レポートのデータをフィルター処理する

レポートのデータをフィルター処理する

Access レポートを画面に表示するときに、表示したいデータにのみフィルターを適用し、 そのデータだけのレポートを印刷できます。レポートを作成する方法の詳細については、「レポートの概要」をご覧ください。

注:  この記事は Access Web アプリ (Access で設計してオンラインで公開するデータベースの一種) には適用されません。

レポートのデータをフィルター処理するには、レポートをレポート ビューで開きます (ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックして [レポート ビュー] をクリックします)。次に、フィルター処理するデータを右クリックします。

たとえば、すべての従業員を一覧するレポートがあり、名字が "さ" で始まる従業員だけにレポートを絞り込みたいとします。

  1. 任意の名字を右クリックし、[テキスト フィルター] > [次の値で始まる] をクリックします。
    レポート ビューで値を右クリックして、レポートにフィルターを適用します。

  2. 表示されるボックスに "さ" と入力し、[OK] をクリックします。
    [ユーザー設定フィルター] ダイアログ ボックスに、"さ" の文字が入力されています。
    フィルターが適用されて、目的のデータだけのレポートを印刷できるようになります。
    従業員レポートはフィルター処理されて、名字が "さ" で始まる従業員に絞り込まれます。

フィルターを切り替える、クリアする

フィルターを削除したり、必要に応じてフィルターを再適用するには、[ホーム] タブの [フィルターの切り替え] ボタンをクリックします。

明示的にフィルターをクリアしないでレポートを閉じると、フィルターの設定が自動的に記憶されるため、次にレポートを開いたときに [フィルターの切り替え] をクリックしてフィルターを再適用できます。データベースを閉じてもう一度開いた場合でも、このように動作します。ただし、[ホーム]、[詳細設定]、[すべてのフィルターのクリア] の順にクリックすると、フィルターは完全にクリアされるため、次からはまた一から始める必要があります。

フィルターをクエリとして保存する

レポートに適用したフィルターがたくさんある場合は、フィルターをクエリとして保存するとよいでしょう。こうすると、現在のレポートや新しいレポートのデータ ソースとしてクエリを使用できます。また、次回からはクエリを実行するだけで目的のデータを表示できます。

  1. フィルターを適用し、[ホーム]、[詳細設定]、[フィルター/並べ替えの編集] の順にクリックします。

    適用したすべてのフィルターを含むクエリが作成されます。フィルター処理されてクエリに出力される列以外の列を表示するには、目的の列をテーブル内でダブルクリックしてクエリ グリッドに追加します。

  2. [保存] をクリックして、クエリの名前を入力します。

レポートの詳細については、「レポートの概要」を、フィルター処理の詳細については、「デスクトップ データベース内のデータをフィルター処理する」をご覧ください。クエリを使ってできるその他の操作について知りたい場合は、「クエリの概要」をご覧ください。

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