仕分けルールを使ってメール メッセージを管理する

仕分けルールを使ってメール メッセージを管理する

ルールを使用すると、電子メールメッセージを自動的に移動、フラグを設定したり、返信したりすることができます。また、ルールを使ってサウンドを再生したり、メッセージをフォルダーに移動したり、新しいアイテムの通知を表示したりすることもできます。

最も簡単で最も一般的なルールの作成は、特定の送信者または件名行の特定の単語を含むアイテムを別のフォルダーに移動することです。この仕分けルールは、既に受信したメッセージから直接作成することができます。

  1. 受信トレイまたは別のメールフォルダー内のメッセージを右クリックし、ルールを選択します。

    受信したメッセージを右クリックし、仕分けルールを作成します。
  2. いずれかのオプションを選択します。Outlook は、送信者と受信者に基づいてルールを作成することを自動的に提案します。その他のオプションを表示するには、ルールの作成を選びます。

  3. ルールの作成ダイアログボックスで、1つまたは複数の最初の3つのチェックボックスを選びます。

    新しい仕分けルールを作成するには、[ルールの作成] を選択します。
  4. 次の操作を実行するセクションで、メッセージをフォルダーに移動するようにルールを設定する場合は、アイテムをフォルダーに移動ボックスをオンにして、ポップアップ表示されたフォルダーの選択 ダイアログからフォルダーを選び、 OKをクリックします。

    既存または新しいフォルダーにアイテムを移動することができます。
  5. ルールを保存するには、OKをクリックします。

    注: 既に受信したメッセージに対してルールを実行する場合は、ポップアップ表示された確認ダイアログボックスをオンにして、OKをクリックします。

ルールウィザードを使用してルールを作成する

ルールウィザードで作成できるルールには、次の3つの種類があります。

  •     整理整頓:これらのルールは、メッセージのフィルター処理をしたり、ファイルしたり、フォローアップしたりするのに役立ちます。

  • 最新の状態に保つ:これらのルールは、特定の条件セットに適合したメッセージを受信したときに通知します。

  • ユーザー設定のルール:テンプレートを使わずに作成するルールです。

ルールはほぼ無限にカスタマイズできます。作成するルールの種類ごとに設定できるさまざまなオプションがあります。ルールウィザードを使用してルールを作成する方法については、次の手順を参照してください。

  1. File > 管理ルール & アラートルールとアラートの順に選びダイアログボックスを開きます。

  2. 電子メールタブで、新規ルールを選択します。

  3. 手順 1からテンプレートのいずれかを選択します。空白のルールから開始するには、受信したメッセージにルールを適用または送信するメッセージにルールを適用を選びます。

  4. ステップ 2:ルールの詳細ボックスを編集し、下線付きのオプションをクリックして設定します。たとえば、手順 1 でフォローアップのために他のユーザーからメッセージにフラグを設定した場合は、連絡先またはパブリックグループをクリックして、フラグを設定する差出人のメッセージを選択し、この時点でフォローアップをクリックしてフラグとフォローアップ日を選択します。

  5. 次へをクリックします。

ルールウィザードの 2 番目のページで、ルールに条件を追加することができます。たとえば、特定のユーザーから送信されたメッセージを選択して、件名またはメッセージ本文に特定の単語を設定することもできます。

  1. ステップ 1:条件ボックスを選択してくださいで、前の画面で設定した条件がすべてオンになっていることを確認します。そのチェックボックスをオンにすると、複数の条件を選択できます。

  2. ステップ 2:ルールの説明を編集ボックスで、追加した下線付きの条件をクリックします。次へをクリックします。

ルールウィザードの 3 番目のページで、メッセージに対して実行する追加のアクションを選択できます。たとえば、フォローアップのためにメッセージにフラグを設定し、メッセージを重要度としてマークすることができます。

  1. ステップ 1:条件ボックスを選択してくださいで、最初の画面で設定したすべての操作がオンになっていることを確認します。チェックボックスをオンにすることによって、複数の追加のアクションを選ぶことができます。

  2. ステップ 2:ルールの説明ボックスを編集で、追加した下線付きの追加アクションをクリックします。次へをクリックします。

ルール ウィザードの 4 番目のページで、ルールに例外を追加できます。たとえば、特定の重要度レベルでマークされているメッセージに、フォローアップのためのフラグが付けられていないことを確認するために、重要としてマークしている場合を除き、確認できます。

  1. ステップ 1:条件ボックスを選択で、チェックボックスでルールをチェックして、例外を選択します。

  2. 手順 2:ルールの説明を編集ボックスで、追加した下線付きの例外をクリックします。次へをクリックします。

  1. ルールウィザードの最後のページで、ルールの名前を入力します。

  2. 既に受信トレイにあるメッセージに対してこの仕分けルールを適用するには、「受信トレイ」内のメッセージにルールを適用するチェック ボックスをオンにします。

  3. 既定では、 このルールを有効にするがオンになっています。この時点でルールを有効にしたくない場合、チェックボックスをオフにします。

  4. 完了をクリックしてルールを保存して有効にします。

不要になったルールは削除できます。

  1. [ファイル] タブで [仕分けルールと​​通知の管理] を選択します。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、削除するルールを選択します。

  3. [削除] 削除アイコン[OK] の順に選択します。

1 つまたは複数のルールを手動で実行できます。

  1. [ファイル] タブで [仕分けルールと​​通知の管理] を選択し、[電子メールの仕分けルール] タブで [仕分けルールの実行] を選択します。

  2. [仕訳ルールの実行] ボックスの [実行する仕分けルールの選択] で、実行するルールごとにチェック ボックスを選択します。

  3. [対象フォルダー] ボックスで、別のフォルダーを選択するには、[参照] を選択し、フォルダーを選択し、[OK] を選択します。

    [サブフォルダーを含む] チェック ボックスを選択すると、手順 3 で選択したフォルダーの下にすべてのフォルダーが含まれます。

  4. [メッセージの種類] 一覧で、初期設定のすべてのメッセージをそのまま選択するか、既読または未読のメッセージに変更します。

  5. [今すぐ実行] を選択します。

Outlook には 2 種類のルールがあります。サーバーベース ルールとクライアント ルールです。

  • サーバーベース ルール    
    Microsoft Exchange Server アカウントを使用しているとき、一部のルールはサーバーベースとなります。Outlook が実行されていないときでも、Exchange メール サーバーのメールボックスでこれらのルールは実行します。

    サーバーベース ルールは、受信トレイに初めて届いたときにメッセージに適用する必要があります。また、サーバーで完了するまでにルールは実行可能である必要があります。たとえば、メッセージの印刷を指定するルールは、サーバーで完了するまで実行できません。サーバーでルールを適用できない場合、Outlook の開始時に適用され、クライアント ルールとなります。

  • クライアント ルール   
    クライアント ルールは、ユーザーのコンピューターでのみ実行されるルールです。Exchange サーバーではなく、Outlook で実行されるルールです。Outlook の実行時、クライアント ルールのみを実行できます。

ヒント: ルールの一覧に両方のルールが含まれている場合には、最初にサーバーベース ルールが適用され、その後でクライアント ルールが適用されます。

配信確認メッセージ、投票結果、自動応答

ルールが適用されると、配信確認メッセージ、開封確認メッセージ、投票結果、自動応答 (Office 通知) がメッセージのように処理されます。たとえば、[件名] ボックスに "meeting" という単語が含まれるメッセージを特定のフォルダーに移動させるルールで、配信確認メッセージ、投票結果、自動応答がすべて同じフォルダーに移動されます。

注: ルールにより投票結果が受信トレイから別のフォルダーに移動されるとき、投票追跡が影響を受けます。投票ボタンを追加して送信されたメッセージが開封されるとき、追跡情報には、ルールで移動された投票結果は含まれません。投票結果を手動で移動または削除した場合、追跡に影響を与えません。

会議出席依頼、タスクの依頼、文書

会議出席依頼、タスクの依頼、文書はメッセージとして見なされます。特定の条件 (基準) を満たした (一致した) 場合、特定のフォルダーにアイテムを移動するルールを作成すると、その条件に一致した会議出席依頼やタスクの依頼も移動されます。ただし、この種類のアイテムに影響を与えるルールを作成するときは、次の制限にご注意ください。

  • アイテムがメール フォルダー以外のフォルダーに移動される場合、移動後、アイテムが予想どおり動作しないことがあります。たとえば、メッセージが [予定表] フォルダーに移動された場合、新しい予定は作成されません。

  • 会議出席依頼やタスクの依頼への返信がルールによって [削除済みアイテム] に移動されると、返信は元のアイテムによって追跡されません。

  • 会議出席依頼が自動的に [削除済みアイテム] に移動されると、会議は予定表に追加されません。

  • 送信したメッセージに影響を及ぼすルールは、タスクの依頼と会議出席依頼に適用されません。

連絡先グループ

連絡先グループを含むルールは、ルールの作成方法に基づき、他のルールとは異なる動作が可能です。

  • パブリック グループに送信したメッセージをフォルダーに移動する   
    このルールは、Exchange Server アカウントを使用している場合にのみ利用できます。連絡先グループに送信されたメッセージのみが指定のフォルダーに移動されます。連絡先グループのメンバーからのメッセージは、指定のフォルダーに移動されません。

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