割り当ておよびタスクの管理

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自分のタスクを作成するだけでなく、他のユーザーに割り当てるタスクも作成できます。

タスクは、To Do リストを管理するのに役立ちます。タスクを他のユーザーに依頼することもできます。

  1. ナビゲーション バーで、[タスク] をクリックし、[新しいタスク] をクリックするか既存のタスクを開きます。

    ショートカット キーの使用    新しいタスクを作成するには、Ctrl + Shift + K キーを押します。

  2. [タスクの依頼] をクリックします。

    リボンの [タスクの依頼] コマンド

  3. [宛先] ボックスに、名前またはメール アドレスを入力します。

  4. 件名開始日期限の日付を入力します。

    依頼されたタスクの開始日と期限のプロパティ

  5. タスクを定期的に繰り返す場合は、[パターン] をクリックして目的のオプションを選択し、[OK] をクリックします。

  6. [送信] をクリックします。

    注: 定期タスクを依頼する場合、タスクのコピーがタスク一覧に残りますが、更新されません。[タスクの完了後、進捗レポートを送信してもらう] ボックスをオンにした場合、タスクが完了するたびに進捗レポートが送信されます。

割り当てたタスクを開くと、割り当てられたタスクの進捗状況を確認するか、受信者は、受信したときに、割り当てられたタスクの進捗レポートを更新できるが、達成率] ボックスでをすることができます。

Outlookには、1 人のユーザーに割り当てられているタスクの進捗状況を管理できます。複数のユーザーにタスクで作業をする場合に分割タスクを分割または個別に各タスクを割り当てることをお勧めします。たとえば、次の 3 つの作成者によってレポートを追跡するという 3 つの独立したタスクを作成報告書の作成: 津野報告書の作成: カルロス、および報告書の作成: 佐々木さん、適切なライターに各タスクを割り当てるとします。

他のユーザーに割り当てたタスクを管理します。

  1. ナビゲーション バーで、[タスク] をクリックします。

  2. [表示] の [ビューの変更] で [割り当て] をクリックします。

リボンの [割り当て] タスク ビュー コマンド

割り当てられたタスクが見つからない

割り当てたタスクが表示されない場合、割り当てたタスクのコピーを保持するように Outlook が設定されていない可能性があります。

  1. [ファイル] の [オプション] で、[タスク] をクリックします。

  2. [タスク オプション] で、[別の人に割り当てたタスクのコピーを自分のタスク リストに保存する] ボックスをオンにします。

[別の人に割り当てたタスクのコピーを自分のタスク リストに保存する] チェック ボックス

このオプションをオンにすると、既に割り当てたタスクは管理されませんが、新たに割り当てたタスクは管理されます。

タスクを作成して他のユーザーに割り当てた後、タスクが完了するまで維持する管理業務が発生します。 たとえば、タスクの進捗状況に関する進捗レポートや更新が必要になることがあります。 また、タスクを依頼したユーザーが拒否した場合は、別のユーザーにタスクを再依頼できます。

タスクを依頼するには、最初にタスクを作成し、続いてタスクの依頼としてユーザーに送信します。 タスク依頼を受信したユーザーは、タスクの一時的な所有者になります。 このユーザーは、タスクを辞退することも、タスクを承諾することも、別のユーザーにタスクを依頼することもできます。 タスクが辞退されると、自分のところに戻されます。

注: 辞退されたタスクが自分のところに戻された場合でも、自分のタスク リストにタスクを返して所有権を回収するまで、受信者が所有者です。

タスクを他のユーザーに割り当てる

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • 新しいタスクを依頼するには     [ファイル] メニューで [新規] をポイントし、[タスクの依頼] をクリックします。

      他のユーザーにタスクの依頼を送信する

    • 既存のタスクを依頼するには     タスク リストで依頼するタスクを開きます。 [タスク] タブの [タスクの管理] グループの [仕事を依頼] をクリックします。

  2. [宛先] ボックスに、タスクを依頼する相手の名前またはメール アドレスを入力します。

    リストから名前を選ぶには、[宛先] ボタンをクリックします。

  3. [件名] ボックスに仕事の名前を入力します。

    注: 既存のタスクの場合、[件名] ボックスは既に入力されています。

  4. 目的の [期限] オプションと [進捗状況] オプションを選びます。

  5. [タスク リストに最新情報を保存する] チェック ボックスと [タスクの完了後、進捗レポートを送信してもらう] チェック ボックスをオンまたはオフにします。

  6. タスクを定期的に繰り返す場合は、[タスク] タブの [オプション] グループで [定期的なパターンの種類] をクリックし、必要なオプションを選んで、[OK] をクリックします。

  7. 定期タスクの本文に、タスクに含める情報を入力します。

  8. [送信] ボタンの画像 をクリックします。

    注: 定期タスクを依頼する場合、タスクのコピーがタスク一覧に残りますが、更新されません。[タスクの完了後、進捗レポートを送信してもらう] チェック ボックスをオンにした場合、タスクが完了するたびに進捗レポートが送信されます。

  1. 送信するタスクを開きます。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループの [転送] をクリックします。

    ショートカット キーにタスクを転送するには、ctrl キーを押しながら F キーを押します。

  3. [宛先] ボックスと [CC] ボックスに受信者の名前またはメール アドレスを入力します。

  4. タスクの本文に、含めるメッセージを入力します。 複数のタスクを送信するには、タスク リストから、転送するタスクの本文に追加タスクをドラッグします。

  5. [送信] ボタンの画像 をクリックします。

  1. タスク依頼を含むメール メッセージを開きます。 通常、このメッセージは [送信済みアイテム] フォルダーにあります。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループで [仕事リストに戻す] をクリックします。

[仕事リストに戻す] をクリックして、辞退されたタスク メッセージからタスクを回収することもできます。

他のユーザーに依頼したタスクを追跡するには、次の 3 つの方法があります。

  • 自動的に、依頼するタスクのコピーを保存して、自動化された進捗レポートを受信する    

    1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

    2. [タスク オプション] をクリックします。

    3. [割り当てられた仕事の更新コピーを仕事リストに保存する] チェック ボックスをオンにします。

    4. [仕事が完了したら進捗レポートを送信する] チェック ボックスをオンにします。

  • 他のユーザーに依頼したタスクを表示する    

    1. [タスク] をクリックします。

    2. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントして、[割り当て] をクリックします。

  • 依頼タスクの更新したコピーを受信するユーザーのリストを表示する    

    1. リストを表示する依頼タスクを開きます。

    2. [詳細] タブの [更新者] ボックスに名前を入力します。

  1. タスクまたはタスクの依頼を開きます。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループで、[承諾] または [辞退]をクリックします。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • [コメントを付けて返信する] をクリックし、メッセージにコメントを入力して、[送信] をクリックします。

    • [すぐに返信する] をクリックします。

  1. 進捗レポートまたはコメントを送信するタスクを開きます。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループで、[進捗レポートの送信]、[返信]、 [全員へ返信] のいずれかをクリックします。

  3. [宛先] ボックスと [CC] ボックスに受信者の名前またはメール アドレスを入力します。

    タスクが割り当てられると、更新するユーザーの名前が自動的に追加されます。

  4. メッセージの本文に、進捗レポートに含めるすべての情報を入力します。

  5. [送信] ボタンの画像 をクリックします。

タスクを作成して他のユーザーに割り当てた後、タスクが完了するまで維持する管理業務が発生します。 たとえば、タスクの進捗状況に関する進捗レポートや更新が必要になることがあります。 また、タスクを依頼したユーザーが拒否した場合は、別のユーザーにタスクを再依頼できます。

タスクを依頼するには、最初にタスクを作成し、続いてタスクの依頼としてユーザーに送信します。 タスク依頼を受信したユーザーは、タスクの一時的な所有者になります。 このユーザーは、タスクを辞退することも、タスクを承諾することも、別のユーザーにタスクを依頼することもできます。 タスクが辞退されると、自分のところに戻されます。

注: 辞退されたタスクが自分のところに戻された場合でも、自分のタスク リストにタスクを返して所有権を回収するまで、受信者が所有者です。

タスクを他のユーザーに割り当てる

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • 新しいタスクを依頼するには     [ファイル] メニューで [新規] をポイントし、[タスクの依頼] をクリックします。

      他のユーザーにタスクの依頼を送信する

    • 既存のタスクを依頼するには     タスク リストで依頼するタスクを開きます。 [タスク] タブの [タスクの管理] グループの [仕事を依頼] をクリックします。

  2. [宛先] ボックスに、タスクを依頼する相手の名前またはメール アドレスを入力します。

    リストから名前を選ぶには、[宛先] ボタンをクリックします。

  3. [件名] ボックスに仕事の名前を入力します。

    注: 既存のタスクの場合、[件名] ボックスは既に入力されています。

  4. 目的の [期限] オプションと [進捗状況] オプションを選びます。

  5. [タスク リストに最新情報を保存する] チェック ボックスと [タスクの完了後、進捗レポートを送信してもらう] チェック ボックスをオンまたはオフにします。

  6. タスクを定期的に繰り返す場合は、[タスク] タブの [オプション] グループで [定期的なパターンの種類] をクリックし、必要なオプションを選んで、[OK] をクリックします。

  7. 定期タスクの本文に、タスクに含める情報を入力します。

  8. [送信] ボタンの画像 をクリックします。

    注: 定期タスクを依頼する場合、タスクのコピーがタスク一覧に残りますが、更新されません。[タスクの完了後、進捗レポートを送信してもらう] チェック ボックスをオンにした場合、タスクが完了するたびに進捗レポートが送信されます。

  1. 送信するタスクを開きます。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループの [転送] をクリックします。

    ショートカット キーにタスクを転送するには、ctrl キーを押しながら F キーを押します。

  3. [宛先] ボックスと [CC] ボックスに受信者の名前またはメール アドレスを入力します。

  4. タスクの本文に、含めるメッセージを入力します。 複数のタスクを送信するには、タスク リストから、転送するタスクの本文に追加タスクをドラッグします。

  5. [送信] ボタンの画像 をクリックします。

  1. タスク依頼を含むメール メッセージを開きます。 通常、このメッセージは [送信済みアイテム] フォルダーにあります。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループで [仕事リストに戻す] をクリックします。

[仕事リストに戻す] をクリックして、辞退されたタスク メッセージからタスクを回収することもできます。

他のユーザーに依頼したタスクを追跡するには、次の 3 つの方法があります。

  • 自動的に、依頼するタスクのコピーを保存して、自動化された進捗レポートを受信する    

    1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

    2. [タスク オプション] をクリックします。

    3. [割り当てられた仕事の更新コピーを仕事リストに保存する] チェック ボックスをオンにします。

    4. [仕事が完了したら進捗レポートを送信する] チェック ボックスをオンにします。

  • 他のユーザーに依頼したタスクを表示する    

    1. [タスク] をクリックします。

    2. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントして、[割り当て] をクリックします。

  • 依頼タスクの更新したコピーを受信するユーザーのリストを表示する    

    1. リストを表示する依頼タスクを開きます。

    2. [詳細] タブの [更新者] ボックスに名前を入力します。

  1. タスクまたはタスクの依頼を開きます。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループで、[承諾] または [辞退]をクリックします。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • [コメントを付けて返信する] をクリックし、メッセージにコメントを入力して、[送信] をクリックします。

    • [すぐに返信する] をクリックします。

  1. 進捗レポートまたはコメントを送信するタスクを開きます。

  2. [タスク] タブの [タスクの管理] グループで、[進捗レポートの送信]、[返信]、 [全員へ返信] のいずれかをクリックします。

  3. [宛先] ボックスと [CC] ボックスに受信者の名前またはメール アドレスを入力します。

    タスクが割り当てられると、更新するユーザーの名前が自動的に追加されます。

  4. メッセージの本文に、進捗レポートに含めるすべての情報を入力します。

  5. [送信] ボタンの画像 をクリックします。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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