を使用してラベルを作成および印刷する

Access では、ラベルをレポートとして作成し、目的のラベルに合わせて小さなページサイズで書式設定します。ラベルの最も一般的な用途は郵送用ですが、アクセスデータはさまざまな目的でラベル形式で印刷できます。宛名ラベルの場合、レポートは、アドレスを含むテーブルまたはクエリからアドレスデータを取得します。レポートを印刷すると、基になるレコードソースの各アドレスに対して1つのラベルが表示されます。

他のソース (microsoft Excel や microsoft Outlook など) からのデータのリンクまたはインポートに関する詳細については、「データのインポートとエクスポートの概要」を参照してください。

ラベルウィザードでは、ラベルと表示するデータに関する一連の質問を入力します。ウィザードによってレポートが作成され、必要に応じてカスタマイズすることができます。

Access のラベルウィザードを使用してラベルを作成する

  1. ナビゲーションウィンドウで、ラベルに表示するデータが含まれているオブジェクトを選びます。これは通常、テーブル、リンクテーブル、またはクエリですが、フォームまたはレポートを選択することもできます。

  2. [作成] タブの [レポート] グループで [ラベル] をクリックします。

    ラベルウィザードが起動します。

    ラベル ウィザードの最初のページ

    1. ラベルの製造元と製品番号がわかっている場合は、次の操作を行います。

      • [製造元別フィルター ] ボックスで製造元を選びます。

      • [ラベルのサイズ] ボックスでラベルを選択します。

        それ以外の場合は、列間の寸法数値の値がラベルと一致する製品を探します。

        同じようなラベルが見つからない場合は、次の操作を行います。   

      • [ユーザー設定] をクリックし、[新規作成] をクリックします。

        [新しいラベル] ダイアログボックスが表示されます。

        宛名ラベル ウィザードの [新規ラベル] ページ

      • ラベルを測定し、[新しいラベル] ダイアログボックスの適切なボックスに測定値を入力します。

      • [ラベル名] テキストボックスにユーザー設定のラベルの名前を入力し、ラベルの種類と向きを選択して、[ OK] をクリックします。

        ユーザー設定のラベルを既に作成していて、それを選択したい場合は、次の操作を行います。   

      • [ユーザー設定のラベルサイズを表示] をクリックし、目的のユーザー設定のラベルをクリックします。

    2. [ラベルの種類] で [シートフィード] または [連続] を選び、[次へ] をクリックします。

    3. ラベルに付けるフォント名、サイズ、太さ、およびテキストの色を選び、[次へ] をクリックします。

    4. ウィザードの [宛名ラベル作成] ページで、[使用可能なフィールド] リストから目的のフィールドを選び、ダブルクリックして [プロトタイプラベル] ボックスに追加します。

      ラベル ウィザードでフィールドをラベルに追加する

      • [プロトタイプラベル] ボックスのフィールド間にスペースを追加するには、space キーを押します。

      • 新しい行を作成するには、enter キーを押します。

      • フィールドと行の間を移動するには、方向キーを使用します。

      • ボックスからフィールドを削除するには、BACKSPACE キーを押します。

      • その他のテキストまたは句読点を追加するには (たとえば、市区町村名の後にカンマなど)、テキストを表示する場所にカーソルを置き、入力を開始します。このテキストは、各ラベルで同じになります。

        注: [宛名ラベル作成] ウィザードを使用して、次のデータ型のフィールドを追加することはできません。ショートテキスト (テキスト)、長いテキスト (メモ)、数値、日付/時刻、通貨、Yes/No、または添付ファイルです。他のデータ型のフィールドを追加するには、ラベルウィザードを完了した後、デザインビューでラベルレポートを開き、[フィールドリスト] ウィンドウを使用してフィールドを追加します。デザインビューでレポートを開いているときに [フィールドリスト] ウィンドウを開くには、ALT キーを押しながら F8

        ラベルにフィールドを配置する場合は、[次へ] をクリックします。

    5. 次のページでは、ラベルの並べ替えに使用するフィールドを選ぶことができます。たとえば、郵便番号を使用して大規模なメーリングリストを並べ替えることができます。[使用可能なフィールド] リストから並べ替えるフィールドを選び、ダブルクリックして [並べ替え] ボックスに追加します。完了したら、[次へ] をクリックします。

      宛名ラベル ウィザードで並べ替え順序を設定する

    6. 最後のページで、ラベルの名前を入力し、[完了] をクリックします。

      ラベル ウィザードの最終ページ

      ラベルウィザードの最後のページに表示されるようにラベルを表示することを選んだ場合、Access には印刷プレビューでラベルが出力されます。ラベルをクリックして拡大または縮小したり、ステータスバーのズームコントロールを使用したりすることができます。

      ズーム コントロール

      ラベルウィザードの最後のページで [ラベルデザインを変更する] を選択した場合、[デザイン] ビューにラベルレポートが表示されます。

      注: [印刷プレビュー] は、レイアウトした列を表示できる唯一のビューです。レポートビューまたはレイアウトビューでレポートを表示すると、1つの列のすべてのデータが表示されます。

ラベルの外観をカスタマイズする

結果のラベルが目的の外観にならない場合は、デザインビューでレポートを開き、変更を行うことで、レイアウトをカスタマイズできます。ラベルを操作するときは、通常、レイアウトをより正確に制御できるデザインビューを使用する方が簡単です。デザインビューで行った変更の結果を確認するには、[印刷プレビュー] に切り替えます。

データを表示するための十分な水平方向の領域がないことを示すメッセージが Access によって表示される場合

このメッセージは、表示されたときに、一部のラベルの測定結果の副作用です。通常、ラベルシートの左端と右端にラベルが非常に近くなると発生します。これにより、ウィザードで通常の印刷範囲外にある測定値を指定することができます。また、ラベルをプレビューまたは印刷すると、メッセージが表示されるようになります。

ラベルのテキストの配置に満足していて、他のすべてのページに空白のページが表示されていない場合は、レポートのデザインをそのままにしておき、メッセージの [OK] をクリックするたびにそのままにすることができます。それ以外の場合は、次のセクションで説明するように、いくつかのページ設定オプションを調整してみてください。

データがラベルに正しく並んでいない場合

多くの場合、デザインビューで調整を行うことで、ラベルのレイアウトに関する小さな問題を解決できます。コントロールを移動すると、[詳細] セクションの幅または高さを変更して、ラベルのサイズを調整できます。

デザインビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカットメニューの [デザインビュー ] をクリックします。

余白またはラベル間の間隔を変更する必要がある場合は、デザインビューで [ページ設定] ダイアログボックスを使用できます。

  • [ページ設定] タブの [ページレイアウト] グループで、[] をクリックします。[ページ設定] ダイアログボックスが表示され、[列] タブが選択されています。

[ページ設定] ダイアログ ボックスの [列] タブ

[ページ設定] ダイアログボックスの3つのセクションで、次の設定を変更できます。

セクション

オプション

説明

グリッドの設定

列の数

これは、ページ上のラベルの数と同じである必要があります。

行の間隔

新しい値を入力して、ラベルの行間の縦方向の間隔を増減します。

列の間隔

新しい値を入力して、ラベルの列間の水平方向の間隔を増減します。

サイズ

この値を設定するときは、余白の設定と列の間隔に注意してください。

余白を確認して調整するには、[ページ設定] ダイアログボックスの [印刷オプション] をクリックします。

高さ

必要に応じて、各ラベルの高さを調整します。

実寸

選択すると、デザインビューの [詳細] セクションの幅と高さに等しい列幅と高さを設定します。

印刷方向

ダウンしてから、

選択すると、ラベルデータは最初の列を下に印刷し、次に2番目の列の下に表示されます。

[横] をクリックします。

選択すると、最初の行にラベルデータが印刷されます

注: [印刷プレビュー] タブの [] をクリックして、[印刷プレビュー] で [ページ設定] ダイアログボックスを開くこともできます。[ OK ] をクリックしてダイアログボックスを閉じると、変更内容はすぐに印刷プレビューに反映されます。

ラベルを印刷する

  1. 任意のビューでレポートを開きます (または、ナビゲーションウィンドウでレポートを選択します)。

  2. [ファイル] タブで [印刷] をクリックし、[印刷] をクリックします。

    Access では、[印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. プリンター、印刷範囲、印刷部数などのお好みのオプションを選びます。

  4. [OK] をクリックします。

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Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用して access データをプリントする

アドレスが Access に格納されているが、宛名の差し込み機能を使用してラベルを書式設定して印刷できるように、word にエクスポートする場合は、word で差し込み印刷ウィザードを使用できます。

  1. ナビゲーションウィンドウで、印刷するデータが含まれているテーブルまたはクエリを選択します。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[ Word の差し込み] をクリックします。

  3. [ microsoft word の差し込み印刷ウィザード] ダイアログボックスで、既にドキュメントを作成していて、データをそれにリンクする場合は、[既存の microsoft word 文書にデータをリンクする] をクリックします。それ以外の場合は、[新しいドキュメントの作成] をクリックし、データをリンクします。

  4. [OK] をクリックします。

    既存の microsoft word 文書にデータをリンクすることを選んだ場合は、 [microsoft word 文書の選択] ダイアログボックスが開きます。目的のドキュメントを選択し、[開く] をクリックします。文書は Word で開かれます。

    新しい文書を作成することを選んだ場合は、空白の文書で Word が開きます。

  5. Word で、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの指示に従って操作します。Word の差し込み印刷プロセス ([宛先の選択]) の手順3に到達すると、手順1で選んだデータソースが既に選択されています。
    word の差し込み印刷ウィザードの詳細については、「word のサポート」を参照して
    ください。

注: 住所が保存されている場所に関係なく、Word を使用して住所を印刷することができます。Word では、Excel、Outlook、Access などのさまざまなプログラムに格納されているアドレス一覧に接続できます。または、アドレス一覧を持っていない場合は、Word で作成し、ラベルを印刷することができます。詳細については、「Word のサポート」を参照してください。

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