ワークフローから電子メールを送信する

ワークフローから電子メールを送信する

さまざまな目的で、ワークフローから電子メール メッセージを送信したい場合があります。たとえば、ワークフローの実行を開始するたびに通知を送信することができます。

ワークフローをトリガーしてメール メッセージを送信する、新しいアイテム

1.新しいアイテムがリストまたはライブラリに追加され、ワークフローが開始されます。

2.ワークフローが開始されていることを通知する電子メール メッセージを送信します。

この記事では、電子メール メッセージを送信するようにワークフローを設定する方法を示します。さらに、ワークフロー参照を使用して、メールの宛先を指定する方法と、動的なコンテンツをメッセージの本文に挿入する方法の両方について説明します。これには、ハイパーリンクを挿入または作成する方法も含まれます。最後に、この記事では、メッセージの内容を書式設定する方法を説明し、ワークフローで生成された電子メール メッセージの操作に関するその他の情報を提供します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

ワークフローから基本的な電子メール メッセージを送信する

メッセージを受信するユーザーまたはグループを動的に選択する

現在のアイテムに関する情報を含める

静的なハイパーリンクを含める

現在のアイテムへのハイパーリンクを含める

画像を含める

メッセージの内容を書式設定する

独自のユーザー設定のタスク通知を送信する

サポートされていないオプションを特定する

ワークフローから基本的な電子メール メッセージを送信する

ワークフロー デザイナーの [電子メールの送信] アクションを使用すると、自分自身、他の指定したユーザー、またはグループに電子メール メッセージを送信するカスタム ワークフローを設定することができます。電子メール メッセージに使用できるフィールドは、[宛先]、[CC]、[件名]、および [本文] です。これらのフィールドには、静的なテキストと、ワークフロー参照で動的に生成されたテキストの両方を含めることができます。

[電子メールの送信] アクションを使用して、さまざまな種類のメッセージを生成することができます。これには、ワークフローが指定したステージに到達したまたは指定したアクション (ワークフロー全体の開始と停止が含まれます) を実行したときの通知、および期限までに完了していないタスクに関するアラームが含まれます。

注: ワークフローが電子メール メッセージを送信する前に、サーバーで送信メールの設定を構成する必要があります。サーバーの現在の電子メール設定がわからない場合は、サーバー管理者にご確認ください。送信メールの設定の詳細については、「関連項目」セクションのリンク先を参照してください。

この例では、新しいアイテムに対して実行を開始するたびに電子メール通知を送信するようにワークフローを設定します。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントして、[ワークフロー] をクリックします。

  2. ワークフロー デザイナーの最初のページで、ワークフローの名前とワークフローを添付するリストまたはライブラリを指定し、必要な開始オプションのチェック ボックスをオンにします。

    ワークフロー デザイナーの最初のページ

  3. [次へ] をクリックします。

  4. ワークフロー デザイナーの次のページで、ワークフローのこの手順の名前を入力します。

  5. [アクション] をクリックし、[電子メールの送信] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されない場合は、[その他のアクション] をクリックし、完全な一覧を表示します。

  6. アクションで、[このメッセージ] をクリックします。

    ワークフロー デザイナーの 2 番目のページ

  7. [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、自分の電子メール アドレスを [宛先] ボックスに入力します。

    注記: 

    • 一覧またはアドレス帳からユーザーを選択するには、[宛先] ボックスの最後にある [アドレス帳] ボタンの画像 ボタンをクリックします。

    • メッセージの [宛先] アドレスには、特定の静的アドレス (たとえば、NORTHWINDTRADERS\junminjunmin@northwindtraders.com) またはワークフロー参照による可変情報を指定できます。静的なアドレスを使用する代わりに、ワークフロー参照を使用してワークフローから送信される電子メールのアドレスを動的に指定する方法の詳細については、「メッセージを受信するユーザーまたはグループを動的に選択する」を参照してください。

    • 表示されるメッセージの送信者アドレスは、常にサーバー管理者の電子メール アドレスです。ただし、サーバー管理者が、現在の Web アプリケーションまたはすべての Web アプリケーションの送信者アドレスを変更した場合は異なります。この変更を行う方法については、「関連項目」セクションのリンク先を参照してください。

  8. [件名] ボックスで、メッセージの件名を入力するか、[データ バインドを表示] ボタンの画像 をクリックして、ここに表示するテキストへのワークフロー参照を定義します。

    注: ワークフローを正しくコンパイルするには、[件名] ボックスに入力する必要があります。

  9. [件名] ボックスの下にある大きなボックスに、メッセージの本文テキストを入力するか貼り付けます。

    ヒント: このボックスではショートカット メニューは使用できません。テキストをコピーするには、Ctrl キーを押しながら C キーを押します。コピーしたテキストを貼り付けるには、Ctrl キーを押しながら V キーを押します。コピーして貼り付けたテキストをワークフロー参照に含めることはできません。

    テキストが含まれる [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックス

この時点では、[OK] をクリックしてメッセージを完了することができます。一方で、ワークフローを開始した新しいアイテムのタイトルを含めたり、その新しいアイテムへのリンクを含めたりすると役に立つ場合があります。次のセクションでは、これらの操作を実行する方法、およびメッセージ テキストの外観を書式設定する方法について説明します。最初に、ただし、ワークフロー参照を使用して、メッセージのアドレスを動的に指定する方法を学習します。

ページの先頭へ

メッセージを受信するユーザーまたはグループを動的に選択する

メッセージの [宛先] および [CC] フィールドで静的アドレスを指定する場合、受信者を変更する必要があるたびに、ワークフロー デザイナーでワークフローを開き、手動で変更を加える必要があります。アドレスが頻繁に変更される場合は、[宛先] および [CC] フィールドでワークフロー参照を使用する方が効果的です。参照は、現在のアイテムのフィールドから、別の一覧またはライブラリ内のアイテムのフィールドから、またはワークフローの変数からアドレスを参照できます。

ユーザー設定リストを使用して、受信者のアドレスを保存する

受信者が定期的に変更されても、ワークフローが開始されるたびに最初に指定する必要があるほど頻繁ではない場合は、各ワークフロー用に参照する 1 つの一覧が含まれるユーザー設定の一覧を作成して、各ワークフローからの電子メール メッセージの送信先アドレスを保存できる列を作成することができます。ワークフローの任意のメッセージの受信者を変更するときには、そのワークフローの受信者リスト アイテムの適切なフィールドのアドレスを変更します。

重要: ワークフローの電子メール メッセージのアドレスを格納する列には、1 行のテキスト、複数行のテキスト、またはユーザーまたはグループ型の列です。ユーザーまたはグループ型の列を使用する場合、各フィールドにワークフローで参照する電子メール アドレスのエントリを 1 つだけ指定できます。列を作成するときには、[複数選択できるようにする] で必ず [いいえ] を選択します。この列の種類を使用して複数の受信者を指定する場合は、ワークフローで電子メールの送信先アドレスのユーザーが含まれる SharePoint グループを作成し、フィールドでそのグループを指定することができます。列を作成するときには、[次の選択を許可] で必ず [ユーザーまたはグループ] を選択します。リストを作成して列を追加する方法については、「関連項目」セクションのリンク先をご覧ください。

注: SharePoint グループを作成するときには、各グループが少なくともサイトに対する読み取り権限を持っていること、および [新しいグループ] ページの [グループ設定] 領域の [グループのメンバーシップを表示できるユーザー] の下で [全員] が選択されていることを確認します。

ユーザー設定の受信者リストへのワークフロー参照を使用するには

  1. ブラウザーでは、次の 3 つの列を含む "受信者" という名前のユーザー設定リストを作成します。

    • 既定の [タイトル] 列の名前を [ワークフロー名] に変更します。

    • [宛先] という名前のユーザーまたはグループ列を追加します。この列で、ユーザーとグループの両方の選択を許可しますが、複数選択は許可しません。

    • CC という名前の 1 行のテキストの列を追加します。

  2. 受信者リストで、新しいアイテムを作成して、次の操作します。

    • [ワークフロー名] フィールドで「ドキュメントのレビュー」と入力します。これがここでの使用例のワークフローの名前です。

    • [宛先] フィールドで、[アドレス帳] ボタンの画像 をクリックし、[ユーザーとグループの選択] ダイアログ ボックスで、メッセージの宛先の 1 人のユーザーまたは 1 つのグループを選択します。

    • [CC] フィールドでコピーの送信先の受信者の電子メールアドレスを入力します。複数のアドレスの場合は、セミコロンで区切って入力します。

  3. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 のワークフロー デザイナーで、[アクション] をクリックし、[電子メールの送信] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されない場合は、[その他のアクション] をクリックし、完全な一覧を表示します。

  4. アクションで、[このメッセージ] をクリックします。

  5. [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスの最後にある、[宛先] ボックスで [アドレス帳] ボタンの画像 をクリックします。

  6. [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスの [または既存のユーザーおよびグループから選択してください] ボックスの一覧で、[ワークフロー参照] をクリックし、[追加] をクリックします。

  7. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

    • ソース: 受信者、またはユーザー設定リストの名前。

    • フィールド: 宛先、または必要なアドレスを格納するフィールド。

    • フィールド: 受信者: ワークフロー名

    • :「ドキュメントのレビュー」または現在のワークフロー名前を入力します。

      メッセージの "宛先" フィールドのルックアップ

      この参照では、"受信者リストから、ワークフロー名が "ドキュメントのレビュー" と等しい [宛先] フィールドの値を選択してください” と表示します。

      ダイアログ ボックスの上半分ではリストと列を指定し、ダイアログ ボックスの下半分では行を指定します。

  8. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、[OK] をクリックします。

  9. 参照が固有であることを確認するメッセージで、[OK] をクリックします。

  10. [OK] をもう一度クリックして、[ユーザーの選択] ダイアログ ボックスを閉じます。

  11. [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、[CC] ボックスの最後にある [アドレス帳] ボタンの画像 をクリックします。

  12. [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスの [または既存のユーザーおよびグループから選択してください] ボックスの一覧で、[ワークフロー参照] をクリックし、[追加] をクリックします。

  13. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

    • ソース: 受信者、またはユーザー設定リストの名前。

    • フィールド: Cc、または必要なアドレスを格納するフィールド。

    • フィールド: 受信者: ワークフロー名

    • :「ドキュメントのレビュー」または現在のワークフロー名前を入力します。

      メッセージの CC フィールドの参照

      この参照では、"受信者リストから、ワークフロー名が "ドキュメントのレビュー" と同じ [CC] フィールドの値を選択してください” と表示します。

  14. [OK] をクリックして、警告メッセージで [OK] をもう一度クリックし、もう一度 [OK] クリックして、[ユーザーの選択] ダイアログ ボックスを閉じます。

これで、ワークフローは、このメール メッセージを送信するときに、ユーザー指定の受信者リストの [ドキュメントのレビュー] 項目の [宛先] および [Cc] フィールドで指定されているアドレスにメールを送信します。受信者を変更するには、リスト アイテムに、必要な変更を行うだけです。

1 つのワークフローが複数の電子メール メッセージを送信し、メッセージが同じ受信者に送信されない場合があります。このワークフローで送信される追加のメッセージの他のアドレスを保存するには、他のアドレスを格納する列をリストに追加できます。この場合、列に "最初のメッセージの宛先"、"2 番目のメッセージの宛先" といった名前を付けることができます。

または、ワークフローごとに 1 つのアイテムではなく、ワークフローが送信するメッセージごとに 1 つのアイテムを作成するようにリストを設計することができます。この場合、アドレスを取得する参照が必要な固有の値を返すように、各メッセージを識別するために使用される名前が固有であることをご確認ください。

ワークフローの開始フォームを使用して受信者を指定する

ワークフローが手動で開始されるたびに受信者を指定する場合は、ワークフローを開始したユーザーからアドレスを収集するようにワークフローの開始フォームをカスタマイズできます。ワークフローは、単純に入力されたアドレスを直接使用するか、現在のアイテム内のフィールドにそれらをコピーすることができます。ワークフローが現在のインスタンスを完了した後も引き続き参照でそれらを使用できます。ワークフローが自動的に開始されるように設定した場合、自動開始が発生するたびに開始フォーム内の既定のアドレスを指定することができます。

ページの先頭へ

現在のアイテムに関する情報を含める

ここまで、メッセージ例の本文のテキストは静的です。ワークフローでメッセージのインスタンスを作成するたびに、まったく同じテキストが使用されます。

ただし、ワークフローの現在の実行対象のアイテムに関連して変更されるテキストを含めると有効な場合があります。たとえば、レビューが必要なドキュメントのタイトルをメッセージの本文に含めると役に立つ場合があります。この種類の動的な情報を含めるには、ワークフロー参照を使用します。参照は、リスト、ライブラリ、ワークフロー データのどのさまざまなデータソースからデータを取得します。

ドキュメントのタイトルをメッセージ テキストに追加するには

  1. 表示する参照情報が含まれる静的なテキストを入力するか貼り付けます。

    静的テキストを配置したメッセージ本文

  2. 参照を配置する場所に挿入ポイントを配置します。

    ヒント: 参照が挿入された後に、新しい場所にドラッグすることはできません (ただし、可能であれば、周囲の他のテキストをドラッグすることによって参照を "再配置する" ことができます)。同様に、参照または参照が含まれるテキストの切り取り、コピー、または貼り付けを行うことはできません。

  3. [本文に参照を追加する] をクリックします。

  4. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスの [ソース] ボックスで [現在のアイテム] を選択し、[フィールド] ボックスで [名前] を選択します。

    現在のアイテムの名前のルックアップ

  5. [OK] をクリックします。

挿入された参照がメッセージの本文に表示されます。

ルックアップを挿入したメッセージ本文

ワークフローを実行して、メッセージが表示されると、ドキュメントのタイトルに参照が置き換えられます。

タイトルにより置き換えられた参照が含まれる最終的なメッセージ

ドキュメントのタイトルが含まれると便利ですが、ドキュメント自体に直接移動できるハイパーリンクを含めるとさらに便利な場合があります。これを行うには、ハイパーリンクに参照を含めます。後のセクション「現在のアイテムにハイパーリンクを含める」では、この方法について説明します。

ページの先頭へ

静的なハイパーリンクを含める

静的なハイパーリンク (つまり常に同じアドレスまたは場所にリンクされるハイパーリンク) をワークフローの電子メール メッセージの本文にを含めることができます。このためには、HTML アンカー タグ (<a> と </a>) および href 属性を使用し、href 属性の値としてターゲットのアドレスを指定します。

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

結果のメッセージでは、アンカー タグの間のテキストは指定したアドレスへのハイパーリンクとして表示されます。

静的なハイパーリンクを含むレンダリングされたメッセージ テキスト

注: 一部のテキスト ベースの電子メール プログラムでは HTML コーディングを表示できないため、ハイパーリンクを表示できません。

ワークフロー参照を使用して、ワークフローの現在の実行対象のアイテムに応じて異なるアドレスを指定する動的なハイパーリンクを作成する方法については、次のセクション「現在のアイテムへのハイパーリンクを含める」を参照してください。

ページの先頭へ

現在のアイテムへのハイパーリンクを含める

前のセクション「静的なハイパーリンクを含める」では、例のハイパーリンクのアドレスに変数情報は含まれていません。ワークフローが電子メール メッセージを送信するたびに、ハイパーリンクは、同じページを指します。

しかし、ワークフロー参照を使用すると、動的なリンクを作成し、現在のアイテムに関する情報を使用して指定する URL を決定することができます。

現在のアイテムがドキュメント ライブラリ内のドキュメントの場合

ワークフローのスタートアップ通知の例では、新しいドキュメント自体へのリンクを提供することができます。

  1. 表示するリンクが含まれる静的なテキストを入力するか貼り付けます。

  2. 参照を配置する場所に、次のテキストを入力します。

<a href="">here</a>

ヒント: 参照が挿入された後に、新しい場所にドラッグすることはできません (ただし、可能であれば、周囲の他のテキストをドラッグすることによって参照を "再配置する" ことができます)。同様に、参照または参照が含まれるテキストの切り取り、コピー、または貼り付けを行うことはできません。

  1. 2 つの二重引用符 ("") の間に挿入ポイントを配置します。

  2. [本文に参照を追加する] をクリックします。

  3. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスの [ソース] ボックスで [現在のアイテム] を選択します。

  4. [フィールド] ボックスで、[エンコードされた絶対 URL] をクリックし、[OK] をクリックします。

    ダイナミック リンクでドキュメントの表示や編集を行うメッセージ テキスト

メッセージの受信者がリンクをクリックすると、ドキュメントが開き、表示または編集できます。

現在のアイテムがリスト アイテムの場合

リスト アイテム (お知らせ、予定表イベントなど) へのリンクを作成するときは、リンクでリスト アイテムの表示フォーム (DispForm.aspx) または編集フォーム (EditForm.aspx) のどちらを開くかを選択できます。

ドキュメント自体ではなくドキュメントのリスト アイテムを開くリンクを作成するには

  1. ブラウザーで、共有ドキュメント ライブラリに移動します。

  2. ライブラリ内の既存のドキュメントのリスト アイテムを開きます。リンクで表示フォームを開く場合は [アイテムの表示] を使用し、リンクで編集フォームを開く場合は [アイテムの編集] を使用します。

  3. 次の図に示すように、アドレス バーで先頭の http: または https: から最初の等号記号 (=) までのアドレスをコピーします。

    表示フォーム アドレスが表示されたアドレス バー

    編集フォームのアドレスが表示されているアドレス バー

    ?ID= テキストはフォームを表示するようにページに指示するクエリ文字列パラメーターです。これにより、現在のリストまたはライブラリ内で、等号記号 (=) に続くリスト ID を持っているすべてのアイテムのフォームを表示します。この例では、これは、ワークフロー参照によって識別される、現在のアイテムのリスト ID です。

    注: 現在のアイテムが、3 つのワークフロー タスク アクションのいずれかによって作成されたタスクである場合、かつリンクでユーザー設定のタスク フォーム (タスク リスとの既定の表示フォームまたは編集フォームではない) を開く場合は、後のセクション「現在のアイテムがユーザー設定のタスク フォームである場合」を参照してください。ワークフロー タスク アクションによって作成されていないタスクの場合、いずれかのワークフロー タスク アクションによって作成されたタスクであっても表示フォームである場合は、現在の手順がすべての必要な手順です。

  4. [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、ハイパーリンクを表示する場所にアドレスを貼り付けます。

  5. 等号記号 (=) のすぐ後に挿入ポイントを配置し、[本文への参照の追加] をクリックします。

  6. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスの [ソース] ボックスで [現在のアイテム] を選択し、[フィールド] ボックスで [ID] を選択します。

    現在のアイテムの ID のルックアップ

  7. [OK] をクリックします。

    挿入された参照がメッセージの本文に表示されます。

    重要: 現在のアイテム ID の参照は現在のリスト アイテムへのリンクを構築する際に役に立ちますが、次の参照は、表示されるパス内にエラーを発生させる可能性があるので、電子メール メッセージ リンク (パス、サーバーの相対 URL、ソース URL、URL のパス) に含める場合には推奨されません。

  8. ハイパーリンクとそれが含まれるアンカー タグのテキストの残りの部分を追加し、さらに含める必要がある関連メッセージ テキストを追加します。

    次の図に、電子メール メッセージに表示されるときの表示フォームと編集フォームの両方のリンク テキストを示します。

    現在のアイテムの表示リンクと編集リンクを含むメッセージ テキスト

リンクを複数回使用する場合は、後のセクション「ワークフロー変数としてリスト アイテムのアドレスを格納する」を参照してください。

現在のアイテムがユーザー設定のタスク フォームである場合

次の 3 つのタスク アクションのいずれかを使用してワークフローを作成する場合、ワークフローをコンパイルするときにカスム タスク フォームが自動的に生成されます。セカンダリ ワークフローでワークフロー タスク アクションによって作成されるタスクのタスク アラームを送信する場合、このユーザー設定のタスク フォームへのリンクをアラームに含めると役に立つ可能性があります。

DispForm.aspx、EditForm.aspx などのタスク リストの既定のフォームは、そのタスク リストのフォルダー内に存在します。ただし、ユーザー設定のタスク フォームは、フォームが関連付けられているワークフローのフォルダー内に存在します。各ワークフロー タスクには独自のコンテンツ タイプがあり、それは、そのコンテンツ タイプで使用するユーザー設定のタスク フォームを識別するワークフロー タスクのコンテンツ タイプです。ユーザー設定のタスク フォームは別の場所に存在するため、このフォームへの URL の構築は、アイテムの一般的な表示フォームや編集フォームへの URL の構築とは異なります。

ユーザー設定のタスク フォームの URL は次のようになります。

ユーザー設定タスクのフォーム URL を編集する

変数の情報のプレースホルダーは、太字で括弧で囲まれています。

Source 属性は、現在のワークフローが関連付けられているタスク リストを指定します。ユーザー設定のタスク フォームで [タスクの完了] または [キャンセル] をクリックすると、フォームは、source 属性のアドレスを使用して、返信するリストを認識します。ユーザー設定のタスク フォームへのリンクを作成するには、URL の先頭から ID = [item_ID] 文字列までをコピーして貼り付け、残りの部分 (この例では強調表示されている部分) は無視します。

ユーザー設定のタスク フォームの URL を取得するには、ワークフローを 1 回実行して、タスクを作成させるのが最も簡単な方法です。ブラウザーでそのタスクのユーザー設定のタスク フォームを開く場合、必要な部分の URL をコピーし、ワークフロー デザイナーで電子メール メッセージの本文に貼り付け、その後でタスク アイテムの ID を提供するワークフロー参照を追加することができます。

メッセージのテキストに参照を検索を含めるには

  1. ワークフロー デザイナーで、[電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、リンクのすべてのテキスト (アイテム ID の参照を除く) を電子メール メッセージの本文に入力するか貼り付けます。

  2. 等号 (=) の後に挿入ポイントを配置し、現在のアイテム ID の番号を削除して、[本文への参照の追加] をクリックします。

  3. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスの [ソース] ボックスで [現在のアイテム] を選択し、[フィールド] ボックスで [ID] をクリックし、[OK] をクリックします。

    ID ルックアップが挿入されたユーザー設定のタスク フォームのリンク

    この例でタスク リストに対して実行されているセカンダリ ワークフローを使用しているので、現在のアイテムはタスクであることにご注意ください。タスク アイテムを実際に作成するプライマリ ウィンドウから鵜ユーザー設定のタスク フォームへのリンクの指定は異なります。[ユーザーからデータを収集する] アクションを使用してユーザー設定の通知をタスクが割り当てられているユーザーに送信するワークフローの設定方法については、「独自のユーザー設定のタスク通知を送信する」を参照してください。

    同じワークフロー内の他の場所で使用できるようにこのアドレスを設定する方法については、次のセクション「リスト アイテムのアドレスをワークフロー変数として保存する」を参照してください。

リスト アイテムのアドレスをワークフロー変数として保存する

リスト アイテムの表示フォームまたは編集フォームの URL をワークフロー変数に格納し、同じワークフロー内の複数の場所で使用できるようにすることができます。

  1. ワークフロー デザイナーで、[アクション] をクリックし、[動的文字列を作成する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されない場合は、[その他のアクション] をクリックし、完全な一覧を表示します。

  2. アクション内で、[動的文字列] をクリックします。

  3. [文字列ビルダー] ダイアログ ボックスに、URL の静的な文字列の部分 (現在のアイテム IDの参照ではありません) を貼り付けます。

    このダイアログボックスで、コピーするには Ctrl + C キーを押し、切り取るには Ctrl + X キーを押し、貼り付けるには Ctrl + V キーを押します。

  4. 等号記号 (=) の後に挿入ポイントを配置し、[参照の追加] をクリックします。

  5. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスの [ソース] ボックスで [現在のアイテム] を選択し、[フィールド] ボックスで [ID] を選択します。

    現在のアイテムの ID のルックアップ

  6. [OK] をクリックします。

    参照がダイアログ ボックスのテキストに追加されます。

    ID ルックアップが挿入された URL テキスト

  7. [OK] をクリックして、[ 文字列ビルダー] ダイアログ ボックスを閉じます。

  8. アクションで、変数をクリックします。

  9. 一覧で、[新しい変数の作成] をクリックし、[変数の編集] ダイアログ ボックスで、新しい変数の名前を入力します。

  10. [] が [文字列] に設定されていること確認し、[OK] をクリックします。

  11. [電子メールの送信] アクションをワークフローに追加し、アクションで [このメッセージ] をクリックします。

  12. [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで新しい変数を使用するには、周囲のテキストと HTML タグ (二重引用符を含む) をメッセージの本文に入力するか貼り付け、疑問符の間に挿入ポイントを配置して、[本文への参照の追加] をクリックします。

  13. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスの [ソース] ボックスで [ワークフロー データ] をクリックします。

  14. [Field] ボックスの一覧で、[変数: 変数の名前] をクリックし、[OK] をクリックします。

    二重引用符で囲んだ、新しい変数

これで現在のワークフロー内の必要な場所に変数を挿入できます。

ページの先頭へ

画像を含める

ワークフローから送信された電子メール メッセージの本文に画像やグラフィックのファイルを埋め込むことはできません。ただし、HTML タグ (<img/>) を使用して、JPEG (.jpg) ファイルとして保存されてサイト内の画像ライブラリにアップロードされている画像にリンクすることで、グラフィックをメッセージに含めることができます。

  1. メッセージの本文内でリンクされた画像を表示する場所に <img src=""> HTML タグを入力します。

  2. 2 つの二重引用符 ("") の間に挿入ポイントを配置します。

  3. JPG 画像ファイルの URL を入力するか貼り付けます。完成したタグは次のようになります。

    画像向けの完成した HTML タグ

メッセージを送信したときには、リンク タグの代わりに、JPEG ファイルの画像が表示されます。

ページの先頭へ

メッセージの内容を書式設定する

前のセクションで、HTML アンカー タグ (<a> と </a>) を使用してハイパーリンクを作成しました。他の HTML タグを使用してメッセージ内のテキストのフォント、色、スタイル、および他の属性を指定することができます。

ワークフロー デザイナーのメッセージの書式設定ではインライン スタイルのみがサポートされ、外部または埋め込みのカスケード スタイル シート (CSS) の書式設定はサポートされないので、HTML タグと style 属性を使用して書式設定を行う必要があります。これを行うには、ワークフロー デザイナーで [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスに HTML タグを直接入力するか、コード ビューとデザイン ビューでメッセージの本文を作成し、[電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスに貼り付けます。

  1. [終了] をクリックしてワークフローを保存します。

  2. 新しい HTML ページを作成する

  3. 分割ビューに切り替え、デザイン ビュー領域内の任意の場所をクリックします。

  4. デザイン ビュー領域に挿入ポイントを置いた状態で、ステータス バーの [スタイル適用] をダブルクリックします。

    [スタイル適用] ツール バーが表示されます。

  5. [スタイル適用] ツール バーで、[スタイル適用] が [手動] に設定され、[ターゲット ルール] が [(新しいインライン スタイル)] に設定されていることを確認します。

    正しい設定が表示された [スタイル適用] ツール バー

    コード ビューとデザイン ビューでメッセージのテキストを書式設定する場合、Office SharePoint Designer 2007 が CSS クラスを追加しないようにするために [スタイル適用] を [手動] に設定する必要があります。サーバーは、ワークフローメールで CSS クラスをレンダリングできません。また、コード ビューで作業し、既に書式設定されたテキスト内に入れ子になっているテキストでも、異なる書式を指定する必要があるテキストを span タグで囲む必要があります。span タグを挿入した後に、デザイン ビューで必要な書式設定を適用できます。

  6. デザイン ビューで WYSIWYG ツールを使用して、通常どおりにテキストを書式設定します。

    • タグ内のテキストの書式を設定する場合 (たとえば、<para> または <li>)、コード ビューで、挿入ポイントを配置し、ツールボックスで必要なタグをダブルクリックします。

    • または、タグを入力し、IntelliSense を使用して、スタイル属性と必要なプロパティ/値のペアを挿入できます。プロパティ/値のペアはセミコロンで区切ってください。

ベスト プラクティス

  • 段落タグ (<p> と </p>) を使用して、別個の段落を定義し、メッセージ全体の既定の書式設定とは異なるの任意の段落の既定の書式設定を指定します。

  • 段落内で、追加の span タグを使用して、段落およびメッセージ全体の既定の書式設定とは異なるローカルの書式設定を指定します。

  • ワークフロー デザイナーでは、任意指定の行区切りは、メッセージ内で追加の行区切りとして表示されます。段落タグで段落間に適切なスペースが既に追加されているので、段落間のスペースが大きくなりすぎないようにするために、デザイナーで最終バージョンのメッセージからすべての任意指定の行区切りを削除する必要があります。

    わかりやすくするために改行を使用して書式設定されたテキストを作成し、その後でワークフロー デザイナーで余分なスペースと改行をすべて削除してからメッセージを完成させる方が簡単な場合があります。

    このベスト プラクティスは、テキストの集まりの間に縦方向のスペースを自動的に追加する段落タグやその他のタグを含める場合にのみ適用されます。

次の図は、HTML タグを使用して書式設定されたテキストの例を示しています。任意指定の行区切りが存在しないことにご注意ください。

HTML タグで書式設定されたテキスト

ワークフローで送信されたメッセージで、書式設定されたコンテンツが適切に表示されます。

HTML 形式のテキストの最終バージョン

メッセージ テキストの書式設定に慣れたら、さまざまなスタイルのメッセージを作成できます。メッセージのテキストの書式設定の使用方法の詳細について、この記事の次のセクション「独自のユーザー設定のタスク通知を送信する」を参照してください。

ページの先頭へ

独自のユーザー設定のタスク通知を送信する

既定では、ワークフローで 3 つのユーザー設定のタスク アクションのいずれかを使用してタスクを作成して割り当てるときには、タスク リストによって、新しいタスクが割り当てられるユーザーに電子メール通知が自動的に送信されます。独自のユーザー設定のタスク通知メッセージをデザインする場合は、タスク リストに対して実行されるセカンダリ ワークフローを設定してそれらのメッセージを送信することができます。

重複する通知の送信を避けるために、タスク リストの自動通知をオフにすることができます。

  • タスク リストの [詳細設定] ページの、[電子メール通知] 領域で、[所有権が割り当てられたときに電子メールを送信する] の下の [いいえ] をクリックします。

    注: 自動通知をオフにすると、サイトのすべての自動通知がオフになります。これには、Microsoft Office SharePoint Server 2007 で使用可能な事前に定義されたワークフローで生成された自動通知も含まれます。

自動通知をオフにしたら、1 つのセカンダリ ワークフローを使用してすべてのタスクで同じ通知を送信することも、複数の分岐アクションまたは複数のセカンダリ ワークフローが含まれる条件を使用し、さまざまな状況に合わせてさまざまな種類の通知を送信することもできます。

1 つまたは複数の同じセカンダリ ワークフローを使用して、期限が近づいていてもまだ完了していないタスクに関する電子メール アラームを送信することができます。セカンダリ ワークフローの詳細については、「セカンダリ ワークフローを作成する」を参照してください。

ユーザー設定の通知は、必要な方法で書式設定することができます。これを始める 1 つの方法として、既定の自動通知の HTML コンテンツをカスタマイズします。この場合、次のコード サンプルから直接コピーできます。

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

前の HTML コード サンプルには、参照用の 7 つのプレースホルダーが含まれています。これらのプレースホルダーは、角かっこ ([]) で囲まれて表示されます。ワークフロー デザイナーで HTML コンテンツを電子メールメッセージの本文に貼り付けた後で、プレースホルダーとそれらを囲んでいる角かっこを自動参照に置き換える必要があります。これらの参照を作成する手順については、以降の 6 つのサブセクションを参照してください (文書の名前用のプレースホルダーは 2 回使用されています)。

ワークフロー名の参照

使用する参照。

現在のタスクを作成したワークフローの名前をルックアップする

タスク作成日の参照

使用する参照。

現在のタスクの作成日のルックアップ

ドキュメント名の参照 (2 回使用)

使用する参照。

ドキュメント名を参照する

ドキュメント URL の参照

使用する参照。

ドキュメント URL を参照する

ユーザー設定のタスク フォームの参照

前の「現在のアイテムがユーザー設定のタスク フォームである場合」セクションで説明されているように、この参照は、現在のワークフローによって作成されたユーザー設定のタスク フォームの URL の一部として挿入されます。

参照自体は次のようになります。

現在のアイテムの ID のルックアップ

アドレス全体は次のようになります。

ID ルックアップが挿入されているユーザー設定のタスク フォームのアドレス

ドキュメント アイテムの参照の表示フォーム

前の「現在のアイテムがリスト アイテムの場合」セクションで説明されているように、この参照は、タスク アイテムの表示フォームの URL の一部として挿入されます。

参照自体は次のようになります。

現在のアイテムの ID のルックアップ

アドレス全体は次のようになります。

ID ルックアップが挿入されているドキュメント項目の表示フォームのアドレス

すべての参照が配置されると、表示されるユーザー設定のタスク通知は次のようになります。

カスタム通知メッセージの最終バージョン

指示またはその他の情報を追加することによってこのメッセージをカスタマイズしたり、テキストを書式設定してメッセージの外観を調整したりすることができます。この記事に関して学習したツールを使用して、送信する必要がある正確なメッセージを送信するワークフロー設定する準備ができました。

ページの先頭へ

サポートされていないオプションを特定する

現在のバージョンの [電子メールの送信] アクションでは、次のオプションはサポートされません。

  • [差出人] 行でアドレスを指定する (ワークフローによって送信された電子メール メッセージでは、サーバー管理者が [差出人] 行で指定した電子メール アドレスが常に表示されます。これを変更できるのはサーバー管理者のみであり、ワークフローことではなく、現在の Web アプリケーション内のすべての通知に対してのみ変更できます)。

  • [ワークフローの状態] ページにハイパーリンクを含める (ワークフロー参照を使用してクエリ文字列の WorkflowInstanceID 変数の値を指定する方法はありません)。

  • 埋め込みカスケード スタイル シート (CSS) を使用してメッセージのコンテンツの書式を設定する (テキストを書式設定するには、style 属性を使用します。<style> タグと CSS クラスはサポートされていません)。

  • 複数の値が含まれるユーザーまたはグループ タイプの列を参照する [宛先] または [CC] ボックスでワークフロー参照を使用する。

  • メッセージの Bcc (ブラインド カーボン コピー) 受信者を指定する (開発者は、サーバーで [Bcc] フィールドが含まれるように .ACTIONS ファイルを変更できますが、ワークフロー デザイナーでこれを実行することはできません)。

  • メッセージが含まれる別のファイルを添付ファイルとして含める。

  • メッセージに画像またはグラフィックス ファイルを埋め込む (画像にリンクできます: 以前の「画像を含める」セクションを参照してください)。

ページの先頭へ

関連項目

通知の作成または RSS フィードの購読を行う (SharePoint Online、SharePoint 2016、SharePoint 2013)

通知の作成または RSS フィードの購読を行う (SharePoint 2010)

通知の作成または RSS フィードの購読を行う (SharePoint 2007)

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×