ワークフローを使用してライブラリのコンテンツ承認を管理する

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コンテンツの承認が必要とメジャーおよびマイナー バージョン管理が有効になっている、ライブラリでコンテンツの承認 (モデレートとも呼ばれます) を管理するのにワークフローを使用できます。ワークフローを使用して、コンテンツの承認プロセスを管理するときに、ドキュメントのマイナー バージョンまで保留中の状態では承認または拒否ワークフロー プロセスをします。ワークフローでマイナー バージョンが承認されると、状態が承認保留中の更新し、メジャー バージョンとして発行、ライブラリを表示する権限を持つすべてのユーザーに表示されます。ワークフローでマイナー バージョンが拒否されると、却下保留中の状態を更新し、ライブラリでマイナー バージョンを表示する権限を持つユーザーだけが表示されているマイナー バージョンのままにします。作成者がメジャー バージョンとマイナー バージョンをチェックインするとき、またはドキュメントのメジャー バージョンの発行] コマンドを選択するコンテンツの承認のワークフローが自動的に開始します。コンテンツの承認ワークフローを手動で開始する特定の権限を持つユーザーを許可することもできます。

コンテンツの承認およびバージョン管理の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

次のセクションでは、ライブラリ コンテンツの承認を管理するためのワークフローのセットアップ手順について説明します。

この記事の内容

手順 1: ライブラリのコンテンツの承認を有効にします。

手順 2: ライブラリのメジャーおよびマイナーのバージョン管理を有効にします。

手順 3: ライブラリのコンテンツの承認を管理するワークフローを設定します。

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手順 1: ライブラリ コンテンツの承認を有効にし、下書きアイテムのセキュリティを指定する

ライブラリを設定する場合、ライブラリに保存されるドキュメントに変更が加えられたときに承認を求めるように設定できます。

コンテンツの承認が必要なライブラリの場合は、変更された文書は承認または拒否承認権限を持つユーザーまで保留状態のままです。ファイルが承認されると、そのライブラリでは、承認済み] 状態が割り当てられているライブラリを表示する権限を持つすべてのユーザーに表示されます。ファイル却下された場合は、状態が更新拒否され、ドキュメントの作成者とリストを管理する権限を持つユーザーだけに表示されます。

既定では、承認待ちのドキュメントを表示できるユーザーが、その作成者、および、リストの管理権限を持つユーザーに限定されますが、その他のグループのユーザーにドキュメントの閲覧を許可するかどうかは、必要に応じて指定できます。

  1. ライブラリがまだ開かれていない場合は、その名前をサイド リンク バーでクリックします。

    ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、ライブラリの名前をクリックします。

    1. [設定] メニュー 設定メニュー で、開いているライブラリの種類の設定をクリックします。

      たとえば、ドキュメント ライブラリで、[ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

  2. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。

  3. [コンテンツの承認] セクションの [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] で、[はい] をクリックします。

  4. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションの [このドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザー] で、[アイテムを承認できるユーザー (とアイテムの作成者) のみ] を選択します。

    注: 以前にライブラリのバージョン管理設定を更新したことがなければ、コンテンツの承認を必須にすると、このオプションが自動的に選択されます。

  5. [OK] をクリックします。

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手順 2: ライブラリのメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理を有効にする

ワークフローでコンテンツの承認を管理するには、さらに、ライブラリのメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理を有効にしておく必要があります。

  1. ライブラリがまだ開かれていない場合は、その名前をサイド リンク バーでクリックします。

    ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、ライブラリの名前をクリックします。

    1. [設定] メニュー 設定メニュー で、開いているライブラリの種類の設定をクリックします。

      たとえば、ドキュメント ライブラリで、[ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

  2. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。

  3. [ドキュメントのバージョン履歴 ] セクションの [メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する] をクリックします。

  4. [OK] をクリックします。

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手順 3: ライブラリ コンテンツの承認を管理するワークフローをセットアップする

ライブラリ コンテンツの承認は、Microsoft Office SharePoint Server 2007 に用意されている定義済みの承認ワークフローを使用して管理できます。また、組織独自のワークフローを作成および導入して、コンテンツの承認を管理することもできます。

ワークフローを使用してライブラリのコンテンツの承認を管理するときにユーザーが、メジャー バージョンとドキュメントをチェックインするたびに、またはドキュメントのメジャー バージョンの発行] コマンドを選択したとき、コンテンツの承認ワークフローを開始します。ワークフローが進行中にドキュメント保留中の状態でマイナー バージョンのままです。場合は、コンテンツの承認ワークフローでドキュメントが承認されると、承認済み] 状態が更新され、そのライブラリでドキュメントを表示する権限を持つすべてのユーザーに表示されているため、メジャー バージョンとして発行します。コンテンツの承認ワークフローでドキュメントが拒否された場合、その状態が [拒否] を更新し、ドキュメントの作成者のみに表示され、一覧を管理する権限を持つユーザーにマイナー バージョンのままにします。

注: 作成者がドキュメントをメジャー バージョンとしてチェックインしたとき、またはドキュメントの [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択したときに自動的に開始されるコンテンツの承認ワークフローは、1 つのライブラリに 1 つしか指定できません。

  1. ワークフローを追加するライブラリを開きます。

    1. [設定] メニュー 設定メニュー で、開いているライブラリの種類の設定をクリックします。

      たとえば、ドキュメント ライブラリで、[ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

  2. [権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。

    注記: 

    • [ワークフロー設定] コマンドは、サイト コレクションに対してワークフローがアクティブに設定されている場合にしか表示されません。

    • このライブラリに既にワークフローが追加されていた場合、この手順を実行すると、[ワークフローの設定変更] ページが表示されるので、そこで、[ワークフローの追加] をクリックして [ワークフローの追加] ページに移動する必要があります。このリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにまだワークフローが追加されていなかった場合、この手順を実行すると、[ワークフローの追加] ページが表示されます。

  3. [ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションで、コンテンツの承認に使用するワークフロー テンプレートの名前をクリックします。

    Office SharePoint Server 2007 に用意されている定義済みの承認ワークフローを使用する場合は、[承認] ワークフロー テンプレートをクリックします。

  4. [名前] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。

    1. [タスク リスト] セクションで、このワークフローと併せて使用するタスク リストを指定します。

      注記: 

      • 既定の [タスク] リストを使用する以外に、新しいタスク リストを作成することもできます。既定の [タスク] リストを使用する場合、ワークフローの参加者は、[タスク] リストの [マイ タスク] ビューを使用してワークフロー タスクを簡単に検索および表示できます。

      • このワークフローのタスクによって一般的な [タスク] リストとは分けておく必要のある機密データが漏えいする場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。

      • ワークフローが多数である場合や、ワークフローに伴うタスクが多数である場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。その場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成します。

  5. [履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで生じたすべてのイベントが表示されます。

    注: 履歴リストは、既定の履歴リストを使用することも、新規に作成することもできます。たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、各ワークフローについて別個に履歴リストを作成できます。

  6. [開始オプション] セクションの [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにします。

    注: このオプションは、ライブラリに対してメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理が有効に設定され、さらに、選択したワークフロー テンプレートがコンテンツの承認に対応している場合にのみ使用できます。

  7. ワークフローを手動で開始する場合は、アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーを手動で開始するのには、このワークフローを許可する] チェック ボックスを選択します。選択します。 ワークフローを開始する追加のアクセス許可を要求する場合は、チェック ボックスをワークフローを開始するリストの管理権限を必要とします。

  8. カスタマイズするオプションが他にもある場合は、[次へ] をクリックし、ワークフローの [カスタマイズ] ページで必要なオプションを指定します。

    Office SharePoint Server 2007で使用できるあらかじめ定義された承認ワークフローを使用している場合は、ワークフローをカスタマイズする方法の詳細については承認ワークフローを使用するを参照してください。

  9. ワークフローに使用できるカスタマイズ オプションが他にない場合は、[OK] をクリックします。

    注記: 

    • コンテンツの承認ワークフローは、作成者が下書きをメジャー バージョンとしてチェックインするか、ドキュメントの [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択した場合、自動的に開始されます。

    • ドキュメントの承認権限を持つユーザーは、ライブラリ内でそのドキュメントのプロパティを直接編集することによって承認することができます。この方法でドキュメントを承認または却下した場合、ワークフローは自動的に終了します。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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