一意のドキュメント ID を有効化および構成する

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ドキュメント id は、ドキュメントやレコードの管理に役立ちます。サイト上のドキュメント id サービスを有効にして、サイト上の各ファイルにドキュメント id を追加します。

この記事の内容

概要

ドキュメント ID を使用してファイルを移動する

ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する

ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する

サイトコレクションのドキュメント id の使用を有効にして構成する

概要

ドキュメント id は、場所に関係なくアイテムを追跡するための簡単な方法を提供することで、ドキュメントの管理に役立ちます。たとえば、あるサイトのドキュメントライブラリから別のサイトのドキュメントライブラリに法的契約が移動された場合、そのドキュメント ID に基づいてコントラクトを簡単に見つけることができます。ドキュメント id は、アップロードされたドキュメントに自動的に割り当てられ、この id はライフサイクル全体を通してアイテムに従います。ドキュメント id は、ドキュメントセットに割り当てることもできます。

ドキュメント ID と共に項目を記録する

ドキュメント ID サービスを初めて有効にすると、サイトコレクション内の新しいドキュメントに新しい id が自動的に割り当てられます。タイマージョブは、既にサイトコレクション内のドキュメントに id を割り当てるようにスケジュールされています。

また、サービスが有効になっている場合は、ドキュメントとドキュメントセットコンテンツタイプに新しい列が自動的に追加されます。[ドキュメント id] 列には、アイテムに割り当てられた id が表示されます。

コンテンツ管理システムでドキュメント ID 機能を使用する前に、ドキュメントが配置されている各サイトコレクションに対して最初に有効にする必要があります。

ドキュメント ID を使用してファイルを移動する

SharePoint Onlineでは、ドキュメント ID は通常、ファイルと共に移動されます。ただし、宛先サイトにドキュメント id サービスが有効になっていない場合、ドキュメントにはドキュメント id がなくなります。

SharePoint Serverの場合、サイト内でドキュメント ID を保持する唯一の方法は、ドキュメントを移動するときにサイトの設定の [サイトコンテンツと構造の管理] ページを使用することです。

サイトのコンテンツと構造の詳細については、「サイトコンテンツと構造を操作する」を参照してください。

ドキュメント ID を使用してファイルをコピーする

ファイルのコピーが作成されると、そのコピー用に新しいドキュメント ID が生成されます。たとえば、1つのサイトからダウンロードしたファイルを別の場所にアップロードした場合は、コピーです。ただし、宛先サイトにドキュメント id サービスが有効になっていない場合、そのコピーにはドキュメント id はありません。

ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する

文書 id を使用してドキュメントまたはレコードを追跡するには、次の2つの手順を実行する必要があります。

ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する

注: ドキュメント ID 機能を有効にするには、サイトコレクション管理者である必要があります。

  1. トップ レベルのサイト コレクションに移動します。

  2. [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[サイト コレクションの機能] をクリックします。

  4. ドキュメント ID サービスの横にある [アクティブ化] をクリックします。アイテムの横にアクティブのアイコンが表示され、現在のサイト コレクションに対してこの機能がアクティブ化されます。

サイトコレクションのドキュメント id の使用を有効にして構成する

特定のサイトコレクションのドキュメント id 機能を有効にすると、サイトコレクション内のすべてのドキュメントにドキュメント id が自動的に割り当てられます。サイトコレクションに存在するドキュメントの数によっては、このプロセスにしばらく時間がかかる場合があることに注意してください。

注: ドキュメント ID 機能を有効にして構成するには、サイトコレクション管理者である必要があります。

  1. トップ レベルのサイト コレクションに移動します。

  2. [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[ドキュメント ID の設定] をクリックします。

  4. [ドキュメント id の設定] ページの [ドキュメントの id の割り当て] セクションで、[ドキュメントの id を割り当てる] チェックボックスがオンになっていることを確認します。

注: サイトコレクション内の最初のドキュメント id の割り当てを有効にした場合、メッセージが表示されます。文書番号機能の構成は、自動プロセスによって完了するようにスケジュールされています。つまり、タイマージョブは、サイトコレクション内のすべてのドキュメントに対するドキュメント id の割り当てを完了する必要があることを意味します。このプロセスにかかる時間は、サイトコレクション内のドキュメント数によって異なります。

  1. 各ドキュメント ID の先頭に自動的に追加される文字または数値のカスタム文字列を設定するには、[ID の先頭に付ける文字] の下に文字列を入力します。

  2. サイト コレクションの既存のすべてのドキュメント ID に接頭辞を自動的に追加する場合は、[これらの文字で始まる、このサイト コレクションのすべてのドキュメント ID をリセットする] チェック ボックスをオンにします。

  3. [ドキュメント id ルックアップ検索範囲] セクションで、id ルックアップの検索範囲として使用するサイトを選択します。

  4. [OK] をクリックします。

    注: 上で説明したように、特定のサイトコレクションに対してドキュメント ID サービスが有効になっている場合、ドキュメントとドキュメントセットコンテンツタイプには、サイトコレクションレベルとして列が追加されます。[ドキュメント id] 列は、アイテムに割り当てられている id を表示するために使用されます。

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