ワークフローの作成およびカスタマイズの概要

社内の各チームは Microsoft SharePoint サイトを使用してドキュメントで共同作業を行い、情報を共有しています。組織の生産性と効率を向上するために SharePoint ソリューションを構築しようと思います。この場合、コードの記述を省略するには、どうしたらよいでしょうか。

Microsoft SharePoint Designer 2010 を使用すると、単純なビジネス プロセスからより複雑なビジネス プロセスに至るまで、組織のビジネス プロセスを管理する、コードなしのワークフロー ソリューションを作成できます。ワークフローは、システム プロセスとヒューマン プロセスの両方にロジックを追加します。システム プロセスのワークフローでは、あるデータ ソースが変更されたときに別のデータ ソースが更新されることがあります。ヒューマン プロセスのワークフローでは、経費明細書などのドキュメントが承認を受けるために従業員の上司に送信され、承認された場合は処理のために経理部に送信されることがあります。

SharePoint Designer 2010 の図

これは、SharePoint Designer 2010 に用意された高機能かつ直感的なワークフロー エディターにより、ロジックやサブステップなどを入れ子にすることで実現します。たとえば、ワークフローがドキュメント ライブラリに関連付けられている場合や、フィルターが適用されてドキュメント コンテンツ タイプが抽出される場合は、状況に応じたドキュメント セットのアクションのグループが表示されます。ドキュメント セットは SharePoint Server 2010 の新機能で、これによってドキュメントのグループが 1 つの単位として処理されるため、ドキュメント セットのワークフロー アクションはそのドキュメント セット内のすべてのアイテムに対して繰り返し実行されます。

他の新しいワークフロー アクションには、SharePoint Server の最も一般的な 3 つのワークフロー (承認ワークフロー、フィードバックの収集ワークフロー、および署名の収集ワークフロー) の基礎となるアクションがあります。文字列と日付を操作するユーティリティ アクション、SharePoint ユーザー プロファイル ストアを使用してユーザーの上司を検索する新しい相互関係アクション、ワークフローがリスト アイテムへの権限の設定に使用できる新しいリスト アクションなどが、これに該当します。

また、Microsoft Visio と、SharePoint Designer 2010 にエクスポートできるフローチャート テンプレートを使用して、ワークフローを作成および共有することもできます。

SharePoint Designer 2010 illustration

ここでは、ワークフローの基礎知識を提供します。ワークフローの種類と基本的な構成要素であるアクション、条件、およびステップを理解すると、ワークフローをすばやく追加してプロセスを自動化し、組織の生産性と効率を向上することができます。

この記事の内容

ワークフローとは

作成するワークフローの種類

リストのワークフロー

再利用可能なリストのワークフロー

サイトのワークフロー

SharePoint Server 2010 でワークフローをカスタマイズする

イベント、アクション、条件、およびステップとは

イベントとは

アクションとは

条件とは

並列アクションとシリアル アクション

ステップとは

ワークフロー フォームとは

SharePoint Server 2010 の InfoPath 2010 フォームに用意されている拡張機能

ワークフローの保存場所

ワークフローの状態をチェックする場所

ワークフローの視覚エフェクト

次に参照するトピック

ワークフローとは

ワークフローとは、組織の機能の仕方のことで、発注プロセスなどの作業プロセスに対応する一連のアクションで構成されます。SharePoint 2010 を使用すると、これらのワークフローを自動化し、それによって組織の効率と生産性を向上できます。これは、自動化されたワークフローによってプロセスが実行されるため、組織はプロセスの管理ではなく作業を行うことに重点を置くことができるからです。

ワークフローにより、SharePoint 2010 のサイト、リスト、ライブラリ、コンテンツ タイプ、またはリスト アイテム (そのアイテムのライフサイクルを含む) をほぼ全面的に管理できます。ワークフローによって実行されるアクションとその参加者によって実行されるアクションの両方をワークフローに含めることができます。ワークフローの参加者は、指定されたタスク リストを通じてワークフローと対話できます。ワークフローは、参加者のタスクを作成し、タスクが完了とマークされるまでは一時停止することができます。

ワークフローの複雑度は、ビジネス プロセスに応じて異なります。ユーザーによって開始されるワークフローを作成することも、リスト アイテムの作成や変更などのイベントに応じて自動的に開始されるワークフローを作成することもできます。

通常、SharePoint Designer 2010 を使用してワークフローを作成する場合は、次の基本的な手順に従います。

  • 作成するワークフローの種類 (リスト、再利用可能なリスト、またはサイト) を選択します。

  • ワークフロー エディターを使用して、ワークフローのステップを定義する条件とアクションを選択してまとめます。その結果、自動化するビジネス プロセスがワークフローで表されます。

  • ワークフローを保存して発行します。

  • 必要に応じて、自動的に生成されたワークフローのフォームをカスタマイズします。

ワークフローは、アクションのフローチャートであり、開始、終了、および開始から終了までのシーケンシャルなフローを表します。並列分岐する場合がありますが、最終的には最初のアクションから最後のアクションへと実行されます。

たとえば、SharePoint 2010 のドキュメントを回覧して承認を受けるワークフローを図示するとします。ワークフローが開始すると、指定したレビュー担当者にレビュー対象のドキュメントがあることが電子メールで自動的に通知されます。レビュー担当者は、ドキュメントをレビューし、ドキュメントの状態を変更して、タスクを完了し、ドキュメントの承認または却下を返します。レビュー担当者の応答に基づいて、ワークフローは 2 つの並列分岐のどちらかに進みます。レビュー担当者がドキュメントを承認すると、ワークフローは承認済みのドキュメントを特定のドキュメント ライブラリに移動し、次に電子メール メッセージをチーム全体に送信して承認済みのドキュメントについて通知します。レビュー担当者がドキュメントを却下した場合は、このドキュメントの作成者に通知されます。いずれの場合も、ワークフローは最後まで達し、プロセスが完了します。

ワークフロー プロセスのフロー チャート

図 1: 承認ワークフローの例

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作成するワークフローの種類

SharePoint 2010 には、次の 3 種類のワークフローがあります。

  • リスト

  • 再利用可能なリスト

  • サイト

新しいワークフロー

リストのワークフロー

リストのワークフローとは、SharePoint 2007 で提供されたワークフローの種類です。リストのワークフローは、そのワークフローが作成されたリストのコンテキストを含むため、実行される対象のリスト アイテムのユーザー設定フィールド (ドキュメント ライブラリのユーザー設定の "メモ" フィールドなど) の値にアクセスできます。リストのワークフローは、現在または他のサイトの他のリストやライブラリで使用できません。複数のリストのワークフロー機能が同じになるようにするには、すべての場所でワークフローを手動で作成し直す必要があります。

特定のリスト向けに作成するワークフローのみが必要な場合、リストのワークフローには、リストのユーザー設定フィールドが自動的に使用できるようになるという利点があります。

再利用可能なリストのワークフロー

再利用可能なリストのワークフロー (再利用可能なワークフロー) は、サイト コレクションのトップレベル サイトに作成でき、そのワークフローはグローバルに再利用できます。つまり、ワークフローは、サイト コレクション内の任意のリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関連付けることができます。また、再利用可能なワークフローは、サイト コレクション内の任意のサブサイトに作成することもできるため、その特定のサブサイトで再利用できます。

さらに、再利用可能なワークフローは、あるサイトからエクスポートし、別のサイトにアップロードして有効にすることができます。たとえば、テスト環境で再利用可能なワークフローを作成し、テストして、運用環境にエクスポートできます。SharePoint Designer 2010 では、ワークフローをテンプレートとしてエクスポートできます。

既定では、再利用可能なワークフローに特定のリストまたはライブラリのコンテキストは含まれません。そのため、再利用可能なワークフローでは、リストとライブラリの間で共通の列 (作成日時や作成者など) のみが既定で提供されます。

再利用可能なワークフローを関連付けたリストまたはライブラリに特定の列が必要な場合は、そのような列を関連付け列として追加できます。再利用可能なワークフローがリストやライブラリに関連付けられると、関連付け列がそのリストやライブラリに自動的に追加されます。

別の方法として、再利用可能なワークフローを作成するときに、再利用可能なワークフローにフィルターを適用して特定のコンテンツ タイプを抽出することもできます。これにより、SharePoint Designer 2010 のコンテンツ タイプのフィールドを操作できます。たとえば、ドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられている再利用可能なリストのワークフローは、ドキュメント ID などのコンテンツ タイプに固有のワークフロー フィールドに表示され、そのフィールドで使用されます。また、ブラウザーで、特定のコンテンツ タイプ、またはそのコンテンツ タイプから継承する任意のコンテンツ タイプのいずれかに再利用可能なワークフローを関連付けることができます。ワークフローをサイト コンテンツ タイプに関連付ける場合は、そのワークフローを、そのコンテンツ タイプを追加したサイトの各リストとライブラリにおいて、そのコンテンツ タイプのすべてのアイテムで利用できるようにします。ワークフローがグローバルに再利用可能なワークフローになるように構成すると、コレクション内のサイトで利用できるようにすることができます。

複数のサイト、リスト、ライブラリ、およびコンテンツ タイプに対して作成するワークフローをユーザーが使用できるようにする場合は、再利用可能なワークフローがニーズに最も適している可能性があります。SharePoint 2010 のほとんどのワークフローは再利用可能なワークフローを使用する予定です。

サイトのワークフロー

サイトのワークフローは、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプではなく、サイトに関連付けられます。そのため、サイトのワークフローは、ほとんどのワークフローと異なり、特定のリスト アイテムに対して実行されません。このため、サイトのワークフローでは、アイテムで使用できる多くのアクションを利用できません。

ブラウザーで、[サイトの操作] メニューの [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[サイト ワークフロー] をクリックすることで、サイトのワークフローを開始したり、実行中のサイトのワークフローの状態を表示したりします。

ワークフローを作成するときに、ワークフローのリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプが必要ない場合は、サイトのワークフローがニーズに最も適している可能性があります。たとえば、ユーザーがサイトに関するフィードバックを返す方法としてサイトのワークフローを作成することができます。

SharePoint Server 2010 でワークフローをカスタマイズする

組織のプロセスに適合するワークフローを新規に作成する必要はありません。SharePoint Server 2007 の最も一般的な 4 つのワークフロー (承認ワークフロー、フィードバックの収集ワークフロー、署名の収集ワークフロー、発行の承認ワークフロー) は、宣言型の再利用可能なワークフローとして完全に再構築されています。つまり、これらのワークフローは、SharePoint Designer 2010 で完全にカスタマイズできるようになりました。これらのワークフロー、およびユーザー設定の再利用可能なワークフローをコピーして変更する (推奨) か、編集して、組織のニーズを満たすことができます。

注:  SharePoint 2010 には、3 段階の状態管理ワークフローなどの追加のワークフローがありますが、宣言型のワークフローではないため、変更できません。

ワークフローをコピーして変更する

これらのワークフローはイベント駆動型で、ワークフロー内の重要なイベントはすべてワークフロー エディターに表示されます。これは、プロセス内の各タスク、およびプロセス全体の両方に対応しています。たとえば、簡単に、条件とアクションを追加して、各タスクが割り当てられたり、有効期限が切れたり、完了したときの動作を定義できます。

イベント、アクション、条件、およびステップとは

これらはワークフローを構築するためのパーツです。ワークフローは 1 つ以上のステップで構成され、各ステップはアクションおよび関連する条件で構成されます。各ワークフローはイベントによって開始されます。

イベントとは

イベントは、ワークフローを開始または初期化する要素です。イベントを使用して、変更するアイテムの状態を待機するなどのワークフロー内でのアクションのタイミングを管理することもできます。ワークフローを開始できるイベントは、次の 3 つです。

  • アイテムの作成

  • アイテムの変更

  • ワークフローの参加者による SharePoint サイト上の開始ボタンのクリック

注:  サイトのワークフローは、手動でのみ開始できます。

ワークフローの参加者によって手動で開始されるワークフローを作成することも、リスト アイテムの作成や変更に応じて自動的に開始されるワークフローを作成することもできます。たとえば、ユーザー設定の設計変更要求の承認ワークフローを、手動で開始したり、アイテムの作成ではなく変更に応じて開始したりできるように構成できます。ワークフローの設定ページの [開始オプション] で、[アイテム作成時の自動開始オプションを無効にする] チェック ボックスをオンにします。

ワークフロー開始のオプション

ワークフローの参加者がワークフローを手動で開始する場合、その参加者は最初にワークフローが適用されているリストまたはライブラリを参照します。投稿権限を持つすべての参加者が、手動で開始するように作成されたワークフローを開始できます。ワークフローを手動で開始するには、参加者はアイテムをクリックし、メニューの [ワークフロー] をクリックします。次に、そのアイテムで利用できるすべてのワークフローを表示するページからワークフローを選択します。必要に応じてワークフローの開始フォームに記入し、フォームの開始ボタンをクリックしてワークフローを開始します。ワークフローを開始すると、その特定のアイテムに対してそのワークフローの新しいインスタンスが作成されます。

ワークフローを手動で開始する

注: [ワークフロー] コマンドを使用できるのは、最低 1 つのワークフローが適用されているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにアイテムがある場合に限ります。

手動で開始されるワークフローの場合、開始フォームは左側の画像のように単純になるか、右側の画像のようにより複雑になります。

単純なフォーム

簡単なワークフローを始めるフォーム

より複雑なフォーム

ワークフロー開始フォーム

ワークフローを作成するときにユーザー設定のフィールドを開始フォームに追加することもできます。ワークフローの参加者は、このフォームに記入することにより、ワークフローに情報を提供できます。これらの設定はワークフローに渡されます。ワークフローの新しいインスタンスが開始し、そのワークフローの任意の時点で、フォームを通じて提供された情報を参照して使用することができます。また、再利用可能なワークフローの関連付けフォームで使用されるフィールドを指定することもできます。

アクションとは

アクションは、ワークフローの最も基本的な操作単位です。SharePoint Designer 2010 には標準で用意された再利用可能なアクションのセットがあり、これをワークフローに取り込むことができます。たとえば、ワークフローでは次のことができます。

  • リスト アイテム (ドキュメントを含む) を作成、コピー、変更、または削除する

  • アイテムをチェックインまたはチェックアウトする

  • 電子メール メッセージを送信する

  • チーム サイトのタスク リストにタスクを作成する

  • ワークフローで後で参照するためのデータを参加者から収集する

  • ワークフローを一時停止または停止する

  • ワークフロー情報を履歴リストに記録し、否認またはワークフローのデバッグに使用する

  • ワークフローの変数を設定または計算を実行する

SharePoint Server 2010 には、新しいタスク アクションが 3 つ用意されています。これは、"承認処理を開始する"、"フィードバック処理を開始する"、および "ユーザー設定タスク処理を開始する" です。SharePoint Server 2010 に同梱されている 3 つの主なワークフロー (承認ワークフロー、フィードバックの収集ワークフロー、署名の収集ワークフロー) は、こうしたアクションを使用して構築されています。承認アクションにより、承認プロセスの重要なイベントがすべて表示されるため、多くのユーザーが特定のドキュメントで対話や共同作業を行うヒューマン ワークフロー プロセスを簡単に設計できるようになります。

フィードバック アクション

ワークフローには任意の数のアクションを含めることができます。上記のアクションはワークフローによって実行されますが、ワークフローの参加者によって実行されるアクションもあります。たとえば、承認ワークフローでは、ドキュメントを実際にレビューして承認する操作はワークフローの参加者によって実行されます。ワークフローの参加者によって実行されるアクションは、指定されたタスク リストでその参加者に割り当てられているタスクによって表されます。この記事の最初の方で紹介した、図 1: 承認ワークフローの例には、次の 5 つのアクションが含まれています。

  • 電子メール メッセージを送信して校閲者に通知する

  • ドキュメントをレビューする (ワークフローの参加者に割り当てられたタスク)

  • ドキュメントを承認済みのドキュメント ライブラリに移動する

  • 電子メール メッセージを送信してチームに通知する

  • 電子メール メッセージを送信してドキュメントの作成者に通知する

ワークフローを作成する場合、最も基本的な形式では、必要なアクションのシーケンスを特定し、次にそのシーケンスをワークフロー エディターを使用して統合します。たとえば、図 1: 承認ワークフローの例では、最初に必要なアクションは電子メール メッセージを送信してレビュー担当者に通知することです。

フローチャート、校閲者に送信済みのメール

このため、ワークフロー エディターで、最初のステップをクリックし、"電子メール" という文字列の一部またはすべてを入力して、[電子メールを送信する] をクリックします。

メールを送信する

条件とは

ワークフローを作成するときに、ワークフロー エディターを使用して SharePoint のサイト、リスト、アイテム、およびコンテンツ タイプに条件ロジックを適用するルールを作成できます。ルールが規定する条件では、その条件が True である場合に限り、関連付けられたアクションが実行されます。たとえば、アイテムが特定の参加者によって作成された場合に限り、ワークフローからレビュー担当者に電子メール メッセージを送信するようなルールを作成できます。また、分岐ごとに複数の条件を追加することもできます。たとえば、アイテムが (1) 特定の参加者によって作成され、さらに (2) ドキュメント タイトルに特定のキーワードが含まれている場合に限り、レビュー担当者に電子メール メッセージを送信するようなルールを作成できます。最後に、1 つの条件に複数のアクションを関連付けることができます。たとえば、アイテムが特定の参加者によって作成された場合、(1) レビュー担当者に電子メールを送信し、(2) ワークフロー情報を履歴リストに記録するようなルールを作成できます。

条件とアクション

つまり、ルールとは 1 つ以上のアクションに関連付けられた 1 つ以上の条件のことです。条件内のすべての句が True である場合は、すべての関連付けられたアクションが実行されます。

前の例で、ユーザーはワークフローに対して一連の 2 つの条件と一連の 2 つのアクションを指定しましたが、ワークフローには複数の分岐を作成できます。この場合、条件 A が True である場合に 1 つのアクションが実行され、条件 B が True である場合に別のアクションが実行されます。ステップに分岐を追加するには、[Else-If 分岐の挿入] をクリックします。たとえば、承認ワークフローで、レビュー担当者がドキュメントを承認すると、ワークフローで一連のアクションが実行されます。レビュー担当者がドキュメントを却下すると、同じワークフローで別のアクションが実行されます。これが条件付き分岐です。

フローチャートの例、承認者がドキュメントを確認する

ワークフロー エディターでは、このステップに 2 つの分岐があり、次のように表示されます。

Else 条件分岐

条件なしの分岐を作成することもできます。この場合は、1 つの条件または一連の条件が True である場合に 1 つのアクションが実行され、一連の条件が False である場合に別のアクションが実行されます。たとえば、ワークフローの次のステップでは、条件が True である場合に限り、承認者にメッセージが送信されます。条件が False である場合は、ワークフローの開始者にのみメッセージが送信されます。条件なしの分岐を追加すると、その分岐のアクションは最初の分岐の条件が False である場合に実行されます。

注:  条件なしの分岐を作成するには、その分岐を条件ブロック内の最後の分岐にし、他の分岐も条件ブロック内に存在するようにする必要があります。

手順 1

注:  ワークフロー内の分岐は、あるステップから別のステップに延長できません。一連の "Else If" 分岐 (条件ブロックとも呼ばれます) は、必ず 1 つのステップに含まれます。ただし、ステップはサブステップとして入れ子にすることができます。

SharePoint Designer 2010 には標準で用意されているいくつかの再利用可能な条件があり、これをワークフロー内に取り込むことができます。たとえば、ワークフローで関連するアクションを実行するアイテムの条件として、次のようなものがあります。

  • 特定の時間内に作成または変更されている。

  • 特定のユーザーによって作成または変更されている。

  • 指定されたキーワードを含むタイトル フィールドがある。

  • 特定の種類のファイルであるか、特定の範囲のファイル サイズである (この条件はワークフローがドキュメント ライブラリに適用されている場合にのみ使用できます)。

SharePoint Designer 2010 で使用できる条件の詳細については、「SharePoint Designer 2010 のワークフローの条件: クイック リファレンス ガイド」を参照してください。

さらに、SharePoint Designer 2010 でユーザー設定の条件と詳細設定の条件を作成して、広範なパラメーターを指定することもできます。ユーザー設定の条件では、現在のリストのフィールドと値を比較できます。たとえば、"承認の状態" フィールドが承認済みである場合に、関連付けられたアクションを実行するようなユーザー設定の条件を作成できます。詳細設定の条件では、1 つの値を別の値と比較できます。これにより、任意のリストのフィールドと別のリストの値との間で比較を行うことができます。たとえば、共有ドキュメント ライブラリの詳細設定の条件として、タスク リストの "状態" フィールドの値が承認待ちである場合に、関連付けられたアクションを実行するように指定することができます。

注:  アクションに条件は必要ありません。たとえば、この記事の最初の方で紹介した、図 1: 承認ワークフローの例の最初のステップでは、電子メールを送信してレビュー担当者に通知します。このアクションには条件が関連付けられていません。アクションの並列ブロックにも条件は必要ありません。

並列アクションとシリアル アクション

1 つの条件に複数のアクションが関連付けられている場合は、すべてのアクションを同時に実行 (並列) することも、順に実行 (シリアル) することもできます。既定では、順に実行されます。

並列ブロック

シリアル アクション    たとえば、次のワークフローでは、2 つのアクションを設定し、ドキュメントが承認された場合にドキュメントを承認済みドキュメント ライブラリにコピーしてから、メッセージを送信することができます。ワークフロー エディターで、then は 2 番目のアクションが最初のアクションの後に実行されることを示します。

シリアル アクション

並列アクション たとえば、次のワークフローでは、2 つのアクションを設定し、ドキュメントが承認された場合にメッセージを送信すると同時にドキュメントを承認済みドキュメント ライブラリにコピーすることができます。ワークフロー エディターで、and は 2 番目のアクションが最初のアクションと同時に実行されることを示します。これは、時間のかかるタスクとアクションの場合に特に有効です。たとえば、タスクの場合、タスクが割り当てられるタイミングを制御するために使用できます。

注: 並列アクションは厳密には同時に実行されません。厳密な順番は指定できず、ワークフローが実行されるたびに順番が変わる場合があります。

並列ブロック

注記: 

  • ルール (条件およびアクション) では、アクションは順次または並列で実行することも、順次と並列を組み合わせて実行することもできます。

  • シリアル アクションまたは並列アクションのセットは 1 つのステップ内に収める必要があります。

ステップとは

ワークフローは 1 つ以上のステップで構成されます。各ステップには多数のアクションと関連条件を含めることができます。ステップは他のステップ内に入れ子にすることもできます。これは、ワークフローを整理するために行うことがあります。ステップは、ワークフロー エディターで機能の集まりと見なすことができます。たとえば、次のワークフローはワークフロー エディターで 2 つのステップとして表示されます。

複数の手順

ステップを使用すると、条件とアクションをルールのセットとしてまとめ、セット単位で実行することができます。

ワークフローの作成者の権限を使用して、ワークフローのアクションが実行されるように構成します。SharePoint Designer 2010 で、ワークフローの開始者ではなくワークフローの作成者の代理としてアクションが実行されるようにするには、代理ステップを使用します。代理ステップは、承認および発行のシナリオで特に役立ちます。このようなシナリオでは、承認を受けるためにコンテンツを送信するユーザーとコンテンツを承認するユーザーに異なる権限が与えられます。

ワークフローの作成者とは、ワークフローを発行した最後のユーザーのことです。ワークフローが別のユーザーによって再発行されても、進行中のワークフロー インスタンスの作成者は変更されません。再発行後に開始したワークフローのインスタンスでは、ワークフローの作成者が更新されます。

注:  代理ステップは、ワークフローのルートにのみ追加することができ、別のステップに入れ子にすることはできません。

次のシナリオでは、ワークフローを開始するユーザーは Archive ライブラリにファイルを追加する権限を持っていませんが、ワークフローの作成者はその権限を持っています。ユーザーがワークフローを開始したときに代理ステップで条件が True と評価された場合、ドキュメントはワークフローの作成者の権限を使用して Archive ライブラリにコピーされます。ステップ 2 は代理ステップではないため、ワークフローの開始者として実行されます。代理ステップは、成功するためにワークフローの作成者の権限を必要とする最小限のアクション セットでのみ使用することをお勧めします。

代理ステップ

単一のステップにするか、複数のステップにするかを選択できます。一部のワークフローは、アクションのシーケンスを 1 つのステップで実行することも複数のステップで実行することもできます。たとえば、次のステップのアクションは個別のステップに分けることも、個別のステップとして条件ブロックに入れ子にすることもできます。

1 ステップでの複数のアクション

条件ブロックに入れ子になったステップを使用するプロセスの例を次に示します。

入れ子のステップでのアクション

ステップは、ワークフローを整理する手段です。ワークフローでステップをどのように使用するかは、個人の好みによって大きく異なります。たとえば、条件を使用しない 1 つのステップに多くのアクションが含まれるワークフローがあるとします。この場合、アクションを複数のステップに切り離してうまく整理することができます。1 つのステップ内のルールが完全に処理された後で次のステップに移行するため、特定のアクションを実行するために必要なルールは同じステップ内にまとめます。

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ワークフロー フォームとは

ワークフローをよりダイナミックで柔軟なものにするために、ワークフローにフォームを追加できます。フォームを使用すると、ワークフローの決められた時間にワークフローの参加者から情報を収集し、参加者がワークフローのタスクを操作したり、関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関係なく、再利用可能なワークフローでデータを使用できるようにすることができます。

SharePoint Designer 2010 では、3 種類のワークフロー フォームを作成できます。

  • 開始フォームでは、ワークフローの開始時にワークフローの参加者から情報を集めます。開始フォームは、SharePoint Designer 2010 でワークフローを作成すると、自動的に生成されます。開始フォームは、特定の SharePoint アイテムでワークフローを手動で開始したときにユーザーに表示されます。ユーザーは、開始フォームを使用してワークフローに関する追加のパラメーターや情報を指定し、その SharePoint アイテムに適用することができます。たとえば、開始フォームを使用してドキュメントのレビュー担当者やレビューの実行時期を確認できます。SharePoint Designer 2010 により、開始設定に従って自動的に InfoPath または ASP.NET 開始フォームが生成されます。開始パラメーターが必要ない場合、フォームには [開始] ボタンと [キャンセル] ボタンのみが用意されます。

  • ユーザー設定のタスク フォームでは、ワークフローの参加者は、ワークフローに指定されたタスク リストのタスクを操作できます。ユーザー設定タスク ウィザードで、簡単にユーザー設定のフォーム フィールドを作成し、それをユーザー設定タスク フォームに追加できます。ワークフローの作成が完了すると、SharePoint Designer 2010 によってユーザー設定タスクの InfoPath または ASP.NET フォームが自動的に生成されます。次に、ワークフローを実行してタスクが作成されると、ユーザーはワークフローに指定されたタスク リストを参照し、タスクを完了とマークして、ワークフローに関するオプションまたは必須の情報を入力します。ワークフローは、これらの変更を指定された方法で反映するか、ワークフローの後のステップで情報を参照して評価します。

  • 既定では、すべてのアイテムに共通のフィールド (作成日時や更新者など) を提供するのは再利用可能なワークフローのみです。これは、再利用可能なワークフローが既定でリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関連付けられていないためです。関連付けフォームを使用すると、フィールドと再利用可能なワークフローを関連付けることができるため、ワークフローを作成して実行するときにフィールドを使用できます。

SharePoint Designer 2010 によって自動的に生成されたフォームは、カスタマイズできます。これを行うには、ワークフローの設定ページに移動し、[フォーム] セクションでカスタマイズするフォームをクリックします。ワークフロー フォームは、InfoPath ページまたは ASP.NET ページです。これらのページは、ワークフローのソース ファイルと一緒に SharePoint サイトに保存されます。

[フォームの編集]

SharePoint Server 2010 の InfoPath 2010 フォームに用意されている拡張機能

(Microsoft SharePoint Foundation 2010 だけでなく) SharePoint Server 2010 を実行しているサーバーでは、ワークフロー フォーム (関連付けフォーム、開始フォーム、およびタスク フォーム) が InfoPath 2010 フォームになります。InfoPath フォームの外観やレイアウトの変更は簡単です。また、InfoPath フォームには入力規則を追加できます。InfoPath 2010 でワークフロー フォームを編集するには、フォームをクリックするだけで、SharePoint Designer 2010 から直接 InfoPath が開きます。InfoPath フォームは、リスト、ライブラリ、およびワークフローで使用できます。

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ワークフローの保存場所

ワークフローは "ワークフロー" と呼ばれるサイトレベルのドキュメント ライブラリに保存されます。このドキュメント ライブラリは、SharePoint Designer 2010 によって自動的に作成されます。既定では、ワークフロー ドキュメント ライブラリはブラウザーに表示されず、AllItems.aspx や EditForm.aspx などのリスト ビューがありません。ワークフロー ライブラリのコンテンツを表示するには、SharePoint Designer 2010 のナビゲーション ウィンドウで [すべてのファイル] をクリックしてから、メイン ウィンドウで [ワークフロー] をクリックします。

注記: 

  • [すべてのファイル] を使用してワークフローを表示できないことがあります。これは、サーバーの構成方法によって異なります。

  • SharePoint Designer 2010 でワークフローにアクセスしたり、ワークフローを作成したりするには、主な方法として、ナビゲーション ウィンドウで [ワークフロー] をクリックします。

すべてのファイル

ワークフロー ドキュメント ライブラリには、SharePoint Designer 2010 を使用して作成されたワークフローごとに 1 つのフォルダーが含まれます。そのフォルダーには、次のような、ワークフローに必要なソース ファイルが含まれます。

  • ワークフロー マークアップ (.xoml) ファイル

  • ワークフロー設定ファイル

  • 開始フォーム (手動で開始するワークフロー用) やユーザー設定のタスク フォームなど、ワークフローに必要な InfoPath xsn フォームまたは ASP.NET aspx フォーム

SharePoint Designer 2010 で既存のワークフローを編集するには、ナビゲーション ウィンドウで [ワークフロー] をクリックします。次に、メイン ウィンドウで目的のワークフローを右クリックし、[ワークフローの編集] をクリックします。

ワークフローを編集する

SharePoint Designer 2010 で再利用可能なワークフローをコピーおよび変更するには、ナビゲーション ウィンドウで [ワークフロー] をクリックします。次に、メイン ウィンドウで目的の再利用可能なワークフローを右クリックし、[コピーと変更] をクリックします。

ワークフローをコピーして変更する

上記のどちらの手順でも、ワークフロー エディターでワークフローが開きます。リボンまたは階層リンク ナビゲーションをクリックして、ワークフローの編集、設定の管理、およびワークフローのタスク プロセスの定義を行うことができます。

ワークフロー エディターには、"履歴リストに記録する" というアクションが用意されています。ワークフローでこのアクションを使用して、ワークフローの履歴の記録を維持することをお勧めします。エラーを調査したり、トラッキングや否認を行う場合は、ワークフローの履歴が非常に役立ちます。

"履歴リストに記録する" というアクションを使用するワークフローを作成すると、SharePoint Designer 2010 によって "ワークフローの履歴" というリストが自動的に作成されます。このリストは、既定で http://<サイト名>/Lists/Workflow%20History に作成されます。リスト ワークフローやサイト ワークフローを作成する場合、および再利用可能なリスト ワークフローを関連付ける場合は、別の履歴リストを作成するように指定できます。このリストには、ユーザー ID、日付、イベント、エラーの説明などの情報を示す列が含まれます。履歴リストは、ワークフロー ドキュメント ライブラリと同様に、既定ではブラウザーに表示されませんが、SharePoint Designer 2010 のナビゲーション ウィンドウで [すべてのファイル] をクリックすると表示できます。

履歴一覧

ワークフロー エディターには、"To Do アイテムを割り当てる"、"ユーザーからデータを収集する"、"フォームをグループに割り当てる" など、タスク リストを操作する 6 つのアクションが用意されています。ワークフローは既定でタスク リストを使用しますが、ユーザー設定のタスク リストを使用するように構成できます。権限に関係する問題のために、ユーザー設定のタスク リストを使用してワークフロー タスクと他の種類のタスクを切り離すことがあります。サイトのすべてのワークフローで 1 つのユーザー設定のタスク リストを使用することも、ワークフローごとに 1 つのユーザー設定のタスク リストを使用することもできます。これは、ワークフローに関する技術的要件と組織の要件によって異なります。

上記の 3 つのアクションのいずれかを使用するワークフローを作成すると、SharePoint Designer 2010 によりフォーム、タスクのコンテンツ タイプ、およびタスク リストが必要に応じて自動的に作成されます。タスク リストは、ワークフロー ドキュメント ライブラリやワークフロー履歴リストと異なり、既定でブラウザーに表示されます。

ワークフロー タスク

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ワークフローの状態をチェックする場所

選択したアイテムで実行されているワークフローの進捗状況はブラウザーを通じて簡単に表示できます。既定では、リストまたはドキュメント ライブラリのすべてのアイテム ビューに、アイテムで実行されているワークフローの現在の状態が表示されます。次の例では、Widget 1 DCR設計変更要求ワークフローは [進行中] です。

ワークフローの状態

注記: 

  • リストまたはライブラリに複数のワークフローが関連付けられている場合は、複数の列が用意されます。

  • ワークフローの機能に影響を与えずに、すべてのアイテム ビューから列を削除できます。

  • すべてのアイテム ビューに、ルックアップ列や状態の列が既に 7 つ以上ある場合、状態の列はビューに追加されません。

アイテムのワークフローの状態 ([進行中] や [完了] など) をクリックすると、特定のアイテムのワークフローの [ワークフローの状態] ページが表示されます。サイト ワークフローの状態を表示するには、[サイトの操作] メニューの [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、[サイト ワークフロー] をクリックします。ワークフローの状態ページに、次の情報が表示されます。

  • アイテムのワークフローを開始したユーザーと日時

  • アイテムのワークフローに関連付けられているタスク

  • アイテムのワークフローの履歴 (ワークフローの開始日時と完了日時など)

ワークフローの視覚エフェクト

次の場合は、ワークフローの状態に関するワークフローの視覚エフェクトも表示されます。

  • ワークフローの発行時に、SharePoint Designer 2010 で [ステータス ページにワークフローの視覚エフェクトを表示する] チェック ボックスがオンになっていた場合。

  • ワークフローの発行元のコンピューターに Visio Premium 2010 がインストールされていた場合。

  • SharePoint Server 2010 でワークフローが実行されている場合。

  • サーバーで Visio Graphics Services が実行されている場合。

注:  ワークフローの視覚エフェクトを表示するために、ローカル コンピューターに Visio をインストールする必要はありません。

ワークフローの可視化

ワークフローの視覚エフェクトを使用すると、ワークフローの Visio 図面が自動的に作成され、[ワークフローの状態] ページの Visio Web パーツに表示されます。ワークフローの視覚エフェクトにより、特定のワークフローが存在する場所の "ライブ" ビューが表示されます。

アイテムのワークフロー ページを表示するには、リストのアイテムをクリックし、次にメニューの [ワークフロー] をクリックすることもできます。

注: [ワークフロー] コマンドを使用できるのは、最低 1 つのワークフローが適用されているリストまたはライブラリにアイテムがある場合に限ります。

ユーザーがアイテムでワークフローを開始すると、Microsoft SharePoint Foundation 2010 または SharePoint Server 2010 により、そのアイテムが含まれているリストまたはライブラリに新しい列が追加されます。既定では、列の名前とワークフローの名前は一致します。この読み取り専用の列には、そのワークフロー内のアイテムの現在の状態が表示されます。この状態の列は、各ワークフローが最初に実行されたときに自動的に追加されます。

各列のワークフローの状態はリンクになっています。たとえば、[進行中] をクリックすると、ワークフローのそのインスタンスに関するワークフローの状態ページが表示されます。

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次に参照するトピック

ワークフローは、SharePoint サイトおよびアプリケーションにアプリケーション ロジックを追加する有効な手段です。ワークフローの基本について理解したら、実際にワークフローを作成してみることができます。ワークフローの作成およびカスタマイズの詳細については、「参照」セクションを参照してください。

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