会議室を検索する

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通常、会議出席依頼を作成するときは、会議またはイベントの開催場所を含めると便利です。会議室はアドレス帳を使用して検索できます。

注: この機能では、Microsoft Exchange Server 2007 アカウントを使用する必要があります。ほとんどの自宅での個人のアカウントでは、Microsoft Exchange は使用しません。Microsoft Exchange アカウントとを確認する方法の詳細については、アカウントが接続する、Exchange のバージョンでは、「参照」セクションのリンクを参照してください。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[会議出席依頼] をクリックします。

    ショートカット キー  新しい会議出席依頼を作成するには、Ctrl + Shift + Q キーを押します。

  2. [件名] ボックスに会議またはイベントの説明を入力します。

  3. 部屋が連絡可能で、 [場所] ボックスの横にあるを表示するアドレス帳を開くには、会議室をクリックします。 会議出席依頼の [会議室] ボタン

    [会議室] が表示されない場合は、次のいずれかの理由が考えられます。

    • 会議出席依頼ではなく、予定を開いている。

    • [ファイル] メニューで、会議出席依頼を開かずに、ツールバーの [新規作成] をクリックした。既定では、予定表で [ファイル] メニューの [新規作成] をクリックすると予定が開きます。

      いずれの場合も、他の人を 1 人以上追加するまで [会議室] が表示されません。追加すると、予定を会議出席依頼に変更できます。予定を会議出席依頼に変更するには、[予定] タブの [表示] で [スケジュール アシスタント] をクリックします。

  4. 会議出席依頼を入力し、送信します。

    方法

    1. [開始時刻] ボックスと [終了時刻] ボックスの一覧で、会議の開始時刻と終了時刻をクリックします。会議が終日イベントの場合は、[終日] チェック ボックスをオンにします。

      終日イベントは、午前 0 時から翌日の午前 0 時までの 24 時間継続するイベントです。

      注: 既定では、使用しているコンピュータ システムの現在のタイム ゾーン設定に基づいて会議のスケジュールが設定されます。他のタイム ゾーンに基づいて会議のスケジュールを設定する場合は、[会議] タブの [オプション] で [タイム ゾーン] をクリックします。

    2. 必要に応じて、受信者と共有する必要がある情報の入力、ファイルの添付、または会議ワークスペース サイトの作成を行います。

      会議ワークスペースの詳細については、会議ワークスペースの概要を参照してください。

    3. [会議] タブの [表示] で [スケジュール アシスタント] をクリックします。

      スケジュール アシスタントを使用すると、会議の開催に適した時刻を簡単に調べることができます。

    4. [出席者の追加] をクリックします。

    5. [出席者とリソースの選択] ダイアログ ボックスの [検索] ボックスに、会議出席依頼の送信対象となるユーザーまたはリソースの名前を入力し、[検索] をクリックします。

    6. 結果リストで名前を選択します。[必須出席者]、[任意出席者]、[リソース] のいずれかをクリックして、[OK] をクリックします。

      [必須出席者] と [任意出席者] に指定した出席者は [会議] タブの [宛先] ボックスに表示され、[リソース] に指定したリソースは [場所] ボックスに表示されます。

      スケジュール アシスタントの空き時間情報グリッドに、出席者の空き時間が表示されます。緑の縦線は会議の開始時刻を示し、赤の縦線は会議の終了時刻を示します。

      空き時間情報グリッド

      [時間の候補] ウィンドウには、会議に最適な時刻 (多数の出席者の予定が空いている時刻) が表示されます。会議に一番適した時刻が一覧の先頭に表示されます。候補として表示された時刻の中から選択するには、[時間の候補] ウィンドウで時刻の候補をクリックします。空き情報時間グリッドで手動で時刻を選択することもできます。

      [時間の候補] ウィンドウ

    7. 会議を定期的に開催する場合は、[会議] タブの [オプション] で [定期的なアイテム] をクリックし、定期的なパターンをクリックして、[OK] をクリックします。

      会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] タブが [定期的な会議] に変わります。

    8. [会議] タブの [表示] で [予定] をクリックします。

    9. [送信] をクリックします。

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