共有メールボックスを作成する

作成協力者: Diane Faigel Nino Bilic
最終更新日: 2017 年 8 月 30 日

共有メールボックスの作成は簡単なので、ユーザーのグループが共通のメール アドレス (info@contoso.com など) を監視して、そこからメールを送信することができます。共有メールボックスに送信されたメッセージにグループのユーザーが返信すると、そのメールは、個別のユーザーからではなく共有メールボックスから送信されたように表示されます。

共有メールボックスには共有の予定表も含まれています。全員が予定を入力できる場所として、共有の予定表を利用したい小規模な企業は多数あります。たとえば、客先に訪問する社員が 3 人いる場合、全員で共有の予定表を使用して予定を入力できます。これで、誰がどこにいるのかが常にわかるようになります。

共有メールボックスを作成し、メンバーを追加する

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共有メールボックスの作成方法を説明するビデオ

演習

  1. Office 365 管理者のアカウントで https://portal.office.com/adminportal/home にサインインします。

    サインインします (Office 365 管理者アカウントを使用)。

    21Vianet が運営する Office 365 にサインインする

  2. 管理センターで、[グループ]、[共有メールボックス] の順に移動します。

    共有メールボックスを選択して開く
  3. [メールボックスの追加] ページで、共有メールボックスの名前を入力します。その後、ウィザードでメール アドレスが選ばれますが、自分で編集することができます。

    共有メールボックスに名前を付けます。

  4. [追加] をクリックします。メンバーを追加できるまで、少し時間がかかる場合があります。

  5. [次のステップ] で [このメールボックスにメンバーを追加する] を選択します。メンバーは、この共有メールボックスへの受信メールと送信した返信を表示できるようになります。

    [メンバーの追加] を選択する

  6. [+ メンバーの追加] ボタンを選びます。この共有メールボックスの使用を許可するユーザーをクリックしてチェック マークを付け、[保存] をクリックします。

    メンバーを選択して共有メールボックスに割り当てます。

  7. [閉じる] を選択します。

これで完了です。次の手順では、送信済みメールの表示を全員に許可する方法について説明します。

送信済みメール (返信) の表示を全員に許可する

既定では、共有メールボックスから送信されたメッセージは、共有メールボックスの [送信済みアイテム] フォルダーには保存されません。代わりに、メッセージを送信したユーザーの [送信済みアイテム] フォルダーに保存されます。

送信済みメールの表示を全員に許可するには、Office 365 管理センターで共有メールボックスの設定を編集し、[送信済みアイテム]、[編集] の順に選びます。

[送信済みアイテム]、[編集] の順に選ぶ

共有メールボックスを Outlook に追加する

お客様の職場で自動マッピングを有効にしている場合 (既定では、ほとんどのユーザーが有効にします)、共有メールボックスは、ユーザーが Outlook を閉じて再起動した後にユーザーの Outlook アプリに自動的に表示されます。

詳細については、次のトピックをご覧ください。

  • Outlook 2016 および Outlook 2013 で共有メールボックスを開いて使用する

  • 共有メールボックスを Outlook on the web で開いて使用する: 共有アドレス (たとえば sales@contoso.com) としての返信を初めて行うときに注意が必要です。バグがありますが修正の予定はないため、次の回避策を実行する必要があります。

    1. Outlook on the web を開き、共有メールボックスに移動します。

    2. 共有アドレスに送信されたメッセージを開きます。

    3. [返信] をクリックします。

    4. メッセージの下部で、[その他] の矢印をクリックして [差出人を表示する] を選択します。

      [その他] の矢印をクリックして、[差出人を表示する] をクリックする

    5. Ina@weewalter.me など、[差出人] のアドレスを右クリックして [削除] をクリックします。

      [差出人] エイリアスを削除します。

    6. 次に、support@contoso.com などの共有アドレスを入力して、メッセージを送信します。以降、共有メールボックスから返信する場合は、そのアドレスが [差出人] ドロップ ダウンのオプションとして表示されます。

      共有メールボックスのエイリアスは、[差出人] ドロップダウン ボックスに表示されます。

モバイル デバイス (スマートフォンまたはタブレット) で共有メールボックスを使用する

モバイル デバイスで共有メールボックスにアクセスするには、ブラウザーを開いて Office 365 にサインインし、Outlook on the web に移動します。手順については、上の箇条書き「共有メールボックスを Outlook on the web で開いて使用する」を参照してください。Outlook on the web から、共有メールボックスにアクセスできます。

モバイル デバイスにインストールされている Outlook アプリからは共有メールボックスにアクセスできません。

共有の予定表を使う

共有メールボックスの予定表は SharePoint の予定表に比べて、予定や他の人の場所を把握するのに便利です。共有予定表は Outlook と統合され、アラームを生成する機能があり、作成と使用は SharePoint の予定表に比べてはるかに簡単です。

  1. Outlook アプリで予定表ビューに移動し、共有メールボックスを選びます。

    予定表ビューを選択する

  2. 予定を入力すると、共有メールボックスのメンバー全員がその予定を表示できます。

共有メールボックスに送信されたメールを転送する

  1. Office 365 管理センターで、編集する共有メールボックスを選びます。

  2. [メールの転送]、[編集] の順に選びます。

  3. [オン] に切り替え、転送するメール アドレスを入力します。入力できるメール アドレスは 1 つのみです。Gmail アドレスや他の共有メールボックスなど、組織以外のメール アドレスを入力できます。

  4. [保存] を選びます。

共有メールボックスから自動応答を送信する

  1. Office 365 管理センターで、編集する共有メールボックスを選びます。

  2. [自動応答]、[編集] の順に選びます。

  3. [オン] に切り替え、返信の送信先が組織の内部か外部かを選び、メッセージを入力します。

  4. 組織内部のユーザーに送信する返信を入力します。画像は追加できません。テキストのみを入力できます。

  5. 組織外のユーザーにも返信を送信する場合は、返信の宛先のチェック ボックスをオンにして、テキストを入力します。組織内のユーザーには送信せず、組織外のユーザーにのみ送信する方法はありません。

  6. [保存] を選びます。

共有メールボックスの制限:50 GB

共有メールボックスには、ライセンスを割り当てなくても最大 50 GB のデータを格納できます。その後に、より多くのデータを格納するには、メールボックスにライセンスを割り当てる必要があります。

共有メールボックスが記憶域の上限に達した場合、しばらくはメールを受信できますが、新しいメールを送信できなくなります。その後、メールも受信できなくなります。そのメールボックスにメールを送信したユーザーには、配信不能エラーが送信されます。

メンバーが共有メールボックスのメッセージを削除できないようにする

残念ながら、ユーザーに対して共有メールボックス内にあるメッセージの削除を禁止することはできません。たとえば、共有メールボックスを使用しているユーザーが 5 人いるとします。ユーザーの 1 人がメールを読んだ後にそのメールを削除します。これで、メッセージを読んでいないユーザーがいる場合も、すべてのユーザーに対してメールが削除されます。これを回避する唯一の方法は、共有メールボックスの代わりに、Office 365 グループを作成することです。

Outlook でのグループは、共有メールボックスと同様です。この 2 つの比較については、「グループを比較する」を参照してください。特に、「グループ メールのフォローのしくみ」セクションを参照してください。誤って削除しないようにするために必要です。グループの詳細については、「Office 365 グループの概要」を参照してください。

共有メールボックスについて知っておくべき補足情報

  • 50 GB 未満の共有メールボックスにライセンスを割り当てる必要はありません。

  • 共有メールボックスを使用するには、ユーザーにアクセス許可 (メンバーシップ) を付与する必要があります。組織内のユーザーのみが共有メールボックスを使用できます。

  • 組織外のユーザー (Gmail アカウントを持つユーザーなど) に共有メールボックスへのアクセスを許可することはできません。この操作を行う必要がある場合は、代わりに Outlook 用グループを作成することを検討してください。詳細については、「管理センターで Office 365 グループを作成する」を参照してください。

  • Outlook for iPhone、Outlook for Android、または Outlook for Mac から共有メールボックスにアクセスすることはできません。Outlook のモバイル アプリには、共有メールボックスにアクセスする機能が含まれていません。追加する予定もありません。 これらのデバイスのいずれか 1 つから共有メールボックスにアクセスする場合は、ブラウザーを使用して Outlook on the web を開き、その方法で共有メールボックスにアクセスします。または、共有メールボックスではなく、Office 365 グループを作成します。詳細については、「グループを比較する」を参照してください。

  • 共有メールボックスから送信された電子メールを暗号化することはできません。

  • ユーザー メールボックスを、共有メールボックスに変換することができます。「ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する」を参照してください。

  • グローバル管理者または Exchange 管理者の役割を持つユーザーは共有メールボックスを作成することができます。

共有メールボックスの作成に関する問題の修正

  • エラー メッセージ:プロキシ アドレス "smtp:<共有メールボックス名>" は、"<名前>" のプロキシ アドレスまたは LegacyExchangeDN によって既に使用されています。別のプロキシ アドレスをお選びください

    この問題は、共有メールボックスに既に使用されている名前を付けようとしているときに発生します。たとえば、info@domain1 と info@domain2 という名前の共有メールボックスが必要とします。これを行うには、次の 2 つの方法があります。

    • Windows PowerShell を使用します。手順については、次のブログの投稿を参照してください。Create Shared Mailboxes with Same Alias at Different Domains in Office 365 (Office 365 の別のドメインで同じエイリアスを使って共有メールボックスを作成する)

    • または、エラーを回避するために、2 つ目の共有メールボックスには最初から別の名前を付けます。その後、Exchange 管理センターで、共有メールボックスの名前を目的の名前に変更します。

共有メールボックスでの自動マッピングの仕組み

自動マッピングはユーザーのメールボックスに設定されますが、共有メールボックスには設定されません。

つまり、セキュリティ グループを使用して、共有メールボックスへのアクセス権を持つユーザーを管理する場合、自動マッピングは機能しません。そのため、自動マッピングが必要な場合は、明示的にアクセス許可を割り当てる必要があります。

Exchange 管理センターで共有メールボックスを作成する方法

一部のお客様は、Exchange 管理センターですべてのメールボックス管理を行います。インターフェイスを使用して、共有メールボックスを作成する方法を次に示します。

これらの手順を実行するために必要なアクセス許可を確認するには、「受信者のアクセス許可」の「ユーザー メールボックス」を参照してください。

  1. [受信者]、[共有]、[追加] の順に移動します。

  2. 必要なフィールドに入力します。

    • 表示名

    • 電子メール アドレス

  3. フル アクセス許可およびメールボックス所有者として送信するアクセス許可を付与または削除するには、[追加] をクリックして、アクセス許可を付与するユーザーを選択します。複数のユーザーを選択するには、Ctrl キーを使用します。使用するアクセス許可についてお困りの場合は、「使用するアクセス許可」を参照してください。

    注: フル アクセス許可では、ユーザーがメールボックスを開いて、その中でアイテムを作成および変更できます。メールボックス所有者として送信するアクセス許可では、メールボックスの所有者以外のすべてのユーザーが、この共有メールボックスから電子メールを送信することができます。共有メールボックスの操作を正常に行うには、両方のアクセス許可が必要です。

  4. [保存] をクリックして、変更を保存して共有メールボックスを作成します。

  1. [受信者]、[共有]、[編集] の順に移動します。

  2. [メールボックスの委任] をクリックします。

  3. フル アクセス許可およびメールボックス所有者として送信するアクセス許可を付与または削除するには、[追加] または [削除] をクリックして、アクセス許可を付与するユーザーを選択します。

    注: フル アクセス許可では、ユーザーがメールボックスを開いて、その中でアイテムを作成および変更できます。メールボックス所有者として送信するアクセス許可では、メールボックスの所有者以外のすべてのユーザーが、この共有メールボックスから電子メールを送信することができます。共有メールボックスの操作を正常に行うには、両方のアクセス許可が必要です。

  4. [保存] をクリックして変更を保存します。

  • フル アクセス フル アクセス許可では、ユーザーが共有メールボックスにログインし、そのメールボックスの所有者の役割を果たすことができます。ログインしているときに、ユーザーは、予定表アイテムを作成し、メール メッセージの閲覧、表示、削除、および変更、およびタスクと予定表の連絡先の作成を行うことができます。ただし、フル アクセス許可を持つユーザーは、メールボックス所有者として送信するアクセス許可または代理人として送信するアクセス許可もある場合を除き、共有メールボックスからメールを送信することはできません。

  • メールボックス所有者として送信する メールボックス所有者として送信するアクセス許可では、メール送信時に、ユーザーが共有メールボックスの権限を借用できます。たとえば、Kweku がマーケティング部門の共有メールボックスにログインして、メールを送信する場合、そのメールはマーケティング部門が送信したように見えます。

    ただし、共有アドレスに送信されたメールや共有アドレスから送信されたメールを表示することはできません。

  • 代理人として送信する 代理人として送信するアクセス許可では、ユーザーが共有メールボックスの代理人としてメールを送信できます。たとえば、John が共有メールボックス Reception Building 32 にログインして、メールを送信した場合、そのメールは “Reception Building 32 の代理人の John” によって送信されたように見えます。EAC を使って代理人として送信するアクセス許可を付与することはできません。GrantSendonBehalf パラメーターと共に Set-Mailbox コマンドレットを使用する必要があります。

New-Mailbox PowerShell コマンドレットを使用して、共有メールボックスを作成します。このコマンドレットを使用するには、Exchange Online PowerShell に接続する必要があります。

次の例は、共有メールボックス Sales Department を作成して、フル アクセス許可と代理人として送信するアクセス許可をセキュリティ グループ MarketingSG に付与する方法を示します。セキュリティ グループのメンバーであるユーザーは、そのメールボックスへのアクセス許可を付与されます。

  1. MarketingSG と呼ばれるメールが有効なセキュリティ グループを作成します。PowerShell の手順については、「メールが有効なセキュリティ グループの管理」を参照してください。

  2. Exchange Online PowerShell に接続する

  3. 次のコマンドを実行します。

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

共有メールボックスと Outlook 用 Office 365 グループのどちらを作成する必要がありますか。

ガイダンスについては、グループの比較に関するページを参照してください。

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