レポートの概要

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レポートの要素

あなたが作成した資産管理データベースは、上司にとても気に入られていますが、上司はある会議で情報を提出しなければならず、その会議まではあまり時間がありません。 このようなときに、レポートを作成します。

レポートは、データベースの最終成果物です。 レポートでは、データベースに保存されている生のデータと、そのデータを意味のある形で見せるための情報が結合されて、その結果が視覚的に提示されます。 たとえば、グラフを使用する必要がある場合に、レポートを使用します。 また、レポートはデータの書式を整えて印刷する方法としても最適であり、データを集計するのにも優れています。 たとえば、資産を仕入先別にグループ化して各グループの小計を計算し、さらにすべてのグループの総計を計算することもできます。

Access のレポートは、いくつかのセクションで構成されます。

  1. ヘッダー セクションは、レポートの先頭に配置されます。ページ ヘッダー セクションの場合は、レポートの各ページの先頭に配置されます。 レポート ヘッダーには一般に、タイトルや、会社のロゴなどの画像が配置されます。 ページ ヘッダーには一般に、列見出しが配置されます。

  2. レポートのデータをグループ化する場合は、グループ ヘッダーが表示されます。 このセクションには、データのグループ化の基準となったフィールドが一覧表示されます。 たとえば、あるコンピューターをだれが修理したかを知りたい場合は、データを修理技術者別にグループ化します。

  3. 詳細セクションは、レポートの本体です。ユーザーが必要としているデータは、ここに表示されます。 すべてのレポートは、詳細セクションが含まれている必要があります。

  4. フッター セクションは、さまざまな場所に表示できます。 たとえば、グループ フッターを作成して、データのグループの合計、個数、平均値を表示します。 ページ フッターは、各レポート ページの一番下に表示され、ここにページ番号などの要素を表示できます。

ヘッダーとフッターのセクションでは、オプションです。たとえば、データをグループ化しない場合は、グループのヘッダーまたはフッターを必要はありません。ただし、レポートが含まれている意味のある理解し、やすいようにするには、十分な情報を確認します。

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