予定表を応用する

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ユーザーは会議や予定以外にも予定表を使用します。そのため、Outlook 予定表もそれらの目的で使用できます。このビデオでその方法について説明します。

1 つの予定や会議を変更する

  1. 予定または会議を開きます。定期的なアイテムの一部であるアイテムを開く場合、[定期的なアイテムを開く] ダイアログ ボックスで、[この回のみ] をクリックし、[OK] をクリックします。

  2. [アイテムの出現] タブで必要なオプションを変更し、[保存して閉じる] をクリックするか、または会議の場合は、[更新内容の送信] をクリックします。

    予定または会議を予定の他の日付にドラッグします。また、文字列をクリックして変更を入力することで件名を変更することもできます。

定期的な予定や会議を変更する

  1. 予定または会議を開きます。定期的な一連の一部であるアイテムを開く場合、[定期的なアイテムを開く] ダイアログ ボックスで [一連の予定全体] をクリックし、[OK] をクリックします。

  2. [定期的な予定] または [関連する会議] タブで、目的のオプションを変更します。

  3. 定期的なアイテムのオプションを変更するには、[定期的な予定] タブまたは [関連する会議] タブの [オプション] で、[定期的なアイテム] をクリックします。時間、パターンの設定、期間などのオプションを変更して、[OK] をクリックします。

  4. [保存して閉じる] をクリックするか、または会議の場合は、[更新内容の送信] をクリックします。

さらに詳しく

予定表の基本

予定表に祝日を追加する

最初のコースである予定表の基本では、予定の作成、

会議の設定、予定表の共有について詳しく説明しました。これらは、Outlook 予定表で最も多く実行される操作です。

ただし、予定表やスケジュールは、会議や予定以外の目的でも使えます。

これらの用途でも、Outlook をぜひ使ってみてください。

まず、予定表を概念として見てみます。

こうすると、予定表とは、予定を覚えておくための単なるツールであることがわかります。

予定は必ずしも予定ではなく、覚えておくべき時間帯である場合もあります。

たとえば、子供のキャンプの送迎や、商品配送のために確保しておく時間です。

また、会議とはグループの人たちの調整を含む時間帯の場合もあります。

たとえば、サッカーの試合、屋根ふき作業、映画製作などです。

概念的に考えてみるため、Outlook 予定表を使って 2 週間のプロモーション ツアーをスケジュールしてみましょう。

まず、新しい予定表を作成します。 これで、ツアーの日程を個人の予定表アイテムと分けておくことができます。

[予定表] ビューをクリックし、[ホーム] タブで [予定表を開く]、

[新しい空白の予定表を作成] の順にクリックし、新しい予定表の名前を入力します。

次に、予定表の配置先を選びます。 Outlook には、さまざまな種類のメール アカウントがあります。

この予定表は、Office 365 Exchange アカウントに作成します。 これで、共有できます。

3 番目のムービーで、実際の操作をご覧いただけます。

[OK] をクリックします。 フォルダー一覧の [個人用の予定表] の下に、新しい予定表が表示されます。

この予定表をオンにすると、予定表が主要な個人用予定表の横に表示されます。

作業スペースを増やしたいので、個人用予定表をオフにします。

これで、スケジュールにイベントの追加などができるようになります。 まず、書籍のサイン イベントを作成してみましょう。

[新しい会議] をクリックします。 数人のスケジュールの調整が必要なので、会議フォームを使います。

[件名] にはイベントの種類、会場の場所、名前、住所などを入力できます。

次に、開始時刻と終了時刻を追加します。

メッセージ領域に、イベントに関連する詳細、

たとえば、電話番号、メール アドレス、添付ファイル、リンク、地図などを追加します。

最後にツアー チームのメンバーを追加し、

情報を共有したい相手、たとえば書店の担当者なども追加します。

次に、[送信] をクリックして会議出席依頼を送信します。

すると、会議出席依頼の返信を反映できないという警告が通知されます。

これは、会議出席依頼をメインの予定表で作成していないためです。

これは覚えてはおきますが、問題が発生することはありません。 [はい] をクリックします。

各メンバーに対して、会議出席依頼がメールで送信されます。 メンバーが会議出席依頼を承諾すると、それぞれの予定表に追加されます。

また、情報の受領を確認できるよう、確認の送信も依頼します。

完成したツアー予定表には、すべてのイベント、宿泊、交通手段が表示されます。 また、イベントの色分けも行います。

イベントを選んで [分類] をクリックします。 カテゴリを作成してイベントに割り当てることができます。

これはツアーのスケジュールに使うフレームワークですが、方法の 1 つにすぎません。

たとえば、会議出席依頼を送信して日付情報を共有する代わりに、単に予定表全体を共有するという方法もあります。

ビデオ 3 で、実際の操作をご覧いただけます。

次に、スケジュールを整理してタスクを割り当てます。

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