レコード センター サイト入門

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Microsoft Office SharePoint Server 2007 のレコード センター サイト テンプレートは、組織でレコードの管理と保持のプログラムを実装するのに役立ちます。

この記事の内容

レコード センター サイト テンプレートの機能

レコード センター サイトをデザインします。

レコード センター サイト テンプレートの機能

レコード センターは、組織のすべてのレコードを格納、管理できる集中管理リポジトリとして機能するように考えられています。レコード センターは、レコードの収集から、レコードの管理、そしてレコードの廃棄に至るレコード管理プロセスを一貫してサポートします。通常、レコード センター サイトは、組織のファイル プランをサポートするために組織のレコード管理担当者と情報技術 (IT) スタッフによってデザインおよび構成されます。

レコード センター サイト テンプレートは、Office SharePoint Server 2007 で使用できる標準の機能とレコード管理専用の機能を組み合わせて、次の機能を提供します。

  • 保管の機能     レコード センターには、そこに格納されたレコードの整合性を保証するための次の機能があります。

    • レコードがシステムによって自動的に変更されることはありません。これにより、レコード センター サイトにアップロードしたレコードが、完全に同じものとして後でダウンロードされることが保証されます。

    • サイト管理者は、ドキュメントの内容に加えた変更をバージョンで管理し、特定の種類の変更を監査することで、レコードが直接改ざんされるのを防ぐ設定でサイト センターを簡単に構成できます。

    • サイト センターを使うと、レコードの管理者は、メタデータをレコードのメタデータとは別にアイテムに追加および管理して、レコード管理タスクに直接関連する情報の更新を、基になるレコードを変更しないで実行できます。

  • 情報管理ポリシーの適用     Office SharePoint Server 2007には、レコード管理に役立ついくつかのポリシー機能が含まれています。

    • 監査     監査は、ファイルに対して実行されたイベントと操作を記録する機能です。レコード管理のために監査を使うと、レコード センターにある情報の表示やアクセスを行った個人を記録できます。

    • 有効期限     有効期限は、レコードを保持する期間と、保持期間が終了したときに実行する操作 (レコードの削除、廃棄承認のワークフローの開始など) を指定する機能です。レコードの管理のために有効期限を使うと、レコードの保持期間は、レコードが最初にレコード センターに送信された時点で常に開始されます。

    • バーコード     バーコードは、固有のバーコード イメージと数値を各レコードに割り当てる機能です。バーコードの値は、レコードの電子バージョンと共に格納され、インデックスが作成されます。レコードの管理のためにバーコードを使うと、物理レコードの保持と追跡に便利です。ライブラリ内のレコードに複数の物理バージョンがあるときは、物理バージョンを電子バージョンに対応付ける手段としてバーコードを使用できます。

  • プログラミング可能なレコード収集インターフェイス     レコード センターでは、レコードの収集を助けるための一連のサービスがサポートされています。レコード センターのプログラミング可能なインターフェイスを使って、ドキュメント管理システムと電子メール システムの両方を構成して、ファイルがレコード センター サイトに自動的に送信されるように設定できます。レコード センターへコンテンツを送信するには、SOAP プロトコルを使って Web サービスを経由する方法と、SMTP プロトコルを使って電子メールで送信する方法の 2 つがあります。

  • レコード ルーティング     レコード センターには、受信したレコードを (自動による送信と手動による送信の区別なく) レコードの種類に基づいて適切な場所に自動的に転送するレコード ルーティング リストの機能があります。レコード センターに送信されたレコードには、多くの場合に監査履歴やメタデータなどの追加情報が含まれています。レコードの監査履歴はレコード センターに XML ファイルとして格納され、レコードのメタデータは XML ファイルとレコード センター サイトのメタデータ列の 2 つの場所に格納されます。

  • 保留リスト     レコード センターでは、訴訟の一部として法的な開示の状態にあるレコードや、監査または調査の対象となっているレコードを保留リストに配置できます。レコードを保留リストに置くと、そのレコードは、有効になっている有効期限ポリシーの適用対象から一時的に除外され、廃棄されない状態になります。たとえば、訴訟が起こされている場合、証拠として提出する必要があると予想されるレコードを保留リストに配置して、訴訟が結審するまで使用可能な状態で残しておくことができます。レコードは、一度に複数の保留リストに配置できます。レコード管理者は、レコード センターを検索して、保留中にする必要があるレコードを探すこともできます。

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レコード センター サイトをデザインする

最も高いレベルでは、レコード管理プログラムを実装するためにレコード センター サイトをデザインするための主な手順が 2 つあります。

  1. 組織では、レコード管理の戦略し、正式なレコード管理計画する必要があります。これは、共同作業用のレコードの管理者、法令遵守監督、IT プロフェッショナルは、およびインフォメーション ワーカー協力です。

  2. 組織必要がありますし、そのレコード管理計画を実施する 1 つまたは複数のレコード センター サイトを構成します

以下に、これらの手順で扱われる主な要素の要約を示します。

レコード管理の立案

レコード センター サイトを組織のレコード管理ソリューションとして構成するには、レコード管理戦略の正式な計画を最初に立案する必要があります。正式なレコード管理プランを構成する個々の要素は、多くの場合に組織やビジネスによって異なります。ただし、ほとんどのレコード管理プランには次のドキュメントとプロセスが含まれます。

  • ファイル プラン     ファイル プランでは、組織が正式なビジネス レポートとして認めるドキュメントまたはアイテムの種類を決定します。それらのレコードを格納する場所を示し、レコードの種類を区別するための情報を提供します。ファイル プランは、レコードの作成、格納、および管理のためのポリシー、プロセス、およびガイドラインの包括的なコレクションの役割を担います。ファイル プランには、すべてのレコードが、紙、電子メール、電子ファイルなどの媒体の区別なく網羅される必要があります。また、レコードの分類方法、セキュリティの適用方法、および最終的な廃棄方法も指定する必要があります。企業秘密、重要、貿易機密、優先などの特別なレコード分類項目を使うことも検討します。ファイル プランには、各種類のレコードを管理する担当者を指定する必要があります。

  • 保持スケジュール     保持スケジュールでは、ファイル プランの各種類のレコードを保持する期間 (保持期間) とその期間が終了したときにレコードを廃棄するプロセス (廃棄プロセス) を指定します。通常、保持スケジュールのガイドラインは、法律上の義務、組織へのリスク、およびビジネス ニーズに基づきます。また、保持スケジュールでは、各種類のレコードの保持期間を決定する危機管理上の緊急事態を具体的に指定します。

  • 順守要件ドキュメント     順守要件ドキュメントには、順守を保証するためにレコード管理用の IT システムが従う必要があるルール、備える必要がある機能、およびサポートする必要がある定期的な監視の種類を定義します。

  • レコードの廃棄を中断する正式なプロセス     このプロセス ("保留" とも呼ばれる) では、訴訟、監査、または調査などのイベントが実施されるときにレコードの廃棄を中断する方法を具体的に指定します。

  • レコードの取り扱いを監視およびレポートするシステム     定義済みのポリシーとプロセスに従って社員がレコードの記録、閲覧、および管理を行うようにするため、レコード管理プログラムには、レコードの取り扱いを監視およびレポートするためのプロセスまたはシステムが必要です。

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レコード センター サイトを構成する

詳細なレコード管理の立案に着手し、正式なレコード管理プランを作成した後で、そのプログラムを実施するために役立つレコード センター サイトを作成し、構成できます。

レコード センター サイトを構成するには、次の操作を行う必要があります。

  1. ファイル プランで指定された各種類のレコードを管理および格納するためのドキュメント ライブラリまたはリストを作成します。

    レコード プラン内のコンテンツ タイプごとにドキュメント ライブラリを個別に作成することをお勧めします。

    レコード センターに送信したレコードは、適切なリストまたはライブラリに送られます。

  2. ファイル プランに指定された各レコードの種類のメタデータを格納および表示するために、関連するドキュメント ライブラリ、リスト、またはコンテンツ タイプの列を作成します。

  3. レコード センター サイトにある各レコードの種類の情報管理ポリシーを指定します。これらのポリシーは、組織のファイル プランと保持スケジュールに指定された保持期間と監査の要件を反映している必要があります。

  4. レコード ルーティング リストを構成して、各レコードの種類が適切な場所に送られるようにします。レコードをレコード センター サイトに送信すると、手動で送信したかプログラムで送信したかに関係なく、Office SharePoint Server 2007 ではこのテーブルを使ってレコード センター サイトでレコードを分類する方法とレコードの送信先が確認されます。

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