効果的な検索を行うためのヒント

Microsoft Office SharePoint Server 2007 に用意されている検索ツールを活用すると、検索をより簡単に実施できます。検索の焦点を絞って検索結果を向上させるための一般的な方法には、検索する範囲の調整、直観的に理解できる名前とコンテンツへのパスの指定、プロパティへの値の割り当て、クエリでのプロパティとキーワード用語の使用などがあります。

この記事の内容

[検索] ボックスを使用するためのヒント

検索センター サイトを使用するためのヒント

プロパティを使用するためのヒント

[高度な検索] を使用するためのヒント

検索結果を向上させるためのヒント

[検索] ボックスを使用するためのヒント

SharePoint サイトのほとんどのページの上部に表示される [検索] ボックスは、クエリを送信するための強力なツールです。[検索] ボックスを使用するための便利な方法を次に示します。

  • 検索範囲を選択する    [検索] ボックスの横に範囲の一覧が表示されたら、その一覧を使用して、検索の範囲を調整します。検索の範囲を絞り込むと、必要と考えられる情報のソースに焦点を絞ることができます。[すべてのサイト] などの広い範囲を検索するのではなく、[このサイト] や [このリスト] などのより具体的な範囲を使用するようにします。

  • 検索する単語をすべて入力する    [検索] ボックスに単語を入力すると、入力したすべての単語を含む選択範囲内のコンテンツが任意の順序で返されます。たとえば、"りんご" と "オレンジ" の両方の単語を検索するには、「りんご オレンジ」と入力し、 検索の実行 (検索開始) をクリックします。

  • 完全に一致させる句を二重引用符で囲む    具体的な句を検索するには、検索対象の句を二重引用符 (") で囲みます。たとえば、パーツ発注フォームを含むアイテムを検索するには、[検索] ボックスに「"パーツ発注フォーム"」と入力します。入力内容に完全一致する句を含む選択範囲内のコンテンツが返されます。

  • [検索語句の候補] を試す    検索結果ページには、検索結果の上に [検索語句の候補] 機能が表示されます。この機能は、ユーザーの検索に対する代替クエリを提案するものです。各案の表示形式は、リンクとして設定されます。代替クエリで再度検索するには、代替クエリをクリックします。

  • ファイル プロパティを追加する    返されるファイルの名前または種類を指定するには、プロパティを使用します。たとえば、"スケジュール" という単語を含む Microsoft Office Word 2007 ファイルを検索するには、[検索] ボックスに「スケジュール filetype:docx」と入力します。

    注: プロパティの詳細については、「プロパティを使用するためのヒント」を参照してください。

  • 特定の検索結果を除外する    特定の用語を含む検索結果を除外するには、除外する用語の前に負符号 (-) を入力します。たとえば、"支出" という単語を含み、"税" という単語を含まないアイテムを検索するには、[検索] ボックスに「支出 -税」と入力します。

    注: クエリには、検索する用語を 1 つ以上含める必要があります。除外する用語だけで構成されるクエリを使用すると、エラー メッセージが表示されます。

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検索センター サイトを使用するためのヒント

Office SharePoint Server 2007 で [検索センター] サイトを表示するには、サイトのホーム ページの上部にあるナビゲーション リンクで [検索] をクリックします。次に、いずれかのタブをクリックし、特定の場所でのコンテンツの検索や人物の検索を実行します。

  • コンテンツの検索タブを選択する    [検索センター] サイトに検索タブがある場合、目的のタブをクリックして、特定の場所でのコンテンツの検索や人物の検索を実行します。タブ付きのウィンドウにはそれぞれ [検索] ボックスが表示され、その下に [検索結果] 領域があります。

    注: 管理者は、[検索センター] サイトに検索タブを追加できます。

  • 検索結果を並べ替える    各レコードがいつ変更されたかに基づいて検索結果を並べ替えるには、[表示方法 更新日] をクリックします。クエリとどの程度一致しているかに基づいて結果を並べ替えるには、[表示方法 関連] をクリックします。

    結果の関連性についての計算方法は、さまざまな要因により決まります。たとえば、管理者は、チームのポータルなど、特定のサイトからの結果は関連性が高くなるように検索を設定することもできます。

  • [] の検索結果を並べ替える    Office SharePoint Server では、[] タブを選択して名前または役割による検索を実行した後で [表示方法 社会的距離] をクリックすると、組織内でのその人物と自分の間の社会的距離および関係に基づいて検索結果を並べ替えることができます。

    ヒント: [ 表示方法 社会的距離] は、組織内の自分と似た職務を持つ人物を識別するのに役立ちます。

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プロパティを使用するためのヒント

[検索] ボックスまたは [検索センター] サイトにクエリを入力するとき、クエリでキーワード用語を使用すると、検索結果を向上させることができます。また、「プロパティ:値」の形式で入力したプロパティ値に基づいて検索を実行することもできます。

コンテンツ プロパティとその値は、サイトのインデックスを設定するときに保存されます。その一部は、共有サービスの管理者によって、検索で使用できる管理プロパティにマッピングされます。これらは、[高度な検索] の [プロパティを選択してください] ボックスの一覧で選択できるプロパティ、または [検索] ボックスに「プロパティ:値」の形式で入力できるプロパティです。

完全一致を検索する場合は、プロパティ値を二重引用符で囲み、入力した文字で始まる部分一致を検索する場合は、値を二重引用符で囲まないようにします。値では、大文字と小文字は区別されません。

  • ファイル名で検索する     検索に "filename" プロパティを使用できる場合、"Budget.xlsx" という名前のファイルを検索するには「filename:"Budget"」と二重引用符付きで入力し、"Budget_Current.xlsx" と "Budget_Next.xlsx" の両方を検索するには「filename:budget」と二重引用符なしで入力します。

    ヒント: [高度な検索] を使用して、ファイル名の一部で検索することもできます。[プロパティを選択してください] ボックスの一覧で [名前] プロパティを選択できる場合は、[名前]、[次の値を含む]、「<値>」という条件で検索します。

  • ファイルの種類で検索する    Excel 2007 で作成された予算スプレッドシートを探しているとします。Excel 2007 ブックの検索結果のみを表示するには、クエリに "filetype:xlsx" を追加します。

  • 複数のプロパティを使用して検索する    検索サービスで複数のプロパティを使用すると、用語間のスペースは AND と解釈されます。たとえば、"title:budget filetype:xlsx" で検索すると、タイトルが "Budget" で始まる Excel 2007 ブックのみが返されます。

    注: スペースを含む値は二重引用符で囲みます。[高度な検索] を使用して複数のプロパティを検索し、結果を特定のファイルの種類に制限することもできます。

  • 同じプロパティの別の値を検索する    検索サービスでは、同じプロパティを使用する用語間のスペースは OR と解釈されます。たとえば、「author:"河崎 聖一" author:"山越 美樹"」で検索すると、いずれかの人物が作成したアイテムが返されます。

    管理者が writer や e-mail などのプロパティを管理プロパティ author にマッピングしている場合、検索結果には、これらのプロパティを含むコンテンツも含まれる可能性があります。

  • プロパティ値を除外する    特定のプロパティ値でマークされたコンテンツを除外するには、プロパティ名の前に負符号 (-) を付加します。

    たとえば、検索に technology というプロパティを使用できる場合、検索結果からモバイル テクノロジに関するコンテンツを除外するには、クエリに「-technology:モバイル」を追加します。

    注: クエリには、検索する用語を 1 つ以上含める必要があります。除外する用語だけで構成されるクエリを使用すると、エラー メッセージが表示されます。

  • 特定のサーバーに検索を絞り込む    検索に site プロパティを使用できる場合、クエリに「site:<サーバー名>」を追加して、特定のサーバーに格納されているコンテンツに検索を絞り込むことができます。

    注: バックスラッシュ (\) はクエリに使用できません。したがって、「site:\\<サーバー名>」を入力するときは、サーバーのパスにバックスラッシュを使用しないでください。

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[高度な検索] を使用するためのヒント

[高度な検索] ページを表示するには、[検索] ボックスの横の [高度な検索] リンクをクリックします。[高度な検索] を使用すると、単語または句で論理的な検索を実行し、言語、形式、またはプロパティで検索結果を絞り込むことができます。

  • 検索に単語を含める、または除外する    [次の条件のドキュメントを検索] という見出しの下で、入力した単語のすべてまたは一部を照合し、見つかったコンテンツを含めたり除外できます。

  • 結果を特定の言語に絞り込む    検索結果を、指定した言語で作成されたコンテンツに絞り込むには、[検索の絞り込み] という見出しの下で、[対象言語] の横のチェック ボックスをオンにします。

  • 特定の種類の結果のみを表示する    検索結果を [すべての結果] から [ドキュメント]、[Word 文書]、[Excel ドキュメント]、または [プレゼンテーション] に絞り込むには、[表示する検索結果の種類] ボックスの一覧を使用します。

  • プロパティで検索する    特定のプロパティ値でマークされたコンテンツを検索するには、[プロパティの場所] 見出しの横のフィールドを使用します。プロパティ値の一部またはすべてを照合し、見つかったコンテンツを含めたり除外できます。

  • 複数のプロパティで検索する    複数のプロパティ、または同じプロパティの別の値で検索するには、最初のプロパティの値を選択し、[プロパティの追加] をクリックします。たとえば、次のプロパティで検索を実行します。

件名

次の値を含む

プロジェクト

かつ

説明

次の値を含む

現在

  • この検索は、"Title" に "プロジェクト" を含み、かつ "Description" に "現在" を含むコンテンツを返します。論理演算子を [OR] に変更すると、"Title" に "プロジェクト" を含むか "Description" に "現在" を含むコンテンツを返します。

  • 日付で検索する    [作成日] や [最終更新日] などの日付プロパティを選択すると、選択できる論理演算子が [次の値に等しい]、[次の日付より前]、または [次の日付より後] になります。"yyyy/mm/dd" の形式で日付値を入力します。次に例を示します。

最終更新日

次の日付より後

05/01/2007

  • この検索は、2007 年 5 月 1 日以降に変更されたコンテンツを検索します。

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検索結果を向上させるためのヒント

組織内でオンライン コンテンツを管理、整理、およびクエリするすべてのユーザーが検索結果の向上に協力することにより、検索結果を最適化できます。組織内で検索結果を向上させるために実行できる操作の例を次に示します。

  • ユーザー プロファイル ページを更新する    Office SharePoint Server で、[個人用サイト] の [自分用プロファイル] タブに移動し、[詳細] をクリックして、ユーザー プロファイルを更新します。個人の説明や連絡先情報など、編集できるプロパティに値を入力します。これにより、作成したコンテンツを組織内の他のユーザーが見つけやすくなります。

  • 他のユーザーにわかりやすい名前を使用する    コンテンツの主旨を識別するのに役立つ、直観的に理解できるドキュメント タイトル、ファイル名、およびフォルダ パスを使用します。たとえば、チームの Web サイトを近日中に移動するスケジュールを投稿する場合は、ページに "チーム サイトの移動スケジュール" のような明確なタイトルを付け、http://oursite/schedules などのわかりやすい場所に投稿します。

  • コンテンツにプロパティ値を割り当てる    作成者やタイトルなどのプロパティの値を所有者がコンテンツのアイテムに割り当てている場合のみ、これらのプロパティを使用してコンテンツを検索できます。コンテンツを追加するときに、"作成者"、"タイトル"、"説明"、"テクノロジ" など、検索で一般的に使用されるプロパティに値を割り当てます。

    ヒント: ドキュメント ライブラリの所有者は、ユーザーがファイルをチェックインするときに特定のプロパティの値を入力する必要があるコンテンツの種類を定義できます。

  • 検索で使用するプロパティを指定する    検索のためにコンテンツのインデックスを作成すると、コンテンツのプロパティとその値も保存されます。管理者は、コンテンツ プロパティを管理プロパティ (ユーザーが [高度な検索] で選択、または [検索] ボックスに手動で入力できる) にマッピングすることができます。

    これにより、特定のサイト コレクションやデータ ソースでコンテンツに割り当てるプロパティにどのように名前が付けられているかに関係なく、標準のプロパティ名を使用してサイト コレクションを検索できます。このようにプロパティのマッピングの管理タスクを利用して、検索結果を向上できます。

  • ユーザー設定の範囲を使用する    組織またはチームで、特定のサイトやサーバーまたは特定のプロパティ値でマークされたコンテンツに対するクエリが頻繁に実行されている場合、それらのリソースに絞り込んだ範囲を定義するように管理者に依頼します。次に、頻繁に使用される Web サイトの所有者に、ページの [検索] ボックスの隣にそれらの範囲を表示するように依頼します。

    注: サイト コレクション管理者は、範囲を変更して追加し、グループ化して表示できます。サイト所有者は、ページで [検索] ボックスの Web パーツのインスタンスを編集し、表示グループを割り当てて、目的の範囲を含む範囲の一覧を作成できます。

  • キーワードとおすすめコンテンツを提案する    キーワードまたはその同義語をクエリに含めると、検索結果ページには、キーワードの定義と [おすすめコンテンツ] リンクが検索結果の横の領域に表示されます。管理者が引き続きキーワードを追加することにより、リンクはコンテンツの推奨ソースを示す対話型の用語集として利用できるようになり、複雑な文書の検索や理解に役立ちます。

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