ワークフローの例 : ディスカッション アイテムからタスクを作成する

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チームでは、チーム ディスカッション リストを使用して、チームが対処する課題や問題を管理しています。ディスカッションの進行に伴って、チーム メンバがフォローしなければならない問題や作業項目が明らかになる場合があります。チームのディスカッション アイテムからタスク アイテムを簡単に作成できると便利です。チーム ディスカッション リストのボタンをクリックするだけで [タスク] リストにタスクが作成されるようなワークフローを作成することにします。作成されたタスクには、関連するディスカッション アイテムの情報が自動的に取り込まれ、タスクは元のディスカッション アイテムを作成したメンバに自動的に割り当てられます。このプロセスはチームの作業を容易にするだけでなく、各タスクの担当者やタスクとディスカッション アイテムの関係が混乱することもありません。

たとえば、あるチーム メンバがチーム ディスカッション リストにディスカッション アイテムを作成し、[件名] フィールドに「プロジェクト計画の作成」と入力します。長いスレッドのディスカッション中に、実施項目が明らかになったとします。この実施項目をチーム ディスカッション リストでクリックし、[ワークフロー] をクリックします。次に、[開始] をクリックしてワークフローを実行します。ワークフローで [タスク] リストにタスクが作成され、そのタスクがプロジェクト計画の作成という名前で、ディスカッション アイテムを最初に作成したチーム メンバに割り当てられます。

この例ではチーム ディスカッション リストを使用しますが、同じ基本的な手順を使用してサイトの任意のリストまたはライブラリのアイテムに似たようなワークフローを作成することができます。ワークフローを開始するリストまたはライブラリにワークフローを適用してください。

ワークフローの詳細については、 SharePoint ワークフローの概要を参照してください。

重要: ワークフローを作成するには、Windows SharePoint Services 3.0 または Microsoft Office SharePoint Server 2007 を実行するサーバー上にサイトを設定する必要があります。

このトピックの内容

始める前に

ワークフローを設計します。

始める前に

ワークフローを設計する前に、サイト、リスト、またはライブラリに対して次の変更またはカスタマイズを行う必要があります。

  • ワークフローは常に 1 つの SharePoint リストまたはライブラリに適用します。ワークフローを作成する前に、サイトに最低 1 つのリストまたはライブラリが必要です。サイトにリストが存在しない場合は、ワークフローの作成時にリストの作成を要求するメッセージが表示されます。

  • ワークフローでユーザー設定の列や設定を使用する場合は、ワークフローを作成する前に列や設定の変更を行う必要があります。

  • 既定ではオンにならないリストやライブラリの機能 (コンテンツの承認など) を使用する場合は、ワークフローを設計する前にこれらの機能をオンにする必要があります。

注: ワークフロー機能は、Microsoft Windows のコンポーネントである Microsoft Windows Workflow Foundation 上に構築されます。コンピュータとサーバーの両方に同じバージョンの Workflow Foundation をインストールする必要があります。ワークフローを最初に作成するときに、必要に応じて Workflow Foundation をインストールするかどうかを確認するメッセージが表示されます。

この例では使用するチーム ディスカッション リストは、既定でチーム サイト テンプレートに含まれています。

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ワークフローを設計する

サイトにチーム ディスカッション リストなどのディスカッション ボードがある場合は、すぐにワークフロー デザイナを使用できます。

  1. [ファイル] メニューの [サイトを開く] をクリックします。

  2. [サイトを開く] ダイアログ ボックスで、ワークフローを作成する SharePoint サイトを参照して選択し、[開く] をクリックします。

  3. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[ワークフロー] をクリックします。

    ワークフロー デザイナが表示されます。

  4. [このワークフローに名前を付けてください] ボックスに、「タスクの作成」と入力します。

    ブラウザでワークフローの状態ページやワークフロー ページを開いたときに、この名前が表示されます。

  5. [このワークフローを適用する SharePoint リスト] の [チーム ディスカッション] をクリックします。

    チーム メンバが共有ドキュメント ライブラリを表示すると、このワークフローの新しい列として [タスクの作成] が表示されます。この列は、アイテムごとにワークフローの開始や完了などの状態を示します。

  6. [共有ドキュメント内のアイテムに適用するワークフロー開始オプションを選択してください] で、次のすべての操作を行います。

    • [このワークフローをアイテムから手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオンにします。

    • [新しいアイテムが作成されたときにこのワークフローを自動的に開始する] チェック ボックスをオフにします。

    • [アイテムが変更されたときにこのワークフローを自動的に開始する] チェック ボックスをオフにします。

      このオプションを選択すると、リスト内の各アイテムに対して [ワークフロー] コマンドが使用可能になります。ディスカッション アイテムに対して [タスクの作成] ワークフローを開始するには、そのアイテムをクリックし、メニューの [ワークフロー] をクリックします。次に、開始するワークフローをダブルクリックし、[開始] をクリックします。

      ワークフロー デザイナーの最初のページ

  7. [次へ] をクリックします。

  8. [アクション] をクリックし、一覧の [リスト アイテムを作成する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックします。次に、必要なアクションをクリックして、[追加] をクリックします。

  9. アクション [このリストにアイテムを作成する] の [このリスト] をクリックします。

  10. [新しいリスト アイテムの作成] ダイアログ ボックスで、[リスト] ボックスの [タスク] をクリックします。ここに新しいアイテムが作成されます。

    注: このアクションによりタスク アイテムが作成されます。ただし、アクション [ユーザーからデータを収集する] とは異なり、タスクが完了するまではワークフローが一時停止することはありません。

    [フィールド] および [] で、作成した新しいリスト アイテムに表示されるフィールドの追加、削除、または変更を行います。新しいタスク アイテムのタイトルには、チーム ディスカッション アイテムの実際の情報を取り込むので、そのフィールドをクリックし、ディスカッション アイテムの情報を探して表示するように変更します。

  11. [フィールド] で、[タイトル (*)] をクリックし、[変更] をクリックします。

  12. 値の割り当て] ダイアログ ボックスで、表示のデータ バインド ボタンの画像 ] をクリックします。

    [値の割り当て] ダイアログ ボックス

  13. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、[ソース] の一覧の [現在のアイテム] をクリックします。[フィールド] の一覧の [件名] をクリックします。

    新しいタスクのタイトル フィールドとして、現在のディスカッション アイテムの [件名] フィールドの情報が参照されて使用されます。

    [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックス

  14. [OK] を 2 回クリックします。

    次に、関連するディスカッション アイテムを作成したメンバに新しいタスクが自動的に割り当てられるようにします。

  15. [新しいリスト アイテムの作成] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。ワークフローによって作成される新しいタスクにフィールドが追加されます。

  16. [値の割り当て] ダイアログ ボックスで、[フィールドを選択] の一覧の [担当者] をクリックします。

    [値の割り当て] ダイアログ ボックス

  17. この値を[表示のデータ バインド ボタンの画像 ] をクリックします。

  18. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、[ソース] の一覧の [現在のアイテム] をクリックします。[フィールド] の一覧の [作成者] をクリックします。

    [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックス

  19. [OK] を 2 回クリックします。

    [新しいリスト項目の作成] ダイアログ ボックス

    タスクの作成元であるチーム ディスカッション アイテムの件名と一致するタイトルのタスクが作成され、そのタスクをフォローアップするために、チーム ディスカッションを最初に作成したメンバにタスクが割り当てられます。

  20. [新しいリスト アイテムの作成] ダイアログ ボックスで、[OK] をクリックします。

    ワークフロー デザイナーに手順 1 の操作が表示される

    チーム ディスカッション リストでアイテムのワークフローが手動で開始されたときにタスクを作成するルールができました。

  21. ワークフロー デザイナを終了する前にワークフローのエラーをチェックするには、[ワークフローのチェック] をクリックします。

    ワークフローにエラーがある場合は、ハイパーリンクの色が変わり、無効なパラメータの前後にアスタリスク (*) が表示されます。さらに、[ワークフロー ステップ] で、エラーがある各ステップの横にエラー シンボルが表示されます。

  22. [完了] をクリックして、ワークフローを保存します。

SharePoint サイトのチーム ディスカッション リスト ページにボタンが表示されます。チーム メンバは、このボタンをクリックしてワークフローを手動で開始することができます。

ワークフローをテストするには、チーム ディスカッション リストを参照して新しいアイテムを作成します。既定で、[件名] フィールドは必須フィールドです。新しいアイテムを保存した後で、リストのディスカッション アイテムをクリックし、メニューの [ワークフロー] をクリックします。[ワークフロー] ページで、[タスクの作成] ワークフローをクリックし、[開始] をクリックします。次に、[タスク] リストを参照します。自分でディスカッション アイテムを作成したので、[件名] フィールドに入力した情報を含むタスクが自分に割り当てられます。

必要に応じて、別のステップをワークフローに追加することもできます。たとえば、新しいタスクが完了したときに別のアクションを実行することができます。ワンステップ ワークフローから開始し、ステップを追加することにより、最終的に複雑なビジネス プロセスに対応するワークフローを作成できます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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