会議の予約

Microsoft Office Live Meeting 2007 クライアントでの会議は、会議室で開催される従来の会議とよく似ています。Outlook 用会議アドインを使用して、参加者が会議室に集まる会議と同じ方法で、Microsoft Office Live Meeting 2007 クライアントを使用する会議を予約できます。

以前にスケジュールされた Office Outlook の予定を、Live Meeting クライアントで開催されるものに変換することもできます。変換するときに、Microsoft Office Outlook 用会議アドインを使用して会議を作成する場合と同様に、会議の参加者を追加したり、参加者を出席者または発表者として定義したりすることができるほか、会議のオプションを設定することもできます。

代理人が、上司の代わりに Live Meeting または電話会議を予約することもできます。委任の詳細については、「自分のメールと予定表の管理を他のユーザーに許可する」ヘルプ トピックを参照してください。委任は Office Communications Server 2007 R2 でのみサポートされています。

Office Communications Server 2007 R2 を使用して会議招待状を作成するには

  1. 会議招待状を作成するには、次のいずれかの操作を行います。

    1. [会議] メニューの [Live Meeting の予約] をクリックし、[Office Communications Server] をクリックします。

    2. Outlook ツール バーの [Live Meeting の予約] をクリックし、[Office Communications Server] をクリックします。

    3. [会議] メニューまたは Outlook ツール バーで [Live Meeting の予約] をクリックします。

  2. [予定] タブの [件名] 行に、会議の説明を入力します。

  1. 招待状にユーザーを追加するには、次のいずれかの操作を行います。

    1. [予定] タブの [宛先] ボックスに、招待するユーザーの電子メール アドレスを省略せずに入力します。

    2. [予定] タブの [宛先] をクリックし、招待するユーザーをアドレス帳から選択します。

  2. 招待するユーザーの中で発表者とするユーザーを指名するには、実行している Microsoft Office Outlook のバージョンに応じて、会議出席依頼の [Live Meeting] ツール バーの [参加者/主催者]、[出席者/発表者]、または [発表者] をクリックします。[出席者] の一覧で、該当する名前と電子メール アドレスをクリックします。[追加] をクリックして、選択した名前を [発表者] の一覧に移動させ、[OK] をクリックします。

  3. 会議参加者が参加可能な時間をまだ確認していない場合は、[スケジュール] タブで、全員が参加可能な時間を確認し、その時間をクリックします。会議の開始時刻と終了時刻は、それぞれバーをドラッグして設定します。

  4. 会議のオーディオの種類を選択するには、次の操作を行います。

    1. 会議出席依頼ウィンドウの [Live Meeting] ツール バーで、[オーディオ] をクリックします。

    2. 参加者がインターネット経由で双方向通信に接続できるようにするには、[コンピューター オーディオを使用する] を選択します。

      注: 参加者が電話会議に接続するには、ヘッドセットまたはマイクとスピーカーが接続されたコンピューターが必要です。企業ネットワークの外部に参加者がいる場合は、電話会議にダイヤルイン会議を使用することをお勧めします。

    3. 参加者がヘッドセットまたはマイクとスピーカーが接続されたコンピューターを使用してミーティング オーディオに接続できるようにするか、または電話会議用の電話番号に電話を掛けて参加できるようにするには、[コンピューター オーディオを使用する、または電話を掛ける] をクリックし、電話会議の電話番号に対応する地域を選択します。会議に参加するために使用するパスコードを有効にするには、[ミーティングへの参加にパスコードを必要とする] をクリックします。

      注: ダイヤルイン会議は、Office Communications Server 2007 R2 で開催される電話会議の新しいオーディオ オプションです。ダイヤルイン会議の詳細については、「 」を参照してください。

    4. または、[電話会議サービスを使用してミーティングに電話を掛ける] を選択して、参加者が電話会議にダイヤルインできるようにします。

    5. [プロバイダー] ボックスに、電話会議プロバイダーの名前を入力します。

    6. [無料電話番号] ボックスに、会議の無料電話の市外局番と電話番号を入力します (例: +1-8001234567)。[有料電話番号] ボックスに、会議の有料電話の市外局番と電話番号を入力します。

    7. [参加者コード] ボックスと [主催者コード] ボックスに、電話会議への参加を希望する参加者または主催者に対して身分証明として入力を要求する参加者コードと主催者コードを入力します。参加者には主催者コードが表示されないようになっています。

  1. オーディオ オプションを設定したら、[Live Meeting オーディオのオプション] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

  2. アクセス制御設定を選択するには、次の操作を行います。

    重要: [任意のユーザーを招待] が既定でオンになっています。これは、電話会議の電話番号と電話会議 ID を知っていれば、だれでも電話会議に参加できることを意味します。電話会議への参加者を制限するには、電話会議を予約するときにアクセスに関する次の詳細オプションを構成します。

    1. 会議出席依頼ウィンドウの [Live Meeting] ツール バーで、[アクセス許可] をクリックします。

    2. 同じ Office Communications Server のユーザー アカウントを持つ参加者のみに会議への参加を許可するには、[ネットワーク内で招待] を選択します。

    3. 招待した参加者のみに会議への参加を許可するには、[ネットワーク内で招待 (制限付き)] を選択します。

    4. すべてのユーザーに会議への参加を許可するには、[任意のユーザーを招待] を選択します。

  3. 必要であれば、すべての受信者に送信するメッセージを入力することもできます。[予定] タブで、用意されているテキスト ボックスの点線上にメッセージを入力します。

  4. 会議招待状が完成したら、標準ツール バーの [送信] をクリックします。

Live Meeting サービスを使用して会議招待状を作成するには

  1. 会議招待状を作成するには、次のいずれかの操作を行います。

    • [会議] メニューの [Live Meeting の予約] をクリックし、[Live Meeting サービス] をクリックします。

    • Outlook ツール バーの [Live Meeting の予約] をクリックし、[Live Meeting サービス] をクリックします。

    • [会議] メニューまたは Outlook ツール バーの [Live Meeting の予約] をクリックします。

  1. 招待状にユーザーを追加するには、次のいずれかの操作を行います。

    • [予定] タブの [宛先] ボックスに、招待するユーザーの電子メール アドレスを省略せずに入力します。複数入力する場合は、各アドレスをセミコロンで区切ります。

    • [予定] タブの [宛先] をクリックし、招待するユーザーをアドレス帳から選択します。

  2. 招待するユーザーの中で発表者とするユーザーを指名するには、実行している Microsoft Office Outlook のバージョンに応じて、会議出席依頼の [Live Meeting] ツール バーの [参加者/主催者]、[出席者/発表者]、または [発表者] をクリックします。[出席者] の一覧で、該当する名前と電子メール アドレスをクリックします。[追加] をクリックして、選択した名前を [発表者] の一覧に移動させ、[OK] をクリックします。

  3. 会議参加者が参加可能な時間をまだ確認していない場合は、[スケジュール] タブで、全員が参加可能な時間を確認し、その時間をクリックします。会議の開始時刻と終了時刻は、それぞれバーをドラッグして設定します。

  4. 必要であれば、すべての受信者に送信するメッセージを入力することもできます。[予定] タブで、用意されているテキスト ボックスの点線上にメッセージを入力します。[ミーティング URL]、[ミーティング ID]、または [ミーティング キー] を指定する必要はありません。これらの情報は自動的に入力されます。

    重要: Live Meeting サービスの招待状では、点線の下には何も入力しないでください。ここに表示される文面は、参加者が会議に出席するために必要とする情報に置き換えられます。

  5. 会議出席依頼ウィンドウの [Live Meeting] ツール バーで、[ミーティングのオプション] をクリックします。会議のオプションの設定方法の詳細については、「スケジュールされた会議のオプションを Live Meeting サービス用に設定」を参照してください。

  6. 会議招待状が完成したら、標準ツール バーの [送信] をクリックします。

Outlook の標準的な会議出席依頼を Live Meeting の招待状に変換するには

  1. Outlook 予定表で、ミーティングをダブルクリックして出席依頼フォームを表示します。

  2. [会議] ツール バーで、[Live Meeting] をクリックするか、[この会議を Live Meeting にする] をクリックし、[Office Communications Server] または [Live Meeting サービス] を選択します。

  3. 上で説明されている手順に従って、 または の会議の予約を完了します。

他の人の代わりに Live Meeting を予約するには

  1. 他の人の予定表を開き、次のいずれかの操作を行います。

    • 会議の日時を選択し、[会議] ツール バーで [Live Meeting を予約する] をクリックするか、[Live Meeting を予約する] をクリックしてから [Office Communications Server] を選択します。

    • 既存の Outlook 会議を Live Meeting に変換します。[会議] ツール バーで、[Live Meeting] をクリックするか、[Live Meeting] をクリックしてから [Office Communications Server] を選択します。

  2. 上で説明されている手順に従って、 の会議の予約を完了します。

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