他のユーザーとの会議の予定を設定する

他のユーザーとの会議の予定を設定する

1 人または複数の人に会議出席依頼を送信できます。Outlook は依頼を受諾した人を追跡記録し、会議のために予定表の時間を抑えます。会議出席依頼を作成すると、添付ファイルを追加したり、場所を手配したり、スケジュール アシスタントで会議に最適な時間を選択したりできます。

実行する操作を指定してください。

新しい会議の日程を決めるとき、会議のトピックを設定したり、出席者を選択したり、会議の時と場所を指定したりできます。会議依頼の回答は受信トレイに表示されます。

  1. [ホーム] タブの [新規作成] で、次のいずれかの操作を行います。

    • [受信トレイ] から、[新しいアイテム]、[新しい会議] の順に選択します。

      会議を計画するには、[ホーム] タブの [新規作成] で [新しいアイテム] を選択し、[会議] を選択します。

    • 予定表で、[新しい会議] をクリックします。

      リボンの [新しい会議] コマンド

    ヒント: キーボード ショートカットの Ctrl+Shift+Q を利用して新しい会議依頼を作成することもできます。

  2. [宛先] ボックスに出席者を追加できます。

    注: [会議] タブの [表示] の [スケジュール アシスタント] を使用して出席者を追加したり、削除したりすることもできます。

  3. [件名] ボックスに、会議の内容を入力します。

  4. [場所] ボックスで会議の場所を受信者に伝えます。

    ヒント: Microsoft Exchange アカウントを使用する場合、[会議室] をクリックし、空き状況を確認し、会議室を予約します。

  5. 次のいずれかのオプションを選びます。

    • 特定の開始時刻と終了時刻を指定するには、[開始時刻] 一覧と [終了時刻] 一覧で会議の開始時刻と終了時刻をクリックします。

    • 終日イベントの場合、[終日イベント] チェック ボックスを選択します。真夜中から真夜中まで続く 24 時間のイベントとしてイベントが表示されます。

    注:  別の時間帯で会議の日程を決めるには、[会議] タブの [オプション] で [タイム ゾーン] をクリックします。

  6. 会議出席依頼メッセージ ボックスに、受信者と共有する情報があれば入力します。

    ヒント: ファイルを添付することもできます。[挿入] タブで、[ファイルの添付] を選択し、会議依頼に追加するファイルを選択します。

  7. [スケジュール アシスタント] をクリックします。Exchange アカウントのスケジュール アシスタントでは、受信者と会議リソース (会議室など) がいつ空いているかを分析して、会議に最適な日時を見つけることができます。

    ヒント: Exchange アカウントを使っていない場合は、[スケジュール] をクリックします。

  8. 次のいずれかのオプションを選びます。

    • [出席者の追加] をクリックし、[必須]、[任意]、または [リソース] の各ボックスに、受信者名、電子メール アドレス、またはリソース名 (セミコロンで区切ります) を入力します。

      ヒント: Exchange アカウントを使っていない場合は、[出席者の追加]、[アドレス帳から追加] の順にクリックします。

    • [検索] ボックスに出席者候補の名前を入力し、[検索] をクリックします。結果一覧から名前を選択し、[必須出席者]、[任意出席者]、[リソース] のいずれかをクリックします。

    注記: 

    • 縦の線は、会議の開始時刻と終了時刻を表します。この線をクリックして、新しい開始時刻と終了時刻にドラッグします。

    • Exchange アカウントの場合、空き時間情報グリッドには、出席者の空き時間が表示されます。緑の縦線は、会議の開始時刻を示します。赤の縦線は、会議の終了時刻を示します。

      Outlook の空き時間情報グリッド

  9. Exchange アカウントの場合、[会議室の検索] ウィンドウに (ほとんどの出席者が空いている) 会議の開催に最適な時間の候補が表示されます。会議時間を選択するには、[時間の候補] セクションで [会議室の検索] ウィンドウで時刻の候補をクリックする、または空き情報時間グリッドで時刻を選択します。

  10. 出席者が追加された後、会議出席依頼に戻るには、リボンの [予定] をクリックします。

    注: 会議の時間を設定したら、その会議を繰り返さない場合、[送信] を選択します。あるいは、会議の本文にさらに情報を追加する場合、[予定] を選択します。

  11. 次のいずれかのオプションを選びます。

    • 定期的な会議にしない場合、[送信] をクリックします。

    • 定期的な会議にする場合、[定期的な予定の設定] に移動します。

  1. [会議] の [パターン] をクリックします。

    リボンの [定期的なアイテム] コマンド

    注: キーボード ショートカットの Ctrl+G を利用し、会議を定期的に繰り返すように設定します。

  2. 目的の定期パターンのオプションを選択し、[OK] をクリックします。

    注: 会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] タブが [定期的な会議] に変わります。

  3. 会議出席依頼を送信するには、[送信] をクリックします。

実行する操作を指定してください。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントして、[会議出席依頼] をクリックします。

    注: キーボード ショートカットの Ctrl+Shift+Q を利用して新しい会議依頼を作成します。

  2. [件名] ボックスに、説明を入力します。

  3. [場所] ボックスに説明を入力するか、[会議室] をクリックし、Microsoft Exchange の自動スケジューリングに利用できる部屋から選択します。

  4. [開始時刻] 一覧と [終了時刻] 一覧で、会議の開始時刻と終了時刻を選択します。終日イベントの場合、[終日イベント] チェック ボックスを選択します。

    終日イベントは、真夜中から真夜中まで続く 24 時間のイベントです。

    注: 既定では、コンピューターの現在の時間帯設定で会議が計画されます。別の時間帯で会議の日程を決めるには、[会議] タブの [オプション] で [タイム ゾーン] をクリックします。

  5. 受信者に伝えたい情報があれば入力し、ファイルを添付し、会議ワークスペースを作成します。

    会議ワークスペースの詳細については、「関連項目」セクションを参照してください。

  6. [会議] タブの [表示] グループで [スケジュール アシスタント] をクリックします。

    スケジュール アシスタントは、会議に最適な時間を見つけるのに役立ちます。

  7. [出席者の追加] をクリックし、[アドレス帳から追加] をクリックします。

  8. [出席者とリソースの選択] ダイアログ ボックスの [検索] ボックスに、会議に招待する人またはリソースの名前を入力します。[その他のフィールド] オプションで検索する場合、[検索] をクリックします。

  9. 検索結果にある名前を選択し、[必須出席者]、[任意出席者]、[リソース] をクリックし、[OK] をクリックします。

    [必須出席者] と [任意出席者] の出席者は [会議] タブの [宛先] ボックスに表示されます。[リソース] は [場所] ボックスに表示されます。

    空き時間情報グリッドには、出席者の空き時間が表示されます。 緑の縦線は、会議の開始時刻を示します。 赤の縦線は、会議の終了時刻を示します。

    空き時間情報グリッド

    [時間の候補] ウィンドウには、会議にちょうど良い時間が表示されます。この時間は、最も多くの出席者にとって都合の良い時間として定義されるものです。会議に最適な時間がウィンドウの一番上に表示されます。候補時間を選択するには、[時間の候補] ウィンドウで候補になっている時間をクリックします。空き時間情報グリッドで時間を手動選択することもできます。

    [時間帯の候補] ウィンドウ

  10. 会議を定期的に繰り返すには、[会議] タブの [オプション] で [定期的なアイテム] をクリックし、定期的なパターンを選択し、[OK] をクリックします。

    会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] タブが [定期的な会議] に変わります。

  11. [会議] タブの [表示] グループで [予定] をクリックします。

  12. [送信] をクリックします。

  1. 変更する会議のアイテムを開きます。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • 定期的な予定ではない 1 つの会議のオプションを変更する   

      • 変更する必要があるオプション (件名、場所、時刻など) を変更します。

      • [更新内容の送信] をクリックします。

    • 定期的な予定のすべての会議のオプションを変更する   

      • [定期的なアイテムを開く] をクリックします。

      • 変更する必要があるオプション (件名、場所、時刻など) を変更します。

      • 定期的なアイテムのオプションを変更するには、[定期的な会議] タブの [オプション] で、[定期的なアイテム] をクリックします。時間、パターンの設定、期間などのオプションを変更して、[OK] をクリックします。

      • [更新内容の送信] をクリックします。

    • 定期的な予定である 1 つの会議のオプションを変更する   

      • [この予定を開く] をクリックします。

      • [定期的な会議] タブで、オプション (件名、場所、時刻など) を変更します。

      • [更新内容の送信] をクリックします。

ヒント: [予定表] では、会議を他の日付にドラッグできます。また、件名を編集できます。説明の文字列をクリックし、F2 キーを押して、変更を入力してください。

  1. 定期的に開催する会議のアイテムを開きます。

  2. [会議] タブの [オプション] で [定期的なアイテム] をクリックします。

  3. 会議を繰り返す頻度として []、[]、[]、[] を選択し、その頻度のオプションを選択し、[OK] をクリックします。

  4. [更新内容の送信] をクリックします。

  1. 非公開にする会議を作成するか、または開きます。

  2. [会議] タブの [オプション] で [オプション] をクリックし、[非公開] をクリックします。

重要: 非公開機能は、他のユーザーが会議、連絡先、タスクの詳細情報にアクセスすることを完全には防止できません。非公開としてマークしたアイテムを他のユーザーが見ることができないようにするには、[予定表]、[連絡先]、[タスク] の各フォルダーの読み取りアクセス許可を与えないようにします。フォルダーの読み取りアクセス許可を付与されたユーザーは、プログラムや他の電子メール アプリケーションを使用して、非公開アイテムの詳細を表示できます。非公開機能は、信頼できるユーザーとフォルダーを共有している場合にのみ使用します。

次のいずれかの操作を行います。

  • 作成したすべての新しい会議に対して    

    • [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

    • 新しい会議のアラームを自動でオンまたはオフにするには、[既定で使用するアラーム] チェック ボックスを選択するか、選択解除します。

    • チェック ボックスを選択した場合、アラームを表示するタイミングを指定します。

  • 既存の会議に対して    

    • 会議が繰り返しの場合、会議または定期的なアイテムを開きます。

    • アラームをオンまたはオフにするには、[会議] タブの [オプション] で、[なし] を選択するか、一覧にあるアラーム時間を選択します。

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