個人用サイトとプロファイルで共有する情報を管理する

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ここでは、個人用サイトとプロファイルで情報を共有する方法と、共有する情報の量を管理する手順について説明します。

注: この情報が表示されると一致しない場合、サービス アップグレード後に Office 365 を使用することがあります。ビューと自分のプロファイルの設定に該当する情報を検索してみてください。

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概要

個人用サイトのコンテンツの共有とアクセス管理

仕事仲間を追加する方法とアクティビティを追跡する方法について

タグ、評価、メモ、ステータス メッセージの操作

仕事仲間とキーワードの候補について

プロファイル内の情報へのアクセスの管理

概要

自分に関する情報を共有することで、他のメンバーとのつながりを維持し、職業上のネットワークを構築できるようになります。ただし、その際に、共有する情報の種類や情報を共有する範囲を理解しておくことが重要です。たとえば、携帯電話番号などの個人情報は、組織内の全員とではなく、作業グループや上司のみと共有するようにします。

加えて、情報の共有に関するポリシーが組織で規定されているかどうかを確認する必要があります。たとえば、オンラインで保存する情報の種類とオンラインで保存しない情報の種類に関するポリシーが規定されている場合や、特定の種類のコンテンツに関して承認プロセスを必要とする場合があります。

個人用サイトで情報を共有する主な方法は次のとおりです。

  • 個人用サイト上のコンテンツ (ドキュメント、リスト、ブログ)。

  • ページおよびドキュメントに適用されているタグおよびメモ。

  • 承認したキーワードおよび仕事仲間の候補。候補を使用して、個人用サイトをすばやく更新し、他のメンバーと連携できます。

  • 連絡先情報、興味、職責、仕事仲間、電子メールの一覧のメンバーシップなどのプロファイル内の個人情報と、プロファイル内の詳細の更新情報。

追加またはカスタマイズできる情報の種類が組織によって制御され、個人用サイトがカスタマイズされる場合もあります。また、人事データベースなどの他のデータ ソースからの情報が組織によって個人用サイトに追加される場合もあります。

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個人用サイトのコンテンツの共有とアクセス管理

個人用サイトには、ドキュメントを共有するための 3 つのオプションがあらかじめ用意されています。

  • 共有ドキュメント: このライブラリは、複数のメンバーと共有するドキュメントを格納するために使用します。個人用サイトの設定に応じて、特定のフォルダー、アイテム、およびライブラリへのアクセス許可を編集できます。

  • 個人用ドキュメント: このライブラリは、他のメンバーと共有しないドキュメントに使用します。ドキュメントをこのライブラリに保存しておくと、たとえば、仕事仲間と共有しないドキュメントに異なるコンピューターからアクセスすることが多い場合に便利です。

また、個人用サイトの設定に応じて、他のライブラリ、リスト、ブログ サイトなどの他のコンテンツを追加して、アイデアを共有することができます。

これらのアイテムのアクセス許可は、他のサイトのコンテンツのアクセス許可を管理する方法と似た方法で管理できます。アクセス許可は、リスト、ライブラリ、フォルダー、特定のドキュメント、リスト アイテムと同様に、サイト レベルでカスタマイズできます。

プロファイルの [コンテンツ] タブには、自分がメンバーとなっている他の SharePoint サイトで自分が作成したパブリック ドキュメントも、他のユーザー (そのコンテンツを表示するアクセス許可がある場合) に対して表示されます。

個人用サイトに格納できるドキュメントの種類に関して、組織で追加のポリシーが規定されている場合もあります。

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仕事仲間を追加する方法とアクティビティを追跡する方法について

仕事仲間のアクティビティを追跡することで、相手が興味を持った記事にタグを付けたり、メモ掲示板にメモを追加したり、役職が変わったりしたときに知ることができます。仕事仲間のアクティビティは、新しいものから順にニュース フィードに示されます。逆に、組織内のユーザーによって仕事仲間として自分が追加され、自分のアクティビティがそのユーザーのニュース フィードで追跡されることもあります。

自分がそのユーザーを仕事仲間として追加しているかどうかに関係なく、別のユーザーによって仕事仲間として追加され、アクティビティが追跡される場合があります。その逆も同様です。そのユーザーのアクティビティに関心がある場合は、仕事仲間として追加することにより、アクティビティを追跡することができます。他のユーザーが興味分野として示しているキーワードを適用した場合など一部のアクティビティについては、個人用サイトに対するアクセス許可を持つすべてのユーザーのニュース フィードに表示できます。

管理者による個人用サイトの設定によっては、プロファイルの [ユーザー設定] セクションを編集することにより、ニュース フィードに表示するアクティビティを変更できます。たとえば、仕事仲間がチームの変更や他のユーザーのプロファイル ページへメモの書き込みを行ったときに、ニュース フィードの通知として受け取るかどうかを選択できます。他のユーザーのニュース フィードに表示される自分のアクティビティは、この設定で変更されません。

個人用サイトの設定によっては、他のユーザーによって仕事仲間として追加されたときに、電子メールの通知を受け取る場合があります。メッセージは、他のユーザーが仕事仲間として追加してアクティビティを追跡していることを知らせるのみで、そのユーザーが仕事仲間として自分を追加することを拒否することはできません。

他のユーザーによって仕事仲間として追加されたときに、通知を受け取る必要がない場合は、次の手順を実行します。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • 個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合、は、自分のプロファイルをクリックします。 My Profile

    • SharePoint サイトで別の種類のページを表示する場合の右上隅の Profile Name 名をクリックし、[マイ プロファイル] をクリックします。

  2. [個人用プロファイルの編集] をクリックします。

  3. [ユーザー設定] セクションの [電子メールの通知] の隣にある、[自分が仕事仲間として追加された場合に通知する] チェック ボックスをオフにします。

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タグ、評価、メモ、ステータス メッセージの操作

情報を見つけたり、組織内の他のユーザーと連絡を取り合ったりする方法として、タグ、メモ、ステータス メッセージがあります。

タグ

管理者がソーシャル タグを有効に設定している場合、コンテンツにタグを付けることで、そのコンテンツを簡単に記録、分類、または他のユーザーと共有できます。SharePoint サイトのページおよびドキュメントだけでなく、他のイントラネット ページやインターネット ページにもタグを付けることができます。タグを適用するときには、他のユーザーに公開するかどうかを指定できます。

ユーザーが興味のあるコンテンツを見つけるために、他のユーザーがコンテンツに公開タグを適用したときに知る方法がいくつかあります。ただし、そのコンテンツを表示するアクセス許可がある場合に限ります。

  • 表示するアクセス許可が自分にあるコンテンツに対して仕事仲間の 1 人がタグを適用したときに、ニュース フィードで更新情報を受け取ることができます。また、表示するアクセス許可が仕事仲間にあるコンテンツに対してタグを適用すると、仕事仲間にもその情報が表示されます。

  • プロファイルの [興味] セクションにキーワードを追加すると、他のユーザーがそのキーワードをタグとして使用したときに知ることができます (タグ付けされたコンテンツを表示するアクセス許可がある場合に限ります)。たとえば、興味のある分野として「写真」を追跡している場合、他のユーザーが公開タグで「写真」という語を使用すると、ニュース フィードで更新情報を受け取ります。

  • 逆に、他のユーザーが興味のある分野として追加しているキーワードを自分が使用すると、その情報がそのユーザーに示されます。ユーザーが興味のある分野としてキーワードを追跡している場合、他のユーザーがそのキーワードを使用してタグを付けたときに更新情報を受け取ったり、共通の興味分野を共有したりするために、仕事仲間である必要はありません。

  • プロファイルの [最近のアクティビティ] セクションに、最近コンテンツにタグを付けた日時が表示されます (プロファイルを表示したユーザーにそのコンテンツを表示するアクセス許可がある場合)。あるユーザーのプロファイルを表示するアクセス許可があるユーザーには、そのユーザーによって仕事仲間として追跡されているかどうかに関係なく、[最近のアクティビティ] セクションが表示されます。

タグは、プロファイルに表示されるタグのコレクション (タグ クラウドとも呼ばれます) にも表示されます。また、タグに関連する最近のアクティビティだけでなく、タグが適用された日時などのタグについてのその他の情報も表示されます。組織で一元的に管理するエンタープライズ キーワードを、適用するタグで操作することもできます。詳細については、組織の用語セットおよびエンタープライズ キーワードの管理者に問い合わせてください。

タグは公開はまた非公開にすることができます。タグを公開タグとして作成し、後から非公開にしたり削除したりした場合、タグが最初に作成されたときにニュース フィードでユーザーが受け取る更新情報に影響はありません。タグに関する最初の更新情報は、ユーザーのニュース フィードに表示されたままになります。 タグを非公開にすると、他のユーザーはタグが指し示す URL またはドキュメントにアクセスできません。ただし、非公開にされたタグの文字列を見ることはできます。

評価

ライブラリで評価機能が有効にされている場合、コンテンツに対するアクセス許可を持つユーザーは、星の数でコンテンツを評価できます。ライブラリの設定に応じて、作成者と、コンテンツを表示するアクセス許可を持つユーザーは、ドキュメントの評価全体を確認できますが、評価を実行したユーザーに関する詳細情報は表示されません (たとえば、評価の隣にユーザー名が表示されることはありません)。ただし、Microsoft SharePoint Server にはユーザー名が保存されているため、SharePoint と互換性のあるプログラムやソリューションを使用してユーザー名にアクセスできます。

他のユーザーによって仕事仲間として追加されている場合、コンテンツの評価を実行すると、そのユーザーのニュース フィードに更新情報が表示されます (そのユーザーにコンテンツを表示するアクセス許可がある場合に限ります)。評価が実行されたコンテンツへのリンクと、コンテンツに対する評価が表示されます。更新情報は、プロファイルの [最近のアクティビティ] セクションにも表示され、評価を実行したユーザーの個人用サイトと評価対象のコンテンツを表示するアクセス権を持つユーザーが見ることができます。

メモ

ドキュメントやページに関するメモを書き込むことで、メモを適用したドキュメントやページを他のユーザーが表示したときにその内容を表示できます。また、自分のプロファイルだけでなく、他のユーザーのプロファイルに対してメモを書き込むこともできます。

他のユーザーによって仕事仲間として追加されアクティビティが追跡されている場合、書き込んだメモに関する更新情報がそのユーザーのニュース フィードに表示されます。プロファイルの [最近のアクティビティ] セクションには、他のコンテンツに最近書き込んだメモが表示されます (プロファイルを表示したユーザーにそのコンテンツに対するアクセス許可がある場合)。

投稿したメモは、すべてのユーザーに表示されます。メモを作成した後で、編集や削除を行うことはできますが、メモが最初に作成されたときに他のユーザーのニュース フィードに表示される更新情報や [最近のアクティビティ] に表示される更新情報に影響はありません。

ステータス メッセージ

他のユーザーがプロファイルを表示したときに、自分の名前と写真の横に表示される短いステータス メッセージを使用して、自分の考えを共有することができます。

他のユーザーによって仕事仲間として追加されアクティビティが追跡されている場合、ステータス メッセージを変更すると更新情報がそのユーザーのニュース フィードに表示されます。ステータス メッセージに関する更新情報は、プロファイルの [最近のアクティビティ] セクションにも表示されます。 ステータス メッセージの編集または削除を実行できますが、他のユーザーのニュース フィードや [最近のアクティビティ] に表示された元の更新情報に影響はありません。

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仕事仲間とキーワードの候補について

個人用サイトの設定とインストールされているプログラムによっては、仕事仲間とキーワードの候補を受け取る場合があります。この候補を使用して、他のユーザーや情報に簡単にアクセスできます。

これらの修正候補は、 Microsoft Outlook 2010などの SharePoint と互換性のあるプログラムの使用方法に基づいていることができます。

SharePoint Server 仕事仲間のアドインの機能は、 Outlook 2010などの特定の名前とキーワードとそれらの名前とキーワードの頻度を確認してから送信した電子メール フォルダーをスキャンします。リストが定期的に更新され、コンピューターのハード ディスクに保存します。

仕事仲間の候補の一覧は、プロファイルの [仕事仲間の追加] ページに表示され、仕事仲間として承認または拒否することができます。

自分のプロファイルを編集するときにキーワードの候補の一覧が表示され、このキーワードを承認または拒否することもできます。承認したキーワードは、プロファイルの [得意分野] セクションまたは [興味] セクションに追加されます。

仕事仲間とキーワードの候補を提示するために送信メールを分析するかどうかを管理する

一部の電子メール プログラムの設定を管理することによって、分析、電子メールで停止することがあります。たとえば、電子メール分析をオフにするOutlook 2010で、次の手順を使用することができます。仕事仲間とキーワードの候補の電子メールを送信できるを分析する別のプログラムを使用している場合は、プログラムでヘルプを参照してください。

  1. Outlook 2010では、[ファイル] メニューをクリックし、[オプション] をクリックします。

  2. [詳細設定] をクリックし、[その他] セクションが表示されるまでスクロールします。

  3. [送信メールを分析して、頻繁に電子メールを送信する宛先やよく使用する件名を特定し、この情報を既定の <SharePoint Server 名> サーバーにアップロードします。] チェック ボックスをオフにします。

  4. [OK] をクリックします。

SharePoint Server からの電子メールで仕事仲間とキーワードの候補を送信するかどうかを管理する

個人用サイトの設定に応じて、追加する仕事仲間とキーワードの候補を電子メールで受け取ることができます。これらの電子メールの受信は、SharePoint Server で次の手順を実行して拒否することができます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • 個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合、は、自分のプロファイルをクリックします。 My Profile

    • SharePoint サイトで別の種類のページを表示する場合の右上隅の Profile Name 名をクリックし、[マイ プロファイル] をクリックします。

  2. [個人用プロファイルの編集] をクリックします。

  3. [基本設定] セクションまでスクロールし、[電子メールの通知] の横の [新しい仕事仲間とキーワードの候補を受信します] チェック ボックスをオフにします。

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プロファイル内の情報へのアクセスの管理

プロファイルの設定によっては、プライバシー カテゴリを使用して、自分のプロファイル内の詳細情報の一部、自分のサイトおよび配布リスト メンバーシップ、および自分の仕事仲間の一覧を特定の相手のみに公開できます。たとえば、プロファイルを表示できるすべてのユーザーに、自分がメンバーになっているすべての Web サイトを公開することができます。

注: ユーザーが自分のプロファイル内の詳細情報、メンバーシップの一覧、仕事仲間の一覧に対してプライバシー カテゴリを適用できるかどうかについて、管理者がカスタマイズまたは制限している場合があります。

プロファイル内の詳細情報には管理者による情報が含まれる場合もありますが、携帯電話番号などの個人情報を表示できるユーザーを編集することができます。

プロファイルのメンバーシップ ページには、属しているサイトと配布リストの一覧が表示されます。個人用サイトの設定に応じて、各メンバーシップに対してプライバシー カテゴリを適用できます。

仕事仲間には、通常、アクティビティを追跡する他のメンバーに加えて、自分のチームのメンバーが含まれます。仕事仲間をグループ化できますが、仕事仲間を表示できるユーザーは、次のプライバシー カテゴリを適用することでのみ管理できます。

  • すべてのユーザー

  • 自分の仕事仲間

  • 自分のチーム

  • 自分の管理者

  • 自分のみ

プロファイルの詳細情報、メンバーシップ、仕事仲間の一覧にプライバシー カテゴリを適用する

プロファイルの詳細情報、メンバーシップ、仕事仲間の一覧に適用するプライバシー カテゴリを変更できます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • 個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合、は、自分のプロファイルをクリックします。 My Profile

    • SharePoint サイトで別の種類のページを表示する場合の右上隅の Profile Name 名をクリックし、[マイ プロファイル] をクリックします。

  2. プロファイルの詳細情報の一部を編集するには、写真の下の [個人用プロファイルの編集] をクリックします。

  3. メンバーシップを編集するには、[メンバーシップ] をクリックします。変更するメンバーシップの隣のチェック ボックスをオンにして、[メンバーシップの編集] をクリックします。

  4. 仕事仲間の一覧を編集するには、[仕事仲間] をクリックし、設定を変更する仕事仲間の隣のチェック ボックスをオンにして、[仕事仲間の編集] をクリックします。

  5. 必要な変更を行い、[OK] をクリックします。

仕事仲間をチームに追加する

プロファイル内の詳細情報の一部、メンバーシップ、または仕事仲間の一覧を表示するアクセス許可を持つユーザーを管理する場合、これらに対して [自分のチーム] プライバシー設定を適用できます。たとえば、特定の項目について、プロファイルを表示するアクセス許可を持つ仕事仲間や他のユーザー全員と共有する代わりに、自分のチームのみと共有することができます。

他のユーザーに、自分の個人用サイトを表示するアクセス許可がある場合は、そのユーザーが自分の部署内のメンバーであるか、別の部署のメンバーで緊密に連携して作業するユーザーであるかに関係なく、自分のチームに追加できます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • 個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合、は、自分のプロファイルをクリックします。 My Profile

    • SharePoint サイトで別の種類のページを表示する場合の右上隅の Profile Name 名をクリックし、[マイ プロファイル] をクリックします。

  2. [仕事仲間] をクリックし、チームに追加する仕事仲間を選択して、[仕事仲間の編集] をクリックします。複数の仕事仲間を追加する場合は、複数を選択できます。

  3. [グループに追加] セクションの [自分のチームに追加] で [はい] をクリックします。

  4. [OK] をクリックします。

ヒント: 新しいユーザーを仕事仲間として追加するときに、[自分のチームに追加] の設定を使用して自分のチームに追加できます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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