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一般的な差し込み印刷の問題

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この記事では、 Publisherを使用している場合の最も一般的な差し込み印刷の問題に対する回答を得るのに役立ちます。差し込み印刷プロセス中にデータソースまたはアドレス一覧を変更し、差し込み印刷フィールドにスペースを追加して、目的の場所に見えるようにします。を使用して、差し込み印刷文書を保存して、シート上で異なる差し込みページをプリントすることができます (たとえば、ラベルシートのラベルが異なる場合)。

既存のアドレス一覧を編集する

差し込み文書を編集しているときに、データソースまたはアドレス一覧を変更する場合は、次の操作を行います。

  1. [アドレス帳の作成] の [既存のリストを使用する] をクリックし、[次へ] をクリックします。受信者リストを作成または接続します。

    既定では、Microsoft Publisher はデータソースを [ My data ] フォルダーに保存します。データソースの検索を参照する必要がある場合があります。

  2. [データソースの選択] ダイアログボックスで、目的のデータソースをクリックします。

  3. [開く] をクリックします。

    選択したデータソースの種類によっては、特定の情報を要求する他のダイアログボックスが表示されることがあります。

    たとえば、データソースが複数のワークシートに関する情報を含む Microsoft Office Excel ブックである場合は、必要な情報が含まれているワークシートを選択し、[ OK] をクリックします。

  4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスで、データソースの名前をクリックし、[編集] をクリックします。

    既存のアドレス一覧を編集する

  5. [データソースの編集] ボックスでは、既存のアドレスを編集または削除したり、新しい同を追加したりすることができます。

  6. アドレス一覧の編集が完了したら、[ OK ] をクリックし、[はい] を選び、アドレス一覧を更新します。

注: データソースまたはアドレス一覧を作成する方法の詳細については、「差し込み印刷用のデータソースを作成する」を参照してください。

文書に差し込み印刷フィールドを挿入する場合の最も一般的な問題は、特に、中央のイニシャルなど、常に表示されていない差し込みフィールドを使用して、差し込みフィールドの間隔を正確に調整することです。差し込みフィールド間のページにスペースを直接追加することはできますが、すべての差し込みフィールドを使用していないアドレスがある場合は、空白になります。すべてのフィールドに必要な領域を確保するには、アドレス一覧にスペースを挿入します。

たとえば、アドレス一覧内のアイテムにミドルネームが含まれているかどうかに関係なく、reciprient の名前が正しく表示されるようにするには、次の操作を行います。

  1. 最初の中が含まれている各受信者の中央の最初のエントリで、スペースバーを押して、最初の前と後にスペースを追加します。

  2. 初期値が含まれていない各受信者の中央の最初のエントリで、スペースを追加します。

    アドレス帳内の間隔

差し込み印刷には、各コピーで同じ情報と、各コピーに固有の情報のプレースホルダーの両方が含まれています。この例としては、ニュースレターの本文がすべての受信者に対して同じである個人用のニュースレターがありますが、宛名のアドレスと紹介は異なります。

結合された文書を作成する場合の最も一般的な問題は、差し込み印刷フィールドを使用した文書と差し込みページ文書の両方を保存していないことです。

差し込み印刷の文書を作成する手順は、宛名の結合ウィザードの3つです。この手順では、次の3つの選択肢があります。

  1. 印刷     このオプションを選択すると、差し込み文書が印刷されます。

  2. 新しい文書に結合する     このオプションを選ぶと、差し込みデータのセットごとにページが表示された新しい文書が開きます。

  3. 既存の文書に追加するこのオプションを選ぶと、文書を選択するように求められ、差し込み印刷されたページが文書の末尾に追加されます。

差し込み印刷した文書と差し込み印刷されたフィールドが含まれている文書の両方を保存するには、[新しい文書に差し込み] オプションをクリックします。[新しい文書] ウィンドウが開き、差し込み印刷ページの文書が表示されます。差し込み印刷フィールドの文書は、結合されたページの文書の背後には非表示になります。必ず両方の文書を保存してください。

次に、差し込み印刷されたページ文書をプリントすることができます。

文書を印刷する場合の最も一般的な問題は、1枚の用紙に差し込み印刷された各ページのいずれか (たとえば、宛名ラベル用紙にある各宛名ラベルの1つ) をプリントすることです。

この問題は、[印刷] オプションを選択した場合、[印刷] ダイアログボックスの既定値は [用紙1枚に複数部数] オプションで、シートのラベルごとに1つの住所を印刷するのではなく、各住所のラベル全体を印刷します。

さまざまな種類の差し込みデータを印刷するには (たとえば、異なる名前や住所など)、用紙ごとに、[印刷オプション] セクションで [ 1 枚のシートに複数のページを表示] をクリックします。

[用紙 1 枚に複数ページ] オプションを設定した [印刷] ダイアログ ボックス

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