他のユーザーのメールおよび予定表のアイテムを管理する

他のユーザーのメールおよび予定表のアイテムを管理する

他のユーザーの Outlook フォルダーを使用して作業する (フォルダーを共有して、自分の代わりに別のユーザーが操作できるように委任する) には、2 つの方法があります。

注: For business または他の Exchange ベースのアカウントをOffice 365が必要です。詳細については、次を参照してください。 Microsoft Exchange Server アカウントとは?します。

フォルダー共有を使用すると、他のユーザーがそのユーザーの 1 つ以上のフォルダーにアクセスできます。ただし、これには、あるユーザーが他のユーザーの代わりに作業できる権限は含まれません。たとえば、ユーザーは、別のユーザーのフォルダーにアクセスできても、その別のユーザーに送られてきたメール メッセージに返信したり、会議出席依頼に返答したりすることはできません。

代理人アクセスを使用すると、別のユーザーに自分の代理として操作する権限を与えることができます。 たとえば、自分の代わりにアシスタントに会議出席依頼を作成したり、会議出席依頼に返答したりしてもらいたいとします。 上司の受信トレイを監視したり、上司の代理としてメールを送信するアシスタントもいるものとします。

注: この記事の手順では、別のユーザーに代理人アクセス権限を付与したことを前提としています。 代理人アクセスの詳細については、「自分のメールと予定表の管理を他のユーザーに許可する」を参照してください。

この記事の内容

他のユーザーのメールボックスを自分のプロファイルに追加する

他のユーザーのフォルダーを開く

他のユーザーの代わりに会議出席依頼を送信する、または会議出席依頼に返答する

他のユーザーの代わりに電子メール メッセージを作成する、または電子メール メッセージに返信する

グループの代理としてメール メッセージを送信する

他のユーザーの [送信済みアイテム] に送信済みアイテムを保存する

他のユーザーのメールボックスを自分のプロファイルに追加する

他のユーザーのExchangeフォルダーを頻繁に使用する場合する可能性がありますが必要になるOutlookプロファイルに他のユーザーのExchangeメールボックスを追加します。これがOutlookを開くたびに自動的に他のユーザーのメールボックスを開きます。Exchangeメールボックス フォルダーの下にフォルダー ウィンドウに他のメールボックスが表示されます。

注: メールボックスを共有したユーザーは、 Exchangeメールボックスのルート フォルダーで表示されているフォルダーのアクセス権を付与する必要があります。

[フォルダーの表示] アクセス権を与える手順

上司側で、Outlook で次の操作を行います。

  1. Exchangeメールボックスのルート フォルダーを右クリックし、[フォルダーのアクセス許可] をクリックします。

  2. 代理人の名前をクリックします。

  3. [権限] の [その他] で [フォルダーの表示] チェック ボックスをオンにします。

  4. [OK] をクリックします。

代理人側で、Outlook で次の操作を行います。

  1. [ファイル]、[アカウント設定]、[アカウント設定] の順にクリックします。

    backstage ビューの [アカウント設定]

  2. 一覧で [電子メール] タブでExchangeアカウントの種類] をクリックし、[変更] をクリックし、[詳細設定] をクリックします。

  3. [詳細設定] タブの [次の追加のメールボックスを開きます] で、[追加] をクリックし、自分のユーザー プロファイルにメールボックスを追加するユーザーのメールボックス名を入力します。メールボックス名がわからない場合は、自分に代理人アクセス許可を与えたユーザーに問い合わせます。

他のユーザーのフォルダーを開く

  1. [ファイル]、[開く/エクスポート]、[他のユーザーのフォルダー] の順にクリックします。

    ヒント: 今後、この手順を行わないようにするには、この記事の「他のユーザーのメールボックスを自分のプロファイルに追加する」のフォルダー ウィンドウに他のユーザーのメールボックスを追加する手順を参照してください。

  2. [名前] ボックスに、自分に共有アクセス許可または代理人アクセス権を与えたユーザーの名前を入力するか、[名前] をクリックして一覧からユーザー名を選びます。

  3. [フォルダーの種類] の一覧で、開くフォルダーをクリックします。

他のユーザーの代わりに会議出席依頼を送信する、または会議出席依頼に返答する

上司への会議出席依頼を受け取るのに必要な権限を代理人に与えるには、上司が次の操作を行う必要があります。

  1. [ファイル]、[アカウント設定]、[代理人アクセス] の順にクリックします。

  2. [追加] をクリックし、代理人の名前を入力または選択して、[追加] をクリックします。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • [代理アクセス権の設定] ダイアログ ボックスで、上司の [予定表] フォルダーに対する [すべて (アイテムを参照、作成、変更できる)] アクセス権を代理人に与えます。

    • [OK] をクリックして [代理権限の設定] ダイアログ ボックスを閉じ、[代理人のみ。ただし、会議出席依頼と出欠の返答のコピーを自分宛てに送信する (推奨)] チェック ボックスまたは [代理人のみ] チェック ボックスをオンにします。

会議出席依頼に返信するには

  1. 他のユーザーへの会議出席依頼が自分に直接送信されない場合は、そのユーザーの受信トレイを開きます。

  2. 会議出席依頼を開きます。

  3. [承諾]、[仮承諾]、[辞退] のいずれかをクリックします。

会議出席依頼を送信するには

  1. 他のユーザーの予定表を開きます。

  2. [ホーム] タブの [新規作成] で [新しい会議] をクリックします。

  3. 通常どおり、出席者、件名、場所、開始時刻、および終了時刻を入力します。

他のユーザーの代わりに電子メール メッセージを作成する、または電子メール メッセージに返信する

  1. [電子メール] で、[ホーム]、[新しい電子メール] をクリックします。

    リボンの [新しい電子メール] コマンド

  1. [オプション] タブの [フィールドの表示] で [差出人] をクリックします。

  2. [差出人] ボックスに、代わりにメッセージを送信するユーザーの名前を入力します。

    アドレス帳の一覧から名前を選択するには、[差出人] をクリックします。

  3. 通常どおり、受信者、件名、およびメッセージの内容を追加します。

電子メール メッセージに返信するには

  1. 上司 (他のユーザー) のメールボックスで、上司の代わりに返信するメッセージを選びます。

  2. [ホーム] をクリック (メッセージを開いている場合は [メッセージ] をクリック) し、[返信]、[全員に返信] または [転送] をクリックします。

    リボンの [返信] グループ

  1. [オプション] タブの [フィールドの表示] で [差出人] をクリックします。

  2. [差出人] ボックスに上司の名前を入力します。アドレス帳の一覧から名前を選択するには、[差出人] をクリックします。[差出人] とボックスが表示されない場合、[オプション]、[差出人] の順にクリックします。

  3. 通常どおり、受信者、件名、およびメッセージの内容を追加します。

グループの代理としてメール メッセージを送信する

組織のアドレス帳に登録されているグループの代理人として送信するアクセス権が割り当てられているユーザーがメールを送信すると、そのメールはグループから送信されたメールとして表示されます。

  1. [電子メール] で、[ホーム]、[新しい電子メール] をクリックします。

    リボンの [新しい電子メール] コマンド

  1. [オプション] タブの [フィールドの表示] で [差出人] をクリックします。

  2. [差出人] ボックスに、代わりにメッセージを送信するグループの名前を入力します。

    アドレス帳の一覧からグループを選ぶには、[差出人] をクリックします。

  3. 通常どおり、受信者、件名、およびメッセージの内容を追加します。

他のユーザーの [送信済みアイテム] に送信済みアイテムを保存する

上司の代わりに代理人が電子メール メッセージや会議出席依頼を送信すると、各アイテムのコピーが代理人の [送信済みアイテム] に保存されます。

または、上司が代理人に [送信済みアイテム] への権限を与えることもできます。代理人は、自分の [送信済みアイテム] から上司の [送信済みアイテム] にアイテムを移動またはコピーできます。

上司は、次の操作を行います。

  1. フォルダー ウィンドウで [送信済みアイテム] フォルダーを右クリックします。

  2. [プロパティ] をクリックします。

  3. [権限] タブで、代理人の名前をクリックします。

  4. [権限] の [権限レベル] ボックスの一覧で、[すべて (アイテムを参照、作成、変更できる)] をクリックします。

  5. [OK] をクリックします。

    上司のメールボックスを自分のプロファイルに追加してある場合は、上司の [送信済みアイテム] フォルダーが代理人のフォルダー ウィンドウの [メールボックス - 上司] の下に表示されます。

注記: 

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