仕分けルールを使ってメール メッセージを管理する

仕分けルールを使ってメール メッセージを管理する

ルールとは、受信または送信メッセージに対して自動的に Outlook for Windows が実行するアクションです。ユーザーがルールのトリガーとアクションを選びます。たとえば、上司からのメッセージをすべて 1 つのフォルダーに移動するルールや、件名に "Buy now!" と記載されているメッセージをすべて削除するルールを作成できます。

ルールを利用してメール メッセージを管理する方法

ルールを利用することで、電子メール メッセージの管理に必要な手動操作や繰り返し操作を減らすことができます。ルールをオンにすると、継続的かつ自動的に実行されます。

ルールは一般的に、整理または通知という 2 つのカテゴリに分類されます。自動仕分けウィザードを利用し、メッセージを管理するルールを設計できます。

自動仕分けウィザードには、最も頻繁に利用されるルールのテンプレートが入っています。

Outlook 自動仕分けウィザード

  • メッセージの整理   
    ここにあるルールは、メッセージのファイリングだけでなく、メッセージのフォローアップにも便利です。特定の送信者からのメッセージに対するルールを作成できます。たとえば、Keri Mills から受け取ったメッセージで [件名] ボックスに "sales" という単語が入っているものにフォローアップのフラグを設定し、セールスとして分類し、「Keri’s Sales」という名前のフォルダーに移動させるルールを設定できます。

  • 情報の通知   
    ここにあるルールでは、特定のメッセージを受信したときに、選択に基づいて通知が行われます。たとえば、家族からのメッセージを受信したとき、モバイル デバイスにメッセージを自動送信するルールを作成できます。

  • 新しい仕分けルールを作成する   
    ルール テンプレートがなく、自分で作成し、カスタマイズするルールです。


ステップ 1:Outlookルール テンプレートを選択してください

  1. リボンから [ルール]、[仕分けルールと​​通知の管理] の順に選択するか、[ファイル] タブを選択し、[仕分けルールと​​通知の管理] を選択します。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

  3. [自動仕分けウィザード] の [ステップ 1:テンプレートを選択してください] で、[メッセージの整理]、[情報の通知]、[新しい仕分けルールを作成する] から既定のテンプレートのうちの 1 つを選択します。


ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください

ステップ 1 で選択したルール テンプレートのそれぞれにステップ 2 とは少し異なるオプションが与えられています。送信者の指定やフォルダーの選択など、オプションで選択が要求されるとき、そのオプションに下線が引かれます。この例では、特定の人からのメッセージをあるフォルダーに移動するという、最も一般的なルールの 1 つが選ばれています。

  1. [説明の編集] ボックスの [名前/パブリック グループ] を選択すると、アドレス帳が表示されます。アドレス帳から名前を選択するか、[差出人] ボックスに人の名前を入力し、[OK] を選択します。

  2. [指定] を選択すると、フォルダーの一覧が表示されます。既存のフォルダーを選択するか、[新規作成] を選択し、新しいフォルダーを作成できます。適切なフォルダーを選択し、[OK] を選択します。

ルールの詳細オプションを利用する場合、[次へ] を選択し、下の [詳細ルール オプション] までスキップします。詳細オプションを利用しない場合、[完了] を選択します。[仕分けルールと通知] ウィンドウに戻ります。ここから別のルールを作成し、[OK] を選択して変更を保存できます。

 

• 特定の人から受信したメッセージをフォルダーに移動する

  1. [ユーザーまたはパブリック フォルダー] リンクを選択します。

  2. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [検索] ボックスに名前を入力します。

      または

    • [アドレス帳] 一覧で、ソースを選択します。

  3. 選択が [差出人] ボックスに表示されたら、[OK] を選択します。

  4. [指定のフォルダー] リンクを選択し、[仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスでフォルダーを選択し、[OK] を選択します。

  5. [次へ] を選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。

 

• 件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する

  1. 件名に含まれる特定の文字を選択します。

  2. [文字の指定] ダイアログ ボックスの [[件名] に含まれる文字] ボックスに、検索する単語または語句を入力します。

  3. [追加] を選択し、[特定の文字の一覧] ウィンドウにエントリを追加し、[OK] を選択します。

  4. [指定のフォルダー] リンクを選択し、[仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスでフォルダーを選択し、[OK] を選択します。

  5. [次へ] を選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。

 

• パブリック グループに送信されたメッセージをフォルダーに移動する

  1. [ユーザーまたはパブリック フォルダー] リンクを選択します。

  2. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [検索] ボックスに名前を入力します。

      または

    • [アドレス帳] 一覧で、ソースを選択します。

  3. 選択が [宛先] ボックスに表示されたら、[OK] を選択します。

  4. [指定のフォルダー] リンクを選択し、[仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスでフォルダーを選択し、[OK] を選択します。

  5. [次へ] を選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。

 

• 特定の人から受信したメッセージにフラグを設定する

  1. [ユーザーまたはパブリック フォルダー] リンクを選択します。

  2. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [検索] ボックスに名前を入力します。

      または

    • [アドレス帳] 一覧で、ソースを選択します。

  3. 選択が [差出人] ボックスに表示されたら、[OK] を選択します。

  4. [メッセージにフラグを設定] ダイアログボックスの [フラグの設定対象] ボックスで [フォローアップ] の初期設定をそのまま利用するか、一覧にある別の項目を選択します。

  5. [期間] ボックスで、初期設定の [今日] をそのまま利用するか、一覧にある別の項目を選択します。

  6. [OK]、[次へ] の順に選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。

 

• 特定の RSS フィードから RSS アイテムをフォルダーに移動する

注: このオプションを使用するには、RSS フィードを購読する必要があります。このオプションを選択すると、続行ダイアログが表示されます。[いいえ] を選択した場合、続行できません。[はい] を選択した場合、続行できます。

情報の通知テンプレート

 

• 特定の人からのメールを受信したら、新着アイテム通知ウィンドウに表示する

  1. [ユーザーまたはパブリック フォルダー] リンクを選択します。

  2. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [検索] ボックスに名前を入力します。

      または

    • [アドレス帳] 一覧で、ソースを選択します。

  3. 選択が [差出人] ボックスに表示されたら、[OK] を選択します。

  4. 新着アイテム通知ウィンドウ リンクで特定のメッセージを選択します。

  5. [通知メッセージ] ダイアログ ボックスの [通知メッセージの指定] ボックスにメッセージを入力し、[OK] を選択します。

  6. [次へ] を選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。

 

• 特定の人からのメッセージを受信したら音で知らせる

  1. [ユーザーまたはパブリック フォルダー] リンクを選択します。

  2. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [検索] ボックスに名前を入力します。

      または

    • [アドレス帳] 一覧で、ソースを選択します。

  3. 選択が [差出人] ボックスに表示されたら、[OK] を選択します。

  4. [音で知らせる] リンクを選択し、[サウンド ファイルの選択] ウィンドウでファイル (.wav ファイルなど) を選択し、[開く] を選択します。

  5. [次へ] を選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。

 

• メッセージを受信したら、自分のモバイル デバイスに通知を送信する

  1. [ユーザーまたはパブリック フォルダー] リンクを選択します。

  2. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [検索] ボックスに名前を入力します。

      または

    • [アドレス帳] 一覧で、ソースを選択します。

  3. 選択が [差出人] ボックスに表示されたら、[OK] を選択します。

  4. [ユーザーまたはパブリック グループに転送する] リンクを選択します。

  5. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [検索] ボックスに名前を入力します。

      または

    • [アドレス帳] 一覧で、ソースを選択します。

  6. 選択が [宛先] ボックスに表示されたら、[OK] を選択します。

  7. [次へ] を選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。

新しい仕分けルールを作成するテンプレート

  1. 次のいずれかのオプションを選びます。

    • 受信メッセージにルールを適用する

      または

    • 送信メッセージにルールを適用する

  2. [次へ] を選択し、[ステップ 3:ルールの条件を設定してください] に進みます。


ステップ 3:ルールの条件を設定する

[ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で選択したオプションに条件を追加できます。選択した条件に基づき、仕分けルールの説明の編集オプションが変わります。

自動仕分けウィザードを開始したとき、メッセージの整理テンプレートまたは情報の通知テンプレートで選択されたオプションに対してルールを適用するタイミングについて条件を設定します。

  1. [ステップ 1:条件を選択してください] で、追加する条件のチェック ボックスを選択します。

    注: 複数のチェック ボックスを選択できます。

  2. [ステップ 2:仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] でリンクを選択し、必要な操作を実行し、完了したら [OK] をクリックします。

  3. 次のリンクを選択し、必要な操作を実行し、完了したら [OK] をクリックします。

  4. 別のリンクが利用できる場合、それを選択し、必要な操作を実行し、完了したら [OK] をクリックします。

  5. 完了したら、[完了] を選択します。

  1. [ファイル] タブで [仕分けルールと​​通知の管理] を選択します。

  2. [仕分けルールと通知] ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] を選択します。

  3. [新しい仕分けルールを作成する] で [受信メッセージにルールを適用する] または [送信メッセージにルールを適用する] を選択します。

  4. [次へ] を選び、次を行います。

    • [ステップ 1: 条件を選択してください] で、条件 (基準) を選択します。メッセージがその条件を満たすと (一致すると) ルールが適用されます。

      および

    • [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、追加した条件に対して下線が付けられた値を選択し、値を指定します。

  5. [次へ] を選び、次を行います。

    • 手順 1 の [アクションの選択] で、特定の条件が満たされた場合に、仕分けルールによって実行されるアクションを選びます。

      および

    • 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、追加したアクションに対して下線が付けられた値をクリックして、値を指定します。

  6. [次へ] を選び、次を行います。

    • [ステップ 1: 例外条件を選択してください] で、ルールの例外を選択し、[次へ] を選択します。

      および

    • [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集する] で、追加した例外に対して下線が付けられた値を選択し、値を指定します。

  7. [次へ] を選び、次を行います。

    • [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定する] で名前を入力します。

      および

    • 手順 2 の [仕分けルールのオプションを設定してください] で、目的のチェックボックスをオンにします。

      ヒント: 

      • [受信トレイ] に既に入っているメッセージにルールを実行するには、["受信トレイ" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスを選択します。

      • 自動的にオンになるルールをオフにするには、[この仕分けルールを有効にする] チェック ボックスの選択を解除します。

      • Outlook で設定したすべての電子メール アカウントにルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスを選択します。

  8. [完了] を選びます。

あらゆるメッセージからルールを作成できます。この方法の長所は、ルールがメッセージの送信者または受信者に基づいて提案されることです。メッセージから始めると、たとえば、送信者からのすべてのメッセージが選択したフォルダーに移動するというルールが提案されます。

  1. [受信トレイ] で、ルールを作成するメッセージを選択し、[ホーム] タブの [移動] グループで [ルール] を選択します。

    注: ルールの一覧には、メッセージの送信者または受信者に基づいて提案されたルールが表示されます。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • 提案されたルールを選択し、宛先フォルダーを選択し、[OK] を選択し、ルールの割り当てを完了します。

      または

    • [仕分けルールの作成] を選択し、次の手順に進みます。

  3. [仕分けルールの作成] ダイアログ ボックスの [次の条件に一致する電子メールを受信したとき] で、利用できるチェック ボックスを 1 つまたは複数選択します。[なし] を選択することもできます。

  4. [実行する処理] で、指定した条件 (基準) を満たしたときにルールで実行するアクションのチェック ボックスを選択します。

  5. [アイテム フォルダーの移動] チェック ボックスを選択します。

  6. 次のいずれかの操作を行います。

    • [フォルダーの選択] を選択し、既存のフォルダーを選択します。

      または

    • [新規作成] を選択してフォルダーを作成します。

    注記: 

    • ルールの条件、アクション、例外を追加するには、[詳細オプション] を選択し、[自動仕分けウィザード] の残りの指示に従います。

    • 詳細については、「カスタム ルールを作成する」を参照してください。

  7. [OK] を選びます。

  8. 通知ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • [OK] を選びます。

      または

    • [現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する] チェック ボックスを選択し、[OK] を選択します。

ルールをインポートまたはエクスポートして他のユーザーが使用できるようにする方法については、「ルールをインポートまたはエクスポートする」を参照してください。

不要になったルールは削除できます。

  1. [ファイル] タブで [仕分けルールと​​通知の管理] を選択します。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、削除するルールを選択します。

  3. [削除] 削除アイコン[OK] の順に選択します。

1 つまたは複数のルールを手動で実行できます。

  1. [ファイル] タブで [仕分けルールと​​通知の管理] を選択し、[電子メールの仕分けルール] タブで [仕分けルールの実行] を選択します。

  2. [仕訳ルールの実行] ボックスの [実行する仕分けルールの選択] で、実行するルールごとにチェック ボックスを選択します。

  3. [対象フォルダー] ボックスで、別のフォルダーを選択するには、[参照] を選択し、フォルダーを選択し、[OK] を選択します。

    [サブフォルダーを含む] チェック ボックスを選択すると、手順 3 で選択したフォルダーの下にすべてのフォルダーが含まれます。

  4. [メッセージの種類] 一覧で、初期設定のすべてのメッセージをそのまま選択するか、既読または未読のメッセージに変更します。

  5. [今すぐ実行] を選択します。

Outlook には 2 種類のルールがあります。サーバーベース ルールとクライアント ルールです。

  • サーバーベース ルール    
    Microsoft Exchange Server アカウントを使用しているとき、一部のルールはサーバーベースとなります。Outlook が実行されていないときでも、Exchange メール サーバーのメールボックスでこれらのルールは実行します。

    サーバーベース ルールは、受信トレイに初めて届いたときにメッセージに適用する必要があります。また、サーバーで完了するまでにルールは実行可能である必要があります。たとえば、メッセージの印刷を指定するルールは、サーバーで完了するまで実行できません。サーバーでルールを適用できない場合、Outlook の開始時に適用され、クライアント ルールとなります。

  • クライアント ルール   
    クライアント ルールは、ユーザーのコンピューターでのみ実行されるルールです。Exchange サーバーではなく、Outlook で実行されるルールです。Outlook の実行時、クライアント ルールのみを実行できます。

ヒント: ルールの一覧に両方のルールが含まれている場合には、最初にサーバーベース ルールが適用され、その後でクライアント ルールが適用されます。

配信確認メッセージ、投票結果、自動応答

ルールが適用されると、配信確認メッセージ、開封確認メッセージ、投票結果、自動応答 (Office 通知) がメッセージのように処理されます。たとえば、[件名] ボックスに "meeting" という単語が含まれるメッセージを特定のフォルダーに移動させるルールで、配信確認メッセージ、投票結果、自動応答がすべて同じフォルダーに移動されます。

注: ルールにより投票結果が受信トレイから別のフォルダーに移動されるとき、投票追跡が影響を受けます。投票ボタンを追加して送信されたメッセージが開封されるとき、追跡情報には、ルールで移動された投票結果は含まれません。投票結果を手動で移動または削除した場合、追跡に影響を与えません。

会議出席依頼、タスクの依頼、文書

会議出席依頼、タスクの依頼、文書はメッセージとして見なされます。特定の条件 (基準) を満たした (一致した) 場合、特定のフォルダーにアイテムを移動するルールを作成すると、その条件に一致した会議出席依頼やタスクの依頼も移動されます。ただし、この種類のアイテムに影響を与えるルールを作成するときは、次の制限にご注意ください。

  • アイテムがメール フォルダー以外のフォルダーに移動される場合、移動後、アイテムが予想どおり動作しないことがあります。たとえば、メッセージが [予定表] フォルダーに移動された場合、新しい予定は作成されません。

  • 会議出席依頼やタスクの依頼への返信がルールによって [削除済みアイテム] に移動されると、返信は元のアイテムによって追跡されません。

  • 会議出席依頼が自動的に [削除済みアイテム] に移動されると、会議は予定表に追加されません。

  • 送信したメッセージに影響を及ぼすルールは、タスクの依頼と会議出席依頼に適用されません。

連絡先グループ

連絡先グループを含むルールは、ルールの作成方法に基づき、他のルールとは異なる動作が可能です。

  • パブリック グループに送信したメッセージをフォルダーに移動する   
    このルールは、Exchange Server アカウントを使用している場合にのみ利用できます。連絡先グループに送信されたメッセージのみが指定のフォルダーに移動されます。連絡先グループのメンバーからのメッセージは、指定のフォルダーに移動されません。

Exchange Server アカウント (Exchange Server 2010 以降) では、組織外の電子メール アドレスにメッセージを転送するルールを使用できます。ただし、Exchange 管理者は特定のドメインの受信者へのメッセージ自動転送を禁止できます。

詳細については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange Server のバージョンを確認する」を参照してください。

ルールを利用してメール メッセージを管理する方法

仕分けルールとは、ユーザーがルール内で指定した条件を満たす受信メッセージまたは送信メッセージに対して、Microsoft Outlook が自動実行する処理です。 自動仕分けウィザードを使うと、多くの条件と動作を選ぶことができます。

仕分けルールは、組織と通知という 2 つのカテゴリに分類されます。 仕分けルールは開封済みのメッセージには適用されません。未開封のメッセージにのみ適用されます。

自動仕分けウィザードのルール用テンプレート

自動仕分けウィザードには、使用頻度の高い仕分けルール用テンプレートが用意されています。これには次のものがあります。

  • [メッセージの整理   ] これらの仕分けルールを使うと、メッセージの整理と追跡がしやすくなります。 たとえば、[件名] 行に "セールス" という単語が含まれる、内田 順など特定の送信者からのメッセージに対して仕分けルールを作成することができます。この操作を実行すると、メッセージに追跡用のフラグを付け、"セールス" として分類して、"内田のセールス" という名前のフォルダーに移動することができます。

  • [情報の通知   ] これらの仕分けルールを適用すると、特定のメッセージを受信した場合に、何らかの方法で通知を受信します。 たとえば、家族からメッセージを受信した場合に、携帯電話に通知を自動送信する仕分けルールを作成できます。

  • [最初からルールを作成する   ] これらは、仕分けルール テンプレートを使わずに作成し、ユーザーが完全にカスタマイズできる仕分けルールです。

ルールを作成する

Outlook には、一般シナリオ用の仕分けルール テンプレートが用意されています。 これらの仕分けルール テンプレートを使用することも、独自のカスタムの仕分けルールをデザインすることもできます。

Outlook 仕分けルール テンプレートの使用

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [仕分けルールと通知の管理] をクリックします。

  3. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

  4. 手順 1 の[テンプレートを選択します] で、[メッセージの整理] または [報の通知 のテンプレート コレクションから、目的のテンプレートを選びます。

  5. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、下線が付けられた値をクリックします。たとえば、[名前/パブリック グループ] リンクをクリックすると、アドレス帳が開きます。

  6. [次へ] をクリックします。

  7. 手順 1 の [条件の選択] で、仕分けルールを適用するために、メッセージが満たす必要がある条件を選びます。

  8. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、追加した条件に対して下線が付けられた値をクリックして、値を指定します。

  9. [次へ] をクリックします。

  10. 手順 1 の [アクションの選択] で、特定の条件が満たされた場合に、仕分けルールによって実行されるアクションを選びます。

  11. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、追加したアクションに対して下線が付けられた値をクリックして、値を指定します。

  12. [次へ] をクリックします。

  13. 手順 1 の [例外条件を選択してください] で、仕分けルールの例外条件を選んで、[次へ] をクリックします。

  14. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、追加した例外に対して下線が付けられた値をクリックして、値を指定します。

  15. [次へ] をクリックします。

  16. 手順 1 の [仕分けルールの名前を指定してください] で、名前を入力します。

  17. 手順 2 の [仕分けルールのオプションを設定してください] で、目的のチェックボックスをオンにします。

    • 既に [受信トレイ] 内にあるメッセージに対してこの仕分けルールを適用する場合は、["受信トレイ" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    • 既定では、新しい仕分けルールはオンになります。 仕分けルールをオフにするには、[この仕分けルールを有効にする] チェックボックスをオフにします。

    • この仕分けルールを Outlook で設定されているすべてのメール アカウントに適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。

  18. [完了] をクリックします。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [仕分けルールと通知の管理] をクリックします。

  3. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

  4. [最初からルールを作成する] で、[受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] または [送信メール用に独自の仕分けルールを作成する] のいずれかをクリックします。

  5. [次へ] をクリックします。

  6. 手順 1 の [条件の選択] で、仕分けルールを適用するために、メッセージが満たす必要がある条件を選びます。

  7. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、追加した条件に対して下線が付けられた値をクリックして、値を指定します。

  8. [次へ] をクリックします。

  9. 手順 1 の [アクションの選択] で、特定の条件が満たされた場合に、仕分けルールによって実行されるアクションを選びます。

  10. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、追加したアクションに対して下線が付けられた値をクリックして、値を指定します。

  11. [次へ] をクリックします。

  12. 手順 1 の [例外条件を選択してください] で、仕分けルールの例外条件を選んで、[次へ] をクリックします。

  13. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、追加した例外に対して下線が付けられた値をクリックして、値を指定します。

  14. [次へ] をクリックします。

  15. 手順 1 の [仕分けルールの名前を指定してください] で、名前を入力します。

  16. 手順 2 の [仕分けルールのオプションを設定してください] で、目的のチェックボックスをオンにします。

    • 既に [受信トレイ] 内にあるメッセージに対してこの仕分けルールを適用する場合は、["受信トレイ" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    • 既定では、新しい仕分けルールはオンになります。 仕分けルールをオフにするには、[この仕分けルールを有効にする] チェックボックスをオフにします。

    • この仕分けルールを Outlook で設定されているすべてのメール アカウントに適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。

  17. [完了] をクリックします。

すべてのメッセージから、仕分けルールを素早く作成することができます。 このような方法でルールを作成することのメリットは、メッセージの送信者や受信者に基づいて、仕分けルールが提案されるということです。 たとえば、メッセージの作成を開始すると、ある仕分けルールによって、その送信者からのすべてのメッセージを、ユーザーが選んだフォルダーに移動することが提案されます。

  1. 仕分けルールを作成するメッセージをクリックして、[ホーム] タブの [移動] で、[ルール] をクリックします。

    メッセージの送信者と受信者に基づいて、提案される仕分けルールが表示されます。

  2. 次の操作のいずれかを行います。

    • 提案されたいずれかの仕分けルールをクリックして、移動先フォルダーをクリックしてから、[OK] をクリックします。

    • メッセージの送信者、受信者、または件名に基づく仕分けルール オプションの詳細については、[仕分けルールの作成] をクリックします。

手順 2 で [仕分けルールの作成] を選んだ場合、[仕分けルールの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。 以下の手順を実行します。

  1. [次の条件に一致する電子メールを受信したとき] で、目的の条件のチェック ボックスをオンにします。

  2. [実行する処理] で、特定の条件が満たされた場合に、ルールによって実行されるアクションのチェック ボックスをオンにします。

  3. [アイテムをフォルダーに移動する] チェック ボックスをオンにします。

  4. 既存のフォルダーをクリックするか、[新規作成] をクリックして、メッセージを保存するフォルダーを作成します。

    さらに条件、アクション、または例外を仕分けルールに追加する場合は、[高度なオプション] をクリックしてから、自動仕分けウィザードの指示に従ってください。 これは、([ファイル] タブをクリックして) Backstage ビューの [仕分けルールの管理と通知] をクリックしたときに表示されるウィザードと同じです。 詳細については、カスタム仕分けルールの設計を参照してください。

  5. [OK] をクリックします。

ルールをインポートまたはエクスポートして他のユーザーが使用できるようにする方法については、「ルールをインポートまたはエクスポートする」を参照してください。

1 つ以上のルールを手動で実行する必要がある場合は、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [仕分けルールと通知の管理] をクリックします。

  3. [仕分けルールの実行] をクリックします。

  4. [実行する仕分けルールの選択] の [仕分けルールの実行] ダイアログ ボックスで、実行する各仕分けルールの横のチェック ボックスをオンにします。

  5. [実行するフォルダー] ボックスで、別のフォルダーを選ぶには、[参照] をクリックし、フォルダーをクリックし、[OK] をクリックします。

    [サブフォルダーを含む] チェック ボックスをオンにして、ステップ 5 で指定されたフォルダー内のすべてのフォルダーを含めます。

  6. [メッセージの種類] の一覧では、既定ではすべてのメッセージが対象になっています。適用対象を、開封済みメッセージまたは未読メッセージへ変更することができます。

  7. [今すぐ実行] をクリックします。

Outlook には 2 種類の仕分けルールがあります。サーバーベースとクライアント専用です。

  • サーバーベースの仕分けルール    Microsoft Exchange Server アカウントを使用している場合、ユーザーが作成する一部のルールはサーバーベースの仕分けルールになります。 これらの仕分けルールは、Outlook がコンピューターで実行されていない場合でも、Exchange メール サーバーのメールボックスで実行されます。 サーバーベースの仕分けルールは、最初にユーザーの受信トレイに配信されてから、メッセージに適用する必要があります。また、この仕分けルールはサーバー上での実行が完了するまでに、実行する必要があります。 たとえば、メッセージの印刷を指定する仕分けルールは、サーバー上の実行が完了するまで、実行できません。 仕分けルールがサーバーに適用できない場合、ユーザーが Outlook を起動して、クライアント専用ルールになったときに、仕分けルールが適用されます。

  • クライアント専用仕分けルール    クライアント専用仕分けルールは、ユーザーのコンピューターで実行される仕分けルールです。 これらの仕分けルールは、特定のメッセージの印刷を指定するなど、サーバー上で実行が完了するまで、実行できません。 クライアント専用仕分けルールは、Outlook が実行されている場合のみ実行できます。

仕分けルールの一覧に両方の種類の仕分けルールが記述されている場合、サーバーベースの仕分けルールがまず適用されてから、クライアント専用仕分けルールが適用されます。

他の Outlook アイテムへの仕分けルールの適用

ルールが適用されるとき、配信確認、開封確認、投票結果、自動応答 (不在通知) は、メッセージであるかのように処理されます。たとえば、件名に「会議」という単語を含むアイテムを特定のフォルダーに移動するルールは、件名に「会議」という単語を含むすべての配信確認、投票結果、自動応答も移動します。

注:  ルールによって、受信トレイから投票結果が別のフォルダーに移動された場合、投票の追跡も影響を受けます。 投票ボタンが含まれている送信済みメッセージを開くと、追跡情報には、ルールによって移動された応答に対する集計が含まれなくなります。 手動で移動または削除した応答は、追跡に影響を与えません。

仕分けルールの適用時、会議出席依頼、仕事の依頼、ドキュメントはメッセージとして処理されます。 たとえば、[件名] ボックスに "会議" という単語が含まれるアイテムを特定のフォルダーに移動するルールを作成する場合、その条件を満たす仕事の依頼や会議出席依頼も移動されます。 ただし、これらの種類のアイテムに影響を与えるルールを作成する場合、以下の制限がある点にご注意ください。

  • メール フォルダー以外のフォルダーに移されたアイテムは、移動後、想定どおりに動作しないことがあります。 たとえば、メッセージを [予定表] フォルダーに移動すると、新しい予定は作成されません。

  • 会議出席依頼の返信や仕事の依頼への返信を、ルールを使って [削除済みアイテム] フォルダーに移動すると、元のアイテムによる追跡はできなくなります。

  • 会議出席依頼が自動的に [削除済みアイテム] に移動されると、会議は予定表に追加されません。

  • 送信したメッセージに影響を及ぼすルールは、タスクの依頼と会議出席依頼に適用されません。

連絡先グループ

連絡先グループを含むルールの動作は、ルールの作成方法によって異なります。

  • [宛先が連絡先グループのメッセージをフォルダーに移動   ] このルールは、Exchange Server アカウントを使用している場合にのみ、使用できます。 連絡先グループに送信されたメッセージだけが、指定フォルダーに移動されます。 連絡先グループのメンバーからのメッセージは、指定フォルダーに移動されません。

Microsoft Exchange Server 2010 アカウントを使用している場合、組織外のメール アドレスにメッセージを転送することはできません。 この設定を使用すると、組織に関する機密情報やプライベート情報が公開されることはありません。 この設定は、Exchange 管理者だけが変更できます。

詳細については、自分のアカウントの接続先の Microsoft Exchange Server のバージョンの特定を参照してください。

ルールを利用してメッセージを管理する方法

仕分けルールとは、ユーザーがルール内で指定した条件を満たす受信メッセージまたは送信メッセージに対して、Microsoft Outlook が自動実行する処理です。仕分けルールと通知ウィザードを使うと、多くの条件と動作を選ぶことができます。ルールは未読のメッセージにのみ適用され、既読のメッセージには適用されません。

ルールは一般的に整理と通知という 2 つのカテゴリに分類されます。仕分けルールと通知ウィザードには、最もよく使用されるルールのテンプレートが含まれています。

  • [メッセージの整理   ] これらの仕分けルールを使うと、メッセージの整理と追跡がしやすくなります。たとえば、[件名] 行に "セールス" という単語が含まれる、内田 順など特定の送信者からのメッセージに対して仕分けルールを作成することができます。この操作を実行すると、メッセージに追跡用のフラグを付け、"セールス" として分類して、"内田のセールス" という名前のフォルダーに移動することができます。

  • [情報の通知   ] これらの仕分けルールを適用すると、特定のメッセージを受信した場合に、何らかの方法で通知を受信します。たとえば、家族からメッセージを受信した場合に、携帯電話に通知を自動送信する仕分けルールを作成できます。

  • [新しい仕分けルールを作成する   ] 最初から作成するルールです。

    ルール テンプレート
    図 1:仕分けルールと通知ウィザードには、テンプレートという定義済みのルールがいくつか含まれています。

例外

特殊な状況に合わせて、ルールに例外を追加できます。たとえば、フォローアップ アクションのためにメッセージにフラグを付けるときや、高い重要度を付けるときなどです。指定した例外のいずれか 1 つにでも該当する場合、ルールはメッセージに適用されません。

  1. Navigation Pane で [メール] をクリックします。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. メール アカウントが複数ある場合は、[このフォルダーに変更を適用する] ボックスの一覧で、目的の受信トレイをクリックします。

  4. [新しいルール] をクリックします。

  5. 手順 1 の[テンプレートを選択します] で、[メッセージの整理] または [情報の通知] のテンプレート コレクションから、目的のテンプレートを選びます。

  6. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で、下線が付けられた値をクリックします。たとえば、[名前/配布リスト] リンクをクリックすると、アドレス帳が開きます。

  7. 手順 1 の [条件を選択してください] で、仕分けルールが適用されるメッセージが満たす必要がある条件を選びます。

  8. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で下線付きの値をクリックしていない場合はクリックし、[次へ] をクリックします。

  9. 手順 1 の [アクションの選択] で、特定の条件が満たされた場合に、仕分けルールによって実行されるアクションを選びます。

  10. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で下線付きの値をクリックしていない場合はクリックし、[次へ] をクリックします。

  11. 手順 1 の [例外条件を選択してください] で、仕分けルールの例外条件を選んで、[次へ] をクリックします。

  12. ルールの作成を完了するには、ルール名を入力し、設定するその他のオプションを選びます。

    • 既にいずれかのフォルダー内にあるメッセージに対してこの仕分けルールを適用する場合は、["フォルダー" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    • すべてのメール アカウントと、各アカウントに関連付けられている受信トレイにこのルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。

  13. [完了] をクリックします。

独自の条件、アクション、例外を選んでルールを作成するには、次の手順を実行します。

  1. Navigation Pane で [メール] をクリックします。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. メール アカウントが複数ある場合は、[このフォルダーに変更を適用する] ボックスの一覧で、目的の受信トレイをクリックします。

  4. [新しいルール] をクリックします。

  5. [最初からルールを作成する] で、[受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] または [送信メール用に独自の仕分けルールを作成する] のいずれかを選び、[次へ] をクリックします。

  6. 手順 1 の [条件を選択してください] で、仕分けルールが適用されるメッセージが満たす必要がある条件を選びます。

  7. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で下線付きの値をクリックしていない場合はクリックし、[次へ] をクリックします。

  8. 手順 1 の [アクションの選択] で、特定の条件が満たされた場合に、仕分けルールによって実行されるアクションを選びます。

  9. 手順 2 の [ルールの内容を編集してください] で下線付きの値をクリックしていない場合はクリックし、[次へ] をクリックします。

  10. 手順 1 の [例外条件を選択してください] で、仕分けルールの例外条件を選んで、[次へ] をクリックします。

  11. ルールの作成を完了するには、ルール名を入力し、設定するその他のオプションを選びます。

    • 既にいずれかのフォルダー内にあるメッセージに対してこの仕分けルールを適用する場合は、["フォルダー" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    • すべてのメール アカウントと、各アカウントに関連付けられている受信トレイにこのルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。

  12. [完了] をクリックします。

メッセージから直接ルールを作成できます。たとえば、特定のユーザーからのメッセージを特定のフォルダーに移動するルールを作成できます。

  1. ルールの基にするメッセージを右クリックし、ショートカット メニューから [ルールの作成] をクリックします。

    [ルールの作成] ダイアログ ボックスで、選んだメッセージの情報が入力されたオプションのチェック ボックスをオンにします。

  2. [アイテムをフォルダーに移動する] チェック ボックスをオンにします。

  3. 既存のフォルダーをクリックするか、[新規作成] をクリックして、メッセージを保存する新しいフォルダーを作成します。

  4. ルールにさらに条件、処理、および例外を追加するには、[詳細オプション] をクリックし、仕分けルールと通知ウィザードの指示に従って操作を行います。

    ヒント     作成したルールをすぐに実行するには、仕分けルールと通知ウィザードの最後のページで、["<フォルダー>" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    受信トレイ内、または選んだフォルダー内のメッセージのうち、ルールに関連付けられた条件および例外を満たすすべてのメッセージは指定したフォルダーに移動されます。新しいルールをテストするには、新しいフォルダーを開きます。適切なメッセージが移動されたことを確認します。

常にではなくときどきルールを実行するには、次の手順を実行します。

  1. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスで、ルールの横のチェック ボックスをオフにしてルールを無効にします。

  3. [仕分けルールの実行] をクリックします。

  4. [実行する仕分けルールの選択] の [仕分けルールの実行] ダイアログ ボックスで、実行する仕分けルールの横のチェック ボックスをオンにします。

  5. ルールを適用するフォルダーを選びます。

  6. ルールを適用するメッセージのカテゴリを選びます。

    たとえば、フォルダー内の未読メッセージにのみルールを適用することができます。

  7. [今すぐ実行] をクリックします。

サーバーベース ルール    Microsoft Exchange アカウントがある場合は、Outlook が実行中ではない場合でもサーバーでメッセージにルールを適用できます。このようなルールはサーバーベースのルールと呼ばれます。サーバー上の受信トレイに配信されたときにのみメッセージに適用するようにルールを設定する必要があります。また、サーバー上でルールの処理を完了できるようにする必要があります。たとえば、メッセージを印刷するアクションが指定されている場合、ルールの処理をサーバー上で完了できません。ルールをサーバーに適用できない場合は、Outlook を起動したときに適用されます。

クライアント ルール    "クライアント" とは、個人のコンピューター上で実行されているメール プログラムです。サーバーが適用できないルールは、個人のコンピューター上でのみ実行されるため、"クライアント ルール" です。ルールの一覧に、サーバー上で実行できるルールと実行できないルールの両方が含まれている場合には、最初にサーバーベース ルールが適用され、その後でクライアント ルールが適用されます。

配信確認メッセージ、開封確認メッセージ、投票結果、不在通知はメッセージとして処理されます。たとえば、[件名] ボックスに "会議" という単語を含むアイテムを特定のフォルダーに移動するルールを作成すると、この条件を満たす配信確認メッセージ、投票結果、不在通知も移動されます。

注: 投票結果が受信トレイ以外に移動された場合、元のメッセージで結果が自動的に追跡されなくなります。

会議出席依頼、仕事の依頼、ドキュメントはメッセージとして処理されます。たとえば、[件名] ボックスに "会議" という単語が含まれるアイテムを特定のフォルダーに移動するルールを作成する場合、その条件を満たす仕事の依頼や会議出席依頼も移動されます。ただし、これらの種類のアイテムに影響を与えるルールを作成する場合、以下の制限がある点にご注意ください。

  • メール フォルダー以外のフォルダーに移動されたアイテムは、移動後、正しく動作しない可能性があります。たとえば、メッセージが [予定表] に移動された場合、新しい予定は作成されません。

  • 会議出席依頼やタスクの依頼への返信がルールによって [削除済みアイテム] に移動されると、返信は元のアイテムによって追跡されません。

  • 会議出席依頼が自動的に [削除済みアイテム] に移動されると、会議は予定表に追加されません。

  • 送信したメッセージに影響を及ぼすルールは、タスクの依頼と会議出席依頼に適用されません。

配布リストの新しいルールは、ルールの作成方法によって動作が異なります。

  • 配布リストに送信されたメッセージをフォルダーに移動する    このルール テンプレートを選ぶと、配布リストに送信されたメッセージのみが指定したフォルダーに移動されます。配布リストに含まれる個人からのメッセージは、指定したフォルダーに移動されません。

    注: このルールは、Exchange アカウントにのみ適用されます。

  • 特定の人から受信したメッセージをフォルダーに移動する    このルール テンプレートを選ぶと、指定した配布リストのメンバーである個人からのメッセージも、指定したフォルダーに移動されます。

Exchange を使用する組織で勤務している場合、既定で、ルールを使用して組織の外部のメール アドレスに転送したメッセージは、送信されません。この設定を使用して、企業データの開示を防ぐことができます。この設定は、Exchange 管理者が制御します。

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