会議ワークスペースの概要

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会議ワークスペースとは、1 つ以上の会議に関するすべての情報や資料を一元化するための Web サイトです。

会議ワークスペース サイトについて

会議ワークスペース サイトの部分

出席者、ユーザー、および会議ワークスペース サイトでサイトのグループ

会議ワークスペースについて

会議ワークスペース サイトは、1 つ以上の会議に必要なすべての情報や資料のリポジトリとして機能する Web サイトです。会議ワークスペース サイトは、Microsoft Office Outlook で会議出席依頼を作成するときに設定できます。会議出席依頼で指定した件名、出席者名、日付、時刻、および場所は、自動的に会議ワークスペース サイトに追加されます。この情報が後から変更された場合、会議ワークスペース サイトが自動的に新しい情報に更新されます。

注: 会議ワークスペース サイトで情報を変更した場合は、Outlook の会議出席依頼の情報を手動で更新する必要があります。

Microsoft Exchange アカウントを使用して Outlook で会議ワークスペース サイトを設定すると、会議出席依頼の本文にサイトへのリンクが自動的に追加されます。招待者は、このリンクをクリックすると、議題、ドキュメント、およびその他の会議関連情報を、会議ワークスペース サイトで表示および操作できます。会議中には、会議ワークスペース サイトを表示して、出席者名、決定事項、出席者に割り当てられたアクション アイテムや仕事などの情報を更新したり、議事録を発行したりできます。これらの機能により、会議を完全に記録して、後から参照できるようになります。

Microsoft SharePoint サービスおよび SharePoint の親サイトがある場合は、さまざまな場所から会議ワークスペース サイトを作成できます。新しい会議ワークスペース サイトが親の SharePoint サイトのサブサイトとして作成されます。SharePoint Services と互換性のある予定表と Outlook などのスケジュール プログラム イントラネット上の SharePoint Services サイト、会議ワークスペース サイトを作成する場所のいくつかの例です。既存の会議ワークスペース サイトを使用して会議ワークスペース サイトを作成することもできますが、この例では、新しいサイトが既存の会議ワークスペース サイトのサブ サイトをすることはできません。

Outlook と SharePoint Services の両方を同じ会議ワークスペース サイトにリンクされている複数の関連する会議、定期的な会議のように、1 つ以上の会議の会議ワークスペース サイトをセットアップすることができます。会議ワークスペース サイトを設定する代理人を割り当てることもできます。

注: Outlook 以外の電子メール プログラムを使用している場合は、そのプログラムのマニュアルを参照するか、システム管理者に問い合わせてください。

作成者が属する信頼済みドメインに作成された会議ワークスペース サイトには、同じ信頼済みドメインに属する有効な電子メール アドレスを持つ任意のユーザーを招待できます。外部サイトに作成された会議ワークスペース サイトには、有効な電子メール アドレスを持つすべての人がアクセスできます。

Microsoft Skype では、Microsoft Lync] などの SharePoint と互換性のあるインスタント メッセージング プログラムを使用している場合は、他の参加者との通信に会議ワークスペース サイトで出席者の一覧からそのプログラムを使用することができます。会議ワークスペース サイトに一緒に作業できるように、オンライン状態を出席者を確認することができます。

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会議ワークスペース サイトの構成要素

会議ワークスペース サイトは、Web パーツと呼ばれる情報の断片を含む 1 つ以上のページで構成されます。Web パーツの例としては、会議の詳細や、会議の計画、実行、およびフォローアップに共通して利用される情報の一覧が挙げられます。一覧の一般的なタイトルは、目的、議題、出席者、決定事項、仕事などです。一覧の他には、招待者が会議に関する資料を格納できるドキュメント ライブラリや画像ライブラリを追加できます。ホーム ページに既定で表示される一覧とライブラリは、会議ワークスペース サイトの作成時に選択するテンプレートによって異なります。

会議ワークスペース サイトに必要なすべての情報が含まれていない場合、ニーズに合わせてカスタマイズできます。会議ワークスペース サイトは、[サイトと SharePoint のヘルプに役立ちます。

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会議ワークスペース サイトの出席者、ユーザー、およびサイト グループ

会議ワークスペース サイトの出席者一覧は Outlook によって更新されますが、会議ワークスペース サイトへのアクセス権限が Outlook によって出席者に自動的に付与されることはありません。権限が自動的に付与されるかどうかは、会議ワークスペース サイトの種類によって異なります。

新しい会議ワークスペース サイトを作成し、サイトへのリンクを含む会議出席依頼を送信すると、出席者は自動的に寄稿者サイト グループに割り当てられ、会議ワークスペース サイトの読み取り権限と書き込み権限を有するユーザーとしてサイトに追加されます。会議開催者は、管理者サイト グループに割り当てられます。出席者への自動的な権限の付与に問題が発生した場合は、出席者をユーザーとして追加できる会議ワークスペース サイト内の場所を示すメッセージが会議開催者に送信されます。

会議出席依頼の送信後に既存の会議ワークスペース サイトにリンクした場合、次の条件のうちいずれかが満たされた場合は、すべての出席者にサイトへのアクセス権が自動的に付与されます。

  • 会議ワークスペース サイトを、親 Web サイトとは異なる独自の権限を設定して最初から作成した場合。

  • 会議ワークスペース サイトの権限設定が SharePoint 親サイトから継承されており、出席者が親サイトへのアクセス権限を保持している場合。

詳細については、会議ワークスペース サイトのヘルプを参照してください。

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