保持ポリシーの概要

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重要: 保持ポリシーを使用していた場合、ポリシーが自動的に変換されたと保持ポリシーはすべての新しい機能は、アイテム保持ポリシーをします。保持ポリシーを変更せずにコンテンツを保持してままされています。[セキュリティとコンプライアンス センター、[保存] ページでこれらのポリシーを見つけることができます。詳細については、次を参照してください保持ポリシーどうなったのですか?

組織は、業界の規制または組織のポリシーを遵守するために、一定期間コンテンツを保持する必要があります。Office 365 の保持ポリシーでは、サイト、メールボックス、およびパブリック フォルダーのコンテンツを無期限にまたは特定の期間保持することができます。また、キーワードや期間を指定して結果を絞り込み、保持するコンテンツをフィルター処理することもできます。

たとえば、営業部門に属する特定のメールボックスとサイトのコンテンツを 7 年間保持し、特定のクライアント名を含む過去 2 年間のコンテンツのみを保持するように指定することで、ポリシーの適用範囲をさらに絞り込むことができます。

保持ポリシーが適用されるコンテンツは最初の場所に保存されたままなので、ユーザーは何の変更もなかったかのように、そのコンテンツを編集したりそれで作業ができます。しかし、誰かがポリシーの対象であるコンテンツを編集したり削除した場合は、ポリシーの有効期間の間、そのコピーが安全な場所に保持されます。

最後に、組織によっては、米国証券取引委員会 (秒) ルール 17a-4、保持ポリシーをオンになっている場合、またはできないというはオフになっている緩く行ったを必要とするなどの規制機関によって定義された規則に準拠する必要があります。この要件を満たすためには、保持ロックを使用することができます。ポリシーをロックした後、誰-管理者を含む、ポリシーをオフにするか、緩く、ことができます。

作成して保存] ページでOffice 365 セキュリティ/コンプライアンス センター保持ポリシーを管理します。

Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センターの [保持] ページ

注: 保持ポリシーに含めると、 Exchange Onlineメールボックスをメールボックス割り当てる必要がありますExchange Online プラン 2ライセンスします。メールボックスがExchange Online プラン 1ライセンスを割り当てられた場合は、保持ポリシーの対象にある別の Exchange オンライン アーカイブのライセンスを割り当てる必要があります。

コンテンツが保持された状態での保持ポリシーの動作

保持ポリシーにサイト、メールボックス、またはパブリック フォルダーを含めると、コンテンツは元の場所に保持され続けます。ユーザーはユーザーのドキュメントやメールで作業を継続できますが、ポリシーを開始した時点に存在していたコンテンツのコピーが保持されます。サイトの場合、コンテンツはアイテム保管ライブラリに保存されます。メールボックスとパブリック フォルダーの場合は、コンテンツは [回復可能なアイテム] フォルダーに保持されます。これらの安全な場所および保持されているコンテンツは、多くのユーザーには表示されません。保持ポリシーがあれば、ユーザーはユーザーのコンテンツがそのポリシーの対象であるということを知る必要さえありません。

保持ポリシーのしくみを示す図

サイト コンテンツ

保持ポリシーは、サイト レベルで適用されます。保持ポリシーにサイトを含めると、まだ存在しない場合、アイテム保管ライブラリが作成されます。アイテム保管ライブラリは、サイト コレクションの所有者にしか表示されず、多くのユーザーには表示されません。

ユーザーが保持ポリシーの対象のサイトのコンテンツを変更または削除しようとすると、まずポリシーによって、そのコンテンツがポリシーの適用以降に変更されているかどうか確認されます。それが保持ポリシーの適用後の最初の変更である場合、そのコンテンツはポリシーによってアイテム保管ライブラリにコピーされ、それからそのユーザーは元のコンテンツを変更したり削除したりすることができるようになります。なお、コンテンツが保持ポリシーで使用しているクエリのフィルターと一致しない場合でも、サイトのすべてのコンテンツをアイテム保管ライブラリにコピーできます。

アイテム保管ライブラリはタイマー ジョブによってクリーンアップされます。定期的に実行されるタイマー ジョブでは、アイテム保管ライブラリ内のすべてのコンテンツがサイトの保持ポリシーで使用されているフィルターに対して比較されます。コンテンツは最低でも 1 つのフィルターに一致しない限り、タイマー ジョブによってアイテム保持ライブラリから完全に削除されます。

前の保持ポリシーを適用した場合に存在するコンテンツに適用されます。さらに、新しいコンテンツを作成またはポリシーには含まれていた後に、サイトに追加、削除した後は保持されます。ただし、新しいコンテンツはいないを保持したままライブラリの最初のレコードの時間が行われ、編集、削除される場合にのみにコピーします。すべてのファイルのバージョンを保存するには、バージョン管理をオンにする必要があります: バージョン管理の後のセクションを参照してください。

メールボックスとパブリック フォルダーのコンテンツ

ユーザーのメールとその他のアイテムには、保持ポリシーがメールボックス レベルで適用されます。保持ポリシーは、パブリック フォルダーには、メールボックス レベルではなく、フォルダー レベルで適用されます。メールボックスとパブリック フォルダーでは、いずれも [回復可能なアイテム] フォルダーが使用されアイテムが保存されます。別のユーザーの [回復可能なアイテム] フォルダーを参照できるのは、電子情報開示の権限が割り当てられているユーザーのみです。

ユーザーが、[削除済みアイテム] フォルダー以外のフォルダーのメッセージを削除した場合、メッセージは既定で [削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。ユーザーが、[削除済みアイテム] フォルダーのアイテムを削除した場合、そのメッセージは [回復可能なアイテム] フォルダーに移動され、ユーザーには表示されなくなります。また、ユーザーはすべてのフォルダーのアイテムを論理的に削除 (SHIFT + DELETE) できます。これではアイテムは、[削除済みアイテム] フォルダーをバイパスし、[回復可能なアイテム] フォルダーに直接保存されます。

メールボックスが保持ポリシーに含まれている場合は、削除済みのアイテムは、[回復可能なアイテム] フォルダー内の [証拠開示ホールド] フォルダーに移動されます。このフォルダー内のメッセージは、メールボックス アシスタントが定期的にメールボックスを処理する際に評価されます。コンテンツが保持ポリシーが使用するフィルターの少なくとも 1 つに一致しない限り、コンテンツは、メールボックス アシスタントにより [回復可能なアイテム] フォルダーから完全に削除されます。

回復可能なアイテム] フォルダーには、バージョン フォルダーも含まれます。ユーザーがメールボックスのアイテムの特定のプロパティを変更しようとしたときなど、件名、本文、添付ファイル、差出人と宛先、または日付の送信または受信メッセージの-バージョン フォルダーに、元のアイテムのコピーが保存されている変更をコミットする前にします。各以降の変更については、この問題が発生します。保持ポリシーを削除すると、メールボックス アシスタント バージョン フォルダーにコピーは削除されます。

保持ポリシーの保存場所

作成した保持ポリシーは、セキュリティ/コンプライアンス センターに一元的に保存され、サイト、メールボックス、パブリック フォルダーなどポリシーに含まれるさまざまなコンテンツ ソースに配置されます。

それらのコンテンツ ソースに保持ポリシーが配置されると、そのポリシーは、電子情報開示のインプレース ホールドとまったく同じに動作します。インプレース ホールドの詳細については、以下を参照してください。

保持ポリシーと電子情報開示の保持

このいずれの機能もコンテンツを保持しますが、用途が異なるため混同しないようにする必要があります。

  • 保持の要件を満たすためにコンテンツを保持する必要がある場合、保持ポリシーを使用します。たとえば、保持計画でコンテンツを 7 年間保持する必要がある場合は、保持ポリシーを使用します。保持ポリシーでは、特定の期間コンテンツを保持し、その期間が終了すると、コンテンツをポリシーから自動的に解除します。ポリシーを無効にしたり、制限を緩和できないよう、ポリシーをロックすることもできます。電子情報開示の保持では、ロックや期間指定ができません。また、保持ポリシーの保持期間は一般的には数年ですが、電子情報開示の保持は一時的で、一般的には訴訟事例の期間のみ継続されます。

    また、保持ポリシーは、電子情報開示で必要な訴訟の作成、メンバーの追加、コンテンツ検索の実行などの追加の手順を実行する必要なく作成できます。

  • 訴訟または電子情報開示の要件の一環として、コンテンツを保持する必要がある場合は、電子情報開示の保持を使用します。たとえば、法的に要請されたため、特定の場所にコンテンツを保持する必要がある場合は、電子情報開示の保持を使用します。電子情報開示では、訴訟に関連するコンテンツは通常機密性の高いか、特別扱いであるため、訴訟ごとにアクセスできるメンバーを制限する場合があります。さらに、電子情報開示では、Advanced eDiscovery で保存、プレビュー、および分析が行えるコンテンツの検索をサポートしており、また結果をエクスポートできます。

    保持ポリシーとは異なり、電子情報開示の保持では期間を指定できません。電子情報開示の保持は、それが無効にされるか削除されるまで有効です。また、電子情報開示の保持はロックできません。

保持ポリシーのサイトのドキュメントのバージョンに対する作用

保持ポリシーには、自動的にサイト内のドキュメントのすべてのバージョンが保持されません。これを行うには、サイトのドキュメント ライブラリのバージョン管理を有効にする必要があります。詳細については、有効にしてリストまたはライブラリのバージョン管理を構成するを参照してください。

ドキュメントが、保持されているサイトから削除され、そのライブラリでドキュメントのバージョン管理が有効になっている場合、削除されたドキュメントのすべてのバージョンは保持されます。

ドキュメントのバージョン管理が有効になっておらず、アイテムがいくつかの保持ポリシーの対象となっている場合、各保持ポリシーが有効になった際の現在のバージョンが保持されます。たとえば、サイトが最初に保持されたとき、アイテムのバージョン 27 が最新のものであり、サイトが 2 回目に保持されたときバージョン 51 が最新のものである場合、バージョン 27 と 51 が保持されます。

保持ポリシーをフィルターする

保持ポリシーにキーワードや期間を追加することによって、ポリシーの対象コンテンツを絞り込むことができます。

保持ポリシーを作成するときのフィルターとしてキーワードおよび日付範囲を使用する

キーワードを使用したフィルター処理

保持ポリシーは、キーワード クエリ言語 (KQL) をサポートしています。基本的な演算子を使用するたとえば、いいねと AND/OR、できますを行うし、類似性の検索「wingtip NEAR(30) マーケティング」が結果を識別"wingtip"が「マーケティング」の文字が 30 内の場所します。キーワード クエリでは確認して、関連性の高いコンテンツのみを保持することができます。

期間を使用したフィルター処理

ポリシーをフィルター処理して、特定の期間内のコンテンツのみが保持されるようにすることもできます。メッセージの場合、日付は受信日になり、ドキュメントとサイトの場合、日付は変更日になります。つまり、特定の期間に受信したメールと変更したドキュメント、または開始日または終了日の前または後の特定の期間のコンテンツを保持できます。

特定の期間のコンテンツを保持する

保持ポリシーでは、コンテンツを無期限に、または指定の日数、月数、または年数保持できます。なお、コンテンツの保持期間は、保持ポリシーの作成時点からではなく、コンテンツの年齢で計算されます。

たとえば、サイトのコンテンツを 7 年間保持する場合、そのサイトのドキュメントが過去 6 年間変更されていないときは、そのドキュメントはあと 1 年間のみ保持されます。ドキュメントが再編集された場合、ドキュメントの年齢は新しい最終更新日から計算され、あと 7 年間保持されます。

同様に、メールボックスのコンテンツを 7 年間保持したい場合、あるメッセージが 6 年前に送信されているときは、受信日が変更されない限り、そのメッセージはあと 1 年間のみ保持されます。この場合は、編集する前に存在していたメッセージの新しいバージョンが [回復可能なアイテム] フォルダーに保存され、メッセージの年齢は新しい受信日から計算され、あと 7 年間保持されます。

新しい保持ポリシーの期間の設定

保持ポリシーをロックする

組織によっては、米国証券取引委員会 (秒) ルール 17a-4、保持ポリシーをオンになっている場合、またはできないというはオフになっている緩く行ったを必要とするなどの規制機関によって定義された規則に準拠する必要があります。保持ロックとロックできますポリシーのためこと: 管理者を含む、ポリシーをオフにするか、緩く、ことができます。

ポリシーをロックした後、無効にしたり、ポリシーからコンテンツを削除することがない 1 つができます。変更または保持期間中にポリシーの適用対象のコンテンツを削除することはできません。ポリシーをロックした後、のみに保持ポリシーを変更する方法はコンテンツを追加するか、その期間を拡張します。ロックされたポリシーを増加または拡張できますが、制限またはオフになっていることはできません。

したがって、保持ポリシーをロックする前に、組織の法令遵守要件を理解し、必要であることが確実になるまではポリシーをロックしないようにすることが重要です。

保持ロックを有効にするオプション

保持ポリシーをオフにします。

保持ポリシーをロックしないように選択した場合は、ポリシーで指定されている期間の終了前も含め、いつでもそれを解除できます。これを行うには、単純にポリシーをオフにします。

セキュリティ/コンプライアンス センターの [保持] ページで保持ポリシーをオフにするためのオプション

ただし、ポリシーのアクティブなときに保持ポリシーは削除できません。保持ポリシーを削除するには、まず無効にして、ポリシーを削除します。

保持ポリシーを無効にするライブラリを保持したまままたは回復可能なアイテム] フォルダーで、ポリシーの適用対象のすべてのアイテムはそれ以前のバージョンで説明した標準的なクリーンアップ処理の対象になります。つまり、アイテムからポリシーを解放はすぐには削除されません。代わりに、までのままに保持したままのライブラリまたは回復可能なアイテム] フォルダー、プロセスは、ライブラリまたはフォルダーを定期的にクリーンアップします。

保持ポリシーと共にアイテム保持ポリシーおよびドキュメント削除ポリシーを使用する

保持ポリシーでは、コンテンツの無期限のまたは特定の期間の保持が保証されます。これに対し、メールボックスのアイテム保持ポリシーとサイトのドキュメント削除ポリシーでは、特定の期間後のコンテンツの削除が保証されます。コンテンツを一定期間保持する必要がある場合は、保持または削除ポリシーと共に、アイテム保持ポリシーを使用します。

サイト コンテンツ

サイトには、ドキュメント削除ポリシーと組み合わせて保持ポリシーを使用できます。たとえば、変更後のドキュメントを 5 年保持した後、最終更新日から 5 年後にそれを削除する削除ポリシーを設定できます。

ドキュメント削除ポリシーによって、保持ポリシーの対象のコンテンツが削除される場合、コンテンツはアイテム保持ライブラリに保持されたまま残ります。たとえば、保持ポリシーでコンテンツを 2 年間保持し、ドキュメント削除ポリシーでコンテンツを 1 年後に削除する場合、削除されたすべてのコンテンツは保持されたままとなります。詳細については、「ドキュメント削除ポリシーの概要」を参照してください。

メールボックスのコンテンツ

メールボックスの 1 つの既定のポリシー タグを含むアイテム保持ポリシーと保持ポリシーを組み合わせて使用できます。たとえば、7 年間、メールボックスのアイテムを保存し、7 年のメッセージを受信または (送信アイテムは、ノート」など) を作成した後は、削除するアイテム保持ポリシーを設定して可能性があります。保持ポリシーは削除したアイテムが確実に保護の少なくとも指定した期間、アイテム保持ポリシーは、その期間の最後にあるメールボックスのアイテムを削除することにより、中にします。詳細については、保持タグおよびアイテム保持ポリシーを参照してください。

アクセス許可

保持ポリシーを作成するコンプライアンス チームのメンバーには、セキュリティ/コンプライアンス センターに対するアクセス許可が必要です。

  • Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センター

  • 保持する必要があるコンテンツがあるサイト

  • 保持する必要があるコンテンツがあるメールボックス

Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センター

テナント管理者の場合は、すべてのテナント管理者の権限を付与せずにセキュリティ/コンプライアンス センターでは、法令遵守監督し、その他の人のアクセス権を与えることが可能にします。詳細については、 [Office 365 のセキュリティとコンプライアンス センターにアクセス許可を参照してください。

サイト

保持ポリシーを作成するコンプライアンス チームのメンバーには、ポリシーを適用するサイト コレクションへのアクセス許可が必要です。さらに、法令遵守責任者がドキュメント削除ポリシーも作成する場合、ドキュメント削除ポリシーが作成され保持されているコンプライアンス ポリシー センター サイト コレクションへのアクセス許可が必要です。次のようにすることをお勧めします。

  1. コンプライアンス ポリシー センターのすべてのユーザーが含まれているセキュリティ グループを作成、コンプライアンス ポリシー管理チーム可能性があります。詳細については、 Manage Mail-Enabled セキュリティ グループを参照してください。

  2. コンプライアンス ポリシー センターで、セキュリティ グループをサイト コレクションの所有者グループに追加します。詳細については、サイト コレクションの管理者のアクセス許可を参照してください。

  3. 保持ポリシーを割り当てる必要があるそれぞれのサイト コレクションに、サイト コレクションの閲覧者グループ (読み取り権限) にセキュリティ グループを追加します。

メールボックスとパブリック フォルダー

法令遵守責任者がメールボックスに保持ポリシーを適用する場合、最低でもそのメールボックスに対する読み取り権限が必要です。

法令遵守責任者がパブリック フォルダーに保持ポリシーを適用する場合、最低でもすべてのパブリック フォルダーに対する読み取り権限が必要です。

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