他のユーザーとの会議の予定を設定する

他のユーザーとの会議の予定を設定する

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1人以上のユーザーに会議出席依頼を送信できます。会議の予定表の時間を予約して、依頼を承諾したユーザーを追跡します。会議出席依頼を作成するときに、添付ファイルを追加し、場所を設定し、スケジュールアシスタントを使用して会議に最適な時間を選ぶことができます。

会議の予約

  1. 次のいずれかの方法で会議出席依頼を作成します。

    • [受信トレイ] で、[新しいアイテム>会議] を選択するか、キーボードショートカットのCtrl + Shift + Q キーを使用します。

      会議を計画するには、[ホーム] タブの [新規作成] で [新しいアイテム] を選択し、[会議] を選択します。

    • 予定表で、[新しい会議] を選択するか、キーボードショートカットのCtrl + Shift + Q キーを使用します。

      リボンの [新しい会議] コマンド

    • 受信トレイのメールメッセージから、[会議出席依頼を返信] ボタンを選択します。

      メールメッセージから、[会議出席依頼の返信] を選びます。
  2. 出席者を追加するには、次の2つの方法があります。

    • 会議出席依頼の [宛先] 行に出席者を追加して、手順4に進みます。

    • Office 365 または Exchange アカウントを使用している場合は、スケジュールアシスタントを使用して、出席者のスケジュールを表示します。

  3. スケジュールアシスタントで、自分の名前の下にあるボックスをクリックして、出席者の名前またはメールアドレスを入力するか、[参加者の追加] ボタンをクリックしてアドレス帳を表示します。

    スケジュールアシスタントで出席者名の横にあるアイコンをクリックして、特定の出席者を必須出席者任意出席者、またはリソースとしてマークします。出席者の名前の入力を開始すると、最近使用したユーザーまたは最近メールで入力したユーザーに対して、候補が表示されます。リストから名前を選んで、出席者を追加します。

    出席者を必須またはオプションとしてマークできます。
  4. 会議の件名、開始時刻と終了時刻、および場所を追加します。

    outlook 2016 および outlook for Office 365 では、場所の名前の入力を開始することができます。たとえば、第4のコーヒーショップ電話会議室の 23などの場所で、outlook で場所の一致が検索されます。いずれかの候補を選択してその場所を選ぶか、入力を続けて別の場所を入力します。

    ヒント: Microsoft Exchange アカウントまたは Office 365 のメールアカウントを使用している場合は、[スケジュールアシスタント] をクリックし、[会議室の検索] をクリックして、空き時間情報を確認し、会議室を予約します。詳細については、「スケジュールアシスタントを使用する」と「Outlook での会議のための会議室の検索」を参照してください。

  5. 会議出席依頼にファイルを添付するには、[挿入] メニューの [ファイルの添付] を選択し、追加するファイルを選びます。

  6. 定期的な会議を作成しない場合は、[送信] をクリックします。それ以外の場合は、「定期的な会議を作成する」を参照してください。

_ z0z_ _iOS 版 Outlookを使用している場合、モバイルデバイスでは、いつでも予定に移動する必要があるかどうかを確認することができます。

休暇時間をオンにする

  1. Outlook for iOS で [設定] の [> Time] を選択して終了します。

  2. サポートされているアカウントを選択し、スライダーを使用して休暇を有効にします。

注: 休暇する時間は、Android 版 Outlook ではまだ利用できません。Office 365、Outlook.com、および一部の Gmail アカウントのみがサポートされています。

出席者が会議を転送できないようにする

Office 365 を使用している場合、会議出席依頼を作成するときに、会議出席者が会議出席依頼を他のユーザーに転送できないようにすることができます。この新しいオプションは、バージョン1808にアップグレードした後に、月次チャネルのお客様が利用できます。

  • 会議出席依頼を送信する前に、[返信] オプションを選択して、[転送を許可する] を選択して、出席者が会議出席依頼を転送する機能を切り替える > を選択します。

詳細については、「会議を転送できないようにする」を参照してください。

  1. [会議] の [パターン] をクリックします。

    リボンの [定期的なアイテム] コマンド

    注: キーボード ショートカットの Ctrl+G を利用し、会議を定期的に繰り返すように設定します。

  2. 目的の定期パターンのオプションを選択し、[OK] をクリックします。

    注: 会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] タブが [定期的な会議] に変わります。

  3. 会議出席依頼を送信するには、[送信] をクリックします。

既存の会議にユーザーを追加する

既存の会議に別の出席者を追加できます。

会議の所有者である場合:

  1. ダブルクリックして会議を開き、[宛先] 行またはスケジュールアシスタントを使用して、1人以上の参加者を会議に追加します。

  2. [送信] をクリックし、次のいずれかを選択します。

    • 追加または削除された出席者にのみ更新を送信する。

    • すべての出席者に更新を送信する。

会議の所有者ではない場合

  1. 会議出席依頼を開きます。リボンの [返信] グループで、[返信]、[転送] の順に選択します。会議出席依頼に1人以上の受信者を追加します。

  2. [送信] をクリックします。会議の出席者は、他のユーザーに会議出席依頼を転送したことを知らせる通知を受け取ります。詳細については、「会議を転送する」を参照してください。

早めに会議を終了する

Office Insider のみが利用できる機能 この機能は現在 Office Insider のみが利用できます。

outlook for Office 365 を使用している場合は、outlook で数分早く会議を終了できるようになりました。これにより、会議間の旅行時間を構築できます。1時間の会議に対して別の期間を選択したり、1時間の会議の時間を変更したりすることができます。

  1. ファイル> のオプション>予定表>予定表のオプションを選ぶ

  2. [早く予定と会議を終了する] チェックボックスをオンにします。

    [予定と会議を早く終了する] チェック ボックスがオンの [予定表オプション] ダイアログ ボックス
  3. ドロップダウンリストを使用して、会議の1時間以上で1時間以上経過した時間を分単位で指定し、[ OK]をクリックします。

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