他のユーザーと Business Contact Manager データを共有する

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Business Contact Manager for Outlook 2010として、同僚はすべてのユーザーにとって重要なビジネス データを共有できます。アカウント、 ビジネス用連絡先、 営業案件、またはビジネス プロジェクトのレコードの情報は、 Business Contact Manager データベースに保存されます。このデータベースの作成者も、 データベースの所有者、ユーザーがデータベースを共有することができます。

注: 大きいレベルのセキュリティ、 共有データベースとローカル データベース間で送信されるすべてのデータを暗号化します。

この記事では、共有する方法と、 Business Contact Manager for Outlookデータベースの共有を停止する方法について説明します。

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Business Contact Manager データベースへのアクセスを管理する

Business Contact Manager データベースへのアクセスを管理する

データベースの所有者の場合は、データベースを共有し、お使いのコンピューター上のユーザーでは既にだれか、 ドメインの一部であるユーザーの選択されたユーザーにアクセス許可を付与できます。データベースにアクセスできるユーザーを変更することもできます。

注: ユーザーのコンピューターを同じワークグループのメンバーにすることができます。データベースの共有にドメインは必要ありません。

データベースにアクセスできるユーザーはレコードを更新、新しいレコードを作成およびレコードの [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。レコードを完全に削除することはできません。

ヒント: ネットワークにアクセスできないユーザーが、共有データベースのレコードのコミュニケーション履歴に一覧表示されているファイルにアクセスする必要がある場合は、コミュニケーション履歴にファイルをリンクするのではなく、[コメント] セクションでファイルを添付します。データベースのサイズの上限は 4 GB であり、ファイルを添付するとデータベースのサイズが増加します。

データベース所有者は、次の操作を行うことができます。

  • 他のユーザーとデータベースを共有するかどうかを選択します。

  • ユーザーごとにデータベースへのアクセスを許可または拒否します。

  • データベースにアクセスできるユーザーを変更します。

  • データベースを削除します。

  • データベースをバックアップします。

  • 以前にバックアップしたデータベースを復元します。

  • [削除済みアイテム] フォルダーを空にして、レコードを完全に削除します。

    注: [削除済みアイテム] フォルダーに残っているレコードは、すべてのユーザーが復元できます。

  • エラーをチェックし、データベースを修復します。

コンピューターの管理者場合は、次のことができます。

  • コンピューターに新しいユーザーを追加します。

  • そのコンピューター上の任意の共有データベース (他のユーザーが作成したデータベースを含みます) にアクセスします。

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データベースを共有する

データベースを共有するには、共有の管理ウィザードで次の手順に従います。

重要: 共有データベースに接続するには、各コンピューターをBusiness Contact Manager for Outlook 2010実行しなければなりません。

手順 1: データの共有を選択する

注: コンピューターで Microsoft Windows XP Home Edition を実行している場合は、他のユーザーとデータベースを共有することはできません。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックして、[共有の管理] をクリックします。

  3. 共有の管理ウィザードの [ビジネス データの共有または共有停止] ページで、[データを共有する] をクリックします。

  4. 異なるコンピューターを使用する同僚とデータベースを共有するには、[ネットワーク内にある他のコンピューターを操作しているユーザー] チェック ボックスをオンにします。

    共有の管理ウィザードの [ビジネス データの共有または共有停止] ページで、[ネットワーク内にある他のコンピューターを操作しているユーザーとデータを共有する] が選択されています。

  5. [次へ] をクリックします。

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手順 2: 電子メールのリンクおよび追跡の設定を変更するかどうかを決定する

電子メール メッセージをリンクおよび追跡している場合にデータベースを共有するときは、プライバシーとセキュリティに関する考慮事項があります。自分が唯一のユーザーであり、別のコンピューターからデータベースに接続するためにデータベースを共有する場合の方が、考慮事項は少なくなります。複数のユーザーとデータを共有する場合は、データベースのすべての情報を、そのデータベースにアクセスできるすべてのユーザーと共有します。

複数のコンピューターからデータベースにアクセスする唯一のユーザーである場合

データベースを使用する唯一のユーザーである場合、セキュリティに関する考慮事項は最小限に抑えられます (パスワードの安全性を保つことなど)。他のユーザーは電子メール メッセージを表示できないので、すべての電子メール アドレスでメールのリンクおよび追跡を有効にします。

注: ポータブル コンピューターなどでデータベースのオフライン コピーを使用するには Business Contact Manager データベースを共有する必要がありますが、その場合でもデータベースのユーザーは 1 人だけです。オフライン作業の詳細については、「Business Contact Manager を使用してオフラインで作業する」を参照してください。

データベースのユーザーが複数存在する場合

他のユーザーと Business Contact Manager データベースを共有する場合、電子メールのリンクおよび追跡の設定を管理するには、いくつかの方法があります。

  • 設定を変更してからデータベースを共有する     データベース内のレコードと電子メール メッセージを既にリンクしている場合は、他のユーザーに表示する電子メール メッセージのみを含むようにリンクおよび追跡の設定を変更し、他のユーザーに表示しないすべての電子メール メッセージを各レコードから削除できます。データベースの各ユーザーには、データベースにリンクされているすべての電子メール メッセージが表示されます。

  • 設定をそのまま使用する     いずれかのメッセージが自動的にリンクされている場合、データベースにアクセスできるすべてのユーザーが、リンクされているメッセージを表示できます。

  • 設定をすべて解除する     新しいメッセージはリンクされませんが、設定を解除する前にリンクしたすべてのメッセージは、データベースにアクセスするすべてのユーザーが表示できます。

注: これらのオプションで、コミュニケーション履歴項目を同僚をデータベースを共有する前に表示されないようにするには、既存の電子メール メッセージを削除できます。コミュニケーション履歴アイテムの削除についての詳細については、 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーション履歴の記録を参照してください。

設定を変更する電子メールへのリンクと追跡
の電子メールへのリンクと追跡の設定を変更するをクリックし、[キャンセル共有の管理ウィザードの [閉じる] をクリックし、[リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスを開きます。電子メール メッセージの追跡と設定を変更するリンクの詳細については、リンクと追跡 Business Contact Manager で電子メール メッセージを参照してください。

電子メールのリンクおよび追跡の設定を保持または解除する

共有の管理ウィザードの [電子メールのリンクおよび追跡の設定] ページで、[現在の電子メールのリンクおよび追跡の設定を維持する] が選択されています。

  1. 共有の管理ウィザードの [電子メールのリンクおよび追跡の設定] ページで、次のいずれかの操作を行います。

    • データベースを共有する前に設定を変更しない場合は、[現在の電子メールのリンクおよび追跡の設定を維持する] チェック ボックスをオンにします。

    • これ以上設定を保持しない場合は、[現在の電子メールのリンクおよび追跡の設定を維持する] チェック ボックスをオフにします。

      重要: データベースを共有する場合へのアクセス権を持つすべてのユーザーとこのデータベース内のすべての情報を共有します。自動リンクと、電子メール メッセージの追跡を設定する、既存および将来のすべての電子メール メッセージとその他のユーザー アカウントやビジネス用連絡先とリンクするコミュニケーション履歴アイテムがあるか、データベースにアクセスするすべてのユーザーにします。コミュニケーション履歴アイテム、既存の電子メール メッセージを共有したくない場合は、データベースを共有する前に、これらのアイテムを削除します。コミュニケーション履歴アイテムの削除についての詳細については、 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーション履歴の記録を参照してください。

  2. [次へ] をクリックします。

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手順 3: データベースのユーザーを選択する

他のユーザーとデータベースを共有するには、データベースへのアクセス権が必要なユーザーを選択する必要があります。既にコンピューターへのアクセス権があるユーザーにアクセスを許可することも、新しいユーザーにアクセスを許可することもできます。

重要: 共有データベースに接続するには、各コンピューターをBusiness Contact Manager for Outlook 2010実行しなければなりません。

既にコンピューターへのアクセス権があるユーザーを追加する
  • 共有の管理ウィザードの [ユーザーの選択] ページで、データベースを共有するユーザーの名前の横にあるチェック ボックスをオンにし、[次へ] をクリックします。

[ユーザーの選択] ページに一覧表示されないユーザーを追加する

注: データベースへのアクセスを許可できるのは、データベース所有者のみです。

  1. [ユーザーの選択] ページで、[新しいユーザーの追加] をクリックします。

  2. [ユーザーの追加] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • コンピューターがワークグループのメンバーである場合   

      1. 一時パスワード] ボックスで、ユーザーが以前に使用できませんが、 パスワードを入力します。
        この一時パスワードを 1 回のみ使用できます。初めてこの新規ユーザーが、Business Contact Manager データベースにアクセスするユーザーは、この一時パスワードを入力し、[現在のネットワークまたはローカルのパスワードを入力する表示されます。その時間の転送] からは、ユーザーのネットワーク パスワードは、両方のネットワークと、データベースのユーザー アクセスを付与します。

        注: ユーザーごとに一時パスワードを入力する必要があります。使用するパスワードはすべて、一時パスワードか永続的なパスワードかに関係なく、ローカル ネットワークで設定されているセキュリティ標準に準拠している必要があります。パスワードを空白にすることはできません。

      2. [パスワードの確認] ボックスに、一時パスワードを再入力します。

      3. 新しいユーザーが、コンピューター上のその他のファイル (データベースも含む) にアクセスできるようにするだけでなく、コンピューターへのログオンとログオフを行うアクセス許可も持たせる場合は、[このユーザーにこのコンピューターへのログオンを許可する] チェック ボックスをオンにします。

    • コンピューターがドメインのメンバーである場合   

      1. ユーザーのメンバーであるドメインの名前を入力します。

      2. お使いのコンピューターへのアクセスを許可するユーザーのユーザー名を入力します。この名前は、同じユーザー名 (またはログイン ID) でなければなりませんネットワークにログインするときに、ユーザーが入力します。
        - または -
        ] をクリックするユーザー名とドメインを検索する参照します。

  3. [次へ] をクリックします。

    ヒント: 共有データベースへのアクセスを許可された同僚に、レコードを割り当てることができます。たとえば、データベースへのアクセスを許可された同僚にアカウントを割り当てるには、アカウント レコードの [全般] ページの [担当者] ボックスの一覧で、その同僚の名前をクリックします。

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手順 4: 現在のコンピューターの設定で他のユーザーがデータベースにアクセスできることを確認する

他のユーザーとローカル データベースを共有するには、アクセスを許可する、コンピューター上の設定を調整する必要があります。これらの設定を変更するのには、 Business Contact Manager for Outlookを許可しているが、変更したくない任意の設定の横にあるチェック ボックスをクリアすることもできます。 をお勧めします。

注記: 

  • 共有の管理ウィザードの最初の手順で [ネットワーク内にある他のコンピューターを操作しているユーザー] チェック ボックスをオンにした場合にのみ、[データベース共有のためのコンピューター設定の確認] ページが表示されます。

  • これらの変更を行うことを許可したり、自分でこれらの変更を行ったりするには、管理者としてログオンする必要があります。管理者でない場合は、コンピューターの管理者に、管理者としてログオンして代わりに変更を行うように依頼してください。

  1. データベースを共有するためのコンピューターの設定を確認] ページで、共有の管理ウィザードの選択を変更する設定を確認する] チェック ボックスの一覧を表示するすべての設定のBusiness Contact Manager for Outlookが変更されます。

  2. [次へ] をクリックします。

  3. [変更が必要な設定] の下の [設定] ボックスで、変更が必要な項目を確認します。

  4. [設定] ボックスの横にある、詳細情報を表示する項目の名前をクリックします。推奨される変更を行わない場合は、その設定の横にあるチェック ボックスをオフにします。

  5. 次へ進む準備ができたら、[次へ] をクリックします。

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手順 5: ウィザードの最後のページを完了し、データベースへのアクセスを許可することを確認する

  1. 共有の管理ウィザードが完了したら、このウィザードの [データベース アクセスの許可] ページの [データベースへのアクセス権を与えるユーザー] で、共有データベースへのアクセス権を取得するユーザーの一覧を確認します。

  2. この場合、次の操作を行うことができます。

    • 戻って、ユーザーの追加または削除などの変更を行う場合は、[戻る] をクリックします。

    • データベースにアクセスするのには、リスト内のすべてのユーザーをできるようにする場合は、[完了] をクリックします。

    • データベースを共有しない場合は、[キャンセル] をクリックします。

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手順 6: 各ユーザーにコンピューター名およびデータベース名を知らせる

コンピューター名およびデータベース名のある場所   

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックします。

  3. [データベースの管理] セクションの [データベース名] の横に、コンピューター名とデータベース名が表示されます (<コンピューター名>¥<データベース名>)。

  4. 共有データベースへの接続に関する情報も入手する必要があります。

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データベースへのユーザーのアクセス権を追加または削除する

データベースが既に共有されている場合、他のユーザーにデータベースへのアクセス権を付与したり、他のユーザーのアクセス権を削除したりできます。

ヒント: 共有データベースへのアクセスを許可された同僚に、レコードを割り当てることができます。たとえば、データベースへのアクセスを許可された同僚にアカウントを割り当てるには、アカウント レコードの [全般] ページの [担当者] ボックスの一覧で、その同僚の名前をクリックします。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックし、[共有の管理] をクリックします。

  3. 共有の管理ウィザードで、[共有の Business Contact Manager データベース] ページで、の手順をクリックします。
    [このコンピューターにアクセスできるユーザー ] ボックスのすべてのユーザーが共有データベースにアクセスするユーザーの一覧が表示されます。

    注: 既定では、[このコンピューターに管理者が、この一覧に表示されますが、具体的に追加する場合を除き、 ドメインの管理者を含めることはありません。すべての管理者ユーザー: ボックスの一覧で、自分のユーザー アカウントを表示するかどうかに関係なく、すべてのデータにアクセスできます。管理者の詳細については、次を参照してください。管理者がかどうかを知る方法?します。

  4. 次の操作を行います。

    • データベースを共有するユーザーの名前の横にあるチェック ボックスをオンにします。

    • アクセス権を削除するユーザーの名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。

    • 一覧されていないユーザーを追加するには、ページで、[新しいユーザーの追加] をクリックし、前述の[ユーザーの選択] ページでユーザーに一覧されていないユーザーの追加の指示に従います。

      注: この一覧に新しいユーザーを追加するには、データベース所有者である必要があります。

  5. [次へ] をクリックして、ウィザードを完了します。

  6. 各ユーザーにコンピューター名およびデータベース名を知らせます

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データベースの共有を停止する

注: レコードが割り当てられている同僚とのデータベースの共有を停止すると、それらのレコードの "担当者" フィールドは空白になります。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックして、[共有の管理] をクリックします。

  3. 共有の管理ウィザードの [Business Contact Manager データベースの共有] ページで、[データを共有しない] をクリックします。

    共有の管理ウィザードの [ビジネス データの共有または共有停止] ページで、[選択したデータを共有しない] が選択されている。

  4. [次へ] をクリックして、ウィザードを完了します。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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