レポート デザインの概要

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Accessでは、多数のそのユーザーのニーズに最適な方法でデータを表示する、魅力的でわかりやすいレポートを簡単に作成するときに役立つツールが用意されています。1 回のクリックで単純なレポートを作成するのには、[作成] タブで、コマンドを使用できます。レポート ウィザードを使用するには、複雑なレポートを作成する、またはすべてのデータを追加して、自分で要素を書式設定でレポートを作成することができます。選択すると、どちらの方法が可能性があります少なくとも数を変更することを希望する方法を表示するには、データのレポートのデザインします。この記事では、レポートのデザインの一般的な手順について説明し、[レポートに特定のデザイン要素を追加する方法を示します。

この記事の内容

レポートをレイアウトする方法を決定します。

コントロールのレイアウトを使用してデータを配置するには

追加またはレポートまたはページのヘッダーとフッターのセクションを削除します。

異なるデータ型を書式設定のヒント

レポートをレイアウトする方法を決定します。

レポートをデザインする際に、ページ上に配置されたデータの表示方法およびデータベースのデータを格納する方法を考慮する必要が最初にします。デザイン プロセス中には、テーブル内のデータの配置ができないことを希望するレポートを作成するのにはする可能性がありますもご確認ください。これは、テーブルが正規化いないことを示す、データが最も効率的な方法で保存されていないことになります。

レポートのスケッチを作成します。

この手順は不要な-場合があります Access レポート ウィザード (どちらもは、[作成] タブの [レポート] グループで、使用可能な) レポート ツールでは、十分な開始デザインを提供する、レポートのか。ただし、これらのツールを使用せずにレポートをデザインする場合は、役に立つこと枚の用紙に、レポートの大まかなスケッチを作成するには、各フィールドのどこボックスを描画し、各ボックスで、フィールド名を作成するのにはします。または、Word または Visio などのプログラムを使用すると、レポートのモックアップを作成します。データの繰り返し方法を指定するには、十分な行を使用する方法のいずれかが必ずします。

下書きのスケッチと重なっている完成したフォーム

たとえば、製品の製品については、行、製品の販売のいくつかの繰り返し行し、売り上げ高の合計の行を最後を使用することができます。次に、繰り返され、次の製品のなど、レポートの末尾までします。または、おそらくレポートでは、テーブル内のデータの簡単な表示されている場合、スケッチがだけ一連の行と列を含めることができます。

注: この方法は、他のユーザーのレポートをデザインする場合に便利もできます。この例では、他のユーザーは、作業を開始する前に、スケッチを引くことができます。

スケッチを作成した後は、どのテーブルまたはテーブルのレポートを表示するデータが含まれてを確認します。1 つのテーブルで、すべてのデータが含まれている場合は、そのテーブルに直接レポートを作成できます。多くの場合は、データが入力する必要がありますをまとめてクエリでは、レポートに表示するには複数のテーブルが保存されています。クエリをレポートのレコード ソース] プロパティに埋め込まれることができます。 または個別に保存されているクエリを作成して、レポートを基にします。

レポートのセクションごとに配置するには、どのデータを決定します。

各レポートには、1 つ以上のレポートのセクションがあります。すべてのレポートに表示される 1 つのセクションでは、[詳細] セクションです。ここでは、テーブルまたはクエリに基づくレポートのレコードごとに 1 回繰り返されます。他のセクションでは、多くの場合はオプションであり、以下の繰り返しされ、通常を使用して、レコードのグループ、レポート、またはレポート全体のページに共通する情報を表示します。

次の表は、各セクションが含まれていると、セクションは通常、使用方法について説明します。

セクション

場所

一般的な内容

レポート ヘッダー セクション

レポートの最初のページの上部で、1 回だけが表示されます。

  • レポートのタイトル

  • ロゴ

  • 現在の日付

レポート フッター セクション

レポートの最後のページにページのフッター セクションの上のデータの最後の行が表示されます。

レポートの合計 (合計、カウント、平均、およびなど)

ページのヘッダー セクション

レポートの各ページの上部に表示されます。

  • レポートのタイトル

  • ページ番号

ページ フッター セクション

レポートの各ページの下部に表示されます。

  • 現在の日付

  • ページ番号

グループ ヘッダー セクション

レコードのグループのすぐ上に表示されます。

[グループ化されているされているフィールド

グループ フッター セクション

レコードのグループだけが表示されます。

グループの合計 (合計、カウント、平均、およびなど)

追加またはレポートのヘッダーとフッター セクションまたはページのヘッダーとフッターのセクションを削除する方法については、この記事のセクションの追加または削除するレポートまたはページ ヘッダーとフッターのセクションを参照してください。グループのヘッダーとフッターのセクションを追加するには、レイアウト ビューまたはデザイン ビューで [グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用します。

詳細データの配置方法を決定します。

ほとんどのレポートは、表形式または集合形式レイアウト] のいずれかの配置がAccessする柔軟性のレコードとフィールドのほとんどの配置を使用します。

表形式レイアウト   表形式レイアウトでは、スプレッドシートに似ています。ラベル、上部には、列見出しの下で、データの配置を変更します。表形式では、データのテーブルのような外観を参照します。これは、レポートの種類 [作成] タブの [レポート] グループでレポートをクリックすると、そのAccessが作成されます。表形式レイアウトは、適切なレポートに比較的少数の単純なリスト形式で表示するフィールドの場合に使用します。次の図は、表形式レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示します。

表形式レイアウトの従業員レポート

積み上げレイアウト   集合形式レイアウトでは、銀行口座を開くか、オンライン販売店から購入を作成するときに入力されるフォームに似ています。個々 のデータのラベルが、フィールドが互いに重なり合ったする.表形式で表示するが多すぎるフィールドが含まれているレポートのレイアウトをお勧め、つまり、列の幅を超えるレポートの幅。集合形式レイアウトを使用して作成された従業員レポートを次の図に示します。

集合形式レイアウトの従業員レポート

注: レポート ウィザードでは、このレイアウトを単票形式のレイアウトと呼びます。

帳票形式レイアウト   表形式と集合形式レイアウトの要素を混在させることができます。たとえば、各レコードには、いくつかの詳細セクションの上部に水平方向の行のフィールドを配置し、先頭行の下に 1 つまたは複数の集合形式レイアウト内の同じレコードから、その他のフィールドを配置することができます。次の図は、従業員レポートは混合レイアウトを使用して作成されたを示します。ID、姓、名、および名前フィールドが、表形式コントロール レイアウトに配置されているし、役職、および勤務先電話番号] フィールドは、集合形式レイアウトに配置します。この例では、枠線は、各従業員のフィールドの視覚的なを分離するために使用します。

帳票形式レイアウトを使った社員レポート

レイアウトを両端揃え   レポートを作成するのには、レポート ウィザードを使用している場合は帳票形式レイアウトを使用することもできます。このレイアウトでは、ページ全体の幅を使用して、可能な限りコンパクトにレコードを表示します。もちろん、レポート ウィザードを使用せずに、同じ結果を得ることができますが、面倒プロセス、フィールドを正確に配置することがあります。レポート ウィザードの帳票形式レイアウトを使用して作成された従業員レポートを次の図に示します。

帳票形式レイアウトを使った社員レポート

帳票形式レイアウトは、レポートに表示するフィールドの数が多い場合に使用するレイアウトです。前の例で表形式レイアウトを使用するには、同じデータを表示する場合、フィールドが、ページの端から拡張します。集合形式レイアウトを使用している場合、各レコードは、紙を浪費とレポートは読みにくくより多くの縦方向領域を移動します。

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コントロールのレイアウトを使用してデータを配置するには

コントロール レイアウトは、レイアウト ビューまたはデザイン ビューで開かれているときに、レポートに追加できるガイドです。Accessレポート ウィザードを使用して、レポートを作成するときに、またはレポートの作成] タブの [レポート] グループでをクリックしてレポートを作成するときにコントロール レイアウトを自動的に追加します。コントロール レイアウトでは、各セルは、ラベル、テキスト ボックス、または他の種類のコントロールを含めることができます、テーブルのようにします。次の図は、レポートに表形式コントロール レイアウトを表示します。

基本的な表形式コントロールのレイアウト

オレンジ色の線は、行と列のコントロールのレイアウトを示し、レポートをレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いている場合にのみ表示されます。コントロールのレイアウトを統一された、行と列のデータの配置を実現や容易になるフィールドを追加、サイズ変更、または削除できます。配置] タブの [テーブル位置のグループ内のツールを使用して、クリックし、[(レイアウト ビューまたはデザイン ビューで使用可能な) に変更できますコントロール レイアウトの 1 つの種類別に配置できるように、レイアウトからコントロールを削除することができます、レポート上の目的の場所を制御します。

注: Access 2007 を使っている場合は、[整列タブの [コントロールのレイアウト] グループでこれらのツールがあります。

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追加またはレポートまたはページのヘッダーとフッターのセクションを削除します。

この記事で説明した、ヘッダーとフッターが使用できるレポート全体、またはレポートの各ページに共通するアイテムが情報を表示するレポートのセクション。各ページの下部にあるページ番号を表示するページのフッター セクションを追加するなど、レポート全体のタイトルを表示するレポートのヘッダー セクションを追加することができます。

レポートまたはページのヘッダーとフッターのセクションを追加します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. レポートのセクションがあることを確認します。セクションは、セクション セレクターと呼ばれる網掛けの横棒で区切られます。各セクション セレクターのラベルは、直下にあるセクションの機能を示します。

    デザイン ビューのレポート

    すべてのレポートでは、[詳細] セクションがあり、レポート ヘッダー、ページ ヘッダー、フッター、およびレポート フッター セクションを含めることもできます。さらに、レポートにグループ化レベルがある場合は、グループのヘッダーまたはフッター (前の図に示すようにファイルの名前を付けてヘッダー ) などが発生します。既定では、グループのヘッダーとフッターは、フィールド名またはグループの基礎となる式を使用して名前付き。この例では、[グループ化] フィールドの名前は、「ファイルとして」

  3. レポートには、ページのヘッダーとフッター セクション、またはレポートのセクションのヘッダーとフッターを追加するには、任意のセクション セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [ヘッダー/フッターのページまたはレポートのヘッダー/フッター ] をクリックします。

    注意: 既にセクションが表示されているレポートの場合、既存のセクションとそれに含まれるコントロールを削除するを警告する Access が表示されます。

    既存のコントロールを移動または新しいセクションに新しいコントロールを追加できるようになりました。

Accessは、常にペアでページとレポートのヘッダーとフッターのセクションを追加します。つまりも対応するフッターを追加していないページまたはレポートのヘッダー セクションを追加することはできません。両方のセクションを使用する必要はありません] 場合は、セクションを削除することはできませんが、レポートに余分な縦方向の間隔を避けるためにゼロ (0) の高さをする使用されていないセクションのサイズを変更することができます。使用されていないセクションの下部にあるポインターを置いてが両方向矢印の 双方向の矢印 にし、セクションが非表示になるまで上方向にドラッグします。セクションで、コントロールがある場合を削除してください前のセクションを完全に非表示にできますに、。

レポートまたはページのヘッダーとフッターのセクションを削除します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. 任意のセクション セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [ヘッダー/フッターのページまたはレポートのヘッダー/フッター ] をクリックします。

ヘッダーとフッターのペアを削除する場合は、それらのセクションにコントロールが含まれるコントロールを削除することも、セクションを削除して、操作を元に戻すことはできませんがAccessに警告します。[はい] をクリックして、セクションを削除して、コントロールを削除または操作をキャンセルするなし] をクリックします。

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異なるデータ型を書式設定のヒント

([作成] タブの [レポート] グループで、使用可能な)レポートツールを使用して、またはレポート ウィザードを使用してレポートを作成するときにAccessのレポートにフィールドを追加され、最適なコントロールを表示するには各フィールドをフィールドのデータ型に基づきます。追加するフィールドをレポートに自分がある場合は、各フィールドをフィールド リストからレポートをドラッグすることをお勧めします。レポート ウィザードと、レポートツールとして、 Accessは作成フィールドのデータ型に応じて、各フィールドに最も適したコントロールです。ほとんどのデータ型を使用する最適な (既定) のコントロールの場合、テキスト ボックス

次のセクションでは、いくつかの大文字と小文字の特殊なデータ型の書式を設定する方法についてのヒントを説明します。

複数値を持つフィールド   複数値を持つフィールドの既定のコントロールは、コンボ ボックスです。これできますように、レポートのコントロールに対して奇妙な選択肢ので、レポートのコンボ ボックスの矢印をクリックすることはできません。ただし、レポートのコンテキスト、コンボ ボックスはテキスト ボックスのように動作します。矢印は、デザイン ビューにのみ表示されます。

フィールドに複数の値が含まれている場合、これらの値はカンマで区切ったします。コンボ ボックス幅が足りない、1 つの行で、印刷時拡張プロパティのすべての値を表示する場合は、[コンボ ボックスは、 [はい]に設定されて、値は、次の行に折り返されます。それ以外の場合、値は切り捨てられます。コントロールの印刷時拡張プロパティを設定するには、デザイン ビューまたはレイアウト ビューでレポートを開くし、コントロールをクリックし、F4 キーを押して、コントロールのプロパティ シートを表示します。印刷時拡張プロパティは、[書式] タブとコントロールのプロパティ シートの [すべて] タブの両方にあります。

リッチ テキスト フィールド   リッチ テキスト フィールドの既定のコントロールは、テキスト ボックスです。テキスト ボックス幅が足りない、1 つの行で、印刷時拡張プロパティのすべての値を表示する場合は、[テキスト ボックスは、 [はい]に設定されて、値は、次の行に折り返されます。それ以外の場合、値は切り捨てられます。コントロールの印刷時拡張プロパティを設定するには、デザイン ビューまたはレイアウト ビューでレポートを開くし、コントロールをクリックし、F4 キーを押して、コントロールのプロパティ シートを表示します。印刷時拡張プロパティは、[書式] タブとコントロールのプロパティ シートの [すべて] タブの両方にあります。

リッチ テキスト フィールドでは、さまざまな方法でテキストの書式設定できます。たとえば、フィールド内の複数の単語の下線を付けることと、同じフィールドにその他のいくつかの単語が斜体にすることができます。ただし、リッチ テキストを含むテキスト ボックスの全体的な書式をまだ設定ことができます。テキスト ボックスの書式設定は、リッチ テキストの書式設定を使用して具体的に設定されていないテキストにのみ適用されます。

リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスのスタイルの書式設定します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。

  2. リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックス] をクリックし、[書式] タブの [フォント] グループの [書式スタイルを適用する] をクリックします。

    Accessでは、既にはその種類 (ただし、値ではなく) で、データの入力をサポートしているビューを適用する書式のテーブルまたはクエリのデータシート ビューまたはフォームのフォーム ビューなど、リッチ テキスト フィールドのすべてのテキストに書式を適用します。たとえば、フィールド内のテキストの一部が赤いフォントの色で書式設定されたテキスト ボックスに、青色のフォントの色を適用する場合は、 Access青色のすべてのテキスト以外が個別に赤を書式設定されます。別の例としての 11 ポイントのフォント サイズ] で、フィールド内のテキストの一部の書式が設定され、テキスト ボックスに、14 ポイントのフォント サイズを適用するとAccess 14 ポイントのフォント サイズすべてに適用された 11 ポイントに個別に書式設定されたテキストを以外のts します。

    添付ファイル フィールド   添付ファイル フィールドは、その他のデータ型で使用されていない特別なコントロールを使用します。複数のファイルをレコードに添付するには、1 つの添付ファイル フィールドを使用してが、フィールドには、一度に 1 つの添付ファイルに関する情報を表示のみことができます。既定では、添付ファイル コントロールには、アイコンまたはコントロールが現在表示されている添付ファイルのファイルの種類に応じて、画像が表示されます。する場合、またはすべての添付ファイルがアイコンとして表示されるよう、クリップのアイコンと添付ファイルの数だけで、フィールドが表示されるように添付ファイル コントロールのプロパティを設定できます。すると、レポートに添付ファイル コントロールが既に使用して、コントロールの関数を使用して別のコントロールのプロパティを調整するのに、次の手順を使用できます。

添付ファイル フィールドの表示のプロパティを設定します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。

  2. 添付ファイル コントロールをクリックします。プロパティ シートが表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。プロパティ シートで、[書式] タブをクリックします。

    添付ファイル コントロールのプロパティを設定するためのガイドとして次の表を使用します。

    プロパティ

    設定

    として表示します。

    • 画像/アイコン]では、画像やその他のすべてのファイルのアイコンとしてとしてグラフィックが表示されます。これは、既定の設定です。

    • アイコンは、アイコンのすべてのファイルを表示します。

    • クリップには、かっこで囲まれた添付ファイルの数が続くクリップ アイコンが表示されます。

    既定の画像

    既定の画像に表示添付ファイル コントロールがある場合にない添付ファイル、 [ビルダー] ボタン プロパティ ボックスのをクリックし、[開く] をクリックして、目的の画像を参照します。

    注: クリップのアイコン表示する] プロパティが設定されている場合は、既定の画像は表示されません。

    図の配置

    一覧から希望する配置を選択します。既定の設定は、中心です。この設定を調整すると、図のサイズ]プロパティの設定によって、予期しない結果を生成できます。

    画像のサイズ モード

    この設定は、プロパティを表示/アイコン] の画像に設定でのみ利用できます。

    • クリップは、実際のサイズで画像を表示します。コントロール内に収まるようとして大きすぎる場合は、画像が切り詰められます。

    • 引き伸ばし] イメージ コントロール全体全体に表示されるようにします。

      注: 添付ファイル コントロールは画像と同じ正確なサイズでない限り、この設定を使用して、垂直または水平に拡大表示できるように、画像を並べて歪めます。

    • 拡大/縮小すると、変形、画像の領域] や [可能な最大のイメージが表示されます。これは、既定の設定です。

  3. グラフィックを表示するコントロールを使用する場合は、必要な情報の量を確認できるように、添付ファイル コントロールのサイズを調整します。

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