作成して、差し込み印刷では、Word 2016 for Mac を使用するレターを印刷します。

重要:  この記事は機械翻訳されています。機械翻訳についての「免責事項」をお読みください。この記事の英語版を参照するには、ここをクリックしてください。

メーリング リストの連絡先にバルク メールを送信するとき、宛名の差し込みを利用し、カスタマイズしたレターをまとめて作成できます。作成されるすべてのレターでレイアウト、書式設定、テキスト、グラフィックスが同じになります。レターの特定のセクションのみが異なり、カスタマイズされます。

宛名の差し込み機能を使ってレターを作成して印刷するには、次の 3 つのファイルが必要です。

  • メイン文書
    この文書に含められるテキストとグラフィック (ロゴや画像など) は、差し込み文書の各バージョンで同じとなります。レターの本文は同一のコンテンツの例です。

  • メーリング リスト
    この文書には、レターに情報を入力するために使用するデータが含まれます。メーリング リストには名前が入っています。たとえば、メイン文書はリスト内の名前にアドレス指定されるレターです。

  • 差し込み文書
    この文書はメイン文書とメーリング リストの組み合わせです。宛名の差し込みを使用すると、メーリング リストから情報が取得され、それがメイン文書に挿入されます。結果的に、連絡先ごとにメールがカスタマイズされます。

宛名の差し込みによるレターのカスタマイズと印刷は次の手順で実行します。

宛名の差し込みを開始する前に、レターを用意します。たとえば、予定されている行事についてユーザーに知らせる場合は、行事の名前、日付、時刻、場所を入力します。レターのすべての受信者にとって重要なことはその詳細です。

  1. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で、[差し込み印刷の開始]、[レター] の順にクリックします。

    定型書簡

  2. Word ですべてのユーザーに送信するレターの本文を入力します。

メーリング リストはデータ ソースです。Excel スプレッドシート、Outlook の連絡先のディレクトリ、Access データベース、Office アドレス一覧がデータ ソースになります。これには、Word がレターを作成する際に情報の取得元として使用するレコードが含まれています。

ヒント

  • まだメーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込み時に作成することができます。宛名の差し込みプロセスを開始する前に、データ レコードのすべてを収集し、データ ソースに追加します。

  • Excel スプレッドシートを使用している場合、ゼロが欠落しないように、郵便番号の列が文字列として書式設定されていることを確認します。

  • Outlook の連絡先を使用する場合、Outlook が既定のメール プログラムであることを確認します。確認するには、Apple Mail を開き、[メール] メニューで [ユーザー設定] を選択します。[一般] タブで [デフォルト メール ソフト] の隣にある [Microsoft Outlook] を選択します。

  • Apple Mail の連絡先を使用することもできます。Apple Mail が既定のプログラムになっていることをご確認ください。

  • 宛名の差し込みのデータ ソースとして FileMaker pro というデータベースを使用します。

  1. [差し込み文書] タブで、[宛先の選択] を選択してオプションを選択します。

    [差し込み文書] タブで [宛先の選択] が強調表示され、オプションが一覧表示されています

    選択

    操作

    新しい一覧を作成する

    宛名の差し込みの設定中に新しいアドレス一覧を開始する

    既存の一覧を使用する

    Excel スプレッドシートまたは別の種類のデータ ファイルをアドレス一覧として使用する

    Outlook の連絡先から選択する

    アドレス一覧に Outlook 連絡先から直接名前を選択する

    Apple の連絡先

    アドレス一覧に Apple アドレス帳から直接名前を選択する

    FileMaker Pro

    FileMaker Pro データベースからデータをインポートする

  2. 新しいリストを作成する場合、次の手順で行います。

    1. Word の [一覧のフィールドの編集] ダイアログ ボックスには、名、姓、住所など、いくつかの基本的な情報のためのフィールドが自動的に作成されます。メッセージ フィールドなど、新しいフィールドを追加する場合、このタイミングで追加してください。エントリの入力時にそのフィールドを入力できます。[新しいフィールド名] に追加するフィールドの名前を入力し、プラス記号 (+) を選択します。

      ヒント:  フィールドの順序を選択するには、移動するフィールドを選択し、上下の方向キーを使用し、フィールドを一覧内の任意の場所に移動します。

    2. すべてのフィールドを設定したら、[作成] を選択して一覧を作成します。

  3. 既存の一覧を使用する場合、次の手順で行います。

    1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

    2. Excel スプレッドシートを開く場合、[ブックを開く] ダイアログ ボックスで、使用するシートを選び、[セルの範囲] を空白のままにしてワークシート全体を使用するか、使用するデータのセル範囲を入力し、[OK] をクリックします。

  4. Outlook の連絡先Apple の連絡先から選択する場合、次の手順で行います。

    1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

    2. Outlook の連絡先の場合は、[クエリ オプション] ダイアログ ボックスの [宛先の選択] の横にある [すべてのレコード] を選択します。連絡先のリストで、バルク メールを送信する連絡先を選択し、[OK] をクリックします。

    3. Apple の連絡先の場合は、[クエリ オプション] ダイアログ ボックスの [Apple グループ連絡先] でバルク メールを送信するグループを選択し、[OK] を選択します。

    4. FileMaker Pro データベースの場合は、[FileMaker Pro データベースを選択し、データ ソースとして使用する] ダイアログ ボックスでデータベース ファイルを選択し、[開く] を選択します。

  1. [差し込み文書] タブで、[差し込みフィールドの挿入] を選択し、追加するフィールドを選択します。

    [差し込み文書] タブで [差し込みフィールドの挿入] が強調表示されています

    引き続きフィールドを追加し、レター上に必要なすべての情報を追加します。

  2. 残りの封筒で必要な外観になるように、レターのフィールドを書式設定します。たとえば、"名" フィールドと "姓" フィールドの間にスペースを含め、Return キーを押して [住所] フィールドの新しい行を開始します。

    ヒント: 宛先リストを並べ替えるか、宛先を削除するには、[差し込み文書] タブで [宛先のフィルター] を選択してから、[レコードの並べ替え] または [レコードの比較] を選択します。完了したら、[OK] を選択します。

  1. レターをプレビューするには、[差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] を選択します。レターをスクロールするには、[差し込み文書] タブで左右の方向キーを使用します。

    [差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] が強調表示されています

  2. さらに書式設定を変更するには、[結果のプレビュー] を選択します。差し込みフィールドを追加したり、削除したりできます。

  3. 希望するレターができたら、[差し込み文書] タブで [完了と差し込み]、[ドキュメントの印刷] の順に選択し、宛名の差し込みを完了します。

    [差し込み文書] タブで [完了と差し込み] と [文書の印刷] が強調表示されています

    ヒント: 印刷前に各レターを個別に確認して更新する場合は、[差し込み文書] タブで、[差し込みの完了]、[個々のドキュメントの編集] の順に選択します。作業が終了したら、[ファイル]、[プリント] の順にクリックして封筒を印刷します。

差し込み印刷文書を保存しても、次に大量の郵便物を発送するときに使用できるように、メーリング リストには接続されたままです。

差し込み印刷文書を再利用するには

  • 差し込み印刷文書を開き、Word から接続を維持するかの確認を求められたら、[はい] を選択します。

差し込み印刷文書内の住所を変更するには

  • 差し込み印刷文書を開いて、[アドレス帳の編集] を選択し、特定の住所を並べ替え、フィルター処理、および選択します。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×