ワークフローでフォームをグループに割り当てる

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ワークフローでは、ユーザー設定のフォームに入力するタスクを複数のユーザーに割り当てることで、ユーザーから情報を収集して格納できます。送信した値はタスク リストに格納され、後で表示できます。

たとえば、共有ドキュメント ライブラリにドキュメントが追加されるたびに、ワークフローの複数の参加者がドキュメントを校閲し、フォームにコメントを記録する必要があるとします。ドキュメントの所有者は、このようなコメントをタスク リストで参照するとします。

フォームの割り当ての例の図

これを実現するには、[フォームをグループに割り当てる] アクションをワークフローに追加します。このアクションは、参加者またはグループにタスクを割り当て、新しいドキュメントの校閲と、ユーザー設定のタスク フォームへの回答の入力を指示し、完了したらタスク フォームの [タスクの完了] をクリックするように促します。

ここでは、ワークフローの参加者またはグループにフォームを割り当て、すべての参加者がフォームに入力するまでワークフローを一時停止する方法について説明します。

この記事の内容

操作このタスクを作成するのには使用する必要がありますか。

ユーザー設定のタスク フォームとは何ですか。

フォームをグループに割り当てる

フォームに送信される情報を表示します。

タスクの作成に使用するアクション

タスクは、ワークフローにおいて、ワークフローの参加者とやり取りを行うための主な方法です。ワークフローで参加者に作業を要求する場合、または参加者から情報を取得する場合、ワークフローでタスクを作成して割り当てます。ワークフローでタスクを割り当てると、そのワークフローはタスクが完了するまで一時停止します。ワークフローが再開するのは、参加者がタスク フォームの [タスクの完了] をクリックした場合だけです。

タスクを作成するアクションは 3 種類あり、各アクションは特定の種類の状況に対応するように設計されています。

  • ユーザーからデータを収集します。    このアクションは、1 人のユーザーやグループにタスクを割り当てる、ID を使用して、ワークフローはこの情報を検索後でできるように、ユーザーの回答を格納するタスク アイテムの一意の ID を返します。このアクションでは、必要な情報を収集するユーザー設定のタスク フォームをデザインするのにカスタム タスク ウィザードを使用します。このアクションは、1 人のユーザーまたはグループのみに割り当てることができるタスクを作成します。このタスクをグループに割り当てることがある場合、グループの各メンバーが、タスク通知を受信が 1 つだけのタスク アイテムが作成され、ワークフローには、最初のユーザーに返信するには、タスクが完了するまでにのみが一時停止します。この操作の詳細については、「ワークフローのユーザーからデータを収集する」を参照してください。

  • [フォームをグループに割り当てる]     このアクションは、1 人以上のユーザーにフォームを割り当て、応答を値としてタスク リストに格納します。前のアクションとは異なり、このアクションでは、複数のユーザーに別々にタスクを割り当てることができるため、すべてのユーザーがタスクを完了するまでワークフローは一時停止し、再開しません。また、前のアクションとは異なり、このアクションは応答に対応するタスク アイテム ID を返しません。このため、比較や決定のための基準として、後でワークフローからこの情報を参照したり使用したりすることはできません。このアクションの場合も、ユーザー設定タスク ウィザードを使用して、ユーザー設定のタスク フォームを作成します。

  • To do アイテムを割り当てる    このアクションは、他の 2 つのタスク アクションとは異なりを記入するフォーム フィールドを持たない場所だけで、タスクの完了] ボタンをクリック、タスクが完了したら、フォームを使用せずにタスク フォームを作成します。このタスク割り当てることができます個別に複数のユーザーをワークフローが停止されるまで、各ユーザーのタスクを完了としてマークを付けます。このアクションは、タスク アイテムの ID を返しません- られ、タスクが後で参照する情報を収集していないために本当に必要はありません。詳細については、「ワークフローで to do アイテムを割り当てる」を参照してください。

次の表は、この情報をまとめたものです。

アクション

ワークフロー参照のためのタスク ID が返されるか

複数のタスクが作成されるか

タスク フォームのフィールドを定義できるか

ユーザーからデータを収集する

はい

いいえ

はい

フォームをグループに割り当てる

いいえ

はい

はい

To Do アイテムを割り当てる

いいえ

はい

いいえ

さらに、次のようないくつかの制限が、3 つのタスク アクションのすべてに適用されます。

  • 1 つのエイリアスまたは 1 つのアドレスによって識別されるグループにタスクを割り当てる場合、ワークフローはタスク アイテムを 1 つだけ作成し、それがグループ全体で共有されます。グループのメンバであれば、だれでもその単一タスク フォームを編集し、[タスクの完了] をクリックできます。個々のタスクを複数のユーザーに割り当てるには ([フォームをグループに割り当てる] または [To Do アイテムを割り当てる] アクションでのみ可能)、各ユーザーを個別に [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスに入力します。

  • 1 つのワークフロー アクションで割り当てられたタスクがすべて完了するまで、そのワークフローは続行できません。たとえば、ワークフロー アクションによって 6 人の参加者に個々のタスクが割り当てられた場合、6 人のうちの 3 人しかタスクを完了していない時点でワークフローの続行を指示することはできません。

  • ワークフローでタスクを参加者に割り当てた後、そのタスクを (委任や転送などによって) 別の参加者に移動することはできません。ただし、タスク リストに対して既定の投稿アクセス許可レベルを持つユーザーは、タスク アイテムを編集することで、ワークフローを続行させることができます。

  • ワークフローでは、各タスクを一度しか使用できません。ユーザー設定タスク ウィザードを使用してタスクを作成した後、そのタスクをワークフローで後で再利用する方法はありません。同じ機能を実行する別のタスクを作成することはできますが、タスクの名前は別の一意の名前にする必要があります。

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ユーザー設定のタスク フォームとは

3 つのタスク アクションのいずれかを使用してタスクを作成すると、そのたびに Microsoft Office SharePoint Designer 2007 によって、そのタスク用のユーザー設定のタスク フォームが自動的に生成されます。ユーザー設定のタスク フォームは、ワークフロー参加者がブラウザでタスクを編集するときに表示されるページです。

[フォームをグループに割り当てる] または [ユーザーからデータを収集する] アクションを使用してタスクを作成する場合、ユーザー設定のタスク フォームには、必要に応じて任意の数のフォーム フィールドを作成できます。この例では、参加者は 2 つの質問に対してテキストで回答する必要があります。

グループに割り当てるカスタム タスク フォーム

Office SharePoint Designer 2007 では、ユーザー設定のタスク フォームが .aspx ページとしてそのワークフローのフォルダ内に表示されます。ユーザー設定のタスク フォームのファイル名は、ユーザー設定のフォーム ウィザードでタスクに付けた名前に対応します。

フォルダー リストのユーザー設定のタスク フォーム

ユーザー設定のタスク フォームは、サイトの既定のマスタ ページに割り当てられ、ワークフローとやり取りするためのデータ フォーム Web パーツが含まれます。ユーザー設定のタスク フォームは、そのレイアウトおよび外観をカスタマイズできます。たとえば、異なるマスタ ページへの割り当て、またはスタイルを変更できます。ただし、フォーム上に表示されるフィールドを変更するには、ワークフロー デザイナでユーザー設定タスク ウィザードを使用する必要があります。データ フォーム Web パーツを直接編集することでは、フォーム フィールドは変更できません。データ フォーム Web パーツにその他のカスタマイズ (機能ではなくプレゼンテーションに関するカスタマイズ) を行うと、ワークフローを再コンパイルするたびにそれらの変更は失われるので注意してください。ページの残りの部分へのカスタマイズは保持されます。

ユーザー設定のタスク フォーム上のフィールドを変更するには、Office SharePoint Designer 2007 でワークフローを開く必要があります ([ファイル] メニューの [ワークフローを開く])。ワークフローを開き、ユーザー設定タスク ウィザードを使用してタスクを編集すると、次の警告が表示されます。

警告メッセージ

ユーザー設定のタスク フォームを変更し、ワークフローを再コンパイルすると、ワークフローのすべての実行中のインスタンスは、新しいフォームを使用して引き続き実行されます。フィールドを削除または変更した場合 (たとえば、種類や名前を変更した場合)、実行中のワークフローのインスタンスで予期しないデータが参照されると、ワークフロー エラーが発生します。たとえば、実行中のワークフローではデータを含むフィールド (空ではないフィールド) を予期して参照を実行したが、そのフィールドが現在は空になっている場合や、フィールドの種類が変更されている場合などが該当します。したがって、現在実行中のワークフロー インスタンスが参照する可能性のあるフォーム フィールドに対しては、削除、名前の変更、またはその他の変更につながるような操作を行わないことが重要です。

ユーザー設定のタスク フォームに加えて、3 つのタスク アクションのいずれかを使用してタスクを作成すると、そのたびに Office SharePoint Designer 2007 によって、そのタスク用のコンテンツ タイプがタスク リスト内に自動的に生成されます。コンテンツ タイプは、使用できるフィールドおよびそれらのフィールドが使用する書式設定を定義します。これは、ユーザー設定タスク ウィザードで指定したものと同じです。コンテンツ タイプの名前は、ユーザー設定のフォーム ウィザードでタスクに与えた名前と一致します。たとえば、"ドキュメントの校閲" という名前のタスクを作成すると、タスク リストの設定ページにその名前のコンテンツ タイプが表示されます。

ブラウザーのタスク コンテンツ タイプ

ワークフロー コンテンツ タイプを変更する方法として、Office SharePoint Designer 2007 でワークフローを開く方法のみを推奨します。ブラウザでコンテンツ タイプの列またはその他の設定を変更する方法は推奨しません。ブラウザでコンテンツ タイプを変更すると、そのコンテンツ タイプに関連するユーザー設定タスク フォームが破損する可能性があります。

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フォームをグループに割り当てる

[フォームをグループに割り当てる] アクションを使用すると、ユーザー設定のタスク フォームが作成され、タスクが参加者に割り当てられます。

この例のタスクは、共有ドキュメント ライブラリのドキュメントを校閲し、応答をユーザー設定のタスク フォームに入力することです。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[ワークフロー] をクリックします。

  2. [ワークフロー デザイナ] の最初のページで、ワークフローに名前を付け、そのワークフローを適用するリストまたはライブラリを選択して、必要な開始オプションのチェック ボックスをオンにします。

    ワークフロー デザイナの最初のページ

  3. [次へ] をクリックします。

  4. [アクション] をクリックし、[フォームをグループに割り当てる] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

  5. アクションで、[独自のフォーム] をクリックします。

    カーソルでカスタム フォームを選択しているワークフロー デザイナーのページ

  6. ユーザー設定タスク ウィザードの最初のページで、[次へ] をクリックします。

  7. 次のページで、[名前] ボックスにこのタスクの名前を入力します。

    注: タスク名は、現在のサイト内で一意にする必要があります。

  8. [説明] ボックスに、タスク受信者への一般的な指示を入力します。

    この説明はユーザー設定タスク フォームの上部に表示されるので、一般的な説明だけでなく、ワークフロー参加者が理解する必要がある指示もここに入力します。

    カスタム タスク ウィザードの第 2 ページ

  9. [次へ] をクリックします。

  10. [追加] をクリックして、このタスクのユーザー設定フォーム フィールドを定義します。

  11. [フィールド名] ボックスに、このフィールドの名前を入力します。

  12. [説明] ボックスに質問を入力します。この質問に対する回答が、このフォーム フィールドに格納されます。

  13. [情報の種類] ボックスの一覧で、収集する情報の種類に応じてフィールドを書式設定するためのオプションを選択します。

    [フィールドの追加] ダイアログ ボックス

  14. [次へ] をクリックします。

  15. ウィザードの次のページは、前のページで選択した [情報の種類] によって異なります。必要な設定を指定します。

  16. フォームに表示するすべてのフィールドについて、手順 10. ~ 15. を繰り返します。

  17. 必要なフィールドをすべて定義したら、ユーザー設定タスク ウィザードで [完了] をクリックします。

    次の図は、ワークフロー参加者がこのタスクを編集するとき、ワークフロー参加者のブラウザにどのようにタスクが表示されるかを示しています。これは、ユーザー設定タスク ウィザードを使用して設計した、ユーザー設定タスク フォーム (Review Document.aspx) です。

    グループに割り当てるカスタム タスク フォーム

    ワークフロー デザイナに戻ります。[フォームをグループに割り当てる] アクションの他のパラメータを設定する必要があります。

  18. アクションで、[複数のユーザー] をクリックします。

    カーソルでユーザーを選んでいるワークフロー デザイナーのページ

  19. [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスで、名前または電子メール アドレスを入力するか、リスト内の既存のユーザーまたはグループをクリックし、[追加] をクリックします。

    この手順を繰り返して、このタスクを割り当てるその他の参加者を含めます。

    注記: 

    • フォームをグループに割り当てるアクションは、ここに追加した各ユーザーおよびグループの 1 つのタスクを作成します。アクションはないグループを展開し、グループ内の各ユーザーに個別のタスクを割り当てます。詳細については、前のセクションを参照してください操作タスクを作成するには使用する必要がありますか?

    • 特定のユーザーまたはグループの名前または電子メール アドレスを入力する代わりに、個別のリスト内にこの情報を格納し、その後ワークフロー参照を使用してこの情報を取得できます。つまり、ワークフロー自体を変更することなく、さまざまなユーザーおよびグループをワークフロー参加者として設定できます。

  20. 該当する参加者がすべて [選択されたユーザー] ボックスに表示されたら、[OK] をクリックします。

この例では、新しいドキュメントが共有ドキュメント ライブラリに追加されるたびに、ワークフローにタスクが作成され、割り当てられます。すべてのタスクが完了としてマークされるまで、ワークフローは一時停止します。次のアクションや手順には、どのようなプロセスでも指定できます。たとえば、すべての参加者の校閲が終了したら、電子メール通知を送信するようにワークフローを構成できます。

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フォームに送信された情報を表示する

ユーザー設定のタスク フォームに送信された情報がワークフローで収集された後、この情報は、このワークフロー インスタンスの [ワークフローの状態] ページに表示されます。

  1. ワークフローを開始したアイテムが存在するリストまたはライブラリの適切なワークフローの列で、アイテムの状態エントリをクリックします。

    共有ドキュメント ライブラリ内の [ワークフローの状態] 列

  2. [ワークフローの状態] ページのタスク セクションで、参加者の [ タイトル] 列のリンクをクリックすると、そのタスク アイテムの応答が表示されます。

    [ワークフローの状態] ページのワークフロー タスクへのリンク

[ユーザーからデータを収集する] アクションとは異なり、[フォームをグループに割り当てる] アクションは、作成したタスクの ID を返しません。このため、ワークフロー参照を使用して応答を取得し、その応答をワークフローの電子メール メッセージで送信することはできません。

また、現在実行中のワークフローのワークフロー インスタンス ID ([ワークフローの状態] ページの URL のクエリ文字列を作成する場合に必要) をワークフローから参照することもできません。このため、ワークフローの電子メール メッセージに、現在のワークフローの [ワークフローの状態] ページへのリンクを含めることはできません。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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