個人用サイトの概要

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個人用サイトは、ドキュメント、コンテンツ、リンク、連絡先などを集中して管理し保存できる個人のサイトです。個人用サイトは、組織内の他のユーザーが、自分、自分のスキルおよび興味を検索する窓口として機能します。コンテンツのプロバイダは、個人用サイトを使用することにより、ユーザーに提供する情報をカスタマイズできます。

この記事の内容

概要

サイト

個人用サイトの操作方法

概要

個人用サイトは、次のものを提供します。

  • ドキュメント、タスク、リンク、予定表、仕事仲間、その他の個人情報すべてを集中して表示して管理する場所。

  • 他のユーザーが、自分、自分の専門範囲、現在参加しているプロジェクトおよび仕事仲間との関係などについて知るための手段。

  • ユーザーおよび属している組織がプロファイルの中で提供する情報 (役職、部門、興味など) に基づいて、コンテンツのプロバイダがユーザーに提供する情報を絞り込むことができる場所。

  • 管理者が個人用にカスタマイズされた Web サイトを公開できる場所。

個人用サイトは、個人専用のサイトとして、ドキュメント、コンテンツ、タスクなどが、組織のサイトのどこに置いてあっても、すべて 1 つの場所で管理できるようにします。また、コンテンツやドキュメントを他の人に公開したり、自分のワークスペースを作成したり、自分の情報を他の人に提供したり、仕事仲間の状況を知ることができます。

個人用サイトは、配布リストのようなメンバシップのリストを提供したり、そのリストを他の人と共有する方法を教えてくれます。個人用サイトは、仕事仲間のリストや組織階層図を表示して、直属のチーム内での自分のポジションを示してくれます。他のユーザーが自分の個人用サイトを閲覧すると、すぐに、そのユーザーと自分との共通項目が見つけられます。共に知っている仕事仲間の名前や、共有しているメンバシップ、両者に共通の管理者などです。

プライバシーのグループを使用すると、いくつかの仕事仲間、配布リストのメンバーシップ、スキル、興味] の一覧など、公開されたページ上の情報とワークグループまたは上司にのみ表示するその他の情報を表示できるユーザーを取得するかを決定できます。

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サイト

既定では、個人用サイトは 2 つのパーツを含みます。[自分用ホーム] と呼ばれる個人用サイトと、[自分用プロファイル] と呼ばれるパブリック プロファイル ページです。

個人用ホームページから始まる個人用サイトの管理者は自分自身です。個人用サイトは、自分個人の Windows SharePoint Services 3.0 サイトを持つのと同じようなことで、ドキュメント ライブラリ、画像ライブラリ、予定表、アンケート、タスク、その他の SharePoint リストの作成ができます。自分の個人サイトに他のページを作成して、パブリック ホーム ページからそのページにリンクを張ることができます。個人サイトで作成するドキュメントやリストはすべて他の人と共有したり、自分しか見ることができないように設定することもできます。

管理者がプロファイル ページの表示方法を決定しますが、詳細情報を追加するかどうかを決定します。制御することも方法 パブリック プロファイル ページ上のコンテンツの一部をさまざまなユーザーのグループ共有-フィルターに似ています。

ユーザーに特化したコンテンツを含んだサイトを、組織内の他のグループで作成することもできます。このようなサイトは、個人用設定サイトと呼ばれます。個人用設定サイトは、個人用サイトの別のタブとして表示され、情報に簡単にアクセスできるようになっています。たとえば、人事部門は、個人の給与支払い履歴や、休暇の残日数、手当などの情報へのリンクを含んだサイトを作成することができます。

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個人用サイトの使い方

個人用サイトの使い方を次に示します。

使用し、リンクの管理

仕事仲間の管理

ドキュメントのワークフローを設定します。

ドキュメントを共有し、SharePoint サイトに保存する

会議ワークスペースおよびドキュメント ワークスペース サイトを作成します。

[個人用サイトの公開] ページで情報を共有します。

情報を共有したときより良い検索結果を取得します。

以前のバージョンのドキュメントにアクセス

リンクを使用して管理する

[個人用リンク] ページでは、自分の好きな Web サイトを管理して、ネットワーク環境下にあるどのコンピュータからでもその Web サイトへアクセスすることができます。ログオンすると [個人用リンク] が、ページの右上隅に表示されます。このリンクは、どのサイトでも表示されます。[個人用リンク] メニューを使用することにより、新しいリンクの追加、リンクの整理、自分がメンバであるサイトへのアクセス、リンクをクリックすることによる [個人用リンク] リストへの保存を行うことができます。

管理者またはコンテンツのプロバイダが提供する個人用設定サイトを、自分の個人用サイトに固定することができます。固定することにより、ホーム ページやパブリック ページの横にタブとして追加されて表示されます。タブのメニューを使用すれば、個人用設定サイトを固定したり、固定を解除したりすることができます。これによって、個人用サイトに簡単にタブを追加したり削除したりできます。

仕事仲間を管理する

仕事仲間 Web パーツは、仕事仲間がオフィスにいるのか、会議中なのか、電話中なのかなどのイベントを管理するのに役立ちます。また、仕事仲間が所属部門や肩書きを変更したり、SharePoint ライブラリにドキュメントを追加したときや、記念日や誕生日に、通知を受けることができます。また、仕事仲間リストに表示する仕事仲間を決めたり、グループ別に仕事仲間リストを整理することもできます。

仕事仲間 Web パーツの使用方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

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ドキュメント ワークフローを設定する

承認のためのドキュメントをルーティングする共有ドキュメント ライブラリで、ワークフローを設定することができます。ことができます。 承認を申請、フィードバックと署名の収集、タスクを設定し、ワークフローの履歴を表示します。

ワークフローの使用方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

ドキュメントを共有し、SharePoint サイトに保存する

ホーム ページ上の SharePoint サイトの Web パーツは、リストのすべてのドキュメントを作成、保存、または組織内のすべてのサイトで変更がある場合に便利です。SharePoint サイトの Web パーツは、サイト名のメンバーの SharePoint グループに自動的にされている 5 つのサイトのドキュメントを表示します。SharePoint サイトの Web パーツは、すべてのサイトに割り当てられているすべてのタスクにも表示されます。SharePoint サイトの Web パーツに必要な分だけのサイトを追加することができます。

パブリック ページのドキュメント Web パーツにより、他の人とドキュメントを共有することができます。組織内の各ライブラリに保存したすべてのドキュメントは、プライベート ドキュメント ライブラリを除いて、自動的にリストに表示され、他の人がアクセスできます。リスト項目やライブラリのアクセス許可を変更して、ドキュメント Web パーツに表示しない設定もできます。

Microsoft Office の他のプログラムに張られた個人用サイトへのリンクを使用して、個人用サイトへファイルを保存することができます。個人用サイト フォルダを使用すると、ドキュメント ライブラリ、SharePoint サイト、ドキュメント ワークスペース サイトなど、個人用サイトで作成したサイトを開くことができます。既定では、マイ ページ、マイ ピクチャ、プライベート ドキュメント、共有ドキュメントの 4 つのドキュメントライブラリにファイルを保存できます。

SharePoint サイト Web パーツの使用方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

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会議ワークスペースやドキュメント ワークスペースを作成する

個人用サイトを使用して、プロジェクトのワークスペース サイト、チームのサイト、wiki サイト、新規ブログ、あるいはレコード リポジトリを作成できます。個人用サイトの一般的な 2 つの使用方法は、会議ワークスペース サイトとドキュメント ワークスペース サイトです。

会議ワークスペース サイト     この Web サイトを使用して、1 つ以上の会議のすべての情報および資料を集めることができます。討論予定の議題、関連ドキュメント、目的、タスクなどの会議の資料が分散している場合には、会議ワークスペースを使用すれば、1 つの場所に集めることができます。

会議ワークスペース サイトは、定期的な会議が行われる 1 年間のプロジェクトを管理する場合でも、小規模のイベントを計画している場合でも、会議に関する最新情報について、会議の出席者がアクセスする場所となります。

会議ワークスペース サイトは、たとえば以下のように使用することができます。

  • 会議前に、討論予定の議題、出席者リスト、およびドキュメントを公開する

  • 会議中に、タスクの追加、決定事項の記録、および関連ドキュメントの確認を行う

  • 会議後に、議事録の発行、他のフォローアップ情報の追加、およびタスクの状態の把握を行う

ドキュメント ワークスペース サイト     ドキュメント ワークスペース サイトは、1 つ、あるいは複数の関連ドキュメントを、他の人と共同で作成する手助けをします。ワークスペース サイトは、ファイルの共有および更新したり、こうしたファイルの状態を関係者に通知するツールを提供します。

以下の方法を使えば、ドキュメント ワークスペース サイトで共同してドキュメントを作成できます。

  • ドキュメント ワークスペース サイトに置いてあるコピーに対して直接作業する。

  • 自分のローカルにあるコピーに対して作業し、ドキュメント ワークスペース サイトに置いてあるコピーを定期的に更新する。

ユーザーと他のワークスペース メンバーできますも使用してドキュメント ワークスペース サイトをお知らせを発行するには タスクを割り当てる、関連するリンクを共有およびサイト コンテンツへの変更に関する通知を受信します。ドキュメント ワークスペース サイトを作成する短期的なプロジェクトと、プロジェクトの終了またはサイトを完全に保持するときに、サイトを削除することができます。

会議ワークスペース サイトとドキュメント ワークスペース サイトの作成と管理の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

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個人用サイトのパブリック ページで情報を共有する

個人用サイト パブリック ページでは、サイトを訪れた人に自分の詳細情報を表示させることができます。この詳細情報は、ユーザー プロファイルの一部となり、写真、自己紹介文、所属プロジェクト、および興味などが含まれます。管理者が詳細情報を追加してパブリック ページに表示する場合もあります。追加された詳細情報は、ユーザー プロファイルに追加されます。

限られた人のみが表示できるように、提供する情報の一部にフィルタをかけることができます。限られた人にのみ公開するには、プライバシー グループを使用します。たとえば、自分の携帯電話の番号を自分の所属する業務グループのメンバにのみ表示可能にします。

プロファイル詳細を使用して検索する     ユーザー プロファイルの内容をキーワードにすれば、名前がわからなくも、組織内の必要な人を探すことができます。たとえば、主要業績評価指標 (KPI) や Microsoft Office Excel の知識を持っている人を探す場合、これらのキーワードを基に、パブリック プロファイル ページの [詳細] の [興味] または [スキル] ボックスでこれらのキーワードを登録している人を検索することができます。

他の人と共有している項目について     だれかが自分のパブリック ページを閲覧したり、自分が他の人のパブリック ページを閲覧すると、In Common with You Web パーツにより、閲覧者と非閲覧者が共に知っている仕事仲間の名前、配布リスト、共に所属している SharePoint サイト、両者に共通の管理者などが表示されます。

所属の表示     メンバシップ Web パーツにより、自分がメンバに登録されている Active Directory ディレクトリ サービス配布リストや SharePoint サイトが、自動的に表示されます。ページの他の情報と同様に、メンバシップを表示できるのはだれなのか、またメンバシップ自体を表示するかどうかを選択できます。

共同作業者の表示     共同作業者のリストを表示して、プロジェクトや報告先によって、またその他自分にとって意味のあるグループ化の方法で、リストをグループ化できます。Microsoft Office Outlook の空き時間情報は、他の人の最新の所在情報を知る手助けになります。

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情報を共有し、よりよい検索結果を得る

パブリック ページの個人の情報のいくつかは、Active Directory やその他 LDAP 互換のアプリケーションなどのソースを使用できる管理者により自動的に表示される場合があります。そのような情報は人事部門が使用するようなデータベースから転用され、個人の役職、所属部門名、管理者との関係などの詳細情報を提供する場合などが考えられます。

パブリック ページの情報のほとんどは、オプションです。しかし、プロジェクトについてや、責任、専門分野、スキル、興味、など自分の情報をより多く他の人と共有することにより、組織内でより良い協力関係が生まれます。自分の情報をだれに公開するかを制限できますが、情報をすべての人と共有することにより、自分についてや、自分の専門、仕事仲間やプロジェクトへのリンクについて、他の人が見つけやすくなります。

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以前のバージョンのドキュメントにアクセスする

個人用サイトのリストやライブラリを設定して、リスト アイテムやファイルのバージョンを管理する場合には、バージョン履歴を表示できます。バージョン履歴には、アイテムまたはファイルが、いつ、だれによって変更されたかという情報が含まれています。ライブラリの場合、バージョン履歴には、変更内容について記述されたコメントも表示されます。

バージョン履歴にはまた、メタデータとして知られる、プロパティの変更履歴も含まれます。プロパティの例としては、あるリスト アイテムに割り当てられた人の名前をいつ変更したかや、ファイル完成予定日などがあります。 ライブラリでは、ドキュメントに新しいセクションが追加された場合のようなメジャー バージョン、およびスペルミスの修正のようなマイナー バージョンを管理することができます。これに対し、リストで管理できるのは、メジャー バージョンだけです。 バージョン履歴を表示するには、リストまたはライブラリ内のアイテムを閲覧する権限が必要です。

アイテムまたはファイルのバージョン履歴の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

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