ワークフローの例 : 経費報告の校閲

重要:  この記事は機械翻訳されています。機械翻訳についての「免責事項」をお読みください。この記事の英語版を参照するには、ここをクリックしてください。

チームは、Microsoft Office InfoPath 2007 で月次経費報告として作成したフォームに記入します。記入したフォームは、SharePoint サイトのフォーム ライブラリに保存されます。経費報告が指定額を超えると、該当するメンバに自動的に通知してレポートを校閲します。このプロセスは、ワンステップ ワークフローを使用してすばやく自動化できます。

Office InfoPath 2007 の優れた機能の 1 つとして、実際のフォームで設定したフィールドをフォーム ライブラリの列として表示できます。フォーム フィールドをフォーム ライブラリの列として表示することを選択すると、そのフィールドはフォーム ライブラリと共有されます。フィールドの共有化は、各フォームを個別に開かずにフォームの重要な情報を参照する場合に便利です。より重要なことは、フォームのデータを共有してフォーム ライブラリの列のデータとして表示すると、そのデータに基づくルールをワークフロー デザイナで作成できるようになることです。フォームの経費合計を共有して列に表示することにより、経費合計が指定額を超えたときに経費報告を校閲するワークフローを作成できます。

ワークフローの詳細については、 SharePoint ワークフローの概要を参照してください。

重要: ワークフローを作成するには、Windows SharePoint Services 3.0 または Microsoft Office SharePoint Server 2007 を実行するサーバー上にサイトを設定する必要があります。

このトピックの内容

始める前に

ワークフローを設計します。

始める前に

ワークフローを設計する前に、サイト、リスト、またはライブラリに対して次の変更またはカスタマイズを行う必要があります。

  • ワークフローは常に 1 つの SharePoint リストまたはライブラリに追加します。ワークフローを作成する前に、サイトに最低 1 つのリストまたはライブラリが必要です。サイトにリストが存在しない場合は、ワークフローの作成時にリストの作成を要求するメッセージが表示されます。

  • ワークフローでユーザー設定の列や設定を使用する場合は、ワークフローを作成する前に列や設定の変更を行う必要があります。

  • 既定ではオンにならないリストやライブラリの機能 (コンテンツの承認など) を使用する場合は、ワークフローを作成する前にこれらの機能をオンにする必要があります。

注: ワークフロー機能は、Microsoft Windows のコンポーネントである Microsoft Windows Workflow Foundation 上に構築されます。コンピュータとサーバーの両方に同じバージョンの Workflow Foundation をインストールする必要があります。ワークフローを最初に作成するときに、必要に応じて Workflow Foundation をインストールするかどうかを確認するメッセージが表示されます。

フォームを発行し、フォーム ライブラリを作成する

この例では、フォームを保存するためのフォーム ライブラリが必要です。また、フォームの特定のフィールドをフォーム ライブラリの列として表示する必要があります。Office InfoPath 2007 を使用すると、フォームの発行やフィールドの共有だけでなく、フォーム ライブラリの作成さえも簡単にできます。すべての作業は発行ウィザードで処理できます ([ファイル] メニューの [発行] を使用します)。

次の手順では、Office InfoPath 2007 に標準として用意されている経費報告テンプレートを使用します。次に、発行ウィザードを使用してフィールドを共有し、SharePoint サイトにフォーム ライブラリを作成します。

  1. Office InfoPath 2007 を起動します。

  2. [フォームの入力] ダイアログ ボックスで、サンプルの経費報告をダブルクリックします。

    経費報告がデザイン モードで開きます。フォーム ライブラリの列として表示するフォームのフィールドとして、名前、ID 番号、および経費合計が既に設定されています。このテンプレートを変更なしで使用できます。

  3. [ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。

  4. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、[ファイル名] ボックスに名前を入力して、[保存] をクリックします。

  5. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

    発行ウィザードが表示されます。

  6. [フォーム テンプレートを発行する場所を指定してください。] の下の [InfoPath Forms Services をインストール済み/未インストールの SharePoint サーバーへ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  7. SharePoint サイトのアドレスを入力し、[次へ] をクリックします。

  8. [次のいずれかを選択してください] の下の [ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

    フォームをコンテンツ タイプとして使用可能にすることもできます。ポータル サイトのすべてのサブサイトでフォーム テンプレートを使用可能にする場合などに、このオプションを選択します。

  9. [目的に合ったトピックをクリックしてください] の下の [新しいドキュメント ライブラリを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  10. 名前として「経費報告」と入力し、ドキュメント ライブラリの説明を入力して、[次へ] を入力します。

  11. 次のページで、[追加] をクリックします。

  12. [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスで、[従業員] フォルダの [名前] をクリックし、[OK] をクリックします。

  13. この手順を 2 回繰り返して [識別番号] フィールド ([従業員] フォルダ) および [合計] フィールド ([アイテム] フォルダ) を追加します。

    注: [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスで、[サイト内の列のグループ] および [列名] の既定の設定を使用します。この場合、フォーム フィールドを既存のサイトの列にマップしたり、列の名前をフォーム フィールド自体の名前とは別にすることもできます。

  14. [次へ] をクリックし、情報が正しいことを確認して、[発行] をクリックします。

    これで、"経費報告" という名前のフォーム ライブラリが作成され、ワークフローを作成するために必要な列が追加されました。ブラウザで、フォーム ライブラリの列は次の図のように表示されます。

    フォーム フィールドを表示するフォーム ライブラリ、フォーム フィールドのレベルはライブラリで列に上がる

ページの先頭へ

ワークフローを設計する

フォーム ライブラリに必要な列を設定すると、ワークフロー デザイナを使用することができます。

  1. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 を起動します。

  2. [ファイル] メニューの [サイトを開く] をクリックします。

  3. [サイトを開く] ダイアログ ボックスで、ワークフローを作成する SharePoint サイトを参照して選択し、[開く] をクリックします。

  4. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[ワークフロー] をクリックします。

    ワークフロー デザイナが表示されます。

  5. [このワークフローに名前を付けてください] ボックスに、「経費報告の校閲」と入力します。

    ブラウザでワークフローの状態ページやワークフロー ページを開いたときに、この名前が表示されます。

  6. [このワークフローを適用する SharePoint リスト] の [経費明細] をクリックします。

  7. [経費報告内のアイテムに適用するワークフロー開始オプションを選択してください] の下で、次のすべての操作を行います。

    • [このワークフローをアイテムから手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオフにします。

    • [新しいアイテムが作成されたときにこのワークフローを自動的に開始する] チェック ボックスをオンにします。

    • [アイテムが変更されたときにこのワークフローを自動的に開始する] チェック ボックスをオンにします。

      これらのオプションを設定すると、チーム メンバが新しい経費報告を記入したり既存の報告を変更すると、ワークフローが実行されます。

      ワークフロー デザイナの最初のページ

  8. [次へ] をクリックします。

    フォームで報告された経費合計が 500 ドルを超えた場合に、該当するメンバに通知して経費報告を校閲させるためのルールを作成します。

  9. ワークフロー デザイナで、[条件] をクリックし、一覧の [条件の詳細設定] をクリックします。

    条件 [条件: 値が値に等しい] がワークフローに表示されます。

    この一覧には、標準で用意されている多数の条件がありますが、特定の値 (この例では経費合計) が特定の値 (この例では 500) を超えた場合に限り、ワークフローからメッセージを送信するような条件を作成します。この目的のために、条件の詳細設定を行います。

  10. 値が等しい場合条件では、最初ののハイパーリンク] をクリックし、[表示のデータ バインド ボタン イメージ ] をクリックします。

  11. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、[ソース] の一覧の [現在のアイテム] をクリックします。[フィールド] ボックスで、[合計] をクリックし、[OK] をクリックします。

    このダイアログ ボックスを使用して、サイトにある任意のリストまたはライブラリのフィールドの値を参照し、その値をワークフローのルールで使用できます。この例では、現在のアイテムの [合計] フィールドにある数値を使用します。

  12. ワークフローのルールで、[等しい] をクリックし、一覧の [より大きい] をクリックします。

  13. 2 番目の [] ハイパーリンクをクリックし、「500」と入力します。

  14. [アクション] をクリックし、一覧の [電子メールを送信する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックします。次に、必要なアクションをクリックして、[追加] をクリックします。

  15. アクション [メッセージを電子メールで送信する] の [メッセージ] をクリックし、メッセージの受信者名、件名、および本文を入力してフォームを完成します。

    受信者には、経費報告を校閲する必要があるメンバを選択します。

  16. [OK] をクリックします。

    条件とアクションが表示されるワークフロー デザイナの 2 ページ目

    経費報告ライブラリで経費報告が作成または変更され、経費合計が 500 ドルを超えると、その報告を校閲することを該当するメンバに通知するルールを作成しました。

  17. ワークフロー デザイナを終了する前にワークフローのエラーをチェックするには、[ワークフローのチェック] をクリックします。

    ワークフローにエラーがある場合は、ハイパーリンクの色が変わり、無効なパラメータの前後にアスタリスク (*) が表示されます。さらに、[ワークフロー ステップ] で、エラーがある各ステップの横にエラー シンボルが表示されます。

  18. [完了] をクリックして、ワークフローを保存します。

    ワークフローをテストするには、経費報告ライブラリを参照し、[このフォームの入力] をクリックして新しいアイテムを作成し、500 ドルより大きい経費を入力します。フォームをフォーム ライブラリに保存し、作成したメッセージが該当するメンバに受信されるかどうかを確認します。

ページの先頭へ

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×