会議ワークスペースを作成、リンク、更新する

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会議ワークスペースを新規作成する

既存の会議ワークスペースにリンクする

会議出席依頼と会議ワークスペースの両方を更新する

会議出席依頼から会議ワークスペースのリンクを削除する

会議ワークスペースを削除する

会議ワークスペースを新規作成する

  1. 新規または既存の会議出席依頼を開き、[会議] タブの [出席者] で [会議ワークスペース] をクリックします。

  2. 会議出席依頼に以下の情報をまだ追加していない場合は追加します。

    • [宛先] ボックスに、出席を依頼する相手の名前または配布リスト名を追加します。これらの出席者名は、出席依頼の送信後にワークスペースの [出席者] リストに自動的に表示されます。

    • [件名] ボックスに、会議のタイトルを入力します。このタイトルはワークスペース上部に自動的に表示され、ワークスペース アドレスのサイト名として使用されます。

    • 会議の日時と場所を指定します。この情報は、ワークスペースのタイトルの下に自動的に表示されます。

      注: 会議を定期的に開催する場合は、[会議] タブの [オプション] で [定期的なアイテム] をクリックし、定期開催する会議の情報を入力します。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • 初めてワークスペースを設定する    

      これまでに会議ワークスペースを新規作成したことがない場合、または既存の会議ワークスペースにリンクしたことがない場合は、ワークスペースを配置する場所 (サーバー) を指定してから、使用する言語とテンプレートを選択する必要があります。

      1. [会議ワークスペース] 作業ウィンドウで [設定の変更] をクリックします。

        各設定の詳細については、作業ウィンドウ下部の [その他の情報] をクリックしてください。

      2. 作業ウィンドウの手順 1 で、ワークスペースの場所を選択します。

      3. 作業ウィンドウの手順 2. で、[新しいワークスペースの作成] をクリックし、テンプレートの言語と種類を選択します。これらの設定は、以降に作成するワークスペースの既定の設定となります。

      4. 設定が完了したら、[OK] をクリックして、最初の作業ウィンドウに戻ります。

      5. [作成] をクリックします。

        注: [作成] をクリックすると、ワークスペースが指定の場所に作成されます。違う場所やテンプレートでワークスペースを使用したい場合は、別のワークスペースを新たに設定して作成する必要があります。最初のワークスペースが不要になった場合は、削除する必要があります。

    • 追加のワークスペースを設定する    

      以前に会議ワークスペースを作成したことがある場合、または会議ワークスペースにリンクしたことがある場合は、そのときの場所とテンプレート設定が既定の設定値として、最初の作業ウィンドウに表示されます。次のいずれかの操作を行います。

      1. 新規のワークスペースに既定の設定を使用するには、作業ウィンドウで [作成] をクリックします。

      2. 既定値を変更するには、作業ウィンドウで [設定の変更] をクリックし、使用する設定を選択します。設定が完了したら、[OK] をクリックして最初の作業ウィンドウに戻り、[作成] をクリックします。

      3. ブラウザーを開いてワークスペースを表示するには、作業ウィンドウの [ワークスペースへ移動] をクリックします。または、会議出席依頼の本文に追加したリンクをクリックします。このとき、または後から、情報の追加やワークスペースのカスタマイズを行えます。

  4. 会議出席依頼を完了するには、Alt キーを押しながら Tab キーを押して Microsoft Office Outlook 2007 に戻ります。

  5. 次のいずれかの操作を行います。

    • 会議出席依頼を送信して、他のユーザーを会議およびワークスペースに招待するには、[送信] をクリックします。以前に送信済みの会議出席依頼の場合は、[変更内容を送信] をクリックします。

会議ワークスペースを作成またはリンクする方法については、会議ワークスペースのヘルプを参照してください。

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既存の会議ワークスペースにリンクする

注: 定期的なイベントが設定されている既存の会議ワークスペースにはリンクできません。

  1. 新規または既存の会議出席依頼を開き、[会議] タブの [出席者] で [会議ワークスペース] をクリックします。

  2. 会議出席依頼に以下の情報をまだ追加していない場合は追加します。

    1. [宛先] ボックスに、出席を依頼する相手の名前または配布リスト名を追加します。これらの出席者名は、出席依頼の送信後にワークスペースの [出席者] リストに自動的に表示されます。

    2. [件名] ボックスに、会議のタイトルを入力します。このタイトルはワークスペース上部に自動的に表示され、ワークスペース アドレスのサイト名として使用されます。

    3. 会議の日時と場所を指定します。この情報は、ワークスペースのタイトルの下に自動的に表示されます。

      会議を定期的に開催する場合は、[会議] タブの [オプション] で [定期的なアイテム] をクリックし、定期開催する会議の情報を入力します。

    4. 作業ウィンドウの下部にある [ヒント] で、テキストをクリックします。

    5. 作業ウィンドウの手順 1. で、リンクするワークスペースの場所を選択します。

    6. 作業ウィンドウの手順 2. で、[既存のワークスペースにリンク] をクリックし、使用するワークスペースを選択します。選択したワークスペースが正しいものかどうか判断できない場合は、[ワークスペースの表示] をクリックして確認します。

    7. 設定が完了したら、[OK] をクリックして、最初の作業ウィンドウに戻ります。

    8. [リンク] をクリックします。

  3. ブラウザーを開いてワークスペースを表示するには、作業ウィンドウの [ワークスペースへ移動] をクリックします。または、会議出席依頼の本文に追加したリンクをクリックします。このとき、または後から、情報の追加やワークスペースのカスタマイズを行えます。

  4. 会議出席依頼を完了するには、Alt キーを押しながら Tab キーを押して Office Outlook 2007 に戻ります。

  5. 次のいずれかの操作を行います。

    1. 会議出席依頼を送信して、他のユーザーを会議およびワークスペースに招待するには、[送信] をクリックします。以前に送信済みの会議出席依頼の場合は、[変更内容を送信] をクリックします。

    2. 会議出席依頼を送信せずに保存するには、[予定] タブの [オプション] で [保存して閉じる] をクリックします。この場合、出席者情報はワークスペースに送信されず、その他の会議の詳細 (件名、タイトル、日時、および場所) が送信されます。

Windows SharePoint Services 3.0 サイトで会議ワークスペースを作成またはリンクする方法については、会議ワークスペースのヘルプを参照してください。

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会議出席依頼と会議ワークスペースの両方を更新する

会議の出席者、場所、日付または時刻は会議出席依頼で更新できます。更新した情報が Outlook からワークスペースに送信されます。会議ワークスペースのその他の情報を変更するには、ワークスペースで変更を行う必要があります。

  1. ワークスペースへのリンクを含む会議出席依頼を開きます。

  2. [宛先]、[場所]、[開始時刻]、[終了時刻] の情報を必要に応じて変更します。

  3. 変更内容をすべてワークスペースおよび出席者に送信するには、[変更内容を送信] をクリックします。

注: 

  • 会議出席依頼を更新して [保存して閉じる] をクリックした場合、更新した情報が会議ワークスペースに送信されることはありません。更新した情報を送信するには、[変更内容を送信] をクリックする必要があります。

  • ワークスペースのその他の情報の変更については、ワークスペースのヘルプを参照してください。

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会議出席依頼から会議ワークスペースのリンクを削除する

会議出席依頼をワークスペースにリンクさせる必要がなくなった場合は、リンクとリンクに自動的に追加されたテキストを出席依頼の本文から削除できます。リンクを削除すると、会議出席依頼に変更を加えてもワークスペースは更新されません。リンクを削除しても、ワークスペースは削除されません。ワークスペースのリンクは、後で同じ会議出席依頼に追加したり、別の会議出席依頼に追加したりできます。ワークスペースを使用しないことがわかっている場合は、ワークスペースを削除することもできます。

注: 定期的な会議の会議出席を依頼する場合、その中の 1 つの会議だけを対象にリンクを削除することはできません。定期的な会議全体のリンクを削除する必要があります。それを行うと、そのワークスペースを会議出席依頼に再度リンクすることができなくなります。ただし、元の定期的な会議を別のワークスペースにリンクできます。

  • [会議ワークスペース] 作業ウィンドウで、[削除] をクリックします。メッセージ本文のリンクが削除されます。

ワークスペースを削除するには、そのワークスペースにアクセスして、削除に関するヘルプを参照してください。

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会議ワークスペースを削除する

会議ワークスペースは、Office Outlook 2007 から削除することはできません。サイトの削除は、ワークスペース、またはこのワークスペースがサブ Web として属する親 Web サイトから行うことができます。

サイトの削除方法の詳細については、ワークスペースのヘルプを参照してください。

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