ワークフローを使用してドキュメントのフィードバックを収集する

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同僚やプロジェクトの関係者に 2007 Microsoft Office system のドキュメントを送信してフィードバックを得るという作業を日常的に行っていると、フィードバックの収集プロセスへの対処に多大な時間を取られることがよくあります。たとえば、フィードバックを依頼するメッセージを作成し、そのメッセージにドキュメントを添付するか、ドキュメントへのリンクを記載して送信します。その後、校閲者全員にフォローのメッセージを少なくとも 1 回は送信して、ドキュメントを見てもらえるようにやわらかく念を押します。締め切りを過ぎてもフィードバックが送られて来ない場合は、最終的に、社内を歩き回って校閲者を見つけ出し、ドキュメントをきちんと校閲してくれたかどうかを確認することになります。何か月か経った後、ある同僚がフィードバックを提出したかどうかを上司にたずねられたら、その人からの返信を見つけ出すために、電子メールの受信トレイで古いメールに必死に目を通さなければなりません。身に覚えがないでしょうか。

ドキュメントの校閲プロセスにかかる時間を減らし、ドキュメント自体の作業に充てる時間を増やしたい場合は、Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトのワークフローを使用してフィードバックを集めることができます。ワークフローでは、ドキュメントの校閲などの一般的なビジネス プロセスに関連するユーザーのタスクを管理および追跡することにより、これらのプロセスの調整に必要なコストと時間を節約できます。タスクの割り当て、通知の送信、参加状況の追跡、およびプロセス全体の記録の作成はワークフローによって行われるため、ドキュメント作成者は、ドキュメント校閲プロセスの運用に気を取られることなく、自分の作業に専念できます。

フィードバックの収集ワークフローを Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007、または Microsoft Office PowerPoint 2007 から開始できるのは、Microsoft Office Professional Plus 2007、Microsoft Office Enterprise 2007、および Microsoft Office Ultimate 2007 と、スタンドアロン バージョンの Office Word 2007、Office Excel 2007、および Office PowerPoint 2007 だけです。

この記事の内容

ワークフローのドキュメントを簡単に確認する方法

始める前に

ドキュメントのフィードバックの収集ワークフローを開始します。

フィードバックの収集ワークフローのタスクを完了します。

ワークフローによるドキュメント校閲の円滑化

Office SharePoint Server 2007 サイトには、一般的なビジネス プロセスを処理するためのいくつかのワークフローがあらかじめ定義されています。このような定義済みのワークフローの 1 つとして、フィードバックの収集ワークフローがあります。これは、複数のユーザーから成るグループにドキュメントまたはアイテムを送信して、フィードバックを収集するものです。既定では、フィードバックの収集ワークフローは Office SharePoint Server 2007 サイトのドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられるので、ドキュメント ライブラリで自動的に使用可能になります。

ワークフローを使用してドキュメント校閲プロセスを管理すると、すべてのタスクがサーバーによって管理されます。

ワークフローの開始    2007 Office リリースのドキュメントに対してフィードバックの収集ワークフローを開始すると、ワークフローの開始フォームへの入力を求められます。このフォームには、ドキュメントの校閲者の名前を指定します。また、校閲者に対する特別な指示や、ワークフローの参加者が校閲を完了する必要のある期限日を指定できます。

ワークフロー タスクの完了    ワークフローが開始されると、サーバーによって、すべての参加者に校閲タスクが割り当てられます。サーバーで電子メール通知が有効になっている場合は、すべての参加者に電子メール通知が送信され、タスクの指示および校閲するドキュメントへのリンクが通知されます。参加者は、このリンクをクリックしてドキュメントを校閲できます。校閲が完了したら、Microsoft Office Outlook 2007 電子メール メッセージの [この仕事の編集] をクリックしてフィードバック コメントを記述し、タスクを完了としてマークできます。

ワークフローの状態の確認    ワークフローが進行している間、ワークフローの所有者 (この場合はドキュメントの作成者) やワークフローの参加者は、Office SharePoint Server 2007 の [ワークフローの状態] ページを参照して、どの参加者がワークフロー タスクを完了したかを確認できます。ワークフローの所有者は、アクティブなタスクの更新や、校閲者の追加または更新を行うこともできます。ワークフローのすべての参加者がワークフロー タスクを完了すると、ワークフローは終了し、ワークフローの完了がワークフローの所有者に自動的に通知されます。フィードバックの収集ワークフローが完了すると、各校閲者からのすべてのフィードバック コメントがまとめられ、ワークフローの所有者に電子メール メッセージで送信されます。

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始める前に

フィードバックの収集ワークフローは簡単に開始できます。Microsoft Office ボタンをクリックし、[ワークフロー] をクリックして、[開始] をクリックします。ドキュメントに対するワークフローは、その作成に使用した 2007 Office リリースのプログラムから直接開始できます。

ただし、開始する前に次の点を確認する必要があります。

  • 処理対象が Office Excel 2007 ブック、Office PowerPoint 2007 プレゼンテーション、または Office Word 2007 文書であること。

  • Office SharePoint Server 2007サイト上でドキュメント ライブラリにファイルを保存しました。SharePoint ライブラリにファイルを保存する方法の詳細については、「 SharePoint ライブラリまたは別の Web 上の場所にファイルを保存する」を参照してください。

後の手順で使われているコマンドの一部を使用できない場合は、次の点を考慮してください。

  • 2007 Office リリースのプログラムからフィードバックの収集ワークフローを直接開始するには、ドキュメントが保存されているライブラリに対して、少なくともアイテムの編集権限が必要です。ワークフローによっては、さらにリストの管理権限もないと、ワークフローを開始できない場合があります。つまり、ブラウザの場合と同じ権限が必要です。サイトの所有者に確認してください。

  • サイトの所有者によって、特定のリストまたはライブラリからワークフローが削除されている場合があります。フィードバックの収集ワークフローで使用するドキュメントは、このワークフローを使用できるライブラリに保存する必要があります。サイトの所有者に確認してください。

  • サイト コレクションの管理者によって、サイト コレクション内のすべてのサイトについて、フィードバックの収集ワークフローなどの特定の種類のワークフローが無効にされている場合があります。

  • 署名収集ワークフローを Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007、または Office Word 2007 から開始できるのは、Office Professional Plus 2007、Office Enterprise 2007、および Office Ultimate 2007 と、スタンドアロン バージョンの Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007、および Office Word 2007 だけです。

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ドキュメントに対するフィードバックの収集ワークフローを開始する

フィードバックの収集ワークフローを開始するには、ドキュメントで、前に、フィードバックの収集ワークフローで使用可能な SharePoint ライブラリに文書を保存する必要があります。詳細については、開始する前に前のセクションを参照してください。

ワークフローを開始するときに使用できるオプションは、アイテムのリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加するときに行ったカスタマイズによって異なる場合があります。たとえば、フィードバックの収集ワークフローは、順次ワークフローまたは並列ワークフローとして設定できます。順次ワークフローとは、参加者に対するタスクの割り当てを 1 つずつ行うワークフローです。並列ワークフローとは、すべての参加者に対してタスクの割り当てを同時に行うワークフローです。フィードバックの収集ワークフローが並列ワークフローとして設定されている場合は、ワークフローの開始時に並列ワークフローに関連するオプションが表示されます。

ワークフローが開始された後にワークフローの参加者に対してワークフロー タスクに関する電子メール通知およびアラームが送信されるようにする場合は、サイトに対して電子メールが有効になっていることをサーバー管理者に確認してください。

Office Excel 2007 ファイル、Office PowerPoint 2007 ファイル、または Office Word 2007 ファイルに対してワークフローを開始するには、次の操作を行います。

  1. フィードバックの収集ワークフローを開始する対象のファイルを開きます。

    ワークフローを開始するドキュメントは、読み取り専用モードまたは編集モードで開くことができます。

    Office プログラム内から、サーバー ドキュメントを開く

    1. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックして、[開く] をクリックします。

    2. [ファイルの場所] で、[マイ ネットワーク] または [マイ SharePoint サイト] をクリックします。

    3. ファイルが置かれている SharePoint サイトの名前をクリックし、[開く] をクリックします。

      または、サイトの名前をダブルクリックして開くこともできます。ライブラリまたはファイルをダブルクリックして、それを開くこともできます。

      どちらのカテゴリにもサーバーが表示されない場合は、サーバーの URL を [ファイル名] ボックスに入力し、[開く] をクリックします。

    4. ファイルが含まれているライブラリの名前 ([共有ドキュメント] など) をクリックし、[開く] をクリックします。

    5. 目的のファイルの名前をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 ] をクリックし、[ワークフロー] をクリックします。

    ワークフロー コマンド

    そのドキュメントが、ワークフローを使用できる SharePoint ライブラリに保存されていない場合、そのような場所への保存を求めるメッセージが表示されます。

  3. [ワークフロー] ダイアログ ボックスで、[フィードバックの収集] ワークフローを見つけて [開始] をクリックします。

    [ワークフロー] ダイアログ ボックス

    1. 対象のドキュメントを自分がチェックアウトしている場合は、ドキュメントをチェックインするように求めるメッセージが表示されます。その後で、ワークフローの開始を再度実行する必要があります。

    2. フィードバックの収集ワークフローを組織でカスタマイズしている場合は、フィードバックの収集ワークフローに別の名前が付いていることがあります。

  4. [フィードバックの収集] ダイアログ ボックスで、[校閲者] をクリックして、ワークフロー タスクを割り当てるユーザーまたはグループの名前を選択します。

    順次ワークフロー (参加者へのタスクの割り当てを 1 つずつ行うワークフロー) の場合は、ワークフローの参加者の名前を、タスクを割り当てる順番どおりに入力または選択します。ワークフローが順次と並列のどちらであるかは、期限の情報から判断できます。タスクを完了するまでの一定の期間が参加者ごとに与えられている場合、そのワークフローは順次であり、タスクは一度に 1 つずつ参加者に割り当てられます。すべての参加者に対してタスクの完了期限が 1 つだけ定められている場合、そのワークフローは並列であり、すべての参加者が同時にワークフロー タスクを受け取ります。

  5. ワークフローの参加者にグループを含める場合、グループの各メンバに個別のタスクを割り当てるのではなく、グループに対してタスクを 1 つだけ割り当てるには、[入力した各グループに 1 つのタスクを割り当てる (グループを展開しない)] チェック ボックスをオンにします。その場合、グループの 1 人のメンバがタスクを担当できます。

  6. メッセージまたは特定のタスクの指示を追加する場合は、[依頼に含めるメッセージの入力] のテキスト ボックスにその情報を入力します。

  7. タスクの完了期限を指定するには、[期限] で、次のいずれかの操作を行います。

    1. 順次ワークフローの場合は、適切な数値を入力し、時間の単位として [日間] または [週間] を選択します。

    2. 並列ワークフローの場合は、[タスクの期限] で日付を入力または選択します。

  8. ワークフローの開始時に、他のユーザーが (タスクの割り当てではなく) 通知を受け取るようにする場合は、[CC] 行に名前を入力するか、または [CC] をクリックしてユーザーおよびグループを選択します。

  9. [開始] をクリックします。

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フィードバックの収集ワークフローのタスクを完了する

ドキュメントの校閲のタスクが割り当てられたことを参加者が知るのは、多くの場合、タスク通知の電子メールを受け取ったときです。Office Outlook 2007 では、この電子メール メッセージからタスクを直接完了できます。

  1. タスクの電子メール メッセージで、[このタスクを完了するには] の下に表示されているドキュメントへのリンクをクリックします。

    注: コメントを追加した場合や、ドキュメントに直接変更を加えた場合は、その変更を必ずサーバーに保存してください。

  2. タスクを完了としてマークするには、タスクの電子メール メッセージの上部にある [この仕事の編集] をクリックします。

    Outlook のメッセージの [このタスクの編集] ボタン

    [この仕事の編集] ボタンは、閲覧ウィンドウで表示したタスク通知の上部にも表示されます。

  3. [フィードバックの依頼] タスク完了フォームで、次のいずれかの操作を行います。

    • ワークフローの所有者にフィードバック コメントを提出するには、指定のテキスト ボックスにフィードバックを入力し、[フィードバックの送信] をクリックします。

    • 校閲タスクを別の担当者に再割り当てするには、[タスクの再割り当て] をクリックして割り当て先の担当者を指定し、[送信] をクリックします。

    • アイテムに対する変更を依頼するには、[変更の依頼] をクリックして、依頼の割り当て先となる担当者と、依頼する変更についての情報を指定して、[送信] をクリックします。

      このアイテムのリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加するときに行ったカスタマイズ内容によっては、タスクを再割り当てしたり、変更を依頼したりするためのオプションが使用できない場合もあります。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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