レポート デザインの概要

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Microsoft Office Access 2007 には、魅力的で読みやすいレポートを簡単に作成できる各種のツールが用意されており、ユーザーのニーズを満たす最適な方法でデータを表示できます。[作成] タブのコマンドを使用すると、1 回のクリックで単純なレポートを作成できます。また、レポート ウィザードを使用してより複雑なレポートを作成したり、すべてのデータと書式要素を自身で追加してレポートを作成することもできます。どちらの方法を使用した場合も、期待どおりにデータを表示するためには、レポートのデザインを数回変更することになります。ここでは、レポートをデザインする一般的な手順について説明した後、特定のデザイン要素をレポートに追加する方法について説明します。

この記事の内容

レポートをレイアウトする方法を決定します。

コントロールのレイアウトを使用してデータを配置するには

追加またはレポートまたはページのヘッダーとフッターのセクションを削除します。

異なるデータ型を書式設定のヒント

レポートをレイアウトする方法を決定する

レポートをデザインする場合、ページにデータを配置する方法、およびデータベースにデータを格納する方法をまず考える必要があります。デザイン プロセスでは、テーブルにデータを配置すると、期待どおりのレポートを作成できなくなる場合もあります。これは、テーブルが正規化されていない、つまりデータが最も効率的な方法で格納されていないことを示している可能性があります。

正規化の詳細については、[参照] セクションにある、データベース設計の基本に関するリンク先をクリックしてください。

レポートのスケッチを作成する

この手順は必須ではありません。Access レポート ウィザードまたはレポート ツール ([作成] タブの [レポート] からアクセスできます) には、レポート用のさまざまな基本デザインが用意されています。ただし、これらのツールを使用せずにレポートをデザインする場合、各フィールドの場所を指定するボックスを描画し、各ボックスにフィールド名を書き込むことで、レポートの概略図を作成すると便利です。Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Visio 2007 などのプログラムを使用して、レポートのサンプルを作成することもできます。どちらの方法を使用した場合も、データの繰り返し方法を指示するのに十分な行を追加してください。

下書きのスケッチと重なっている完成したフォーム

たとえば、最初に製品情報の行を配置し、その次に製品の売上を示す複数の繰り返し行を、そして最後に製品の売上合計の行を配置するとします。この順序を次の製品についても適用して、レポートの最後まで繰り返すことができます。また、単純なデータの一覧をテーブル形式で表示するレポートの場合は、スケッチに一連の行と列を含めることもできます。

注: この方法は、他のユーザーのためにレポートをデザインする場合にも便利です。この場合、作業を始める前に、他のユーザーがスケッチを描画できます。

スケッチを作成した後は、どのテーブルまたはテーブルのレポートを表示するデータが含まれてを確認します。1 つのテーブルで、すべてのデータが含まれている場合は、そのテーブルに直接レポートを作成できます。多くの場合は、データが入力する必要がありますをまとめてクエリでは、レポートに表示するには複数のテーブルが保存されています。レポートのRecordSourceプロパティにクエリを埋め込むことができます。 または個別に保存されているクエリを作成して、レポートを基にします。

レポートのレコードソースとしてクエリを使用する方法の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

各レポート セクションに配置するデータを決定する

各レポートには、1 つ以上のレポート セクションがあります。すべてのレポートに存在するセクションには、詳細セクションがあります。詳細セクションは、レポートを構成するテーブルまたはクエリ内のレコードごとに 1 回繰り返されます。他のセクションはオプションのため、繰り返される頻度は少なく、通常はレコードのグループ、レポートのページ、またはレポート全体に共通の情報を表示するために使用されます。

次の表は、各セクションが配置される場所、および一般的な使用方法を示しています。

セクション

場所

一般的な内容

レポート ヘッダー セクション

レポートの最初のページの上部に 1 回のみ表示されます。

  • レポートのタイトル

  • ロゴ

  • 現在の日付

レポート フッター セクション

レポートの最後のページにあるページ フッター セクション上で、データの最終行の後に表示されます。

レポートの総計 (合計、件数、平均など)

ページ ヘッダー セクション

レポートの各ページの上部に表示されます。

  • レポートのタイトル

  • ページ番号

ページ フッター セクション

レポートの各ページの下部に表示されます。

  • 現在の日付

  • ページ番号

グループ ヘッダー セクション

レコードのグループのすぐ前に表示されます。

グループ化されるフィールド

グループ フッター セクション

レコードのグループのすぐ後に表示されます。

グループの総計 (合計、件数、平均など)

追加またはレポートのヘッダーとフッター セクションまたはページのヘッダーとフッターのセクションを削除する方法については、この記事のセクションの追加または削除するレポートまたはページ ヘッダーとフッターのセクションを参照してください。グループのヘッダーとフッターのセクションを追加するには、レイアウト ビューまたはデザイン ビューで [グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用します。

[グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウの使用の詳細については、[参照] セクションにある、グループ化されたレポートまたは集計レポートの作成に関するリンク先を参照してください。

詳細データの配置方法を決定する

ほとんどのレポートは、表形式または集合形式レイアウト] のいずれかの配置がOffice Access 2007する柔軟性のレコードとフィールドのほとんどの配置を使用します。

表形式のレイアウト    表形式のレイアウトは、スプレッドシートに似ています。各ラベルが上部に表示され、ラベルの下の列にデータが配置されます。表形式とは、データの外観が表のようであることを指します。これは、[作成] タブの [レポート] で [レポート] をクリックしたときに Office Access 2007 によって作成されるレポートの種類です。表形式のレイアウトが適しているのは、単純な一覧形式で表示するフィールドの数が比較的少ないレポートの場合です。次の図は、表形式のレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

表形式レイアウトの従業員レポート

集合形式のレイアウト    集合形式のレイアウトは、銀行口座を開くとき、またはオンライン店舗から商品を購入するときに記入するフォームに似ています。各データにはラベルが付けられ、各フィールドが重なって表示されます。このレイアウトが適しているのは、レポートのフィールドが多すぎて表形式では表示できない、つまり、列の幅がレポートの幅を超える場合です。次の図は、集合形式のレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

集合形式レイアウトの従業員レポート

注: レポート ウィザードでは、このレイアウトは単票形式のレイアウトと呼ばれます。

混合レイアウト    表形式のレイアウトと集合形式のレイアウトの要素を組み合わせて使用できます。たとえば、レコードごとに、詳細セクションの上部に横並びでフィールドを配置し、最上部の行の下に集合形式のレイアウトを使用して同じレコードの別のフィールドを配置できます。次の図は、混合レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。"ID"、"姓"、"名" の各フィールドが表形式のコントロール レイアウトで配置され、"役職" フィールドと "会社電話番号" フィールドが集合形式のレイアウトで配置されます。この例ではグリッド線を使用して、各従業員のフィールドを区切っています。

帳票形式レイアウトを使った社員レポート

帳票形式レイアウト    レポート ウィザードを使用してレポートを作成する場合、必要に応じて帳票形式レイアウトを使用できます。このレイアウトはページの幅全体を使用して、レコードをできる限りコンパクトに表示します。レポート ウィザードを使用しなくても同じ結果を得ることができますが、フィールドを正確に配置するときに手間がかかる場合があります。次の図は、レポート ウィザードの帳票形式レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

帳票形式レイアウトを使った社員レポート

帳票形式レイアウトが適しているのは、レポートに大量のデータを表示する場合です。前の例では、表形式のレイアウトを使用して同じデータを表示すると、フィールドがページの端からはみ出します。集合形式のレイアウトを使用すると、各レコードが縦方向のスペースを多く使用するため、用紙が無駄になり、レポートが読みにくくなります。

各レイアウトを使用してレポートを作成するための詳細な手順については、[参照] セクションにある、単純なレポートの作成に関するリンク先を参照してください。

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コントロール レイアウトを使用してデータを配置する

コントロール レイアウトは、Office Access 2007 の新機能です。コントロール レイアウトは、レポートをレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開くときにレポートに追加できるガイドです。Access 2007 では、レポート ウィザードを使用してレポートを作成するとき、または [作成] タブの [レポート] で [レポート] をクリックしてレポートを作成するときに、コントロール レイアウトが自動的に追加されます。コントロール レイアウトはテーブルに似ており、各セルにはラベル、テキスト ボックス、またはその他のさまざまなコントロールを含めることができます。次の図は、レポートの表形式のコントロール レイアウトを示しています。

基本的な表形式のコントロール レイアウト

オレンジ色の線は、コントロール レイアウトの行と列を示し、レポートをレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いている場合にのみ表示されます。コントロール レイアウトを使用すると、行と列を使用してデータを等間隔に配置したり、フィールドの追加、サイズ変更、および削除を簡単に実行することができます。[配置] タブの [レイアウトの調整] (レイアウト ビューまたはデザイン ビューからアクセスできます) のツールを使用すると、別の種類のコントロール レイアウトに変更したり、レポートの任意の場所にコントロールを配置できるように、レイアウトからコントロールを解除することができます。

コントロール レイアウトの操作の詳細については、[参照] セクションにある、レポートの修正、編集、または変更に関するリンク先を参照してください。

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レポートやページのヘッダー セクションおよびフッター セクションを追加/削除する

前に説明したように、ヘッダーとフッターは、レポート全体、またはレポートの各ページに共通する情報を表示するために使用できるレポート セクションです。たとえば、ページ フッター セクションを追加すると、各ページの下部にページ番号が表示され、レポート ヘッダー セクションを追加すると、レポート全体のタイトルを表示できます。

レポートまたはページのヘッダー セクションとフッター セクションを追加する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. レポートに既に存在するセクションを確認します。セクションは、"セクション セレクタ" と呼ばれる影付きの水平バーです。各セクション セレクタのラベルは、そのすぐ下にあるセクションを示しています。

    デザイン ビューのレポート

    すべてのレポートには詳細セクションがあり、レポート ヘッダー、ページ ヘッダー、ページ フッター、およびレポート フッターの各セクションを追加することもできます。また、レポートにグループ化レベルがある場合、グループ ヘッダーまたはグループ フッター (前の図の [表題 ヘッダー]) を表示することもできます。既定では、グループの基になるフィールド名または式を使用して、グループ ヘッダーとグループ フッターの名前が付けられます。この場合、グループ化フィールドの名前は "表題" になります。

    グループ化されたレポートまたは集計レポートの作成の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

  3. ページのヘッダー セクションとフッター セクション、またはレポートのヘッダー セクションとフッター セクションをレポートに追加するには、セクション セレクタを右クリックし、ショートカット メニューの [ページ ヘッダー/フッター] または [レポート ヘッダー/フッター] をクリックします。

    注: セクションがレポートに既に存在する場合、レポート内の既存のセクションとコントロールが削除されるという警告が表示されます。

    ここで既存のコントロールを移動したり、新しいセクションに新しいコントロールを追加することができます。

    フィールドおよびその他のコントロールをレポートに追加する方法の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

Office Access 2007は、常にペアでページとレポートのヘッダーとフッターのセクションを追加します。つまりも対応するフッターを追加していないページまたはレポートのヘッダー セクションを追加することはできません。両方のセクションを使用する必要はありません] 場合は、セクションを削除することはできませんが、レポートに余分な縦方向の間隔を避けるためにゼロ (0) の高さをする使用されていないセクションのサイズを変更することができます。使用されていないセクションの下部にあるポインターを置いてが両方向矢印の 双方向の矢印 にし、セクションが非表示になるまで上方向にドラッグします。セクションで、コントロールがある場合を削除してください前のセクションを完全に非表示にできますに、。

レポートまたはページのヘッダー セクションとフッター セクションを削除する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. セクション セレクタを右クリックし、ショートカット メニューの [ページ ヘッダー/フッター] または [レポート ヘッダー/フッター] をクリックします。

ヘッダーとフッターのペアを削除するときに、そのセクションにコントロールがある場合、Office Access 2007 では、そのセクションを削除するとコントロールも削除され、操作を元に戻すことはできないという警告が表示されます。セクションとコントロールを削除する場合は [はい] をクリックし、操作をキャンセルする場合は [いいえ] をクリックします。

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さまざまなデータ型の書式を設定するためのヒント

[レポート] ([作成] タブの [レポート] からアクセスできる)、またはレポート ウィザードを使用してレポートを作成する場合、Office Access 2007 では、レポートにフィールドが追加され、フィールドのデータ型に基づいて、各フィールドを表示するのに最も適したコントロールが作成されます。ユーザーが自分でレポートにフィールドを追加する場合は、[フィールド リスト] からレポートに各フィールドをドラッグする方法が適しています。レポート ウィザードまたは [レポート] と同様に、Office Access 2007 では、フィールドのデータ型に応じて、各フィールドに最も適したコントロールが作成されます。ほとんどのデータ型について、最も適している (既定の) コントロールはテキスト ボックスです。

ここでは、Office Access 2007 の新機能であるデータ型の書式を設定する方法をいくつか紹介します。

複数値を持つフィールド    複数値を持つフィールドの既定のコントロールは、コンボ ボックスです。レポートのコンボ ボックスの矢印はクリックできないため、これはレポートのコントロールには適していないと考えられますが、レポート内では、コンボ ボックスはテキスト ボックスのように動作します。矢印が表示されるのは、デザイン ビューの場合のみです。

フィールドに複数の値がある場合、その値はコンマで区切られます。コンボ ボックスの幅が不十分なために、すべての値が 1 行に表示されず、コンボ ボックスの "CanGrow/印刷時拡張" プロパティが [Yes/はい] に設定されている場合、値は次の行に折り返されます。それ以外の場合、値は切り捨てられます。コントロールの "CanGrow/印刷時拡張" プロパティを設定するには、レポートをデザイン ビューまたはレイアウト ビューで開き、コントロールをクリックし、F4 キーを押してコントロールのプロパティ シートを表示します。"CanGrow/印刷時拡張" プロパティは、コントロールのプロパティ シートの [書式] タブと [すべて] タブの両方にあります。

リッチ テキスト フィールド    リッチ テキスト フィールドの既定のコントロールは、テキスト ボックスです。テキスト ボックスの幅が不十分なために、すべての値が 1 行に表示されず、テキスト ボックスの "CanGrow/印刷時拡張" プロパティが [Yes/はい] に設定されている場合、値は次の行に折り返されます。それ以外の場合、値は切り捨てられます。コントロールの "CanGrow/印刷時拡張" プロパティを設定するには、レポートをデザイン ビューまたはレイアウト ビューで開き、コントロールをクリックし、F4 キーを押してコントロールのプロパティ シートを表示します。"CanGrow/印刷時拡張" プロパティは、コントロールのプロパティ シートの [書式] タブと [すべて] タブの両方にあります。

リッチ テキスト フィールドを使用すると、さまざまな方法でテキストの書式を設定できます。たとえば、フィールド内のいくつかの単語に下線を付け、同じフィールド内の別の単語を斜体に設定できます。ただし、リッチ テキストを含むテキスト ボックスに対しては、全般的な書式設定スタイルを設定してください。このテキスト ボックスの書式設定は、リッチ テキストの書式設定の対象外となるテキストに適用されます。

リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスの書式設定スタイルを設定する

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスをクリックし、[書式設定] タブの [フォント] で、適用する書式設定スタイルをクリックします。

    Access リボンのイメージ

    Office Access 2007 では、データ入力をサポートするビュー (テーブルやクエリのデータシート ビュー、フォームのフォーム ビューなど) で、リッチ テキスト フィールドに含まれる一部のテキストにリッチ テキスト用の書式設定の (値ではなく) 種類が適用されていない場合は、それらのテキストに対して全般的な書式設定が適用されます。たとえば、フィールド内のテキストの一部を赤のフォントに設定し、テキスト ボックスに青のフォントを適用すると、Access 2007 では、赤として個別に書式設定されたテキストを除くすべてのテキストが青に変更されます。また、フィールド内のテキストの一部を 11 ポイントのフォント サイズに設定し、テキスト ボックスに 14 ポイントのフォント サイズを適用すると、Access 2007 では、11 ポイントに個別に書式設定されたテキストを除くすべてのテキストに、14 ポイントのフォント サイズが適用されます。

    添付ファイル フィールド    添付ファイル フィールドは、他のデータ型には使用されない特別なコントロールを使用します。1 つの添付ファイル フィールドを使用して複数のファイルを 1 つのレコードに添付できますが、フィールドに一度に表示できるのは、1 つの添付ファイルに関する情報だけです。既定では、現在コントロールによって表示されている添付ファイルの種類に応じて、添付ファイル コントロールにはアイコンまたはイメージが表示されます。必要に応じて添付ファイル コントロールのプロパティを設定することで、すべての添付ファイルをアイコンで表示するか、フィールドにクリップ アイコンと添付ファイルの数だけを表示できます。既にレポートで添付ファイル コントロールを使用している場合、次の手順を実行して、コントロールの用途に合わせてコントロールのプロパティを調整できます。

    レポートに添付ファイル フィールドを追加する方法の詳細については、[参照] セクションにある、データベースのレコードにファイルとグラフィックスを添付する方法に関するリンク先を参照してください。

添付ファイル フィールドの表示プロパティを設定する

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. 添付ファイル コントロールをクリックします。プロパティ シートがまだ表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。プロパティ シートの [書式] タブをクリックします。

    次の表を参照しながら、添付ファイル コントロールのプロパティを設定します。

プロパティ

設定

"Display As/表示方法"

  • "Image/Icon/画像/アイコン" を指定すると、グラフィックスはイメージとして表示され、他のファイルはすべてアイコンとして表示されます。これは既定の設定です。

  • "Icon/アイコン" を指定すると、すべてのファイルがアイコンとして表示されます。

  • "Paperclip/クリップ" を指定すると、クリップ アイコンの後に添付ファイルの数がかっこで囲まれて表示されます。

"Default Picture/既定の画像"

既定の画像に表示添付ファイル コントロールがある場合にない添付ファイル、 [ビルダー] ボタン プロパティ ボックスのをクリックし、[開く] をクリックして、目的の画像を参照します。

注: "Display As/表示方法" プロパティが "Paperclip/クリップ" に設定されている場合、既定の画像は表示されません。

"Picture Alignment/ピクチャ配置"

使用する配置を一覧から選択します。既定の設定は "Center/中央" です。この設定を調整すると、"Picture Size Mode/ピクチャサイズ" プロパティの設定に応じて、予期しない結果が生じることがあります。

"Picture Size Mode/ピクチャサイズ"

この設定を使用できるのは、"Display As/表示方法" プロパティが "Image/Icon/画像/アイコン" に設定されている場合のみです。

  • "Clip/クリップ" を指定すると、イメージは実際のサイズで表示されます。イメージが大きすぎてコントロール内に収まらない場合、そのイメージは表示されません。

  • "Stretch/ストレッチ" を指定すると、コントロール全体に広がるようにイメージが拡大されます。

    注: 添付ファイル コントロールがイメージとまったく同じサイズである場合を除いて、この設定を使用するとイメージがゆがみ、垂直方向または水平方向に拡大して表示されます。

  • "Zoom/ズーム" を指定すると、イメージが表示されない、またはゆがむことなく、できる限り大きくイメージが表示されます。これは既定の設定です。

  1. グラフィックスを表示するコントロールを使用している場合は、必要な詳細情報の量が表示されるように、添付ファイル コントロールのサイズを調整します。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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