レポートを電子的に配布する

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Microsoft Office Access を使用すると、Access レポートを電子的に配布できます。たとえば、Microsoft Office ボタン メニューの [電子メール] を使用すると、レポートをすばやくエクスポートし、電子メール メッセージの添付ファイルとして送信できます。レポートをファイルとしてエクスポートし、そのファイルをさまざまな方法で配布することもできます。電子的な配布方法を使用することで、重要な情報を必要としている人にすばやく伝えることが可能になります。さらに、レポートのバックアップやアーカイブをファイルとして作成でき、レポートの印刷版が必要がない場合に紙の使用量を削減することもできます。

ここでは、レポートをエクスポートするために使用できるさまざまなファイル形式、およびエクスポートしたファイルを受信者に配布するためのさまざまな方法について説明します。

目的に合ったトピックをクリックしてください。

レポートをエクスポートするファイル形式を理解します。

[電子メール] コマンドを使用してレポートを配布します。

その他の方法を使用してレポートを配布します。

レポートをエクスポートできるファイル形式を理解する

レポートは、さまざまなファイル形式でエクスポートできます。ただし、一部のファイル形式では、元のレポートのレイアウトと書式が維持されません。たとえば、レポートを HTML ファイル (*.htm または *.html)、リッチ テキスト形式ファイル (*.rtf)、またはテキスト ファイル (*.txt) としてエクスポートした場合、生成されるファイルには、グラフィック、色、線、罫線など、元のレポートに存在していた視覚要素の一部が含まれなくなります。ただし、ファイル形式によっては元のレポートのレイアウトと書式が維持されます。このような形式には、スナップショット形式 (*.snp)、Portable Document Format 形式 (*.pdf)、および XML Paper Specification 形式 (*.xps) があります。ここでは、これらの 3 つのファイル形式の使用を中心に説明します。

次の表は、レポートのエクスポートで使用できるすべての形式と、生成されたファイルを開くために送信者と受信者が使用できるプログラムの一覧を示しています。

形式

ファイルの拡張 ension(s)

ファイルを開くために使用できるプログラム

HTML

*.htm、*.html

インターネット ブラウザ (Microsoft Internet Explorer など)

PDF

*.pdf

PDF リーダー (サード パーティのダウンロードとして無償で入手可能)

リッチ テキスト

*.rtf

ワード プロセッシング プログラム (Microsoft Office Word、ワードパッドなど)

スナップショット

*.snp

Microsoft Snapshot Viewer (Microsoft ダウンロード センターから入手可能)。無償のダウンロードについては、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

テキスト

*.txt

ワード プロセッシング プログラムおよびテキスト編集プログラム (Word、メモ帳など)

XPS

*.xps

  • Microsoft Windows 2000、Microsoft Windows Server 2003、または Microsoft Windows XP の場合    Microsoft XML Paper Specification Viewer (Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack をダウンロードすることにより入手可能)。Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

  • Windows Vista の場合    Microsoft Internet Explorer 7.0 以降

注: [PDF 形式 (*.pdf)] と [XPS 形式 (*.xps)] は、アドインのインストール後に使用可能になります。これらのファイル形式のサポートの詳細については、[参照] セクションを参照してください。

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[電子メール] を使用してレポートを配布する

Office Access 2007 でレポートを最も速く配布する方法の 1 つは、Microsoft Office ボタン メニューの [電子メール] を使用することです。マウスを数回クリックするだけで、レポートが目的のファイル形式にエクスポートされ、そのファイルを添付した新しい電子メール メッセージが作成されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、電子メール メッセージで送信するレポートを選択します。

  2. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 ] をクリックし、[電子メール] をクリックします。

  3. [名前を付けてオプジェクトを保存] ダイアログ ボックスで、使用する出力形式を選択し、[OK] をクリックします。元のレポートのレイアウトと書式が維持されるのは、[Snapshot 形式 (*.snp)]、[PDF 形式 (*.pdf)]、および [XPS 形式 (*.xps)] のみであることに注意してください。

    Office Outlook 2007 で、指定した種類のファイルが添付された新しい電子メール メッセージが開きます。

  4. [宛先] ボックスに受信者の電子メール アドレスを入力し、[件名] ボックスに件名を入力して、メッセージ領域にメッセージを入力します。

    ヒント: 既定では、この方法を使用して送信するファイルはコンピュータに保存されません。ファイルのコピーをコンピュータに保存する場合は、[添付ファイル] ボックスで添付ファイルを右クリックし、ショートカット メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。

  5. [送信] をクリックします。

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他の方法を使用してレポートを配布する

レポートの配布に [電子メール] を使用しない場合は、まずレポートを目的のファイル形式にエクスポートし、他のファイルを配布するのと同じ方法でそれを配布できます。たとえば、CD、フロッピー ディスク、USB ドライブなど、リムーバブル メディアにファイルをコピーして受信者に配布できます。共有ネットワーク フォルダや Microsoft Windows SharePoint Services サイトのドキュメント ライブラリにファイルをコピーし、ファイルの場所を受信者に通知する方法もあります。

ここでは、任意の方法で配布できるスナップショット ファイル (*.snp)、Portable Document Format ファイル (*.pdf)、または XML Paper Specification ファイル (*.xps) としてレポートをエクスポートする方法を示します。

レポートをスナップショット ファイルとしてエクスポートする

スナップショット ファイルを表示するには、送信者と受信者のコンピュータに Microsoft Snapshot Viewer プログラムがインストールされている必要があります。以前のバージョンの Access では、Access と一緒に Snapshot Viewer がインストールされました。しかし Office Access 2007 では、Snapshot Viewer は一緒にインストールされません。スナップショット ファイルを表示するには、Microsoft ダウンロード センターから無償の Microsoft Snapshot Viewer プログラムをダウンロードしてインストールする必要があります。Snapshot Viewer プログラムのダウンロードに Office Access 2007 のライセンスは必要ないため、Access 2007 をコンピュータにインストールしていないユーザーでも、Snapshot Viewer をダウンロードして、作成されたスナップショット ファイルを表示するために使用できます。ダウンロードへのリンクについては、[参照] セクションを参照してください。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするレポートをクリックします。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] で [その他] をクリックし、[Snapshot Viewer] をクリックします。

  3. エクスポート - Snapshot Viewer ウィザードの最初のページで、[ファイル名] ボックスにファイル名を入力するか、別の場所にファイルを保存する場合は、[参照] をクリックしてその場所を参照します。

  4. スナップショットを作成した直後に表示する場合は、[エクスポートのオプションを指定してください。] の [エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。

  5. [OK] をクリックします。

    指定したフォルダに同じ名前のファイルが既に存在する場合は、既存のファイルを置き換えるか新しい名前を入力するように求めるメッセージが表示されます。ファイルを置き換えるには [はい] を、別のファイル名を入力するには [いいえ] をクリックします。

    スナップショット ファイルが作成されます。エクスポート先のファイルを開くように指定した場合は、コンピュータに Snapshot Viewer プログラムがインストールされていれば、プログラムが起動してスナップショット ファイルが表示されます。Snapshot Viewer プログラムがコンピュータにインストールされていない場合、スナップショット ファイルは表示されず、メッセージも表示されません。ただし、スナップショット ファイルを他のユーザーに配布することはできます。

  6. 同じ操作を後ですばやく実行できるように操作の手順を保存するには、[エクスポート操作の保存] チェック ボックスをオンにし、手順の名前と説明を入力します。以降のエクスポート操作をスケジュールできる Outlook の仕事を作成するには、[Outlook 仕事の作成] チェック ボックスをオンにします。

    インポート操作およびエクスポート操作のスケジュール設定の詳細については、[参照] セクションを参照してください。

レポートを *.pdf ファイルまたは *.xps ファイルとしてエクスポートする

レポートを *.pdf 形式または *.xps 形式のファイルとしてエクスポートするには、まずアドインをインストールしておく必要があります。*.pdf、*.xps など、他のファイル形式のサポートの詳細については、この記事の [参照] セクションのリンクをクリックしてください。

レポートを *.pdf ファイルまたは *.xps ファイルとしてエクスポートするには、アドインをインストールした後、次の手順を実行します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするレポートをクリックします。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] で [PDF または XPS] をクリックします。

  3. [PDF または XPS 形式で発行] ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] ボックスで、レポートをエクスポートするファイルの種類を選択します。

  4. レポートが保存されるファイルの名前を変更するには、[ファイル名] ボックスに新しいファイル名を入力します。

  5. レポートをエクスポートした直後に開くには、[発行後にファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。指定したファイルの種類を開くことができるプログラムがコンピュータにインストールされていない場合、このオプションは使用できません。

  6. [最適化] で、次のいずれかの操作を行います。

    • サイズが大きく解像度の高いファイルとしてレポートを最適化するには (印刷に推奨)、[標準] をクリックします。

    • サイズが小さく解像度の低いファイルとしてレポートを最適化するには (オンライン発行に推奨)、[最小サイズ] をクリックします。

  7. [発行] をクリックします。

    *.pdf ファイルまたは *.xps ファイルが作成されます。発行後にファイルを開くことを選択した場合は、適切なプログラムが起動し、ファイルが表示されます。

  8. 同じ操作を後ですばやく実行できるように操作の手順を保存するには、[エクスポート操作の保存] チェック ボックスをオンにし、手順の名前と説明を入力します。以降のエクスポート操作をスケジュールできる Outlook の仕事を作成するには、[Outlook 仕事の作成] チェック ボックスをオンにします。

    インポート操作およびエクスポート操作のスケジュール設定の詳細については、[参照] セクションを参照してください。

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