元ユーザーのデータにアクセスしてバックアップを作成する

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12 月、2018

従業員が組織を離れた場合、該当者のデータ (ドキュメントや電子メール) にアクセスして、その内容の検証、バックアップの作成、または新しい従業員への所有権の移管を行うことが必要になるのではないでしょうか。

ユーザーのライセンスのみを削除し、アカウントを削除しない場合、ユーザーの OneDrive のコンテンツには 30 日後でもアクセスできます。

アカウントを削除する前に、簡単にアクセスするには、別の場所に、OneDrive の内容を移動する必要があります。30 日間復元がある場合は、既に自分のアカウントを削除することです。この時点で、30 日間にした後もデータを使用するされます。ただし、アカウントを復元するされない場合は 30 日後に、OneDrive コンテンツが完全に削除されます。

コンテンツは次の方法で保存します。

  • 元従業員の OneDrive for Business ドキュメントを保存するには、1) 元従業員の OneDrive for Business にアクセスし、2) ファイルを移動します。

  • 元従業員のメールにアクセスするには、1) 元従業員の Outlook メール情報を .pst ファイルにエクスポートし、2) それを別の従業員の Outlook 受信トレイにインポートします。

パート 1 – 元従業員の OneDrive for Business ドキュメントにアクセスする

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. Office 365 管理センターに移動します。

  3. アクティブなユーザーに移動し、ユーザーを選択します。

  4. ユーザーの詳細ウィンドウで [OneDrive の設定] を展開し、[ファイルにアクセスする] をクリックします。

  5. ファイルを独自の OneDrive for Business または固有の場所にコピーします。

    Office 365 でファイルをコピーするいくつかの方法があります。表示ビデオ: Office 365 でドキュメント ストレージと共有をセットアップするします。または、ファイルを同期して、またはチーム サイトで、 OneDrive for Businessにこれらのファイルをアップロード、 Windows の新しい OneDrive の同期クライアントを使ってファイルを同期するをご覧ください。

パート 2 - 元従業員の Outlook 情報にアクセスする

元従業員のメール メッセージ、予定表、タスク、連絡先を保存するには、情報を Outlook データ ファイル (.pst) にエクスポートします。

  1. Outlook に 元従業員のメールを追加します (ユーザーのパスワードの再設定を行えば、自分しか知らないパスワードに設定し直すことができます)。

  2. Outlook で、[ファイル] を選びます。

    Outlook 2016 のリボンの外観。

  3. [開く/エクスポート]、[インポート/エクスポート] の順に選びます。

    backstage ビューの [インポート/エクスポート]

  4. [ファイルへエクスポート] を選んで、[次へ] をクリックします。

    インポート/エクスポート ウィンドウの [ファイルのエクスポート] オプション

  5. [Outlook データ ファイル (.pst)] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. 名前またはメール アドレス ([メールボックス – Ayano Harada]、[ayano@contoso.com] など) をクリックして、エクスポートするアカウントを選びます。アカウントのすべての内容 (メール、予定表、連絡先、タスク、メモなど) をエクスポートする場合、[サブフォルダーを含む] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。

    注: 一度にエクスポートできるアカウントは 1 つだけです。複数のアカウントをエクスポートする場合は、アカウントがエクスポートされるたびに、上の手順を繰り返します。

    一番上のフォルダーが選択され、[サブフォルダーを含む] がオンになっている [Outlook データ ファイルのエクスポート] ダイアログ ボックス

  7. [次へ] をクリックします。

  8. [参照] をクリックして、Outlook データ ファイル (.pst) を保存する場所を選びます。ファイル名を入力して [OK] をクリックし、操作を続行します。

    注: 以前にエクスポートしたことがある場合は、そのときのフォルダーの場所とファイル名が表示されます。別のファイル名を入力して、[OK]をクリックします。

  9. 既存の Outlook データ ファイル (.pst) にエクスポートする場合は、[オプション] で、ファイルに既に存在しているアイテムをエクスポートするときの処理を指定します。

  10. [完了] をクリックします。

Outlook により、エクスポートがすぐに開始されます。ただし、新しい Outlook データ ファイル (.pst) を作成するか、パスワードで保護されたファイルを使う場合を除きます。

  1. Outlook データ ファイル (.pst) を作成する場合は、必要に応じてパスワードを指定してファイルを保護できます。[Outlook データ ファイルの作成] ダイアログ ボックスが表示されたら、[パスワード]ボックスと [パスワードの確認] ボックスにパスワードを入力して、[OK] をクリックします。[Outlook データ ファイルのパスワード] ダイアログボックスで、パスワードを入力して [OK] をクリックします。

  2. パスワードで保護された既存の Outlook データ ファイル (.pst) にエクスポートする場合は、[Outlook データ ファイルのパスワード] ダイアログボックスで、パスワードを入力して [OK] をクリックします。

Outlook 2010 での手順については、「メール、連絡先、予定表を Outlook の .pst ファイルにエクスポートまたはバックアップする」を参照してください。

パート 3 - 元従業員のメールに他のユーザーがアクセスできるようにする

元従業員のメール メッセージ、予定表、タスク、連絡先に他の従業員がアクセスできるようにするには、情報を他の従業員の Outlook 受信トレイにインポートします。

  1. Outlook で [ファイル]、[開く/エクスポート]、[インポート/エクスポート] の順に選びます。

    これにより、インポート/エクスポート ウィザードが開始されます。

  2. [他のプログラムまたはファイルからのインポート] を選び、[次へ] をクリックします。

    インポート/エクスポート ウィザード

  3. [Outlook データ ファイル (.pst)] を選び、[次へ] をクリックします。

  4. インポートする .pst ファイルを探して選びます。

  5. [オプション] で、重複するアイテムの処理方法を選びます。

  6. [次へ] をクリックします。

  7. Outlook データ ファイル (.pst) にパスワードが割り当てられていた場合は、パスワードを入力し、[OK] をクリックします。

  8. アイテムのインポートに関するオプションを設定します。通常、既定の設定を変更する必要はありません。

  9. [完了] をクリックします。

ヒント   Outlook データ ファイル (.pst) からごく少数のアイテムをインポートまたは復元する場合には、Outlook データ ファイルを開き、ナビゲーション ウィンドウでそのアイテムをクリックして Outlook データ ファイル フォルダーから既存の Outlook フォルダーにドラッグすることもできます。

Outlook 2010 での手順については、「Outlook .pst ファイルからメール、連絡先、予定表をインポートする」を参照してください。

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