休暇を同僚の Outlook 予定表に追加する

Outlook 予定表では、時間を "予定あり" や "外出中" として簡単にマークできます。しかし、Office 365 を使用しておらず、予定表共有を有効にしていないのに、自分の休暇を同僚に明確に表示する必要がある場合、どうすればよいでしょうか。この記事では、同僚の予定表の使用可能な空き時間に影響を与えることなく、カスタマイズされた終日会議の出席依頼を同僚の予定表に追加する方法について説明します。

会議出席依頼を使用して休暇をスケジュールするプロセスは、2 段階に分かれます。最初に、休暇を同僚の予定表に追加することで、自分が不在であることを同僚に通知します。次に、自分の予定表で休暇を登録します。

手順 1: 休暇を同僚の予定表に追加する

予定表で時間を "外出中" としてマークすると、同僚が会議をスケジュールしようとしたときに、そのマークが表示されます。しかし、他のユーザーの空き時間情報に影響を与えたり、その予定表を書き換えたりすることなく、全員に自分の時間をあらかじめ通知できれば、便利だと思いませんか。自分の情報が予定表に終日イベントとして表示されるように設定すると、これを実現できます。ただし、通常の終日イベントは通常 "予定あり" に設定されますが、この終日イベントは空き時間として表示されます。同僚の空き時間情報には影響しません。

注: 会議出席依頼は、Outlook のユーザー間で送信されるように設計されています。Outlook で会議出席依頼の作成中に他のユーザーのスケジュールを表示できるようにするには、組織が Microsoft Exchange Server を使用している必要があります。

  1. 予定表の [ホーム] タブで、[新しい会議] をクリックします。

    キーボード ショートカット  新しい会議出席依頼を作成するには、Ctrl + Shift + Q キーを押します。

  2. [件名] ボックスに説明を入力し、必要に応じて、[場所] ボックスに場所を入力します。

  3. [開始時刻] および [終了時刻] の一覧で、休暇の開始時刻と終了時刻を選択します。休暇の場合、通常は終日です。これが当てはまる場合、[終日] チェック ボックスをオンにします。

    注: Outlook は既定で、コンピューターに現在設定されているタイム ゾーンをスケジュールに使用します。別のタイム ゾーンに基づいて休暇をスケジュールする場合は、[オプション] グループで [タイム ゾーン] をクリックします。

  4. [オプション] グループの [公開方法] のドロップダウン リストで、[空き時間] をクリックします。これが終日イベントであることを既に指定している場合は、[公開方法] が自動的に [空き時間] に設定されます。

    重要: 

    • [公開方法] 設定が [空き時間] に設定されていることをご確認ください。これにより、会議出席依頼の受信者は、会議出席依頼を受け取って、自分の予定表に送信者の休暇を追加することができます。ただし、休暇は受信者の予定表のどの時刻にも登録されません。受信者の予定表には、送信者の休暇期間が、スケジュールに使用できる空き時間として表示されたままです。

    • 終日イベントを選択すると、イベントの開始時刻は午前 0 時に設定されます。同僚が不規則な時刻に通知を受信しないように、[アラーム] 設定を [なし] に設定します。

  5. 受信者と共有する情報を入力します。

  6. 対象となる受信者を [宛先] 行に追加します。

  7. 休暇を他のユーザーに定期的に通知する場合は、[オプション] グループで、[定期的なアイテム] をクリックし、定期的なパターンを選んで、[OK] をクリックします。

  8. [送信] をクリックします。

[公開方法] を [空き時間] に設定してこの会議出席依頼を送信すると、イベントは、同僚の Outlook 予定表の各日の上部に、作業時間が登録されていない視覚的なリマインダーとして表示されます。

注: [終日イベント] を選択しなかった場合、イベントは、時間グリッド内に表示され、その日の上部には表示されません。ただし、空き時間としてマークされたままです。

手順 2: 自分の予定表に休暇を登録する

前のセクションの手順を実行した場合、送信した会議出席依頼は、他のユーザーの予定表に休暇が登録されないように空き時間としてマークされています。ただし、この休暇は、自分自身の予定表にも空き時間としてマークされます。今度は、自分用に別の予定を作成して、指定した時間中は自分が空いていないことを他のユーザーがわかるようにする必要があります。

よくある間違いは、元の出席依頼を送信した後、自分の予定表で会議出席依頼アイテムを開いて、[公開方法] 設定を [空き時間] から [外出中] に変更することです。しかし、この手順を実行すると、会議出席依頼を送信したすべてのユーザーに更新が送信され、[空き時間] が [外出中] に変更されるので、これを回避するために実行した手順は無駄になります。自分の予定表で、[公開方法] 設定を [外出中] に設定して、予定の複製を作成する必要があります。

他のユーザーが Outlook 予定表を使用して会議やその他のイベントをスケジュールする場合、自分の予定表のアクセス許可を変更して防止していない限り、他のユーザーにも自分の空き時間情報が表示されます。通常、予定、会議、およびイベントの [公開方法] は [予定あり] に設定されます。ただし、[公開方法] 設定を [外出中] に設定したアイテムを作成することもできます。[外出中] に設定されたアイテムは、[予定あり] に設定されたアイテムと同様と見なされます。つまり、他のユーザーはこの時間帯はこのユーザーが空いていないと判断します。表示上、この 2 種類は異なり、[外出中] に設定されたアイテムは紫色で表示され、[予定あり] に設定されたアイテムは、青色のテーマで識別されます。この表示上の違いにより、ユーザーが空いていない理由が明確にわかります。たとえば、競合している [予定あり] アイテムを移動することはできますが、休暇などの [外出中] アイテムはおそらく変更できない可能性があり、変更する意思もないでしょう。

  1. 予定表の [ホーム] タブで、[新しい予定] をクリックします。

  2. [件名] ボックスに、休暇の名前を入力します。

  3. [開始時刻] と [終了時刻] で、休暇の開始日と終了日をクリックします。

  4. [終日] チェック ボックスをオンにします。

  5. [公開方法] 設定を [外出中] に変更します。

  6. [保存して閉じる] をクリックします。

注: 他のユーザーに送付した最初の会議出席依頼を (自分の予定表からのみ) 削除してもかまいません。ただし、削除しないで予定表にそのまま残しておくと、計画が変更になったときに更新やキャンセルの通知を簡単に送信するために使用できます。

手順 1: 休暇を同僚の予定表に追加する

予定表で時間を "外出中" としてマークすると、同僚が会議をスケジュールしようとしたときに、そのマークが表示されます。しかし、他のユーザーの空き時間情報に影響を与えたり、その予定表を書き換えたりすることなく、全員に自分の時間をあらかじめ通知できれば、便利だと思いませんか。自分の情報が予定表に終日イベントとして表示されるように設定すると、これを実現できます。ただし、通常の終日イベントは通常 "予定あり" に設定されますが、この終日イベントは空き時間として表示されます。同僚の空き時間情報には影響しません。

注: 会議出席依頼は、Outlook のユーザー間で送信されるように設計されています。Outlook で会議出席依頼の作成中に他のユーザーのスケジュールを表示できるようにするには、組織が Microsoft Exchange Server を使用している必要があります。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントして、[会議出席依頼] をクリックします。

    キーボード ショートカット  新しい会議出席依頼を作成するには、Ctrl + Shift + Q キーを押します。

  2. [件名] ボックスに説明を入力し、必要に応じて、[場所] ボックスに場所を入力します。

  3. [開始時刻] および [終了時刻] の一覧で、休暇の開始時刻と終了時刻を選択します。休暇の場合、通常は終日です。これが当てはまる場合、[終日] チェック ボックスをオンにします。

    注: Outlook は既定で、コンピューターに現在設定されているタイム ゾーンをスケジュールに使用します。別のタイム ゾーンに基づいて休暇をスケジュールする場合は、[会議] タブの [オプション] グループで、[タイム ゾーン] をクリックします。

  4. [オプション] グループの [公開方法] のドロップダウン リスト ボックスで、[空き時間] をクリックします。これが終日イベントであることを既に指定している場合は、[公開方法] が自動的に [空き時間] に設定されます。

    重要: 

    • [公開方法] 設定が [空き時間] に設定されていることをご確認ください。これにより、会議出席依頼の受信者は、会議出席依頼を受け取って、自分の予定表に送信者の休暇を追加することができます。ただし、休暇は受信者の予定表のどの時刻にも登録されません。受信者の予定表には、送信者の休暇期間が、スケジュールに使用できる空き時間として表示されたままです。

    • 終日イベントを選択すると、イベントの開始時刻は午前 0 時に設定されます。同僚が不規則な時刻に通知を受信しないように、[アラーム] 設定を [なし] に設定します。

  5. 受信者と共有する情報を入力します。

  6. 対象となる受信者を [宛先] 行に追加します。

  7. 休暇を他のユーザーに定期的に通知する場合は、[会議] タブの [オプション] グループで、[定期的なアイテム] をクリックし、定期的なパターンを選んで、[OK] をクリックします。

    会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] タブが [定期的な会議] に変わります。

  8. [会議] タブの [表示] グループで [予定] をクリックします。

  9. [送信] をクリックします。

[公開方法] を [空き時間] に設定してこの会議出席依頼を送信すると、イベントは、同僚の Outlook 予定表の各日の上部に、作業時間が登録されていない視覚的なリマインダーとして表示されます。

注: [終日イベント] を選択しなかった場合、イベントは、時間グリッド内に表示され、その日の上部には表示されません。ただし、空き時間としてマークされたままです。

手順 2: 自分の予定表に休暇を登録する

前のセクションの手順を実行した場合、送信した会議出席依頼は、他のユーザーの予定表に休暇が登録されないように空き時間としてマークされています。ただし、この休暇は、自分自身の予定表にも空き時間としてマークされます。今度は、自分用に別の予定を作成して、指定した時間中は自分が空いていないことを他のユーザーがわかるようにする必要があります。

よくある間違いは、元の出席依頼を送信した後、自分の予定表で会議出席依頼アイテムを開いて、[公開方法] 設定を [空き時間] から [外出中] に変更することです。しかし、この手順を実行すると、会議出席依頼を送信したすべてのユーザーに更新が送信され、[空き時間] が [外出中] に変更されるので、これを回避するために実行した手順は無駄になります。自分の予定表で、[公開方法] 設定を [外出中] に設定して、予定の複製を作成する必要があります。

他のユーザーが Outlook 予定表を使用して会議やその他のイベントをスケジュールする場合、自分の予定表のアクセス許可を変更して防止していない限り、他のユーザーにも自分の空き時間情報が表示されます。通常、予定、会議、およびイベントの [公開方法] は [予定あり] に設定されます。ただし、[公開方法] 設定を [外出中] に設定したアイテムを作成することもできます。[外出中] に設定されたアイテムは、[予定あり] に設定されたアイテムと同様と見なされます。つまり、他のユーザーはこの時間帯はこのユーザーが空いていないと判断します。表示上、この 2 種類は異なり、[外出中] に設定されたアイテムは紫色で表示され、[予定あり] に設定されたアイテムは、青色のテーマで識別されます。この表示上の違いにより、ユーザーが空いていない理由が明確にわかります。たとえば、競合している [予定あり] アイテムを移動することはできますが、休暇などの [外出中] アイテムはおそらく変更できない可能性があり、変更する意思もないでしょう。

  1. [予定表] の [ファイル] メニューで、[新規作成] をポイントし、[予定] をクリックします。

  2. [件名] ボックスに、休暇の名前を入力します。

  3. [開始時刻] と [終了時刻] で、休暇の開始日と終了日をクリックします。

  4. [終日] チェック ボックスをオンにします。

  5. [公開方法] 設定を [外出中] に変更します。

  6. [保存して閉じる] をクリックします。

注: 他のユーザーに送付した最初の会議出席依頼を (自分の予定表からのみ) 削除してもかまいません。ただし、削除しないで予定表にそのまま残しておくと、計画が変更になったときに更新やキャンセルの通知を簡単に送信するために使用できます。

関連項目

Outlook の予定表を使う際のベスト プラクティス

他のユーザーとの会議の予定を設定する

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
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