ワークシート上のデータを整理および書式設定するためのガイドライン

Microsoft Office Excel には、データを簡単に管理して分析できるようにする多くの機能があります。これらの機能をフル活用するには、次のガイドラインに従って、worksheetでデータを整理して書式設定することが重要です。

この記事の内容

データ編成のガイドライン

データ形式のガイドライン

データ編成のガイドライン

同様のアイテムを同じ列に配置する    すべての行で同様のアイテムが同じ列にあるようにデータをデザインします。

データ範囲を分離する    ワークシート上で関連データの範囲とその他のデータの間に少なくとも 1 つの空白列と 1 つの空白行を残しておきます。これにより、Excel で並べ替え、フィルター、または自動集計の挿入をする際に、より簡単に範囲を検出して選択することができます。

重要なデータを範囲の上または下に配置する    範囲をフィルターするときに、データが非表示になる場合があるため、重要なデータを範囲の右または左に配置しないようにします。

範囲に空白行と空白列を含めない    データの範囲内に空白行と空白列を挿入しないようにします。こうすることで、Excel で関連データ範囲をより簡単に検出して選択することができます。

範囲内のすべての行と列を表示する    データの範囲に変更を加える前に、非表示の行または列がすべて表示されていることを確認します。範囲内の行と列が表示されていないと、データが誤って削除される場合があります。詳細については、「行または列を表示または非表示」をご覧ください。

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データ形式のガイドライン

列ラベルを使用してデータを特定する    データに別の形式を適用して、データ範囲の最初の行に列ラベルを作成します。これにより Excel でこれらのラベルを使用してレポートを作成したり、データの検索や整理ができます。列ラベルには、範囲内のデータに割り当てた形式とは異なるフォント、配置、書式設定、パターン、罫線、または大文字小文字のスタイルを使用します。列ラベルを入力する前に、セルを文字列として書式設定します。詳細については、「ワークシートを書式設定する方法」をご覧ください。

セルの罫線を使用してデータを区別する    データとラベルを分離する場合は、空白行や破線ではなく、セルの罫線を使用してラベルの下に線を挿入します。詳細については、「ワークシートのセルの罫線を設定、削除する」をご覧ください。

エラーを回避するために先頭または末尾のスペースを避ける    セルの先頭または末尾にスペースを挿入してデータをインデントしないようにします。これらの余分なスペースは、並べ替え、検索、およびセルに適用されている書式設定に影響します。データをインデントするためにスペースを入力する代わりに、セル内で [インデントを増やす] コマンドを使用します。詳細については、「セル内のデータを再配置する」をご覧ください。

データ形式と数式を拡張する    データ範囲の末尾に新しいデータ行を追加すると、Excel によって一貫した書式設定と数式が拡張されます。形式を拡張するには、先行するセル 5 つのうち、3 つのセルで同じ形式を使用している必要があります。前のすべての数式が、拡張される数式と一貫性がある必要があります。詳細については、「ワークシートのセルに自動的にデータを入力する」をご覧ください。

Excel の表形式を使用して関連データを操作する    ワークシートの連続したセル範囲を Excel の表に変換することができます。テーブルで定義されているデータは、そのテーブルの外側のデータとは切り離して操作することができ、特定のテーブルの機能を使用して、テーブル内のデータをすばやく並べ替え、フィルター、集計、または計算することができます。また、1 つのワークシートで複数のテーブルにあるデータを整理することで、テーブルの機能を使用して関連データのセットを区別することもできます。詳細については、「Excel のテーブルの概要」をご覧ください。

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