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レポートを配布する

Liberate Access でレポートを作成して、大きく、幅広く配布します。 たとえば、1人または複数のユーザーにメールを送信し、それらを SharePoint ドキュメントライブラリにエクスポートして、ネットワークフォルダーにアーカイブします。 Access レポートを配布する場合は、日単位、週単位、月単位などの特定の時点でデータの静的レポートを作成します。 こうすることで、インフォメーションワーカーは、適切なビジネス上の意思決定を下し、質問に答え、選択肢を検索し、最適なプランを決定し、リスクを評価し、品質を向上させることができます。

レポートの配布

ヒント    レポートを作成するときに、発行日を追加します。 これにより、ユーザーは、レポートが作成された正しい時刻を確認できます。 詳細については、「レポートまたはフォームに日付と時刻を挿入する」を参照してください。

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[電子メール] コマンドを使用してレポートを送信する

レポートを配布する最も簡単な方法の1つは、[電子メール] コマンドを使用することです。 マウスを数回クリックするだけで、レポートがエクスポートされ、ファイルが添付された新しい電子メールメッセージが作成されます。

  1. ナビゲーションウィンドウで、送信するレポートを選択します。

  2. [外部データ>メール] を選択します。

  3. [ファイルの設定] ダイアログボックスで、 PDFなどの使用する出力形式を選び、[ OK] をクリックします。

    メモ    選択できる形式はさまざまですが、デファクトスタンダードになっているポータブルドキュメント形式 (PDF) を使用することを検討してください。元の Access レポートのレイアウトと形式は維持され、表示するページをカスタマイズするための組み込みの方法が用意されています。刷. 詳細については、「 Adobe Reader のインストールPDF の印刷」を参照してください。

    Outlook で、ファイルが添付された新しいメールメッセージが開きます。

  4. 受信者の電子メールアドレスを [宛先] ボックスと [Cc ] ボックスに入力し、[件名] ボックスに説明を入力して、メッセージ領域にメッセージを入力します。

    ヒント    既定では、この方法を使用して送信したファイルはコンピューターに保存されません。 ファイルのコピーをコンピューターに保存するには、添付ファイルのボックスで添付ファイルを右クリックし、[名前を付けて保存] を選択します。

  5. [送信] を選択します。

メモ    プロセスを自動化するには、 Emaildatabaseobject マクロアクションを使います。 たとえば、これらの一連のアクションを含むマクロを作成して、さまざまなレポートをさまざまなユーザーにメールで送信できます。

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レポートをフォルダーまたは SharePoint ドキュメントライブラリにエクスポートする

  1. ナビゲーションウィンドウで、エクスポートするレポートを選択します。

  2. [Pdf またはxps >外部データ] を選択して、[ pdf または xps として発行] ダイアログボックスを開きます。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • ナビゲーションウィンドウを使用してフォルダーを見つけます。

    • ナビゲーションウィンドウの [ sharepoint ] をクリックするか、上部の [アドレス] ボックスにサイトの URL を入力して、sharepoint サイトを見つけます。 次に例を示します。

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      詳細については、「 SharePoint のスタートページでコンテンツを検出する」を参照してください。

  4. [ファイルの種類] ボックスで、 PDFファイルの種類が選択されていることを確認します。

  5. レポートの既定の名前を変更するには、[ファイル名] ボックスに新しいファイル名を入力します。

  6. エクスポートした直後にレポートを開くには、[発行後にファイルを開く] チェックボックスをオンにします。

  7. [最適化の対象] で、次のいずれかの操作を行います。

    • 大規模な高解像度ファイル (印刷の場合に推奨) に合わせてレポートを最適化するには、[標準] を選択します。

    • 小さい低解像度のファイル (オンラインで公開する場合に推奨) でレポートを最適化するには、[最小サイズ] を選択します。

  8. [発行] を選択します。 ファイルが作成されます。 公開後に Access でファイルを開くように選択した場合、Adobe Reader によってファイルが表示されます。

  9. 操作の手順を保存して同じ操作を実行できるようにするには、[エクスポート操作の保存] チェックボックスをオンにします。

    • 手順の名前と説明を入力します。

    • 今後の日付でエクスポート操作をスケジュールする Outlook タスクを作成するには、[ Outlook 仕事の作成] チェックボックスをオンにします。

    詳細については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」を参照してください。

    メモ    プロセスを自動化するもう1つの方法は、 Exportwithformatting 設定マクロアクションを使うことです。 たとえば、レポートのタイトルとエクスポート日に基づいて、わかりやすい名前を付けることができます。 これにより、ユーザーは SharePoint ライブラリまたは多数のレポートのフォルダーで適切なレポートを見つけることができます。 これを行うには、出力ファイルの引数に次の式を指定します。

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    RptQC5 はレポートオブジェクト名、Auto_Header0 はレポートヘッダーセクション、Caption プロパティはレポートのタイトルです。

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SharePoint でのレポートセンターの作成について

SharePoint ドキュメントライブラリに専用のレポートセンターを作成して、ユーザーが必要なレポートをより簡単に見つけて表示できるようにすることを検討してください。 列の追加、Access からライブラリへのリンク、およびビューを使ったドキュメントライブラリのカスタマイズによって、ユーザーに最初のクラスのエクスペリエンスを提供することができます。 以下に、実行できる基本的な手順を示します。

ドキュメント ライブラリを作成する    ドキュメントライブラリは、共同作業を簡単にするために、セキュリティで保護されたファイルの場所です。 カテゴリ、個人、グループ、計算列などの列をライブラリに追加して、ビューとフィルターの作成に使用することができます。

何も選択されていないドキュメントライブラリのサムネイルビュー。

詳細については、「ドキュメントライブラリとは」を参照してください。

Access からライブラリの列を更新する    ライブラリを Access にリンクすることで、ユーザーが必要なレポートを見つけて追加の情報を提供できるように、ドキュメントライブラリ内の列を Access から更新することができます。

詳細については、「データを SharePoint にインポート、リンク、または移動する」を参照してください。

並べ替えられたビューとフィルター処理されたビューを作成する    Access からメール経由でレポートを送信する代わりに、ドキュメントライブラリの関連ビューへのリンクを送信します。 次に例を示します。

  • 最新のレポートが最初に表示されるように、更新されたでビューを昇順で並べ替えます。 詳細については、「並べ替えを使用して SharePoint ビューを変更する」を参照してください。

  • "Lineworker"、"Foreman"、"監修者" という3つの値を持つライブラリに、Choice 列がある場合は、各ジョブロールのフィルター式に基づいて個別のビューを作成します。

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    スーパーバイザービューへのリンクを送信して、ユーザーがそのリンクをクリックすると、ビューには、監修者の特定のレポートが表示されます。 ライブラリビューのリンクを取得するには、ビューを表示し、アドレスバーから URL をコピーします。

  • OurEmployees というライブラリに [ユーザー] 列がある場合は、現在のユーザーのレポートのみが表示されるように、 Me 関数を使用するフィルター式に基づいてビューを作成します。

    OurEmployees is equal to [Me]

    ビューへのリンクを送信して、ユーザーがそれをクリックすると、そのユーザーの特定のレポートがビューに表示されます。

詳細については、「フィルターを使用して sharepoint のビューを変更する」および「 sharepoint のリストビューを編集する」を参照してください。

最新のページで web パーツを接続する   また、新しいページを作成して、ユーザーがドキュメントライブラリで選択した内容に基づいてファイルを表示することもできます。これには、ファイルビューアー web パーツをドキュメントライブラリ web パーツに接続します。 ユーザーは、レポートを参照して、必要なものを見つけることができます。

リストプロパティ web パーツに接続されたリストの例

詳細については、「 sharepoint ページで web パーツを使用する」および「 sharepoint Online で Web パーツを接続する」を参照してください。

Microsoft Flow の活用    Microsoft Flow を使用して、ライブラリの使用と管理を自動化することができます。 たとえば、通知のプッシュ、毎日のアラームの送信、planner タスクの作成、期限切れのファイルのフォルダーへのアーカイブなどを行うことができます。

SharePoint で選択されたアイテムについては、SharePoint アイテムへのリンクを含む Planner タスクを作成します。

SharePoint と Planner の Microsoft Flow テンプレート

詳細については、「 SharePoint Online または OneDrive For business でリストまたはライブラリのフローを作成する」を参照してください。

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注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

関連項目

Access でのレポートの概要

レポートのデザインの概要

Office のスキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
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