一意のドキュメント ID を有効化および構成する

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この記事では、ドキュメントまたはレコード管理でドキュメント ID を使用する利点について説明します。また、サイト コレクションに対してドキュメント ID サービスを有効にする方法と、ユーザー設定のファイルの名前付け規則のドキュメント ID オプションを構成する方法についても説明します。

この記事の内容

概要

重要な点に注意してください。

アクティブ化、有効化、およびドキュメント Id を構成します。

ドキュメント ID のサイト コレクションの機能をアクティブにします。

有効にして、サイト コレクションのドキュメント Id の使用を構成します。

概要

ドキュメント ID を使用すると、場所にかかわらずアイテムを簡単にトラッキングすることができ、ドキュメントの管理に役立ちます。たとえば、1 つのサイトのドキュメント ライブラリから別のサイトのドキュメント ライブラリに契約書が移動された場合、ドキュメント ID に基づいて簡単にその契約書を見つけることができます。ドキュメント ID はアップロードされるドキュメントに自動的に割り当てられ、この ID により、そのライフ サイクル全体を通じてアイテムがトラッキングされます。ドキュメント ID はドキュメント セットに割り当てることもできます。

ドキュメント ID と共に項目を記録する

ドキュメント ID サービスが最初に有効になると、サイト コレクションの新しいドキュメントには新しい ID が自動的に割り当てられます。サイト コレクションに既にあるドキュメントに対して、ID を割り当てるタイマー ジョブが予定されます。

また、サービスが有効化されるときに、新しい列が自動的にドキュメントおよびドキュメント セットのコンテンツ タイプに追加されます。ドキュメント ID 列には、アイテムに割り当てられた ID が表示されます。

コンテンツ管理システムでドキュメント ID 機能を使用する前に、まず、ドキュメントがホストされているサイト コレクションに対してドキュメント ID 機能を有効にする必要があります。

重要事項

特定の状況では、ドキュメント ID が維持されない場合があります。次の表にこのような例外を示します。

操作

[結果]

ドキュメントをダウンロードし、別のサイトにアップロードする。

ドキュメントはコピーと見なされ、新しいドキュメント ID が割り当てられます。

送信する [移動] コマンドを使用します。

ドキュメントはコピーと見なされ、新しいドキュメント ID が割り当てられます。

[コピー ] コマンドを使用します。

新しいドキュメント ID が割り当てられます。

サイト内のドキュメント ID を保持するだけの方法は、ドキュメントを移動するときに、サイトの設定でサイトのコンテンツと構造の管理] ページを使用します。この方法でコピーすることで、ドキュメント ID は保持されませんに注意してください。

サイトのコンテンツと構造の詳細については、サイトのコンテンツと構造を使用するを参照してください。

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ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する

最初にドキュメント ID を使用してドキュメントまたはレコードをトラッキングするには、次の 2 段階の手順を使用する必要があります。

ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する

注: 順序にするサイト コレクションの管理者のドキュメント ID 機能を有効にします。

  1. トップ レベルのサイト コレクションに移動します。

  2. [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] の [サイト コレクションの機能] をクリックします。

  4. ドキュメント ID サービスの横にある [アクティブ化] をクリックします。アイテムの横にアクティブのアイコンが表示され、現在のサイト コレクションに対してこの機能がアクティブ化されます。

サイト コレクションでドキュメント ID の使用を有効化および構成する

特定のサイト コレクションに対してドキュメント ID 機能を有効にすると、サイト コレクション内のすべてのドキュメントに自動的にドキュメント ID が割り当てられます。サイト コレクションに存在するドキュメントの数によっては、この処理に時間がかかることもあります。

注: 有効化および構成のドキュメント ID 機能をサイト コレクションの管理者があります。

  1. トップ レベルのサイト コレクションに移動します。

  2. [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[ドキュメント ID の設定] をクリックします。

  4. [ドキュメント ID の設定] ページの [ドキュメント ID の割り当て] セクションで、[ドキュメント ID の割り当て] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。

注: サイト コレクション内の最初のドキュメント Id の割り当てを有効にすると、メッセージが表示されます。 自動プロセスで完了する予定がドキュメント ID 機能を構成します。タイマー ジョブがサイト コレクション内のすべてのドキュメントにドキュメント Id の割り当てを担当ことになります。このプロセスにかかる時間は、サイト コレクションでドキュメントの数によって異なります。

  1. 各ドキュメント ID の先頭に自動的に追加される文字または数値のカスタム文字列を設定するには、[ID の先頭に付ける文字] の下に文字列を入力します。

  2. サイト コレクションの既存のすべてのドキュメント ID に接頭辞を自動的に追加する場合は、[これらの文字で始まる、このサイト コレクションのすべてのドキュメント ID をリセットする] チェック ボックスをオンにします。

  3. ドキュメント ID のルックアップ検索範囲のセクションで、ID ルックアップの検索範囲として使用するサイトを選択します。

  4. [OK] をクリックします。

    注: 前述のように、任意の特定のサイト コレクションのドキュメント ID サービスが有効にすると、列として追加されますドキュメントとドキュメント セット コンテンツ タイプにサイト コレクション レベル。[ドキュメント ID] 列を使用して、アイテムに割り当てられている ID を表示します。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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