保存済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する

Access のインポート ウィザードまたはエクスポート ウィザードを実行するときに、任意の時刻でインポート操作またはエクスポート操作を繰り返し行えるように、使用した設定を定義として保存できます。

定義を保存するには、最初に、インポート操作またはエクスポート操作を実行する必要があります。ただし、これまで一度も実行したことのない操作については、次のいずれかの条件を満たしている場合、既存の定義を使用できます。

  • 実行する操作と既存の定義の違いがソース ファイル名 (インポート操作の場合) またはターゲット ファイル名 (エクスポート操作の場合) のみの場合。既存の定義で示されているソース ファイル名またはターゲット ファイル名を変更して、定義を実行できます。

  • 書式設定されたデータをエクスポートする必要があり、実行する操作と既存の定義の違いが列またはフィルター設定のみの場合。定義の列またはフィルター設定を変更できます。定義を作成するときに有効になった設定ではなく、現在の列とフィルター設定によって、エクスポートされるコンテンツが常に決定されるようになります。

Access から保存済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する

詳細を定義として保存した後、操作を繰り返すときに、次の手順を行います。

定義を実行する

  1. 定義が格納されている Access データベースがまだ開いていない場合は開きます。インポート定義を実行するときは、現在のデータベースが転送先のデータベースです。エクスポート定義を実行するときは、現在のデータベースがソース データベースです。

  2. 定義により、書式設定されたデータを Excel ブックまたは Word 文書にエクスポートする場合、オブジェクトを開き、エクスポートするフィールドが非表示になっていないことを確認します。同様に、エクスポートするすべてのレコードが表示されていることをフィルターの設定で確認します。

  3. [外部データ] タブで、[保存済みのインポート操作] または [保存済みのエクスポート操作] をクリックして、[データ タスクの管理] ダイアログ ボックスを開きます。

  4. [データ タスクの管理] ダイアログ ボックスの [保存済みのインポート] または [保存済みのエクスポート操作] タブで、実行する定義をクリックします。

  5. ソース ファイル (インポート操作を実行する場合) またはターゲット ファイル (エクスポート操作を実行する場合) を変更する場合は、ファイルのパスをクリックして編集します。

    ソース ファイルやターゲット ファイルは変更できますが、指定する新しいファイルは、操作を正常に完了するために、すべての要件を満たす必要があることに注意してください。

  6. [実行] をクリックする前に、ソース ファイルとターゲット ファイルが存在することと、ソース データのインポート準備が整っていることを確認し、さらに操作によってターゲット ファイル内のデータが誤って上書きされないことを確認する必要があります。任意の保存済み定義を実行する前に、ウィザード ベースの操作が正常に実行されるように、必ずすべての手順を行ってください。

  7. [実行] をクリックします。

    Access により、操作の状態を通知するメッセージが表示されます。操作が失敗した場合、ウィザードを使用しているときと同じようにエラーのトラブルシューティングを行います。

    ヒント: メッセージにエラーの原因が示されない場合は、インポート ウィザードまたはエクスポート ウィザードを開始して、ダイアログ ボックスの指示に従い、同じ操作を実行します。

Outlook から保存済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する

Outlook タスクとして定義を設定している場合、Outlook 内で操作を開始できます。

注: Outlook 内で定義を実行する場合、操作を開始する前に、定義の外部ファイル パスやファイル名を変更することはできません。定義のファイル名を変更するには、Outlook のタスクとしてではなく、Access 内で操作を開始してください。

Outlook で操作を開始する前に、Access がコンピューターにインストールされていることと、ソース ファイルとターゲット ファイルが存在することを確認してください。任意の保存済み定義を実行する前に、ウィザード ベースの操作が正常に実行されるように、必ずすべての手順を行ってください。

定義を実行する

  1. Outlook を起動して、ナビゲーション ウィンドウで [タスク] をクリックします。タスクをダブルクリックして開きます。

  2. [タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックします。確認メッセージで [OK] をクリックして確認します。

    操作が正常に実行される場合、メッセージは表示されません。操作が失敗した場合、Access により、考えられるエラーの原因について説明するメッセージが表示されます。ウィザードを使用しているときと同じようにエラーのトラブルシューティングを行います。

    ヒント: メッセージにエラーの原因が示されない場合は、インポート ウィザードまたはエクスポート ウィザードを開始して、ダイアログ ボックスの指示に従い、同じ操作を実行します。

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