レポートを電子的に配布する

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Microsoft Office Access を使って、Access のレポートを電子的に配布できます。 たとえば、[Microsoft Office ボタン] メニューで、[電子メール] コマンドを使用するに簡単にエクスポートし、レポートを電子メール メッセージの添付ファイルとして送信します。 または、レポートをファイルとしてエクスポートして、いくつかのさまざまな方法でファイルを配布します。 電子配布方法を使用すると、必要なものに重要な情報をすばやく取得できます。 さらに、ファイルを使用して、レポートのアーカイブとバックアップを作成することができ、用紙の使用状況レポートの印刷は必要ありませんを小さくすることもできます。

この記事では、レポートのエクスポートに使用できる別のファイル形式と、受信者にエクスポートしたレポートを配布するで使用できるさまざまな方法について説明します。

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レポートをエクスポートするファイル形式を理解します。

[電子メール] コマンドを使用してレポートを配布します。

その他の方法を使用してレポートを配布します。

レポートをエクスポートするファイル形式を理解します。

レポートをいくつかの別のファイル形式でエクスポートできます。 ただし、これらのファイル形式のレイアウトと元のレポートの書式を保持します。 たとえば、HTML ファイルとして、レポートをエクスポートする場合 (*.htm; または * .html)、リッチ テキスト形式のファイル (式 * rtf)、またはテキスト ファイル (形式でアーカイブされたファイルが含まれていないグラフィックなど、元のレポートに存在していた視覚的な要素には、色、線、飾り枠します。 ただし、特定のファイル形式では、元のレポートの [レイアウトと書式を保持してください。 スナップショットの形式 (*.snp)、Portable Document Format 形式 (*.pdf)]、および XML 用紙の仕様形式 (*.xps) は、次の形式が含まれます。 この記事では、次の 3 つのファイル形式を使用してについて説明します。

次の表には、すべてのレポートとして、受信者を使用して作成されたファイルを開くプログラムをエクスポートするための利用可能な式が一覧表示します。

書式

ファイルの拡張 ension(s)

ファイルを開くために使用されるプログラム

HTML

*.htm;アーカイブ

Microsoft Internet Explorer などのインターネット ブラウザーします。

PDF

*.pdf

PDF リーダーを無償で利用可能なサード パーティをダウンロードします。

リッチ テキスト

式 * rtf

Word の Microsoft Office Word およびワードパッドなどの処理プログラム。

Snapshot/スナップショット

*.snp

Microsoft スナップショット ビューアー、Microsoft ダウンロード センターから入手します。 「参照」セクション無料でダウンロードへのリンクを検索します。

テキスト

*.txt

Word の処理とテキストの Word とメモ帳などのプログラムを編集します。

XPS

*.xps

  • Microsoft Windows 2000 や Microsoft Windows Server 2003、Microsoft Windows xp の場合    Microsoft XML 用紙の仕様ビューアー Microsoft XML 用紙の仕様 Essentials パックをダウンロードして使用します。 Microsoft XML 用紙の仕様 Essentials パックの詳細については、「参照」セクションのリンクを参照してください。

  • Windows Vista の場合    Microsoft Internet Explorer 7.0 以降。

注: アドインをインストールした後、 PDF (*.pdf)XPS 形式 (*.xps)のオプションを利用します。 「参照」セクションこれらのファイル形式のサポートの詳細についてを検索します。

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[電子メール] コマンドを使用してレポートを配布します。

[Microsoft Office ボタン] メニューで [電子メール] コマンドを使用してOffice Access 2007でレポートを配布する最も簡単な方法の 1 つです。 わずかマウスのクリックで Access レポートをエクスポート ファイル形式にし、添付ファイルを使用して、新しい電子メール メッセージを作成します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでは、電子メール メッセージで送信するレポートを選択します。

  2. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 ] をクリックし、[電子メール] をクリックします。

  3. オブジェクトとして送信] ダイアログ ボックスを使うには、出力形式を選択し、[ OK] をクリックします。 スナップショットの形式 (*.snp)PDF 形式 (*.pdf)、およびXPS 形式 (*.xps)は、元のレポートの [レイアウトと書式を保持するオプションだけであることに注意してください。

    Office Outlook 2007は、指定した種類のファイルを添付した新しい電子メール メッセージを開きます。

  4. [宛先] ボックス、 [件名] ボックスの件名とメッセージ領域にメッセージの受信者の電子メール アドレスを入力します。

    ヒント: 既定では、この方法で送信するファイルは、コンピューターに保存されません。 お使いのコンピューター上のファイルのコピーを保存するには場合、は、添付] ボックスに、添付ファイルを右クリックし、ショートカット メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。

  5. [送信] をクリックします。

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その他の方法を使用してレポートを配布します。

電子メール] コマンドを使用してレポートを配布したくない場合は、最初に、必要なファイル形式にレポートをエクスポートし、[その他のファイルを配布する方法と同じ方法で配布できます。 たとえば、CD、フロッピー ディスク、USB ドライブなど、リムーバブル メディア ファイルをコピーし、受信者に配布する可能性があります。 または、共有ネットワーク フォルダーや Microsoft Windows SharePoint Services サイト、ドキュメント ライブラリにファイルをコピーし、[ファイルの場所を受信者に通知して可能性があります。

次のセクションでは、スナップショット ファイル (*.snp)、Portable Document Format ファイル (*.pdf)] またはその XML 用紙の仕様ファイル (*.xps)、目的の方法を使用して配布できるレポートをエクスポートする方法を示します。

スナップショット ファイルとしてのレポートをエクスポートします。

スナップショット ファイルを表示するには、Microsoft スナップショット ビューアー プログラムはして、受信者のコンピューターにインストールする必要があります。 以前のバージョンの Access では、アクセス権を持つスナップショット ビューアーがインストールされています。 ただし、スナップショット ビューアーでは、 Office Access 2007がインストールされていません。 スナップショット ファイルを表示するには、ダウンロードして、Microsoft ダウンロード センターから無料の Microsoft スナップショット ビューアー プログラムをインストールする必要があります。 Office Access 2007ライセンスがスナップショット ビューアー プログラムをダウンロードするのには必要ないため、ユーザーが自分のコンピューターにインストールされているAccess 2007を持たないことができますもスナップショット ビューアーをダウンロードしてスナップショットを作成するファイルを表示することを行うこと。 「参照」セクションのダウンロードへリンクを検索します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートをエクスポートする] をクリックします。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、その他] をクリックし、[スナップショット ビューアー] をクリックします。

  3. エクスポート - スナップショット ビューアーのウィザードの最初のページで、ファイル名] ボックスに、ファイル名を入力または参照で、ファイルを保存する別の場所を参照] をクリックします。

  4. エクスポートのオプションを指定するには、で、作成した後、直ちにそのスナップショットを表示する場合は、エクスポートが完了した後、リンク先のファイルを開く] チェック ボックスを選択します。

  5. [OK] をクリックします。

    指定したフォルダーに同じ名前のファイルが既に存在する場合は、Access では、既存のファイルを置き換えるか、または新しい名前を入力するように求められます。 [はいファイルを置き換える] をクリックしてまたは別のファイル名を入力して[いいえ] をクリックします。

    スナップショット ファイルが作成されます。 リンク先のファイルを開くアクセスしているスナップショット ビューアー プログラムがコンピューターにインストールされている場合は、プログラムが起動し、スナップショット ファイルを表示します。 メッセージが表示されなくお使いのコンピューターにスナップショット ビューアー プログラムがインストールされていないスナップショット ファイルは表示されない場合。 ただし、他のユーザーが引き続き配布できます。

  6. 後で同じ操作を再生することが簡単に実行した操作の手順を保存するには、[エクスポート手順の保存] チェック ボックスを選択し、[名前と手順については、説明を入力します。 将来の日付にエクスポート操作のスケジュールを設定することができる Outlook タスクを作成するには、 Outlook タスクを作成する] チェック ボックスを選択します。

    詳細については、インポートをスケジュールし、「参照」セクションで操作エクスポートします。

*.Pdf または *.xps ファイルとしてのレポートをエクスポートします。

レポートを *.pdf または *.xps 形式のファイルにエクスポートする前に、まずアドインをインストールする必要があります。 *.Pdf *.xps] など、他のファイル形式のサポートの詳細については、この記事の「参照」セクションのリンクをクリックしてします。

アドインをインストールした後は、次の手順を使用して、*.pdf または *.xps ファイルとしてのレポートのエクスポートします。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートをエクスポートする] をクリックします。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] で、 PDF または xps 形式をクリックします。

  3. Pdf 形式または XPS として発行] ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] ボックスで、レポートをエクスポートするファイルの種類を選択します。

  4. として、レポートが保存されている名前を変更するには、ファイル名] ボックスに新しいファイル名を入力します。

  5. エクスポートした後、直ちにそのレポートを開く]、[発行後にファイルを開く] チェック ボックスを選択します。 ファイルの種類を開くことができるは自分のコンピューターにインストールされているプログラムがない場合は、このオプションは使用できません。

  6. 用に最適化] の下には、次のいずれかの操作を行います。

    • (印刷用に推奨) より大きく、高解像度のファイルのレポートを最適化するには、[標準] を選びます。

    • レポートを (オンライン発行推奨) 小さい、低解像度のファイルを最適化するには、 [最小サイズを選択します。

  7. [発行] をクリックします。

    *.Pdf または *.xps ファイルが作成されます。 発行後にファイルを開くにアクセスする場合は、該当するプログラムが起動し、ファイルを表示します。

  8. 同じを再生することが簡単に実行した操作の手順を保存するのには、後で操作は、[エクスポート手順の保存] チェック ボックスをクリックし、[名前と説明を入力手順については、します。 将来の日付にエクスポート操作のスケジュールを設定することができる Outlook タスクを作成するには、 Outlook タスクを作成する] チェック ボックスを選択します。

    詳細については、インポートをスケジュールし、「参照」セクションで操作エクスポートします。

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