作業を開始する: 会議を作成する InfoPath および SharePoint のシステムに注意してください

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Microsoft Office InfoPath 2007 のサンプル フォーム テンプレートに少し変更を加え、ドキュメント ライブラリを Windows SharePoint Services 3.0 サイトに作成することで、一貫した方法での会議ノートの作成、出席者全員へのノートの配布、および SharePoint Services ドキュメント ライブラリへのノートの保存を可能にするシステムを実装できます。ここでは、このシステムの作成方法を説明します。

この記事の内容

概要

始める前に

新しい会議ノート システムを作成する

フォーム テンプレートを更新する

概要

InfoPath には、議案、出席者、議題、実施項目などの一般的な会議データを収集するための専用のサンプル フォーム テンプレートが付属しています。このテンプレートに基づいて作成したフォームのコピーは、電子メールで会議の出席者に送信できます。

サンプル フォーム テンプレートは、一般的な会議データをノートの記録者が収集しやすいように構成されています。コントロールは論理的に区分けされているため、必要なデータを簡単に収集でき、自動的に生成されるデータは収集する必要がありません。また、コントロールのレイアウトに従って一貫した収集ができるので、必要なデータの種類を覚えていなくても、会議の進行に合わせて空欄を埋めていくだけでノートを作成できます。

フォーム テンプレートは、追加のデータを収集するように変更することもできますが、そのまま変更せずに使用してフォームを完成することをお勧めします。ただし、フォームの保存先だけは SharePoint ドキュメント ライブラリに変更します。システムの作成後に有効性をテストし、その結果に基づいてグループのニーズに合うようにフォーム テンプレートを修正できます。

このサンプル フォーム テンプレートをシステム内で使用するには、まず SharePoint サイト上の新しいドキュメント ライブラリに発行します。新しいドキュメント ライブラリは、発行プロセスの一環として作成します。フォーム テンプレートを発行して新しいドキュメント ライブラリを作成した後で、フォーム テンプレートを変更し、完成したフォームが新しいドキュメント ライブラリに保存されてフォームのコピーが会議の出席者に送信されるようにします。

このシステムを使用する場合、ノートの記録者はドキュメント ライブラリにアクセスし、このフォーム テンプレートに基づく新しいフォームを作成します。会議中、ノートの記録者はフォーム上の該当するコントロールにデータを入力します。会議後に、ドキュメント ライブラリにフォームを送信すると、フォームのコピーが会議の各出席者に送信されます。会議の出席者以外でも、ドキュメント ライブラリにアクセスしてフォームを InfoPath で開くとノートを読むことができます。

サンプル フォーム テンプレートには次のセクションがあります。

4 つのセクションが含まれる会議の議題のフォーム テンプレート

1. タイトル] セクションには、コントロールには、名前、目的、場所、および会議の日付と時刻が含まれています。日付のコントロールには、フォームが作成された日付が自動的に表示されます。終了時刻のテキスト ボックス コントロールには、既定では、つまり 1 時間、開始時刻のテキスト ボックス コントロールに入力された時間よりも後に自動的に表示されます。

2. 出席者の繰り返しセクションに名前と各会議出席者の電子メール アドレス用のコントロールが含まれています。手書きメモは、完成したフォームを送信するときにこのセクションに記載されている各出席者は、完成したフォームのコピーを受け取ります。

3. ディスカッション アイテム繰り返しセクションにはには、発表者ツール (ディスカッションを進行する出席者) と各ディスカッション アイテムについての注意事項ごとのコントロールが含まれています。発表者のドロップダウン リスト ボックス コントロールには、[出席者] セクションの名前が表示されます。

4. アクション アイテムの繰り返しセクションにコントロールには、名前、割り当て、および期限が含まれている各アクション アイテムの日付。[割り当てのドロップダウン リスト ボックス コントロールには、[出席者] セクションからの名前が表示されます。

InfoPath の利用経験がない場合、重要なコンセプトと、この記事内の各タスクの実施中に出現する用語をよりよく理解するうえで次の記事が役立ちます。また、タスクの実施中により詳細な情報が必要になった場合、この記事の該当するセクションにあるリンクを活用できます。

  • フォーム テンプレートとフォームの概要」には、フォーム テンプレートとフォームの違いが説明されています。フォーム テンプレートを作成すると、会議ノート システムを使用するユーザーは、このフォーム テンプレートに基づいてフォームを作成します。

  • データ ソースについて」には、フォーム テンプレートに基づくフォームに入力したデータの保存先が説明されています。

  • データ接続の概要は、フォーム テンプレートに基づくフォームの取得し、データを送信方法について説明します。

  • フォーム データの送信の概要」には、フォーム上のデータを SharePoint ドキュメント ライブラリ内の保存先に送信する方法が説明されています。

  • 追加のコントロールに数式では、フォーム テンプレートに基づくフォームし、コントロールに新しいデータを自動的に計算する方法について説明します。

  • フォーム テンプレートを発行の概要は、最終的なタスクをユーザーの前に行う必要がありますが、フォーム テンプレートに基づくフォームに入力できるについて説明します。

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始める前に

あります Uniform Resource Locator (URL) を必要し、最低でも、このシステムの使用する SharePoint サイトのサイト コレクションへのアクセス許可をデザインします。ドキュメント ライブラリを作成するには、サイト コレクション上で場合、は、適切な権限があります。会議のメモを表示する必要があるユーザーが読み取り権限、サイト コレクションに必要です。ドキュメント ライブラリを作成するのには、またはサイト コレクション フォーム ユーザー向けに読み取りアクセス許可を設定するアクセス許可が必要な場合、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

また、完成したフォームのコピーの送信先として最低 1 つの電子メール アドレスと、メッセージを受信してフォーム テンプレートをテストできるように構成された Microsoft Office Outlook 2007 などの電子メール クライアントも必要です。

この記事では SharePoint Services の既定の構成を使用していることを前提としています。

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新しい会議ノート システムを作成する

このシステムを作成するには、次の操作を行います。

  1. サンプル フォーム テンプレートを開いて保存します。

  2. サンプル フォーム テンプレートを発行し、会議ノート用の新しいドキュメント ライブラリを作成します。

  3. 完成したフォームを新しいドキュメント ライブラリに保存してコピーを各出席者に送信するように、サンプル フォーム テンプレートを変更します。

  4. 変更したフォーム テンプレートを発行します。

  5. このフォーム テンプレートに基づくテスト フォームを作成して送信することで、変更したフォーム テンプレートと新しいドキュメント ライブラリをテストします。

フォーム テンプレートを開いて保存する

  1. [ファイル] メニューで [フォーム テンプレートのデザイン] をクリックします。

  2. [フォーム テンプレートを開く] の [サンプルのカスタマイズ] をクリックします。

  3. [サンプルのカスタマイズ] で、[議題と議事録] をダブルクリックします。

  4. [新しいリソース] ビューの [保存] をクリックします。

  5. InfoPath にフォーム テンプレートの発行についてのメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。

  6. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスに、フォーム テンプレートを保存する場所を指定します。

  7. ファイル名] ボックスで、フォーム テンプレートの名前を入力します。

  8. [ファイルの種類] ボックスの一覧で、[InfoPath フォーム テンプレート] をクリックし、[保存] をクリックします。

フォーム テンプレートを発行する

発行プロセスの一環として、新しいドキュメント ライブラリを作成します。

フォーム テンプレートを発行する方法の詳細については、フォーム テンプレートを発行の概要」を参照してください。

  1. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

  2. 発行ウィザードの最初のページで、[InfoPath Forms Services をインストール済み/未インストールの SharePoint サーバーへ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  3. ウィザードの次のページの [SharePoint サイトまたは InfoPath Forms Services サイトの場所を入力してください] ボックスに、SharePoint サイトのサイト コレクションの URL を入力し、[次へ] をクリックします。たとえば、http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly という URL のサイト コレクションを使用するには、ボックスに「http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly」と入力します。

  4. 次のページで [ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. 次のページで [新しいドキュメント ライブラリを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. 次のページで、新しいドキュメント ライブラリの名前と説明を入力し、[次へ] をクリックします。

  7. 推奨される列をそのまま使用し、[次へ] をクリックします。

  8. ウィザードの最後のページで、表示された情報が正しいことを確認し、[発行] をクリックします。

  9. [閉じる] をクリックします。

    フォーム テンプレートが正常に発行された場合、ウィザードの最後のページに確認メッセージが表示されます。

新しいドキュメント ライブラリの URL をメモします。この情報は、この記事の後半で必要になります。新しいドキュメント ライブラリの URL は、サイト コレクションの URL の後にスラッシュ (/) とドキュメント ライブラリ名が付加された名前になります。たとえば、MeetingNotes という名前の新しいドキュメント ライブラリを http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly という URL のサイト コレクション内に作成する場合、新しいドキュメント ライブラリの URL は http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes になります。

フォーム テンプレートを変更する

このセクションでは、次の操作を行う方法を示します。

  • 新しいドキュメント ライブラリに完成したフォームを保存するための新しい "送信データ接続" を追加します。

    データ接続の送信の詳細については、データ接続の概要を参照してください。

  • データ接続のオプションを変更し、完成したフォームがドキュメント ライブラリに保存され、完成したフォームのコピーが各出席者に送信されるようにします。

  • 送信後にフォームが閉じられるように、フォーム テンプレートを構成します。

フォーム テンプレートに基づくフォームの送信方法の詳細については、「フォーム データの送信の概要」を参照してください。

新しい送信データ接続を追加する

このセクションでは、新しいドキュメント ライブラリへの新しい送信データ接続を作成し、フォームに一意の名前を付けて保存するようにそのデータ接続を構成します。フォーム名は、会議の件名とフォームの作成日の組み合わせになります。

データ接続の作成を開始する
  1. [ツール] メニューの [データ接続] をクリックします。

  2. [データ接続] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  3. データ接続ウィザードで、[新しいデータ接続先] をクリックし、[データの送信] をクリックします。次に、[次へ] をクリックします。

  4. ウィザードの次のページSharePoint サイト上のドキュメント ライブラリに、クリックして [次へ] をクリックします。 データ接続ウィザードでデータの送信先を選ぶ

  5. ウィザードの次のページの [ドキュメント ライブラリ] ボックスに、前のセクションで作成したドキュメント ライブラリの URL を入力します。たとえば、http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes という URL のドキュメント ライブラリを使用するには、「http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes」と [ドキュメント ライブラリ] ボックスに入力します。

    次のセクションでは、一意のフォーム名を定義する処理を順を追って説明します。ウィザードのこのページで実行する必要があるため、[次へ] をまだクリックしないでください。

一意のフォーム名を定義する

フォーム テンプレートでは、フォームは既定の名前でドキュメント ライブラリに保存されます。既定の名前を使用する場合、新しいドキュメント ライブラリに完成したフォームは 1 つのみが保存されます。このセクションでは、このフォーム テンプレートに基づく複数のフォームを会議の件名と開催日から構成された名前で保存するデータ接続を構成します。この処理は、XPath 関数を使用する数式を使用して実行します。

数式と関数の詳細については、追加のコントロールに数式を参照してください。

  1. [数式の挿入] 数式ボタン をクリックします。

  2. [数式の挿入] ダイアログ ボックスで、[関数の挿入] をクリックします。

  3. [関数の挿入] ダイアログ ボックスの [分類] ボックスの一覧で、[文字列] をクリックします。

  4. [関数] ボックスの一覧で、[concat] をクリックし、[OK] をクリックします。

  5. [数式] ボックスで、フィールドを挿入するダブルクリックの最初のインスタンスをダブルクリックします。

    ダブルクリックして、フォーム名の一部として使用する最初のフィールドを挿入する

  6. [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスで [meeting] を開き、meetingTitle フィールドをクリックし、[OK] をクリックします。

    [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスでの "meetingTitle" フィールドの選択

  7. [数式] ボックスで、[ダブルクリックしてフィールドを挿入してください] が表示される 2 番目の箇所をクリックして選択します。ここではダブルクリックしません。

    ダブルクリックして、フォーム名の一部としてダッシュ文字を挿入する

  8. 二重引用符 (")、ダッシュ (-)、二重引用符を続けて入力します。

    フォームの名前の一部としてハイフンを挿入する

  9. [ダブルクリックしてフィールドを挿入してください] が表示される 3 番目の箇所をダブルクリックします。

    ダブルクリックして、フォーム名の一部として使用する別のフィールドを挿入する

  10. [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスの [meeting] を開き、meetingDate フィールドをクリックし、[OK] をクリックします。

    [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスでの "meetingDate" フィールドの選択

    [数式の挿入] ダイアログ ボックスは次のようになります。

    フォーム名を構築する、[数式の挿入] ダイアログ ボックス内の完成した数式

  11. [数式の挿入] ダイアログ ボックスで、正しい構文の数式を確認するには、数式の確認をクリックします。

  12. 数式にエラーがなければ、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。

データ接続の設定を完了する
  1. ウィザードで [次へ] をクリックします。

  2. ウィザードの次のページで、[このデータ接続の名前を入力してください] ボックスに、この送信データ接続のわかりやすい名前を入力します。

  3. [概要] の情報が正しいことを確認し、[完了] をクリックします。

  4. [閉じる] をクリックします。

  5. [新しいリソース] ビューの [保存] をクリックします。

両方の送信データ接続を使用するように送信オプションを変更する

  1. [ツール] メニューの [送信オプション] をクリックします。

  2. [送信オプション] ダイアログ ボックスで、[ユーザーによるこのフォームの送信を許可する] チェック ボックスをオンにします。

  3. [動作規則を使用してユーザー設定操作を実行する] をクリックし、[動作規則] をクリックします。

  4. [フォームを送信するための動作規則] ダイアログ ボックスの [追加] をクリックします。

  5. [動作の追加] をクリックします。

  6. [動作] ボックスで、[データ接続を使用して送信する] をクリックします。

  7. [データ接続] ボックスの一覧で、前のセクションで作成したドキュメント ライブラリへのデータ接続をクリックし、[OK] をクリックします。

  8. [動作の追加] をクリックします。

  9. [動作] ボックスの [データ接続を使用して送信する] をクリックします。

  10. [データ接続] ボックスの一覧の [メイン送信] をクリックし、[OK] をクリックします。

    [メイン送信] データ接続は、各出席者にフォームのコピーを送信するため使用します。

  11. [動作規則] ダイアログ ボックスの [名前] ボックスに「規則の送信」と入力し、この手順で作成した規則が識別できるようにします。

  12. [OK] を 2 回クリックします。

送信後にフォームが閉じられるようにフォーム テンプレートを構成する

  1. [送信オプション] ダイアログ ボックスの [詳細設定] をクリックします。

  2. [送信後] の一覧で、[フォームを閉じる] をクリックします。

  3. [OK] をクリックします。

  4. [新しいリソース] ビューの [保存] をクリックします。

フォーム テンプレートを発行する

フォーム テンプレートの変更後、ドキュメント ライブラリに発行して変更を展開する必要があります。

  1. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

  2. 発行ウィザードの最初のページで、[InfoPath Forms Services をインストール済み/未インストールの SharePoint サーバーへ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  3. ウィザードの次のページの [SharePoint サイトまたは InfoPath Forms Services サイトの場所を入力してください] ボックスに、SharePoint サイトのサイト コレクション内のドキュメント ライブラリの場所を入力し、[次へ] をクリックします。

  4. 次のページで、[ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. 次のページで、[既存のドキュメント ライブラリのフォーム テンプレートを更新する] をクリックします。

  6. [更新するドキュメント ライブラリ] ボックスの一覧で、ドキュメント ライブラリをクリックし、[次へ] をクリックします。

  7. [次ページ] をクリックします。

  8. 次のページで、表示された情報が正しいことを確認し、[発行] をクリックします。

    フォーム テンプレートが正常に発行された場合、ウィザードの最後のページに確認メッセージが表示されます。

フォーム テンプレートとサイトをテストする

  1. 発行ウィザードの最後のページで、[このドキュメント ライブラリを開く] をクリックし、[閉じる] をクリックします。

  2. ドキュメント ライブラリで [新規作成] をクリックします。

  3. 会議中にノートを取る要領でフォームに記入します。[開始時刻] に時間を入力したら、Tab キーを押して次のコントロールに移動します。[終了時刻] ボックス コントロールは、InfoPath で自動的に入力されます。

  4. [出席者] セクションの [電子メール] ボックスに会議の出席者の電子メール アドレスを入力します。他の出席者とその電子メール アドレスを追加するには、[出席者の追加] をクリックします。

  5. InfoPath ツールバーで、[送信] をクリックします。

  6. ダイアログ ボックスに正しい電子メール アドレスが表示されることを確認します。

  7. [送信] をクリックし、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。

会議ノートがドキュメント ライブラリに表示され、電子メールの受信トレイに新しい電子メール メッセージとして受信されます。

このフォーム テンプレートに基づくフォームをいくつか作成して送信することでシステムをテストした後は、システムを使用して会議ノートを保存および配布できるようになります。

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フォーム テンプレートを更新する

他のユーザーに、会議ノートを作成および保存してシステムを試してもらった後で、そのフィードバックに応じてフォーム テンプレートのデザインの変更が必要になる場合があります。フォーム テンプレートを変更するには、次の操作を行う必要があります。

  1. フォーム テンプレートをドキュメント ライブラリから開き、必要に応じてフォーム テンプレートを変更し、変更内容を保存します。

  2. フォーム テンプレートを発行し、ドキュメント ライブラリに対して変更内容を反映します。

ドキュメント ライブラリからフォーム テンプレートを開く

  1. ドキュメント ライブラリを開きます。

  2. [設定] をクリックし、[フォーム ライブラリ] をクリックします。

  3. [全般設定] には、[詳細設定] をクリックします。

  4. [ドキュメントのテンプレート] セクションの [テンプレートの URL] ボックスで、[テンプレートの編集] をクリックします。

  5. InfoPath にフォーム テンプレートの発行についてのメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

フォーム テンプレートの変更後、発行する前にフォーム テンプレートを保存します。

フォーム テンプレートを発行する

変更を加えた後のフォーム テンプレートは、ドキュメント ライブラリに発行する必要があります。

  1. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

  2. 発行ウィザードの最初のページで、[InfoPath Forms Services をインストール済み/未インストールの SharePoint サーバーへ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  3. ウィザードの次のページの [SharePoint サイトまたは InfoPath Forms Services サイトの場所を入力してください] ボックスに、SharePoint サイトのサイト コレクション内のドキュメント ライブラリの場所を入力し、[次へ] をクリックします。

  4. 次のページで、[ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. 次のページで、[既存のドキュメント ライブラリのフォーム テンプレートを更新する] をクリックします。

  6. [更新するドキュメント ライブラリ] ボックスの一覧で、ドキュメント ライブラリをクリックし、[次へ] をクリックします。

  7. [次ページ] をクリックします。

  8. 次のページで、表示された情報が正しいことを確認し、[発行] をクリックします。

  9. [閉じる] をクリックします。

    フォーム テンプレートが正常に発行された場合、ウィザードの最後のページに確認メッセージが表示されます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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