ワークフローを使用してドキュメントに署名を収集する

別々の場所にいる複数のユーザーのデジタル署名がドキュメントに必要な場合、これらの署名を整然と手際よく収集するのは簡単な作業ではありません。電子メールを使用して署名のプロセスを進めようとすると、それぞれの署名者に宛てて、何度もドキュメントを送信することになる場合があります。また、ドキュメントへの署名が済んだ人とそうでない人を把握しておく必要もあります。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトで署名の収集ワークフローを使用して、署名の収集プロセスを管理すると、必要なすべての署名を 1 回の操作で集めることができます。署名の収集ワークフローでは、署名の収集プロセスに関連するユーザーのタスクをすべて管理および追跡でき、署名プロセスの完了後にその記録を残しておくことができます。ドキュメントに対するワークフローの実行は、Microsoft Office Word 2007 または Microsoft Office Excel 2007 の中から直接開始できます。また、ワークフローの参加者は、ワークフロー タスクを Microsoft Office Outlook 2007 から直接完了できます。

重要: 署名の収集ワークフローを Office Word 2007 または Office Excel 2007 から開始できるのは、Microsoft Office Professional Plus 2007、Microsoft Office Enterprise 2007、および Microsoft Office Ultimate 2007 と、スタンドアロン バージョンの Office Word 2007 および Office Excel 2007 だけです。

この記事の内容

ワークフローを使用してデジタル署名プロセスを管理する方法

始める前に

ドキュメントに対する署名の収集ワークフローを開始する

ドキュメントに署名して署名の収集ワークフロー タスクを完了する

ワークフローを使用してデジタル署名プロセスを管理する方法

Office SharePoint Server 2007 に用意されている署名の収集ワークフローは、Office Word 2007 および Office Excel 2007 のデジタル署名機能を拡張するもので、1 つのドキュメントに多数の異なるデジタル署名を収集するプロセスを管理できます。

デジタル署名のしくみ

Office Word 2007 および Office Excel 2007 では、文書やブックに署名欄を挿入して、デジタル署名を取り込むことができます。署名欄は、印刷された文書によくある署名用の空欄に似ていますが、機能は異なります。ドキュメントの作成者は、Office ドキュメントに署名欄を挿入するときに、目的の署名者についての情報と、署名者に対する指示を指定できます。目的の署名者がドキュメントの電子コピーを開くと、署名欄と、署名が要求されていることを示す通知が表示されます。署名者がドキュメントにデジタル署名するには、まず署名欄をクリックします。次に、署名を入力するか、自分の署名のデジタル イメージを選択するか、または Tablet PC のインク機能を使用して署名を行います。署名者が自分の署名の可視表現をドキュメントに追加するのと同時に、署名者の ID を認証するデジタル署名が追加されます。デジタル署名されたドキュメントは読み取り専用となり、内容を変更できなくなります。

署名済みの署名欄があるドキュメント

Office ドキュメントでは、署名欄を使用してデジタル署名を取り込むことができるので、組織は契約書などのドキュメントについてペーパーレスの署名プロセスを実現できます。紙の文書の署名とは異なり、デジタル署名は署名された内容を正確に記録でき、後で署名を検証することもできます。2007 Office リリースのデジタル署名の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

ワークフローを使用して署名を収集する

Office SharePoint Server 2007 サイトにドキュメントを保存すると、署名の収集ワークフローを使用して、署名の収集プロセスを簡単に管理できます。既定では、署名の収集ワークフローは Office SharePoint Server 2007 サイトのドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられるので、ドキュメント ライブラリのドキュメントで自動的に使用可能になります。

ワークフローを使用して署名の収集プロセスを管理すると、すべてのタスクがサーバーによって管理されます。

ワークフローの開始    2007 Office リリースの文書またはブックに対して署名の収集ワークフローを開始すると、ワークフローの開始フォームへの入力を求められます。このフォームには、ドキュメントへの署名が必要なユーザーの名前を指定します。このフォームには、文書またはブックの中で指定されている署名候補者の名前が自動的に表示されます。署名タスクは、署名が現れる順序で割り当てることも、すべての署名者にまとめて割り当てることもできます。

ワークフロー タスクの完了    ワークフローが開始されると、サーバーによって署名タスクが各参加者に割り当てられます。また、電子メール通知が有効になっているサーバーの場合は、署名タスクについての電子メール通知が各参加者に送信されます。参加者は、Office Outlook 2007 で、タスクの通知メッセージの [この仕事の編集] ボタンをクリックして、署名する文書またはブックを開き、署名タスクを完了できます。

ワークフローの状態の確認    署名の収集ワークフローが進行している間、ワークフローの所有者または参加者は、[ワークフローの状態] ページを参照して、どの参加者がワークフロー タスクを完了したかを確認できます。ワークフローのすべての参加者がワークフロー タスクを完了すると、ワークフローは終了し、署名の収集ワークフローが完了したことを知らせる電子メール メッセージがワークフローの所有者に送信されます。この電子メール メッセージには、ドキュメントに署名した全員の名前と、署名候補者として当初示されていた名前が記載されます。

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始める前に

署名の収集ワークフローは簡単に開始できます。Microsoft Office ボタンをクリックし、[ワークフロー] をクリックして、[開始] をクリックします。

ただし、開始する前に次の点を確認する必要があります。

  • 処理対象が Office Excel 2007 ブックまたは Office Word 2007 文書であること。

  • Office SharePoint Server 2007 サイトのドキュメント ライブラリにファイルを保存していること。SharePoint ライブラリへのファイルの保存の詳細については、「SharePoint ライブラリまたは別の Web 上の場所にファイルを保存する」を参照してください。

  • ファイルに 1 つ以上の署名欄を挿入してあること。その方法については、次のセクションで説明します。

後述の手順で使われているコマンドの一部を使用できない場合は、次の点を考慮してください。

  • 2007 Office リリースのプログラムから署名の収集ワークフローを直接開始するには、ドキュメントが保存されているライブラリに対して、少なくともアイテムの編集権限が必要です。ワークフローによっては、さらにリストの管理権限もないと、ワークフローを開始できない場合があります。つまり、ブラウザの場合と同じ権限が必要です。サイトの所有者に確認してください。

  • サイトの所有者によって、特定のリストまたはライブラリからワークフローが削除されている場合があります。署名の収集ワークフローで使用するドキュメントは、このワークフローを使用できるリストまたはライブラリに保存する必要があります。サイトの所有者に確認してください。

  • サイト コレクションの管理者によって、サイト コレクション内のすべてのサイトについて、署名の収集ワークフローなどの特定の種類のワークフローが無効にされている場合があります。

  • 署名の収集ワークフローを Office Excel 2007 または Office Word 2007 から開始できるのは、Office Professional Plus 2007、Office Enterprise 2007、および Office Ultimate 2007 と、スタンドアロン バージョンの Office Excel 2007 および Office Word 2007 のみです。

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ドキュメントに対する署名の収集ワークフローを開始する

署名の収集ワークフローは、Office SharePoint Server 2007 サイトに定義されている他のワークフローとは異なり、署名タスクを実行する 2007 Office リリースのプログラムから開始する必要があります。このワークフローは、ブラウザのドキュメント ライブラリからは開始できません。

注: ワークフローを開始した後で、ワークフローの参加者にワークフロー タスクについての電子メール通知と確認が送信されるようにするには、サーバー管理者に連絡して、そのサイトで電子メール通知が有効になっていることを確認してください。

  1. デジタル署名を収集する文書またはブックを開きます。

    注: ワークフローを開始するドキュメントは、読み取り専用モードまたは編集モードで開くことができます。

    Office プログラム内からサーバーのドキュメントを開く

    1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

    2. [ファイルの場所] で、[マイ ネットワーク] または [マイ SharePoint サイト] をクリックします。

    3. ファイルが置かれている SharePoint サイトの名前をクリックし、[開く] をクリックします。

      ヒント: または、サイトの名前をダブルクリックして開くこともできます。ライブラリまたはファイルをダブルクリックして、それを開くこともできます。

      注: どちらのカテゴリにもサーバーが表示されない場合は、サーバーの URL を [ファイル名] ボックスに入力し、[開く] をクリックします。

    4. ファイルが含まれているライブラリの名前 ([共有ドキュメント] など) をクリックし、[開く] をクリックします。

    5. 目的のファイルの名前をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. 収集するデジタル署名を取り込むための署名欄が、文書またはブックにまだ挿入されていない場合は、ここで挿入します。

    署名欄を追加する

    1. 開いている Office Word 2007 文書または Office Excel 2007 ブック内で、署名欄を追加する位置にカーソルを置きます。

    2. [挿入] タブの [テキスト] で [署名欄] の横にある矢印をクリックし、[Microsoft Office 署名欄] をクリックします。

    3. [署名の設定] ダイアログ ボックスで、この署名欄に署名する人についての情報を入力します。この情報は、ドキュメントの署名欄のすぐ下に表示されます。次のいずれかの操作を行います。

      • [署名候補者] ボックスに署名者の名前を入力します。

      • [署名候補者の役職] ボックスに、組織内での署名者の役職があれば入力します。

      • [署名候補者の電子メール アドレス] ボックスに、署名者の電子メール アドレスがあれば入力します。

    4. 署名者への指示がある場合は、[署名候補者に対する説明] ボックスに入力します。この説明は、署名者がドキュメントの署名に使用する [署名] ダイアログ ボックスに表示されます。

    5. 署名者が署名と共にコメントを追加できるようにするには、[署名候補者が [署名] ダイアログでコメントを追加できるようにする] チェック ボックスをオンにします。

    6. 署名が追加された日付を署名欄に表示するには、[署名欄に署名日を表示する] チェック ボックスをオンにします。

    7. [OK] をクリックします。

    8. 他の署名欄を追加するには、手順 1. ~ 7. を繰り返します。

  3. 新しい署名欄を追加した場合は、Microsoft Office ボタンをクリックし、[保存] をクリックして変更を保存します。

  4. ドキュメントをチェックアウトしている場合は、ワークフローを開始する前にチェックインする必要があります。ドキュメントをチェックインするには、Microsoft Office ボタンをクリックし、[サーバー] をポイントして、[チェックイン] をクリックします。

  5. ワークフローを開始するには、Microsoft Office ボタンをクリックし、[ワークフロー] をクリックします。

    ワークフロー コマンド

  6. [ワークフロー] ダイアログ ボックスで、[署名の収集] ワークフローを見つけて [開始] をクリックします。

    [ワークフロー] ダイアログ ボックス

    注記: 

    1. 対象のドキュメントを自分がチェックアウトしている場合は、ドキュメントをチェックインするように求めるメッセージが表示されます。その後で、ワークフローの開始を再度実行する必要があります。

    2. 署名の収集ワークフローを組織でカスタマイズしている場合は、署名の収集ワークフローに別の名前が付いていることがあります。

  7. [<ワークフロー名>] ダイアログ ボックスで、ドキュメントの適切な署名欄に署名してもらうユーザーの名前を入力するか、[署名者] をクリックして、ワークフロー タスクを割り当てるユーザーまたはグループの名前を選択します。

  8. ドキュメント内での署名欄の順番に合わせて署名タスクを割り当てるには、[署名をいっせいにではなく、上記の順番で依頼します。] チェック ボックスをオンにします。

    注: このオプションは、ドキュメント内に複数の Microsoft Office 署名欄がある場合にのみ使用できます。

  9. ワークフローの開始時に、他のユーザーが (タスクの割り当てではなく) 通知を受け取るようにする場合は、[CC] 行に名前を入力するか、または [CC] をクリックしてユーザーおよびグループを選択します。

  10. [開始] をクリックします。

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ドキュメントに署名して署名の収集ワークフロー タスクを完了する

ドキュメントへの署名のタスクが割り当てられたことを参加者が知るのは、多くの場合、タスク通知の電子メールを受け取ったときです。Office Outlook 2007 では、電子メール メッセージからタスクを直接完了できます。

  1. 電子メール タスク メッセージで、[この仕事の編集] ボタンをクリックし、[ドキュメントを開く] をクリックします。

    Outlook のメッセージの [このタスクの編集] ボタン

    [この仕事の編集] ボタンは、閲覧ウィンドウで表示したタスク通知の上部にも表示されます。

  2. 作業中のドキュメントの上部に表示されるメッセージ バーで、[署名] をクリックします。

    メッセージ バーにワークフロー署名タスクに関する通知が表示される

    注記: 

    • このドキュメントの保存されているライブラリが、ドキュメントをチェックアウトしなければ編集できないように設定されている場合は、メッセージ バーで [チェックアウト] をクリックしてから [署名] をクリックする必要があります。

    • ドキュメント内の複数の場所への署名を依頼されている場合は、メッセージ バーの [ワークフロー タスクの表示] をクリックします。[ワークフロー タスク] ダイアログ ボックスで、タスクを選択し、[開く] をクリックすると、その特定の場所に署名できます。表示されているそれぞれの署名タスクについて、この手順を繰り返します。

  3. ドキュメントに署名を追加するには、[署名] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • 印刷用の署名を追加するには、[X] の横のボックスに名前を入力します。

    • 手書き署名の画像を選択するには、[画像の選択] をクリックします。[署名画像の選択] ダイアログ ボックスで、署名の画像ファイルの場所を参照し、目的のファイルを選択して、[選択] をクリックします。

    • 手書きの署名 (Tablet PC ユーザーのみ) を追加するには、インク機能を使用して、[X] の横のボックスに署名します。

  4. [署名] ダイアログ ボックスの [署名] をクリックします。

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