作成して、Outlook でパブリック フォルダーを共有します。

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Outlook のパブリック フォルダーは、組織内の特定のトピックまたはプロジェクトの情報を収集、整理、共有するのに最適な場所です。この場合の "パブリック" は、組織内のユーザーであれば誰でも閲覧できることを意味します。パブリック フォルダーにメッセージを投稿しても、全員に電子メールが送られるわけではないので、個人の受信トレイがあふれることはありません。むしろ、フォルダー内の興味ある投稿を好きなときに確認できます。

重要: Outlook でパブリック フォルダーを使うには、Microsoft Exchange Server と Exchange の電子メール アカウントが必要です。自宅用または個人用の電子メール アカウントの多くは、Exchange を使っていません。

手順 1: Exchange 管理者に確認する

所属する組織では、パブリック フォルダーが許可されていない、またはパブリック フォルダーの使い方についての方針が決まっていない可能性があります。まずはそのことについて管理者にご確認ください。パブリック フォルダーの使用が許可され、サポートされていても、最上位レベルのパブリック フォルダーがまだない場合は、Exchange 管理者に作成を依頼してください。

最上位レベルのフォルダーを使えるようになったら、Ctrl キーを押しながら 6 キーを押して、Outlook のフォルダー ウィンドウでフォルダーの内容を表示します。

手順 2: フォルダーを作成して名前を付ける

  1. Ctrl キーを押しながら 6 キーを押して、[パブリック フォルダー] をフォルダー ウィンドウで表示します。

    重要: フォルダー ウィンドウでのパブリック フォルダー ] セクションが表示されない場合は、ローカルの Exchange メール管理者を参照してください。用にセットアップする必要があります。

  2. [パブリック フォルダー] を右クリックし、[新しいフォルダー] をクリックします。

    パブリック フォルダー

  3. フォルダーに名前を付け、[OK] をクリックします。

ヒント: 

  • パブリック フォルダーを追加するには、 [お気に入り]フォルダーにします。[Outlook Web App で同じパブリック フォルダー内の特定の機能を実行、次のような作成、更新したりアイテムを削除することができます。予定表、連絡先、メール、投稿のパブリック フォルダーでは、これらのアクションを実行できます。

  • パブリック フォルダーをお気に入りに追加するには、フォルダーを右クリックし、[お気に入り] に追加] を選択します。

  • Outlook Web Appでお気に入りのフォルダーを使用する方法については、「 Outlook Web App のメッセージ フォルダーを操作する」を参照してください。

手順 3: ユーザーとグループにアクセス許可を設定する

既定では、Outlook は、具体的には権限を付与するのには、ユーザーが閲覧したり、フォルダーのコンテンツに投稿できるようにする必要があるため、パブリック フォルダーの作成者として、自分にしかアクセス許可を付与します。学習パブリック フォルダーのアクセス許可を変更する方法。

パブリック フォルダーを使う

以下は、組織でのパブリック フォルダーの典型的な使用例です。

オンライン ディスカッション

ディスカッション トピック別にサブフォルダーを作って保存します。必要に応じて、各サブフォルダーにアクセス許可を設定します (機密情報を含むフォルダーへのアクセスを制限することもできます)。各トピックに独自のモデレーターを指定して、アイテムを投稿するかどうかを判断したり、組織の基準に満たない投稿や、ポリシーに違反する投稿を削除したりできます。

予定表、連絡先リスト、タスク リストを共有する

予定表、連絡先、タスク、またはタスク リストを投稿に添付して、フォルダーにアクセスできるユーザーと情報を共有します。このように情報を 1 か所にまとめることで、チーム プロジェクトのコラボレーションやコミュニケーションが円滑になります。

メール フォルダーとパブリック フォルダーの違い

  • 電子メール フォルダーからパブリック フォルダーに切り替えると、フォルダー ウィンドウの上部にある [新しい電子メール] が [新しい投稿] に変わります。パブリック フォルダーでは通常、電子メール メッセージの送信ではなく、アイテムの投稿を行うからです。

  • パブリック フォルダーの投稿に返信する場合、[全員に返信] は表示されません。フォルダーの内容を表示できるユーザーなら誰でも投稿を閲覧できます。

Outlook フォルダーの詳細情報

Outlook フォルダーを切り替える

パブリック フォルダーのアクセス許可を設定または変更する

パブリック フォルダーを作成し、アクセス許可、ビュー、フォーム、およびルールを指定します。

パブリック フォルダーを作成するには、既存のパブリック フォルダー内のフォルダーを作成する権限が必要です。アクセス許可を取得する方法については、管理者を参照してください。

  1. [ファイル] メニューで、新規作成] をポイントし、[フォルダー] をクリックします。

  2. [名前] ボックスにフォルダーの名前を入力します。

  3. フォルダーを含む] ボックスに、フォルダーを作成する] をクリックします。

  4. フォルダーを配置する場所の選択] の一覧では、フォルダーの場所をクリックします。

    既存のアイテムとパブリック フォルダーをすぐに開始します。

    1. フォルダーの一覧で、ナビゲーション ウィンドウで、コピーするフォルダーをクリックします。

    2. [ファイル] メニューで、フォルダー] をポイントし、[名前のフォルダーにコピー] をクリックします。

    3. 一覧で、フォルダーのコピーを目的の場所をクリックします。

  1. [ フォルダー一覧、 ナビゲーション ウィンドウでは、[では、パブリック フォルダーを共有するを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

    共有フォルダーのアクセス許可を設定するパブリック フォルダーの所有者権限が必要です。一度に 1 つのフォルダーのアクセス許可を設定できます。

  2. [権限] タブをクリックします。

  3. [追加] をクリックします。

  4. 検索] ボックスで、共有する権限を付与するユーザーの名前を入力します。

  5. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

  6. [名前] リストでは、追加した人の名前をクリックします。

  7. アクセス許可] の下には、目的の設定を選択します。

    注: アクセス権を持つフォルダーに同じ権限] の一覧で [既定] をクリックしてすべてのユーザーに割り当てることができます。

次のいずれかの操作を行います。

  • ビューを一から作成します。

    1. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントして、[ビューの定義] をクリックします。

    2. [新規作成] をクリックします。

    3. [新しいビュー名] ボックスに、名前を入力します。

    4. ビューの種類] ボックスに、必要なビューの種類を選択します。

    5. 表示を取得できる場所を変更するには、[で使用できる] オプションをクリックします。

    6. [OK] をクリックします。

    7. さらに、[説明] ビューをカスタマイズするのにはボタンをクリックし、使用するオプションを選択します。

    8. オプションの設定が完了したら、[OK] をクリックします。

    9. ビューをすぐに使用するには、[ビューの適用] をクリックします。

  • 標準ビューに基づくビューを作成します。

    1. 新しいビューの基に表示に切り替えます。

    2. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントして、[現在のビューの編集] をクリックします。

    3. 変更の種類ごとにするのには、[説明] ボタンをクリックし、必要なオプションを選択します。

    4. 変更が完了したら、[ビューのカスタマイズ] ダイアログ ボックスを閉じます。

    5. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントして、[ビューの定義] をクリックします。

    6. フォルダーのフォルダー名のビュー ] ボックスに、現在のビュー設定] をクリックします。

    7. [コピー] をクリックします。

    8. [新しいビュー名] ボックスに、名前を入力します。

    9. ビューの使用条件を変更するには、[使用条件] のオプションをクリックします。

      注: 新しいビューは、サブメニューの現在のビューに追加されます ([表示] メニューの [並べ替え]をポイントします)。 

パブリック フォルダーの既定のビューを変更するには、フォルダーの所有者権限が必要で、1 つ以上のユーザー設定ビューをすべてのユーザーに表示されているフォルダーに定義されている必要があります。

  1. [ フォルダー一覧、 ナビゲーション ウィンドウでは、[では、パブリック フォルダーを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

  2. [管理] タブをクリックします。

    [管理] タブが表示されない場合は、所有者権限がありません。

  3. フォルダーの最初のビュー ] ボックスの一覧で、フォルダーを開くたびに表示するビューをクリックします。

    標準表示では、フォルダー内のアイテムの種類の既定の Outlook ビューが表示されます。

個人の共有フォルダーやパブリック フォルダーにフォームを追加するエディターや発行編集者、所有者の権限が必要です。パブリック フォルダーでは、所有者権限がある場合は、フォルダーを使用している他のユーザーに利用できるフォームを制限できます。

  1. フォルダー一覧、 ナビゲーション ウィンドウでは、では、フォルダーを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

  2. [フォーム] タブをクリックします。

  3. フォームは、このフォルダーに関連付けられているリストにフォームを追加するには、管理、] をクリックし、フォームを指定します。

  4. [閉じる] をクリックします。

  5. フォルダーを使用している他のユーザーに対して表示するフォームを制限するためには、このフォルダー内のフォームを許可する] オプションをクリックします。

パブリック フォルダーを作成またはにルールを変更するための所有者権限が必要です。

  1. [ フォルダー一覧、 ナビゲーション ウィンドウでは、[ではのルールを作成または変更するパブリック フォルダーを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

  2. [管理] タブをクリックします。

  3. [フォルダーのアシスタント] をクリックします。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • ルールを作成するには、ルールの追加] をクリックします。

    • 既存のルールを変更するには、一覧で、ルールをクリックし、[ルールの編集] をクリックします。

  5. 発生するアクションのアイテムが満たす必要がある条件を入力します。多くの条件の詳細設定を] をクリックします。

  6. 次の操作を実行するには、で、目的のオプションを選択します。

    注: ルールを作成するときに、既定でアクティブにします。

次のいずれかの操作を実行します。

  • 予定表を共有します。

    1. 新しいフォルダーを作成し、フォルダーが含まれているリストの予定表アイテムを選択します。

    2. [フォルダーを作成する場所] ボックスの一覧の [予定表] をクリックし、[OK] をクリックします。

    3. フォルダーには、会議やイベントを追加します。

  • 連絡先リストを共有します。

    1. 新しいフォルダーを作成し、フォルダーが含まれているリストの連絡先アイテムを選択します。

    2. フォルダーを配置する場所の選択] の一覧では、連絡先] をクリックし、[ OK] をクリックします。

    3. 連絡先をフォルダーに追加します。

      注: 共有の連絡先リストには、Outlook アドレス帳/連絡先が表示されます。

  • タスク リストを共有します。

    1. 新しいフォルダーを作成し、フォルダーが含まれているリストでタスクのアイテムを選択します。

    2. フォルダーを配置する場所の選択] の一覧では、タスク] をクリックし、[ OK] をクリックします。

    3. フォルダーにタスクを追加します。

      注: パブリック フォルダーには、タスク リストをコピーできますがの公開フォルダーに仕事の依頼をコピーまたはパブリック フォルダーのタスクの依頼を作成できません。

  • パブリック フォルダーに情報を投稿します。

    1. 情報を投稿するパブリック フォルダーを開きます。

    2. 既定のフォームを使って情報を投稿して、 [ファイル] メニューをクリックして、新規作成] をポイントし、[現在のフォルダーに投稿] をクリックします。

    3. フォームで、投稿に必要な情報を入力します。

    4. [投稿] をクリックします。

モデレーターによって管理されたパブリック フォルダーを作成します。

モデレーターによって管理されたフォルダーとして指定するためには、パブリック フォルダーの所有者権限が必要です。

  1. [ フォルダー一覧、 ナビゲーション ウィンドウでは、[では、パブリック フォルダーを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

  2. [管理] タブの [モデレート フォルダーをクリックします。

  3. モデレーターによって管理されたフォルダーとフォルダーを設定する] チェック ボックスを選択します。

  4. [新しいアイテムの転送] ボックスでは、着信メッセージを受信したユーザーの名前または確認のためのメッセージを保存する場所を別のパブリック フォルダーの名前を入力します。手順 6 で確認するモデレーターを指定します。

  5. オプション: モデレーターが新しいメッセージを受信したときに自動的に応答を送信] に新しいアイテムの返信] の下のオプションを選択します。

    次のいずれかのオプションを選びます。

    • 標準の応答   

      "送信物ありがとうございます。いくつかのフォルダーやディスカッション グループへの発信ができるかどうかが公開されていることを確認する検証されていることに注意してください。この場合がある遅延前に、他のユーザーが承認申請を表示することができます。"

    • ユーザー設定の応答   

      ユーザー設定の応答] をクリックし、[テンプレート] をクリックします。カスタムの返信のテキストを入力します。

    モデレーター受け取りませんこれらの応答のいずれかのメッセージを投稿したとき。

  6. を追加またはモデレーターにいる人の名前を削除するには、追加または削除をクリックします。

  7. オプション: 選択したモデレーターのプロパティを表示するには、プロパティをクリックします。

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