他のユーザーとの会議の予定を設定する

他のユーザーとの会議の予定を設定する

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1人以上のユーザーに会議出席依頼を送信することができます。Outlook では、会議の予定表に対する要求と予約の時間を承諾したユーザーを追跡します。会議出席依頼を作成するときに、添付ファイルを追加し、場所を設定し、スケジュールアシスタントを使用して会議に最適な時間を選ぶことができます。

会議を予約する

  1. 次のいずれかの方法で会議出席依頼を作成します。

    • [受信トレイ] で、[新しいアイテム]、[会議] の順に選択するか、 Ctrl + Shift + Qキーを押します。

      会議を計画するには、[ホーム] タブの [新規作成] で [新しいアイテム] を選択し、[会議] を選択します。

    • 予定表で、[新しい会議] を選択するか、 Ctrl + Shift + Qキーを押します。

      リボンの [新しい会議] コマンド

    • 受信トレイのメールメッセージから、[会議で返信] ボタンを選びます。

      電子メールメッセージで、[会議で返信] を選択します。
  2. 次の2つの方法のいずれかで出席者を追加します。

    • 出席者を会議出席依頼の [宛先] 行に追加し、手順4に進みます。

    • Office 365 または Exchange アカウントを使用している場合は、スケジュールアシスタントを使用して、出席者のスケジュールを確認します。

  3. スケジュールアシスタントで、自分の名前の下にあるボックスをクリックして、出席者の名前またはメールアドレスを入力するか、[出席者の追加] をクリックしてアドレス帳を表示します。

    スケジュールアシスタントで出席者の名前の横にあるアイコンをクリックして、特定の出席者に必要な出席者、任意の出席依頼、またはリソースとしてマークします。

    出席者を必須または省略可能としてマークすることができます。

    Office Insider のみが利用できる機能 Office インサイダープログラムに参加している場合は、出席者の名前の入力を開始すると、Outlook では、最近ユーザーとの間で、またはメールで送信した相手に基づいて提案が提供されます。リストから名前を選択して、出席者を追加します。

  4. 会議の件名、開始時刻、終了時刻、場所を追加します。

    outlook 2016 および outlook for Office 365 では、場所の名前の入力を開始することができます。たとえば、 4 番目のコーヒーショップまたは会議室 23は、outlook が場所の一致を検索します。いずれかの候補を選択してその場所を選択するか、入力を続けて別の場所を入力します。

    ヒント: Microsoft Exchange アカウントまたは Office 365 メールアカウントを使用している場合は、[スケジュールアシスタント] をクリックし、[ルームファインダ] をクリックして、空き時間情報と予備の部屋を確認します。詳細については、「 Outlook の会議にスケジュールアシスタントとルームファインダーを使用する」を参照してください。

  5. 会議出席依頼にファイルを添付するには、[挿入] メニューの [ファイルの添付] を選び、追加するファイルを選びます。

  6. 定期的な会議を行う必要がない場合は、[送信] をクリックします。それ以外の場合は、「会議を定期的に行う」を参照してください。

出席者が会議を転送できないようにする

Office 365 を使用している場合は、会議出席依頼を作成するときに、他のユーザーに会議の依頼を転送するのを防ぐことができます。

  • 会議出席依頼を送信する前に、[返信オプション]、[転送を許可する] の順に選んで、出席者が会議依頼を転送する機能を切り替えます。

  1. [会議] の [パターン] をクリックします。

    リボンの [定期的なアイテム] コマンド

    注: キーボード ショートカットの Ctrl+G を利用し、会議を定期的に繰り返すように設定します。

  2. 目的の定期パターンのオプションを選択し、[OK] をクリックします。

    注: 会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] タブが [定期的な会議] に変わります。

  3. 会議出席依頼を送信するには、[送信] をクリックします。

既存の会議にユーザーを追加する

既存の会議に別の出席者を追加することができます。

会議の所有者の場合:

  1. 会議をダブルクリックして開き、[宛先] 行またはスケジュールアシスタントを使用して、会議に1人以上のユーザーを追加します。

  2. [送信] をクリックし、次のいずれかを選択します。

    • 追加または削除された出席者にのみ更新を送信します。

    • すべての出席者に更新を送信します。

会議の所有者でない場合

  1. 会議出席依頼を開きます。リボンの [返信] グループで [応答] を選択し、[転送] をクリックします。会議出席依頼に1人または複数の受信者を追加します。

  2. [送信] をクリックします。会議の所有者は、会議出席依頼を他のユーザーに転送したという通知を受け取ります。詳細については、「会議を転送する」を参照してください。

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