ワークフローで To Do アイテムを割り当てる

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ワークフローを設計するときに、ワークフローの参加者に作業を割り当てることはよくあります。最も簡潔なシナリオは、参加者からの情報を必要としない場合であり、作業が完了し、ワークフローを続行できるかどうかだけを把握すればいい状況です。

たとえば、複数の参加者がドキュメントを校閲し、そのドキュメントにコメントや変更案を付ける必要があるとします。ただし、ワークフローでフィードバックなどの他の情報は収集しないで、作業が完了したかどうかだけを把握する必要があるとします。

To Do タスクの例の図

これを実現するには、[To Do アイテムを割り当てる] アクションをワークフローに追加します。このアクションは、参加者ごとにタスクを割り当て、それぞれが校閲を行い、校閲が完了したらタスク フォームの [タスクの完了] をクリックするように指示します。このアクションで作成されるタスク フォームは、非常に簡潔 ([タスクの完了] と [キャンセル] のみ) で、入力用のフォーム フィールドはありません。

ここでは、1 人以上のワークフローの参加者に To Do アイテムを割り当て、すべての参加者がタスクを完了するまでワークフローを一時停止する方法について説明します。

この記事の内容

このタスクを作成するのにはどのような操作は使いますか

ユーザー設定のタスク フォームとは何ですか。

To do アイテムを割り当てる

タスクの作成に使用するアクション

タスクは、ワークフローにおいて、ワークフローの参加者とやり取りを行うための主な方法です。ワークフローで参加者に作業を要求する場合、または参加者から情報を取得する場合、ワークフローでタスクを作成して割り当てます。ワークフローでタスクを割り当てると、そのワークフローはタスクが完了するまで一時停止します。ワークフローが再開するのは、参加者がタスク フォームの [タスクの完了] をクリックした場合だけです。

タスクを作成するアクションは 3 種類あり、各アクションは特定の種類の状況に対応するように設計されています。

  • ユーザーからデータを収集します。    このアクションは、1 人のユーザーやグループにタスクを割り当てる、ID を使用して、ワークフローはこの情報を検索後でできるように、ユーザーの回答を格納するタスク アイテムの一意の ID を返します。このアクションでは、必要な情報を収集するユーザー設定のタスク フォームをデザインするのにカスタム タスク ウィザードを使用します。このアクションは、1 人のユーザーまたはグループのみに割り当てることができるタスクを作成します。グループにこのタスクを割り当てる場合は、グループの各メンバーをタスクの通知を受信するが、1 つだけのタスク アイテムが作成され、ワークフローには、最初のユーザーに返信するには、タスクが完了するまでにのみが一時停止します。この操作の詳細については、「ワークフローのユーザーからデータを収集する」を参照してください。

  • フォームをグループに割り当てる    このアクションは、フォームを 1 つまたは複数ユーザーの場合は、自分に割り当てられ、タスク リストの値として、回答を保存します。直前の操作とは異なりこの操作タスクを割り当てることとは別に複数のユーザーとワークフローが停止する各ユーザーを再開する前に、タスクを完了するまでします。直前の操作とは異なりこのアクションを返しません、応答のいずれかのタスク アイテムの ID を検索すると比較または意思決定の基礎として後でその情報を使って、ワークフロー文字列ことはできません。このアクションでは、使用することも、ユーザー設定タスク ウィザード ユーザー設定のタスク フォームを作成します。詳細については、「フォーム、ワークフローのグループに割り当てる」を参照してください。

  • [To Do アイテムを割り当てる]    他の 2 つのタスク アクションとは異なり、このアクションで作成されるタスク フォームには、入力用のフォーム フィールドがありません。代わりに、タスク完了時にユーザーが [タスクの完了] をクリックするだけのフォームを使用します。タスクは、複数のユーザーに別々に割り当てることができ、すべてのユーザーがタスクを完了としてマークするまで、ワークフローは一時停止します。このアクションはタスク アイテム ID を返しません。このタスクは、後で参照する可能性のある情報を収集しないため、タスク アイテム ID は不要です。

次の表は、この情報をまとめたものです。

アクション

ワークフロー参照のためのタスク ID が返されるか

複数のタスクが作成されるか

タスク フォームのフィールドを定義できるか

ユーザーからデータを収集する

はい

いいえ

はい

フォームをグループに割り当てる

いいえ

はい

はい

To Do アイテムを割り当てる

いいえ

はい

いいえ

さらに、次のようないくつかの制限が、3 つのタスク アクションのすべてに適用されます。

  • ワークフローでは、単一のエイリアスまたはアドレスをグループにタスクを割り当てる、ワークフローは、グループ全体を共有し、1 つだけの作業アイテムを作成します。グループのメンバーは、その 1 つのタスク フォームを編集し、タスクの完了] をクリックします。(のみ可能なフォームをグループに割り当てるまたはto do アイテムを割り当てる操作で複数のユーザーに、個々 のタスクを割り当てるユーザーの選択] ダイアログ ボックスで各ユーザーを個別に入力します。

  • 1 つのワークフロー アクションで割り当てられたタスクがすべて完了するまで、そのワークフローは続行できません。たとえば、ワークフロー アクションによって 6 人の参加者に個々のタスクが割り当てられた場合、6 人のうちの 3 人しかタスクを完了していない時点でワークフローの続行を指示することはできません。

  • ワークフローでタスクを参加者に割り当てた後、そのタスクを (委任や転送などによって) 別の参加者に移動することはできません。ただし、タスク リストに対して既定の投稿アクセス許可レベルを持つユーザーは、タスク アイテムを編集することで、ワークフローを続行させることができます。

  • ワークフローでは、各タスクを一度しか使用できません。ユーザー設定タスク ウィザードを使用してタスクを作成した後、そのタスクをワークフローで後で再利用する方法はありません。同じ機能を実行する別のタスクを作成することはできますが、タスクの名前は別の一意の名前にする必要があります。

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ユーザー設定のタスク フォームとは

3 つのタスク アクションのいずれかを使用してタスクを作成すると、そのたびに Microsoft Office SharePoint Designer 2007 によって、そのタスク用のユーザー設定のタスク フォームが自動的に生成されます。ユーザー設定のタスク フォームは、ワークフロー参加者がブラウザでタスクを編集するときに表示されるページです。

[To Do アイテムを割り当てる] アクションを使用してタスクを作成すると、ユーザー設定のタスク フォームには 2 つのボタンが表示されます。参加者は、割り当てられたタスクが完了したら [タスクの完了] をクリックします。このアクションの場合、ユーザー設定のタスク フォームへの入力は受け付けられません。

To Do アイテムのカスタム タスク フォーム

Office SharePoint Designer 2007 では、ユーザー設定のタスク フォームが .aspx ページとしてそのワークフローのフォルダ内に表示されます。ユーザー設定のタスク フォームのファイル名は、ユーザー設定のフォーム ウィザードでタスクに付けた名前に対応します。

フォルダー リストのユーザー設定のタスク フォーム

ユーザー設定のタスク フォームは、サイトの既定のマスタ ページに割り当てられ、ワークフローとやり取りするためのデータ フォーム Web パーツが含まれます。ユーザー設定のタスク フォームは、そのレイアウトおよび外観をカスタマイズできます。たとえば、異なるマスタ ページへの割り当て、またはスタイルを変更できます。ただし、フォーム上に表示されるフィールドを変更するには、ワークフロー デザイナでユーザー設定タスク ウィザードを使用する必要があります。データ フォーム Web パーツを直接編集することでは、フォーム フィールドは変更できません。データ フォーム Web パーツにその他のカスタマイズ (機能ではなくプレゼンテーションに関するカスタマイズ) を行うと、ワークフローを再コンパイルするたびにそれらの変更は失われるので注意してください。ページの残りの部分へのカスタマイズは保持されます。

ユーザー設定のタスク フォーム上のフィールドを変更するには、Office SharePoint Designer 2007 でワークフローを開く必要があります ([ファイル] メニューの [ワークフローを開く])。ワークフローを開き、ユーザー設定タスク ウィザードを使用してタスクを編集すると、次の警告が表示されます。

警告メッセージ

[To Do アイテムを割り当てる] アクションを使用している場合、ユーザー設定のタスク フォームには、タイトル フィールドと説明フィールドのみ表示されます。これらのフィールドのテキストを自由に変更し、ワークフローを再コンパイルすると、ワークフローのすべての実行中インスタンスを実行したまま新しいフォームを使用できます。

[ユーザーからデータを収集する] または [フォームをグループに割り当てる] アクションを使用している場合、ユーザー設定のタスク フォームにはデータを収集するフォーム フィールドが含まれるため、説明が少し異なります。ユーザー設定のタスク フォームを変更し、ワークフローを再コンパイルすると、ワークフローのすべての実行中のインスタンスは、新しいフォームを使用して引き続き実行されます。ただし、フィールドを削除または変更した場合 (たとえば、種類や名前を変更した場合)、実行中のワークフローのインスタンスで予期しないデータが参照されると、ワークフロー エラーが発生します。たとえば、実行中のワークフローではデータを含むフィールド (空ではないフィールド) を予期して参照を実行したが、そのフィールドが現在は空になっている場合や、フィールドの種類が変更されている場合などが該当します。したがって、現在実行中のワークフロー インスタンスが参照する可能性のあるフォーム フィールドに対しては、削除、名前の変更、またはその他の変更につながるような操作を行わないことが重要です。

ユーザー設定のタスク フォームに加えて、3 つのタスク アクションのいずれかを使用してタスクを作成すると、そのたびに Office SharePoint Designer 2007 によって、そのタスク用のコンテンツ タイプがタスク リスト内に自動的に生成されます。コンテンツ タイプは、使用できるフィールドおよびそれらのフィールドが使用する書式設定を定義します。これは、ユーザー設定タスク ウィザードで指定したものと同じです。コンテンツ タイプの名前は、ユーザー設定のフォーム ウィザードでタスクに与えた名前と一致します。たとえば、"ドキュメントの校閲" という名前のタスクを作成すると、タスク リストの設定ページにその名前のコンテンツ タイプが表示されます。

ブラウザーのタスク コンテンツ タイプ

ワークフロー コンテンツ タイプを変更する方法として、Office SharePoint Designer 2007 でワークフローを開く方法のみを推奨します。ブラウザでコンテンツ タイプの列またはその他の設定を変更する方法は推奨しません。ブラウザでコンテンツ タイプを変更すると、そのコンテンツ タイプに関連するユーザー設定タスク フォームが破損する可能性があります。

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[To Do アイテムを割り当てる]

[To Do アイテムを割り当てる] アクションを使用すると、ユーザー設定のタスク フォームが作成され、タスクが参加者に割り当てられます。

この例では、共有ドキュメント ライブラリのドキュメントを校閲し、そのドキュメントにコメントと変更案を付けるタスクを参加者に割り当てます。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[ワークフロー] をクリックします。

  2. [ワークフロー デザイナ] の最初のページで、ワークフローに名前を付け、そのワークフローを適用するリストまたはライブラリを選択して、必要な開始オプションのチェック ボックスをオンにします。

    ワークフロー デザイナーの最初のページ

  3. [次へ] をクリックします。

  4. [アクション] をクリックし、[To Do アイテムを割り当てる] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

  5. アクションで、[To Do アイテム] をクリックします。

    カーソルで To Do アイテムを選んでいるワークフロー デザイナーのページ

  6. ユーザー設定タスク ウィザードの最初のページで、[次へ] をクリックします。

  7. 次のページで、[名前] ボックスにこのタスクの名前を入力します。

    注: タスク名は、現在のサイト内で一意にする必要があります。

  8. [説明] ボックスに、タスク受信者への一般的な指示を入力します。

    この説明はユーザー設定タスク フォームの上部に表示されるので、一般的な説明だけでなく、ワークフロー参加者が理解する必要がある指示もここに入力します。

    カスタム タスク ウィザードの第 2 ページ

  9. [完了] をクリックします。

    次の図は、ワークフロー参加者がこのタスクを編集するとき、ワークフロー参加者のブラウザにどのようにタスクが表示されるかを示しています。これは、ユーザー設定タスク ウィザードを使用して設計した、ユーザー設定タスク フォーム (Review Document.aspx) です。

    To Do アイテムのカスタム タスク フォーム

    ワークフロー デザイナに戻ります。[To Do アイテムを割り当てる] アクションで他のパラメータを設定する必要があります。

  10. アクションで、[複数のユーザー] をクリックします。

    カーソルでこれらのユーザーが選択されているワークフロー デザイナーのページ

  11. [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスで、名前または電子メール アドレスを入力するか、リスト内の既存のユーザーまたはグループをクリックし、[追加] をクリックします。

    この手順を繰り返して、このタスクを割り当てるその他の参加者を含めます。

    注記: 

    • To do アイテムを割り当てるアクションでは、ワークフローは、ユーザーおよびグループをここに追加するごとに 1 つのタスクを作成します。アクションはないグループを展開し、グループ内の各ユーザーに個別のタスクを割り当てます。詳細については、前のセクションを参照してください操作タスクを作成するには使用する必要がありますか?

    • 特定のユーザーまたはグループの名前または電子メール アドレスを入力する代わりに、個別のリスト内にこの情報を格納し、その後ワークフロー参照を使用してこの情報を取得できます。つまり、ワークフロー自体を変更することなく、さまざまなユーザーおよびグループをワークフロー参加者として設定できます。

  12. 該当する参加者がすべて [選択されたユーザー] ボックスに表示されたら、[OK] をクリックします。

この例では、新しいドキュメントが共有ドキュメント ライブラリに追加されるたびに、ワークフローにタスクが作成され、割り当てられます。すべてのタスクが完了としてマークされるまで、ワークフローは一時停止します。次のアクションや手順には、どのようなプロセスでも指定できます。たとえば、すべての参加者の校閲が終了したら、電子メール通知を送信するようにワークフローを構成できます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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