レポート センター サイトを使用する

Microsoft Office SharePoint Server 2007 にはレポート センター サイトのテンプレートが含まれています。これを使用することにより、組織は、レポートを管理するためのサイト、およびビジネス インテリジェンス データを表示して操作するためのサイトを作成できます。組織は、レポート センター サイトを作成して、ビジネス インテリジェンス データへのアクセスを一元管理された場所に統合できます。レポート センター サイト テンプレートから作成されたサイトには、以下の作業を簡略化する機能があります。

  • スプレッドシート、レポート、およびデータ接続を整理および管理する。

  • 進捗状況をビジネス目標に照らし合わせて測定するための、主要業績評価指標 (KPI) を作成する。

  • 動的な、個人用のダッシュボードにビジネス データを表示する。

ビジネス ニーズに応じて、ビジネス インテリジェンス情報を組織全体に広く配信するためにレポート センター サイトを作成したり、特定のビジネス データを必要とするチームやグループのみにレポート センター サイトへのアクセスを制限したりできます。

注: この記事は、架空の自転車、自転車部品、および自転車アクセサリ メーカーである飛騨物産株式会社が作成した SharePoint サイトの例です。

飛騨物産株式会社では、営業部がレポート センター サイトを使用して、部の売上データと財務データの作成、追跡、共有、格納を行っています。部のメンバーは、Excel Services である Office SharePoint Server 2007 テクノロジを使用して、対話型のレポートとしてレポート センター サイトに発行された Microsoft Office Excel 2007 ブックを操作しています。KPI を監視することで売上の進捗を追跡し、個人用のダッシュボードで売上情報を確認することもできます。以下の図は、四半期毎の売上に関する情報を表示する KPI Web パーツを表示するようにカスタマイズされた、部のレポート センター サイトのホーム ページを示しています。

売上レポート センター

スプレッドシート、レポート、およびデータ接続を管理する

レポート センター サイトには、レポートだけでなく、これらのレポートが使用する可能性のある外部データ ソースへの接続を整理するうえで役立つ、複数の機能が含まれています。

レポート ライブラリ

レポート センター サイトのレポート ライブラリは、レポート (Office Excel 2007 ブック) とダッシュボード ページの両方を作成して保存できる、一元管理された場所です。レポートおよびダッシュボード ページは、レポート ライブラリで使用可能な既定のコンテンツ タイプです。Excel ブックをレポート センター内のレポート ライブラリに発行すると、シングルクリックでブックがブラウザ ビュー内に開きます。これは、Web パーツ ページに追加することなくブックを表示するための便利な方法です。以下の図は、ブラウザ ウィンドウ内のレポートを示したものです。

ブラウザー ウィンドウのレポート

ダッシュボード ページには、ビジネス データ Web パーツ、Excel Web Access Web パーツ、KPI Web パーツなどの Web パーツが 1 つ以上含まれていて、これらにフィルタを適用することにより、複数のソースから取得したデータやコンテンツを一度に表示しながら、必要に応じて表示方法を変更できます。レポート ライブラリにより、多くのレポートとダッシュボードを簡単に管理できます。以下の図は、レポート、ダッシュボード ページ、またはライブラリに保存されている全コンテンツを表示するようにビューにフィルタを適用するための、レポート ライブラリの [ビュー] メニューを示しています。

現在のレポートを表示する

データ接続ライブラリ

レポート センター サイトには、Office データ接続 (.odc) ファイルの格納、セキュリティ保護、共有、管理を簡単に行うための特別な SharePoint ドキュメント ライブラリである、データ接続ライブラリも含まれています。.odc ファイルは、HTML および XML を使用して、ビジネス アプリケーションやデータベースなどの外部データ ソースの接続情報を格納する、データ接続ファイルの種類です。.odc ファイルのコンテンツは、任意のテキスト エディタを使用して表示または編集することができます。

たとえば、データベースや OLAP キューブなどの 1 つ以上の外部データ ソースにある情報に接続する Excel ブックを組織で使用する場合、これらのデータ接続には外部データソースの検索、ログオン、クエリ、およびアクセス方法に関する情報が含まれています。この接続情報はブック自体に格納できますが、特にデータが多くのユーザーに共有されていて、接続情報を更新しなければいけない場合は、これらの情報が .odc ファイル内に格納されることも多くあります。これらの .odc ファイルをレポート センター サイトのデータ接続ライブラリに保存することにより、組織では、レポートに必要なすべてのデータ接続ファイルを一元管理し、ファイルの管理、更新、および再利用を 1 か所で簡単に行うことができます。以下の図は、データ接続ライブラリ内のファイルを示しています。

データ接続ライブラリ

レポートの予定表およびリファレンス ライブラリ

レポート センター サイトには、レポートとビジネス インテリジェンス データの管理に役立つ追加ツールも用意されています。レポートの予定表を使用すると、レポート作成プロセスをスケジュールしたり、レポートを作成または更新する頻度に関する情報を伝達したりできます。リファレンス ライブラリを使用すると、サイトを使用するユーザーのプロセス関連情報を格納および共有できます。

KPI を使用して目標と状況を伝達する

KPI は、定義済みの基準や目標に対する進捗を伝える、わかりやすい指標です。KPI は、チーム、管理者、経営陣が、測定可能な目標に対する進捗をすばやく評価するのに役立つ便利なツールです。

たとえば、KPI は信号アイコンを使用して、特定の事業活動が目標を超えているか、目標に到達しているか、または目標を下回っているかを示すことができます。飛騨物産株式会社の営業部では、KPI リストを使用して、四半期毎の売上目標に対する進捗を管理しています。特定の会計四半期の売上合計が事前に設定された目標を超えた場合、その四半期の KPI は緑の信号アイコンで表示されます。四半期の売上合計が最小目標に到達しなかった場合、その四半期の KPI は赤の信号アイコンで表示されます。それ以外の場合は、黄色の信号アイコンで表示されます。 以下の図は、営業部のレポート センター サイト ホーム ページで四半期毎の売上 KPI 情報を表示する KPI Web パーツを示しています。

四半期売上 KPI

KPI は、主要な事業目標に対する進捗を評価する速度と効率を向上します。KPI を使用しない場合、従業員やビジネス マネージャは、こまめに抽出した業績データを目標と照らし合わせて評価し、そのデータを時間を費やして別のレポートにまとめ、事業の意思決定者に提出しなければなりません。ライブ データを迅速かつ自動的に評価する方法がないと、適時に状況を把握することは困難です。KPI により、現在の業績を確認したいユーザーは、ビジネス サイトのレポートで簡単に確認できるだけでなく、個人のサイトで関連する指標を確認することもできます。

KPI は、さまざまなソースのビジネス データと接続し、Web パーツを使用して、KPI のリスト内または単一の KPI の詳細ビュー内にその情報を表示します。これらの Web パーツは、レポート センター サイト内のダッシュボードに追加したり、他のリストやサイトにあるダッシュボードに表示したりできます。 各 KPI は、単一のプロパティから、または選択データの平均を計算することで、1 つのデータ ソースから単一の値を受け取り、その値を選択済みの値と比較します。リスト形式でデータを表示するのではなく、ある範囲のデータから値が計算されるため、一般的に KPI は、グループやプロジェクトを横断して業績を測定する場合により便利です。しかし、1 人の従業員の営業リストなど、特定のユーザーのある範囲のデータを計算することにより、KPI を使って個人の業績を評価することもできます。

KPI を作成するには、まず 1 つ以上の KPI を追加する KPI リストを作成します。以下のいずれかを使用することで、KPI リストに新しい指標を作成できます。

  • SharePoint リストのデータ

  • Excel ブックのデータ

  • Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services のデータ

  • 手動で入力した情報

動的で視覚的なダッシュボードを作成する

ダッシュボードは、さまざまなソースのビジネス データを表示する特別な Web パーツ ページです。ダッシュボードは、組織内のビジネス データおよびビジネス プロセスに関するレポートと KPI の両方を表示できます。ダッシュボードに表示されたデータには、自動的にフィルタを適用したり、ユーザーが選択したプロパティによるフィルタを適用できるため、組織全体にわたって比較データ分析が可能になります。

ダッシュボードはビジネス データ Web パーツとフィルタ Web パーツで構成されていて、フィルタ Web パーツはビジネス データ Web パーツと接続しています。フィルタ Web パーツには、データに自動的にフィルタが適用されるものと、ユーザーが値を入力するかリストから値を選択して、ページの [フィルタの適用] ボタンをクリックしてその値を適用するものがあります。[フィルタの適用] ボタンは、個別の Web パーツとして実装されていて、ユーザーが値を指定するフィルタが 1 つ以上ページに追加されるまでダッシュボードには表示されません。 [フィルタの適用] ボタンとユーザー指定フィルタは、ダッシュボード テンプレートの特別なフィルタ ゾーンに表示されます。

以下の図は、飛騨物産株式会社の売上レポート センター サイトの売上ダッシュボードを示しています。このダッシュボードは、KPI Web パーツと、Excel Web Access Web パーツのレポート情報の両方を表示しています。

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