会議室メールボックスと備品用メールボックス

全ユーザーが使用する必要のある会議室、社用車、備品がある場合、それらのリソースはすべてのユーザーが予約できるようにする必要があります。このような場合、各リソースについて Office 365 で会議室メールボックスまたは備品用メールボックスを作成することをお勧めします。たとえば、1 階の会議室用、メディア機器用、移動台車用にメールボックスを作成することができます。

会議室メールボックスまたは備品用メールボックスを作成すると、社内の全ユーザーが Outlook を使用して会議やイベント用にそのメールボックスを予約できます。次の 2 つのタブで使用方法設定方法について説明します。会議室メールボックスと備品用メールボックスについてよく寄せられる質問について説明します。

Outlook を起動し、新しい会議を作成します。ユーザーを追加する場合と同様に、会議室または備品を会議に追加し、[スケジュール アシスタント] を選ぶと、会議室または備品の最新の空き状況が予定表に表示されます。時間枠が空白の場合は利用できます。青色の場合は予約済みです。

Outlook でスケジュールした会議を開き、出席者の場合と同様に、会議から会議室や備品を削除します。これで、その会議室や備品が解放され、他のユーザーが予約できるようになります。

いいえ。依頼を承認または却下するユーザーは必要ありません。社内の誰かが会議室または備品を自動的に予約または管理できるようにするかどうかを決定できます。

いいえ。組織内のほとんどのユーザーは Office 365 を使用するためにライセンスが必要ですが、会議室メールボックスまたは備品用メールボックスにライセンスを割り当てる必要はありません。

いいえ。会議室メールボックスまたは備品用メールボックスの担当者は必要ありません。

会議室メールボックスまたは備品用メールボックスを使用するには、コンピューターから Outlook を開くか、Outlook on the web にサインインします。新しい会議をスケジュールし、他の従業員や顧客を招待する場合と同様に、会議室または備品を会議に追加します。これで予約は完了です。

  1. コンピューターで Outlook を起動します。

  2. [ホーム] タブで、[新しいアイテム]、[会議] の順に選びます。

    会議を計画するには、[ホーム] タブの [新規作成] で [新しいアイテム] を選択し、[会議] を選択します。

    または、予定表から [新しい会議] を選びます。

  3. [宛先] フィールドに、招待する出席者に加えて、予約する会議室または備品の名前も入力します。

    または、[宛先] をクリックし、一覧から会議室または備品をダブルクリックします。[OK] をクリックします。

    Outlook で会議室メールボックスを予約する
  4. [件名] 行に、予約または会議の目的を入力します。

  5. [場所] の値を変更するか、そのままにします。

  6. [開始時刻] と [終了時刻] を変更します。または、[終日イベント] を選びます。会議または予約を繰り返す場合は、上部の [定期的なアイテム] を選びます。

    会議時間を予約する

  7. 必要に応じて目的を説明するメッセージを入力し、ファイルを添付します。

  8. 他のユーザーがオンラインまたは電話で会議に参加できるようにするには、[Skype 会議] をクリックします。

  9. 招待した会議室、備品、ユーザーの空き状況を確認するには、上部の [スケジュール アシスタント] をクリックします。予定表で空き時間を選びます。

    会議室の備品を使用できるかどうかを確認する

    ヒント: スケジュールの予定表で青色は会議室または備品が予約済み、つまり空いていないことを示します。予定表で白色の領域 (つまり空いている時間) を選びます。

  10. 完了したら、[送信] を選びます。

会議室メールボックスまたは備品用メールボックスを設定するには、Office 365 管理センターに移動します (この操作には管理者アクセス許可が必要です)。メールボックスを作成し、会議やイベントの予約に使用できることを全ユーザーに知らせます。

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. Office 365 管理センターに移動します

  3. 会議室または備品を検索するか、[リソース]、[会議室と備品] の順に移動します。

    Office 365 のリソースに移動して、会議室や備品を選びます
  4. [追加] をクリックします。

  5. 会議室または備品のフィールドに入力します。

    Office 365 で会議室メールボックスを追加する
    • [会議室] または [備品]: 作成するメールボックスの種類。

    • [名前]: わかりやすい名前または簡単な説明。

    • [電子メール]: 会議室や備品の電子メール エイリアス。会議出席依頼を会議室または備品に送信するために必要です。

    • [定員]: 同時に会議室に収容できる、または備品を使用できる最大人数。

    • [場所]: 建物内または地域内の会議室の部屋番号または場所。

    • [電話番号]: 会議室の電話番号。これは、Skype for Business の使用時に生成される会議の電話番号とは異なります。

  6. [Add] を選びます。

  7. [詳細の表示] を選び、作成した会議室メールボックスまたは備品用メールボックスを確認します。

    または、[スケジュール オプションを設定する] を選んで、許可されている会議時間、予約期間などを変更します。

    会議室と備品の予約のオプションを編集する

  8. [保存]、[閉じる] の順に選びます。

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