予定表を共有する

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前のビデオでは、スケジュール アシスタントで予定表を共有する 1 つの例を紹介しました。ところが、機能はそれだけではありません。

さらに詳しく

予定表に祝日を追加する

予定と会議を示す予定表を印刷する

他のユーザーと Outlook 予定表を共有する

Outlook を使いこなせるようになると、

他のユーザーとのコミュニケーションや情報共有をさらに快適に行うことができます。

前のビデオでは、スケジュール アシスタントで予定表を共有する例をいくつか見てきました。

しかし、他にもさまざまな機能があります。

たとえば、[転送] をクリックすると、実際に相手を招待せずに、会議出席依頼を電子メールで送信できます。

受信者には、会議出席依頼とほぼ同じ内容が送信されます。

受信者は、これを承諾、仮承諾、または辞退できます。

予定表全体を共有したい場合、[ホーム] タブには 3 つのオプションがあります。

[予定表を電子メールで送信] をクリックすると、予定表を電子メール メッセージで送信できます。

[期間] をクリックして、予定表で送信する範囲を選択します。

特定の期間を入力することもできます。

[詳細情報] をクリックすると、情報を表示する程度を選択できます。

[空き時間情報のみ]、[詳細情報の一部]、[詳細情報] を選択できます。

[OK] をクリックすると、電子メール メッセージに情報が追加されます。

ここで受信者を追加して、[送信] をクリックします。

予定表のスナップショットを送信するだけなら、電子メールの方が適していますが、

他のユーザーも自分と同じように予定表を表示できるようにするには、[予定表の共有] をクリックします。

予定表を共有したいユーザーを宛先行に入力し、

共有する詳細レベルを選択します。

受信者の予定表を表示するためのアクセス権を要求するには、このチェック ボックスをオンにして、[送信] をクリックします。

[はい] をクリックして、予定表を共有することを確認します。電子メールが送信されます。

受信者はメッセージを開き、

説明と予定表の追加手順を確認できます。Outlook ではすべて自動的に追加されています。

クリックして予定表を追加して開くと、Outlook が予定表ビューに切り替わり、自分の予定表の横に共有相手の予定表が表示されます。

この受信者は全詳細情報の閲覧を許可されているので、会議や予定を開いてすべてを確認できます。

受信者に既定で付与されているのは読み取り権限のみのため、変更や追加を行うことはできません。

予定表の領域を広げたい場合は、このチェック ボックスをオフにします。

受信者にアイテムの詳細を公開したくない場合は、

[タグ] グループに移動し、このボタンをクリックして [非公開] にします。

これで、予定表の共有相手は非公開の予定を確認できますが、アイテムを開くことはできません。

共有の詳細を表示または変更するには、[予定表のアクセス権] をクリックして名前を選択します。

これで、受信者が予定表で表示または実行できる内容を完全に制御できます。

書き込み権限を付与することもできます。

予定表の共有は、組織内の他のユーザーとの共有に使えるすばらしい機能です。

ただし、インターネット経由で共有する場合は、常に利用できるとは限りません。

このようなメッセージを受け取った場合、もう 1 つの方法を試してみましょう。

[オンラインで公開]、[この予定表を公開] の順にクリックします。

オンラインで予定表共有を行うサービスに接続されている場合、このような画面が表示されます。

ユーザーに公開する詳細とデータ範囲を入力して、[制限あり] または [公開] を選択します。

[制限あり] を選択すると、インターネット上のユーザーは予定表へのリンクを検索できなくなります。

ただし、リンクを取得すれば、それを他のユーザーに送信することができます。

よって、予定表の情報を公開する場合は、インターネット上のユーザーと共有しても問題のない情報のみを公開してください。

[公開開始] をクリックします。次に、これらのリンクを、予定表へのアクセスを許可するユーザーに送信します。

これで、Outlook 2013 での基本的な予定表の使い方をおわかりいただけたかと思います。

この後は、

ご自分で予定や会議を作成し、いくつかのオプションを試してください。

リボンのコマンドも試してみましょう。

Outlook 2013 の使用方法の詳細については、コースのまとめに記載されたリンクをご覧ください。

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