会議ワークスペース サイトで出席者を管理する

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会議ワークスペースの出席者リストでは、会議に招待されたユーザー、それらのユーザーが出席するかどうか、および出席に関して伝えたいメモ (遅くなることを開催者に伝えるなど) を把握できます。会議中または会議後に、リストを更新して実際に参加するユーザーを反映できます。

注: 出席者は、会議ワークスペース サイトのメンバー グループに自動的に割り当てられ、サイトの所有者がサイトのアクセス許可レベルをカスタマイズしていない限り、サイトの表示と投稿のアクセス許可が与えられます。他の出席者を追加または変更するには、会議ワークスペース サイトの所有者または会議の開催者である必要があります。詳細については、サイトを設定したユーザーまたは管理するユーザーに問い合わせてください。

この記事の内容

出席者リストを作成する方法

会議ワークスペース サイトを使用して会議出席者を追加する

会議出席者を編集する

会議出席者を削除する

出席者リストを作成する方法

出席者リストを作成する方法は、会議ワークスペース サイトの設定方法によって異なります。

会議ワークスペース サイトと互換性のある一部の予定表アプリケーションおよび電子メール アプリケーションによって、会議出席依頼の送信後に、会議ワークペース サイトの出席者リストが自動的に更新されます。出席者名には、会議出席依頼の [宛先] 行の名前が使用されます。

出席者が予定表アプリケーションおよび電子メール アプリケーションによって自動的に設定された場合、出席者には投稿アクセス許可レベルが与えられます。これにより、ページを表示し、リスト アイテムとドキュメントを編集することができます。アクセス許可レベルおよびユーザーが実行できる操作は親サイトから継承されますが、固有のアクセス許可を適用することができます。そのためには、会議ワークスペース サイトの設定で詳細なユーザー アクセス許可を修正します。アクセス許可レベルの変更の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

アクセス許可の自動的な付与に問題がある場合は、会議ワークスペース サイトで出席者をユーザーとして追加する場所を示すメッセージが表示されます。

出席者が自動的に設定されると、その出席者は会議ワークスペース サイトの出席者リストに表示されます。会議ワークスペース サイトと互換性のある予定表アプリケーションおよび電子メール アプリケーションでの会議ワークスペース サイトの設定の詳細については、そのアプリケーションのヘルプを参照してください。

電子メール アプリケーションまたは予定表アプリケーションから出席者を設定し、後で会議ワークスペース サイトで出席者を編集する場合、電子メール アプリケーションまたは予定表アプリケーションで、その情報を更新する必要があります。

サイトを使用して会議ワークスペース サイトを設定するか、電子メール アプリケーションまたは予定表アプリケーションによって自動的に出席者が追加されない場合、サイトの出席者リストを使用して出席者を更新する必要があります。

注: 

  • 会議ワークスペース サイトでは、1 つの出席者リストのみを使用できます。他の出席者 Web パーツを会議ワークスペース サイトに追加する場合、新しい出席者リストではなく、元の出席者リストの別のビューが表示されます。

  • Web ブラウザーで会議ワークスペース サイトを設定するときは、自分がアクセス許可を継承する場合、自分と、親サイトへのアクセス許可を既に持っている他の出席者に、会議ワークスペース サイトへのアクセス許可が与えられます。この機能を使用するには、有効な電子メール アドレス (たとえば、someone@example.com) またはユーザー名 (<ドメイン>\<名前>) を出席者リストに入力する必要があります。親サイトへのアクセス許可を持っていない出席者は、最初に管理者またはサイトの所有者からアクセス許可を得る必要があります。

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会議ワークスペース サイトを使用して会議出席者を追加する

  1. ホーム ページの [出席者] ボックスの下部にある [出席者の管理] をクリックします。

  2. [リスト ツール] の [アイテム] をクリックします。

  3. [新しいアイテム] をクリックします。

  4. [名前] ボックスに、その人の名前を入力し、[名前の確認] をクリックして、そのユーザーの名前がサイトに使用されているディレクトリサービスで見つかったかどうかを確認します。 ボタンの画像 タスクで作業するユーザーを検索するには、[ 参照参照] をクリックします。

  5. [コメント] ボックスに、ユーザーが会議に持参するアイテムや状態に関する情報などのコメントを入力します。このコメントは省略可能です。

  6. [返信] ボックスに、ユーザーが会議出席依頼を承諾したか、辞退したか、または仮承諾したかを指定します。

  7. [出席者] ボックスで、誰かが必須または任意の出席者であるか、会議の開催者であるかを指定します。

  8. [保存] をクリックします。

  9. 会議ワークスペース サイトに戻るには、上部のナビゲーションでその名前をクリックします。

    注: 

    • 出席者リストに追加された後に、会議ワークスペース サイトで自分や他の出席者が自動的にアクセス許可を得るかどうかは、会議ワークスペース サイトが作成されたときに使用されたアクセス許可設定によって異なります。

    • 会議主催者およびサイト所有者だけが、他の出席者を追加できます。

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会議出席者を編集する

  1. [出席者] ボックスの下部にある [出席者の管理] をクリックします。

  2. 出席者の名前をポイントして下向きの矢印を表示します。

  3. 表示された下向きの矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックします。

  4. 必要な情報を変更し、[保存] をクリックします。

注: 会議主催者、サイト所有者、または出席者だけが、返信または他の情報を変更できます。

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会議出席者を削除する

  1. [出席者] ボックスの下部にある [出席者の管理] をクリックします。

  2. 出席者の名前をポイントして下向きの矢印を表示します。

  3. 表示された下向きの矢印をクリックし、[アイテムの削除] をクリックします。

  4. アイテムを [ごみ箱] に送るかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。

    注: 

    • 会議主催者またはサイト所有者だけが、他の出席者を削除することができます。

    • 出席者リストそのものを会議ワークスペース サイトから削除することはできませんが、出席者リストを非表示にすることができます。会議ワークスペースのカスタマイズの詳細については、「参照」セクションを参照してください。

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